Отчеты по лабораторным работам по "Документоведению"

Вопросы

Ответы

Определение реквизита  по ГОСТ.

Элемент официального документа

Форматы бумаги.

А2 - 420 * 594 (мм), А3 - 297 * 420 (мм), А4 - 210 * 297 (мм), А5 - 148 * 210 (мм), А6 - 105 * 148 (мм).

Определение формуляра образца по ГОСТ.

Совокупность расположенных в  установленной последовательности реквизитов документа

Поз, таб, состав, вид, обязательный?

Способы оформл. реквизита - государственный герб,

В левом верхнем углу, поз. любая, не обяз.

Размещается на бланках док. органов  власти субъектов РФ. Использование  герба регламентируется соответствующими нормативными актами.

Способы оформл. реквизита - эмблема организации

В левом верхнем углу, поз. любая, не обяз. Проставляется на бланках. Отражает основное направление деятельности организации. Не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб субъекта РФ.

Способы оформл. реквизита - наименование организации

0 таб, 1 поз., обязат. Это организация, ее структ. подразделение, должностное лицо. Над - указывают сокращенное или полное наименование вышестоящей организации, если она имеется. Наименование филиала, структурного подразделения - ниже наимен. организации.

Способы оформ. рекв. – справочные данные об организации

0 таб, 1 поз., не обяз. Сведения, важные для организации при информационных контактах. Включают:  почтовый адрес; номера телефонов, телефаксов, счетов в банке, идентификационный номер, адрес электр. почты и др.)

Способы оформл. реквизита - наименование вида документа.

0 таб, 1 поз., обязат. Прописными буквами. Например: АКТ. В бланке письма наименование вида документа не указывается.

Способы оформл. реквизита - дата

0 таб, 1 поз., обязат. Содержит время издания, подписания, утверждения, регистрации док. В документах финансового характера использ. словесно – цифровой способ датирования (14 июня 2012 г.), а в остальных случаях – цифровой (14.07.2012). День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Способы оформл. реквизита – регистрационного номера

(описать на обр.  стор. листа )

Обязат. Это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. (2 таб, 17 поз – для внутр. и исходящ.) Для внутренних док-тов – порядковый номер регистрации с начала календ. года, для внешних 3 части – индекс структурного подразделения, номер дела по номенклатуре и порядковый номер док-та в деле. Для входящих – 7 таб.,57 поз в рекв-те “Отметка о поступлении”.

Способы оформл. реквизита – ссылка на регистрац. номер и дату

0 таб, 1 поз., не обяз. Исполь-ся только в тех видах документов, которые явл. ответами на запрос. Сведения переносятся с поступившего документа. (На №__________от_________)

Вопросы

Ответы

Определение - система документации

Это совокупность взаимосвязанных  документов, применяемых в определенной сфере деятельности.

Определение - документирование.

Процесс создания документа

Определение – ЕГСД

Это комплекс правил и нормативов по организации и ведению документационного обеспечения предприятий, начиная с момента создания или получения документа и до сдачи его в архив на хранение.

Номер ГОСТ по оформлению документов

6.30-2003

Поз, таб, состав, вид, обязательный?

Способы оформл. реквизита - подпись

Обязат. Входят 3 части: - наименование должности лица, подписавшего,  личная подпись; - расшифровка подписи (сперва - инициалы, фамилия – по правому краю) .

Способы оформл. реквизита – Адресат

4 таб, 33 поз. Не обяз. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже (ТМТ), должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже (директору).

Способы оформл. реквизита – Гриф утверждения

5 таб, 41 поз. Не обяз. Состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего док., его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения,

Способы оформ. рекв. – Резолюция

Не обяз. Пишется от руки руководителем на свободном от текста месте, включает 3 основные части - фамилию исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения (подпись и дату).

Способы оформл. реквизита – место составления

0 таб, 1 поз, не обяз. (г.Таганрог). Указывают , если его нет в реквизитах "Наименование организации" и др.

Способы оформл. реквизита – заголовок к тексту  .

0 таб, 1 поз. Обязат. Это реквизит документа, выражающий краткое содержание текста, его основную смысловую нагрузку. На формате А5 не указывают.

Способы оформл. реквизита – текст

  .

0 таб, 1 поз., Кр.стр. – 1таб, 6 поз. Обязат. Отражает основное смысловое содержание документа. Может быть в форме связного текста, анкеты, таблицы или сочетания этих форм.

Способы оформл. реквизита – отметка о приложении

0 таб, 1 поз., не обяз. Располагается под текстом и может быть оформлена двумя способами.

Способы оформл. Реквиз. – отметка о контроле

Не обяз., на левом поле, на уровне заголовка к тексту. Обозначают одной буквой "К", словом или штампом "Контроль".

