Отчеты по лабораторным работам по "Документоведению"

Задание 2.2

2.2.1 Составить бланк ТМТ с продольным вариантом расположения реквизитов .

2.2.2 Описать  все реквизиты, входящие в этот бланк.

Указать, какие реквизиты  являются обязательными.

2.2.3 Самостоятельная работа на ПК по оформлению составленного бланка  в текстовом редакторе WORD.

Задание 2.3 Изучив тему, ответьте на вопрос:

Какое утверждение  является правильным?

1. Все организационно-распорядительные документы оформляются на официальных бланках.
2. Все организационно-распорядительные документы можно оформлять не на бланках кроме приказов и писем.
3. Отдельные виды ОРД допускается оформлять не на бланках.
4. ОРД оформляется на бланках или без них по усмотрению организации.

Министерство общего и профессионального образования  Ростовской области

Государственное бюджетное образовательное учреждение

среднего профессионального  образования Ростовской области

"Таганрогский  металлургический техникум"

347922, Россия, Ростовская  область, г. Таганрог, ул. Петровская, 40,

Телефон: 360-292.  Факс: 312-659

E-mail: metal@hotbox.ru  Сайт: www.tmk.3dn.ru

25 июня 2012г.                 № 39

 

Отчет по практической работе №6

«Служебное  письмо его разновидности.»

Задание 2.1

Вопросы	Ответы
Письмо состоит из следующих основных частей:	Обращение, вступление, основное содержание, заключение.
Что может включать наименование организации?	Это организация, ее структ. подразделение, должностное лицо. Над - указывают сокращенное или полное наименование вышестоящей организации, если она имеется. Наименование филиала, структурного подразделения - ниже наименования организации.
В каких случаях на документе пишется сокращенное наименование предприятия?	Когда оно установлено правовыми  актами.
Что включают справочные данные об организации?	Сведения, важные для организации  при информационных контактах. Включают:  почтовый адрес; номера телефонов, телефаксов, счетов в банке, идентификационный номер, адрес электр. почты и др.)
Что включает ссылка на регистрационный номер и дату	Используется только в тех видах документов, которые являются ответами на запрос. Сведения переносятся с поступившего документа. (На №__________от_________)

 

Задание 2.2

Классификация писем

	Информация, содержащаяся в письме	часто используемые слова
Сопроводительное	Информация адресата о направлении к нему документов, прилагаемых к письму	прилагаем, посылаем, направляем
Приглашение		приглашаем, предлагаем адресату принять участие в каком-либо мероприятии
Рекламное	Содержит подробное описание услуг   и рекламирование товаров
Информационное	Сообщает о каком либо факте  и мероприятии
Извещение	Чаще всего является ответом на запрос.	Извещаем, сообщаем, ставим вас в известность
Подтверждение	Содержит сообщение о получении отправления, о количестве отправления.
Напоминание	Содержит указание на приближении  или   истечение срока исполнения обязательства	Напоминаем
Гарантийное	Адресату гарантируется оплата   или предоставление чего -либо.
Претензия	Требуется возмещение убытков, нанесенных из-за невыполнения условий контракта другой стороной
Циркулярное	Рассылается во все подведомственные учреждения. Носит распорядительный характер.
Коммерческое	Составляется при заключении и  выполнении контрактов. Это обращение получателя к продавцам с просьбой информации о товарах и услугах.
Просьба	Требуется совершение какого – либо определенного действия или прекращение его.

 

 

Отчет по практической работе №7

«Составление  инициативного и ответного писем.  
Оформление входящих и исходящих писем.»

Задание 2.1

Вопросы	Ответы
Что такое инициативное письмо	Когда наше предприятие первым начинает переписку с другой организацией, выступает инициатором переписки.
Что такое ответное письмо	Когда наше предприятие отвечает на письмо другого предприятия. (посылает ответ на запрос.)
Что такое входящее письмо	Полученное от другой организации.
Что такое исходящее письмо	Посланное другой организации.
Какие реквизиты проставляются на ответных письмах (в отличие от инициативных)	"Ссылка на регистр. номер и дату входящего документа", отметка о поступлении документа в организацию и резолюция руководителя предприятия.
Какие формы изложения используют в письмах?	В письмах используют следующие: - от первого лица  множественного числа ("просим  направить"); - от первого лица  единственного числа ("считаю  необходимым"); - от третьего лица  единственного числа ("министерство  не возражает").
Реквизит Резолюция	Не обяз. Пишется от руки руководителем на свободном от текста месте, включает 3 основные части - фамилию исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения (подпись и дату).
Реквизит Отметка о поступлении	7 таб, 57поз. Не обяз. Проставляется от руки или в форме штампа в нижней части лицевой стороны первого листа документа или на его обороте. Элементы: наименование организации, регистрационный номер, дата поступления документа в организацию, иногда - часы и минуты.
На каких документах проставляется реквизит «Ссылка на регистр. номер и дату»	Являющихся ответом на запрос.

Задание 2.2

 

2.2.1 Составить инициативное служебное письмо с угловым флаговым вариантом расположения реквизитов.

2.2.2 Составить ответное служебное письмо с продольным вариантом расположения реквизитов.

2.2.3 Определить все реквизиты составленных документов. Указать, какие реквизиты являются обязательными.

 

Задание 2.3 Проанализируйте составленные документы

С точки зрения содержания:

• автор документа,
• адресат,
• вид документа,
• необходимость и наличие заголовка к тексту,
• способы удостоверения документа,
• датирование и время действия документа,
• система документации, к которой относится документ,
• функции, которые выполняет данный документ.

 

Образец инициативного служебного письма с угловым флаговым вариантом

расположения реквизитов

 

АО "СТАРТ”    Директору

ул.Новая, 28                                                            Выставочного центра

Москва, 115218                                                 "Экспо-Бизнес"

тел. ______________                                              Г-ну Ю.В.Страхову

факс______________                                            ул.Вострякова,

р/с________________                                          Москва, 118110020

12.10.2012  № 25/08-15                                              

На  №_____от_______

 

заявка на участие в  выставке

 

Ознакомившись  с рекламой и программой работы Вашего Выставочного центра, опубликованными в  №5 "Экономической газеты" от 15.09.2012, направляем Вам заявку на участие в весенней экспозиции Центра.

Просим включить наше предприятие в число участников выставки.

 

Приложение:  на 3 л. в 2 экз.

 

 

Директор                    Личная                         О.Н.Некрасов

                                                          подпись

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Петров 

181 07 09

 

Образец ответного служебного письма с угловым флаговым вариантом

расположения реквизитов.

 

Выставочный Центр   Директору 
"Экспо-Бизнес"    ОАО "Старт" 
Москва, 110020   г-ну О.Н.Некрасову  
тел. __________________  ул. Новая,  
факс _________________  Москва, 28115218 
р/сч. _________________  

25.10.2012           №63/17-07 
На №25/08-15 от 12.10.2012

 

О рассмотрении заявки 

на участие  в выставке

 

А.Н.Краснову 
  Разработать план мероприятий 
  по подготовке к выставке, включая

командирование  сотрудника.

Срок - 05.11.2012

Некрасов   01.11.2012

 

Уважаемый г-н Некрасов О.Н.!

 

Сообщаем Вам, что заявка Вашего предприятия на участие в  весенней экспозиции нашего Выставочного Центра рассмотрена отборочным советом и принята к исполнению.

Для подготовки выставочной  экспозиции Вам необходимо командировать  в ВЦ "Экспо-Бизнес" не позднее 10.11.2012 сроком на 3 дня ответственного исполнителя по вопросам участия в выставке Вашего предприятия.

С уважением

 

Директор Центра Страхов     Ю.В.Страхов

 

П.И.Ланину 
 Откомандировать с 09.11.2012 
 на 3 дня в ВЦ "Экспо-Бизнес" 
 ст. специалиста В.А.Петрова  
 Краснов 02.11.2012

 

Васильева      ОАО "Старт"

215 11 30      01.11.2012

В дело 08-15     №48/08-15

Лебедева    15.11.2012

 

Отчет по практическим работам № 8, 9.

«Язык и стиль  документов». Правила составления документов в соответствии 
с деловой лексикой.