Способы оформл. реквизита – отметка об исполнителе

0 таб, 1 поз. Не обяз. Включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и ниже - номер его телефона.

В дело 08-23

Михайлова      02.10.2012

Идентификатор

электронной копии

документа

Вопросы

Ответы

Определение – документа по ГОСТ 6.30-2003

Это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком  способом для ее передачи во времени  и пространстве.

Чем может быть представлена содержательная часть документа?

Текст – может быть в форме связного текста, анкеты, таблицы или сочетания этих форм.

В какой форме фиксируются указания по исполнению полученного документа?

В форме резолюции  директора.

Поз, таб, состав, вид, обязательный?

Способы оформл. реквизита – гриф согласования

(описать на обр.  стор. листа )

0 таб, 1 поз. Не обяз. Бывает 2 типов: 1) Реквизит состоит: - из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек); - должности лица, с которым согласовывается документ (наименование организации); - расшифровки подписи (инициалов, фамилии); - личной подписи и даты согласования.

2) Если согласование осуществляют письмом, актом и др., принятым коллегиальным органом, то гриф согласования: состоит: - из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек); документ; принятый коллегиальным органом, название коллегиального органа, дата и номер документа.

Способы оформл. реквизита – Визы согласования

0 таб, 1 поз. Обяз. Это реквизит документа, указывающий на согласие или несогласие должностного лица с его содержанием. Виза включает (4 части): - обязательно - личную подпись и дату; иногда - должность лица и - расшифровку подписи (инициалы, фамилии).

Способы оформл. реквизита – отметка о заверении копии

0 таб, 1 поз. Не обяз. Ниже реквизита "Подпись" проставляют: заверительную надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения

Способы оформ. рекв. – отметка о поступлении

7 таб, 57поз. Не обяз. Проставляется от руки или в форме штампа в нижней части лицевой стороны первого листа документа или на его обороте. Элементы: наименование организации, регистрационный номер, дата поступления документа в организацию. при необходимости - часы и минуты.

Способы оформл. реквизита – печать

Проставляется так, чтобы он захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ. Бывает - гербовая (круглая, в ее центре – герб РФ с двуглавым орлом, а по окружности – полное наименование организации) и простая (круглая, треугольная, квадратная и др.).

Способы оформл. Реквиз. – отметка об исполнении и направлении в дело  .

0 таб, 1 поз. Обязат. Свидетельствует, что работа с данным док-том закончена. (0 таб, 1 поз) - включает следующие данные: (6 частей ) (2 – не обязат.) - ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении; (4 – обязат. - ) слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ, личная подпись и дата.

Способы оформл. Реквиз. – отметка для автоматического поиска и контроля информации  .

Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Перечислить обязательные реквизиты

(8) - Наименование организации, название  док-та, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, текст, подпись, отметка об исполнении док-та и направлении в дело.

Вопросы

Ответы

Виды бланков.

Продольный и угловой (флаговый и центрированный).

Определение бланков документов по ГОСТ

Стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией и местом, отведенным для переменной.

Какая информация является постоянной

Наименование предприятия (выше - наименование вышестоящей организации, ниже-  наименование структурного подразделения), справочные данные об организации.

Какая информация является переменной

Дата, регистрационный номер.

На каких документах указывается наименование структурного подразделения?

На внутренних документах.

В каких случаях на документе  пишется сокращенное наименование предприятия?

Когда оно установлено  правовыми актами.

На каких документах проставляется название вида документа?

На всех документах, кроме бланков и писем.

Определение формуляра образца по ГОСТ.

Совокупность расположенных в  установленной последовательности реквизитов документа

Вопросы

Ответы

Служебное письмо – определение

Это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых особым способом передачи текста (пересылается по почте).

2 вида бланков организации

Для писем и для других документов (общий бланк)

На каких документах не проставляется название вида документа?

На бланках и письмах.

Указание о  содержании письма

Заголовок к тексту.

На документах какого формата не указывается заголовок  к тексту?

А5

Письма –  это док-ты внутренние или внешние, почему?

Внешние (м.б. входящие и исходящие), т.к отправляются в другие организации или присылаются из них.

Вид регистрационных  номеров писем

3 части – индекс структурного  подразделения, номер дела по  номенклатуре и порядковый номер  док-та в деле. Для исходящих – 2 таб, 17 поз., в составе бланка, для входящих – 7 таб.,57 поз в рекв-те “Отметка о поступлении”.

Адресат - это

Тот, кому отправляется письмо.

Адресант - это

Тот, кто посылает письмо.

Способ написания даты.

Цифровой (14.07.2012)