Задание 2.1

Вопросы	Ответы
Что такое стиль?	Это особенность языка, проявляющаяся в отборе, сочетании и организации языковых средств в связи с задачами общения.
Что такое официально-деловой стиль?	Это такая функциональная разновидность языка, которая обслуживает сферу официальных деловых отношений преимущественно в письменной форме.
Особенности официально-делового стиля?	- объективность содержания, нейтральность тона изложения; типизация речевых средств и стандартизация терминов.
От какого лица составляются большинство служебных документов?	Составляются и оформляются  от  имени юридического лица (от третьего лица).
Как выделяют каждую законченную мысль?	Абзацами, которые отделяют друг от друга красными строками. Красная строка – (1 таб, 6 поз), ост. строки текста с 0 таб, 1 поз. строки.
Как оформляются поля при наборе текстов на ПК?	Это свободное от текста пространство по краям листа размером не менее 20 мм с левого, верхнего и нижнего краев, 10 мм — с правого.
Через сколько интервалов печатают текст, реквизиты (многострочные)?	Текст - на бланках формата  А4 через 1,5 межстрочных интервала, на бланках формата А5 и менее - через 1 интервал. Реквизиты документа (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатают через 1 интервал. Составные части реквизитов отделяют друг от друга 1,5-2 интервалами. Другие реквизиты документа отделяются друг от друга 2-4 интервалами.
Как нумеруют страницы?	На нижнем поле листа справа. Номера печатают в интервале 10-15 мм (два интервала) от нижнего среза бумаги. Точки или тире ни перед, ни после не ставятся.
Как оформляют заголовки и подзаголовки?	Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки). Каждый раздел начинается с нового листа. Наименование разделов - заголовки пишутся с прописной буквы запис. по центру строчными буквами. Они должны иметь длину строки не более 40 знаков. Переносы слов в заголовке не разрешаются. Если заголовок большой, он делится (по смыслу) на несколько строк. Между каждой строкой делается один интервал.
Как оформляют главы, пункты, подпункты?	Каждая составная часть должна иметь номер. Нумерация производиться  арабскими цифрами. Разделы - имеют номер 1, в конце точка не ставится. Подразделы 1.1, в конце точка не ставится, записывают с 1 табулятора. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками.
Что такое тавтология?	Это смысловые повторы, которые возникают в тех случаях, когда в предложении соседствуют однокоренные слова: польза от использования и т.п.
Что такое архаизмы	Устаревшие слова - воспрещается (вместо "запрещается") и т.д.

 

 

Задание 2.2

2.2.1 Нарисовать макет Таблицы, описать, из каких основных частей состоит Таблица?

2.2.2 Самостоятельное составление 2-х документов в соответствии с деловой лексикой - писем о высылке и о получении Государственных Стандартов 6.30-2003 «Оформление документов» от имени нашего предприятия - ТМТ.

2.2.3 Самостоятельная работа на ПК по оформлению составленных служебных писем  в текстовом редакторе WORD.

Задание 2.3 Проанализируйте документы, выданные преподавателем.

 

• С точки зрения содержания:
• автор документа,
• адресат,
• вид документа и его обозначение,
• необходимость и наличие заголовка к тексту, приложений,
• способы удостоверения документа,
• датирование и время действия документа,
• система документации, к которой относится документ,
• функции, которые выполняет данный документ.

 

• С точки зрения изготовления и оформления:
• способ изготовления документа,
• стадия изготовления (подлинник, копия, дубликат),
• наличие реквизитов, придающих документу юридическую силу,
• общее оформление документа (расположение реквизитов на рабочем поле документа),
• соответствие оформления документа действующим государственным стандартам.

 

• С точки зрения языкового оформления:
• стиль языка,
• композиционные особенности текста документа (одно-, двух-, трехчастная структура  текста; последовательность расположения частей),
• языковые особенности документа (нейтральность тона изложения, точность, ясность, краткость, лаконичность изложения, особенности построения словосочетаний и предложений, наличие терминов, устойчивых оборотов, особенности употребления лексики, сокращенных слов, заимствованных слов, неологизмов и т.д.).

 

Макет таблицы

Таблица_________________     ____________________

номер                     наименование таблицы

 

 

Письмо о высылке  Государственных Стандартов

 

ГБОУ СПО РО «ТМТ»   Директору

ул.Петровская, 40,   ОАО "Контакт"

г.Таганрог, 347922   г-ну О.Н.Григорьеву

тел 66-49-29   ул. Парковая,

факс (863-44)36-56-22  Москва, 76231468