Отчет о преддипломной практике в Закрытом акционерном обществе «Хохломская роспись»

Секретарь отдела кадров ответственный  за делопроизводство в Комплексном  центре социального обслуживания населения  обязан завершенные дела постоянного  и долговременного хранения в  течение двух (и более) лет оставлять  в подразделении для справочной работы, а затем только сдавать  в архив.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

29

4. Оптимизация деятельности организации

 

Исходя из анализа организации  делопроизводства на базе исследования автор данного отчета может предложить: в связи у работников СДОУ  ЗАО «Хохломская роспись» профессионального образования организации работы с документами построены технологично грамотно в соответствии основных законодательных актов ДОУ.

 Не  смотря на это есть ряд моментов, которые требуют оптимизации:

- отсутствие необходимых  нормативно-методических документов, таких как инструкция по делопроизводству, положение о службе документационного  обеспечения управления, положение  об экспертной комиссии.

Инструкция по делопроизводству является нормативным документом, регламентирующим организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними, осуществление контроля за их исполнением.

Инструкция должна разрабатываться  в соответствии с основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления и Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти РФ.

Инструкция по делопроизводству должна быть составлена максимально  конкретно и фиксировать все  основные моменты работы с документами. Инструкция по делопроизводству позволит регламентировать основные делопроизводственные этапы, что позволит сделать работу с документами в организации более унифицированной, исключит возможность их  утери, обеспечит оформление документов в соответствиями с требованиями современного законодательства.

Вторым обязательным нормативным  документом по организации службы документационного  обеспечения управления является положение  об этой структуре.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

30

Заключение

 

Изучив теоретический материал по заданной теме и проанализировав  практическую деятельность служб ДОУ на конкретном объекте исследования, я пришла к следующему выводам, а именно:

В данном учреждении – «Комплексный центр социального обслуживания населения Семеновского района» наблюдаются все три документопотока: входящий документопоток, исходящий документопоток, внутренний документопоток.

В ходе практики были получены основные навыки по разработке и оформлению типовых управленческих документов и деловой корреспонденции, информация о документировании деятельности современного предприятия и организации работы с документами в соответствии с требованиями действующих законодательных  и других нормативных актов. В  дальнейшем это позволит правильно  оформлять документы при работе на предприятии.

Информационные системы, в которых  представлены хранение, и обработка  информации осуществляются с помощью  вычислительной техники, называют автоматизированными, и считают наиболее бурно развивающиеся  отраслью индустрии информационных технологий

Считается, что идеальная поисковая  система должна отвечать следующим  требованиям:

1.Простота в использовании

2.Чётко организованный и обновляемый  индекс

3. Быстрый поиск в базе данных  и быстрое реагирование

4. Надёжность и точность результатов  поиска

Таким образом, можно сказать, что  рассмотренные мною поисковые системы  далеки от совершенства. А нам, как  пользователям остаётся только надеется, что будут появляться новые и  более совершенные системы. 

Повышение эффективности работы аппарата управления может быть достигнуто за счет совершенствования его структуры, повышения квалификации кадров, улучшения  организации, механизации и автоматизации  выполнения наиболее трудоемких процессов  управленческой деятельности. Наибольший эффект достигается при комплексном, взаимосвязанном и гармоничном  развитии всех этих направлений.

 

 

 

 

 

 

 

31

Список литературы:

1 Опубликованные источники

 

1.Конституция  Российской Федерации «Основной  Закон»- М.; Издательство стандартов, 1994

2.Закон  Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации» от 25.01.1995// Собрание законодательства Российской Федерации. 1995 №8

3.Гражданский  кодекс Российской Федерации.  М.; 1997

4.Трудовой  кодекс Российской Федерации.  М.; 2002

5.Государственная  система документационного обеспечения  управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения.- М.; Главархив СССР, 1991

 

2 Основная литература

6. Нормативная  литература по теме:

7.ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированная  система организационно-распорядительной  документации. Требования к оформлению  документов»- М.; Издательство стандартов, 1998

8.Делопроизводство в Федеральных  органах исполнительной власти. Типовая инструкция по делопроизводству. – М.; ОСM-89, 2002

9.Общероссийский классификатор  управленческой документации. М.; Издательство стандартов, 1994

10.Учебники и учебные пособия

11.Басаков М. И. Справочник  секретаря-референта. Практическое  пособие.- Ростов н/Д.; «Феникс», 2001.-512с.

12.Замыцкова О. И. Делопроизводство: Учебное пособие. Ростов н/Д.; «Феникс», 2001.-416 с.

13.Кирсанова М. В., Аксенов Ю.  В. Курс делопроизводства: документационное обеспечение управления: Учебное пособие. Ростов н/Д.; «Феникс», 2001.- 296 с.

14. Кузнецова Т.В. Секретарское  дело. Издание 5-е, исправленное  и дополненное- М.: ЗАО «Бизнес-школа» «Интел-Синтез», 2002. -334 с.

15. Ежемесячный журнал «Отечественные  архивы». –М.: Федеральная архивная служба России

16. Ежемесячный журнал «Секретарское  дело».- М.: «Бизнес-школа» «Интел-Синтез»

17. Ежемесячный журнал «Справочник  секретаря в офисе менеджера». – М., Издательский дом МЦЭфР

18. Павлюк Л. В., Киселева Т.  И., Воробьев Н. И. Справочник  по делопроизводству, архивному  делу и основам работы на  компьютере. – СПб.: Издательский  дом Герда, 2001, 304 с.

19. Печникова Т. В., Печникова  А. В. Практика работы с документами  в 

32

организации. Учебное пособие. – М.: Ассоциация авторов и издателей «Тандем». Издательство ЭК МОС, 2000. -320 с.

20. Сотов  П В., Тихомиров А.Н. Делопроизводство. – М.: Издательство «ПРИОР», (издание  6-е, переработанное и дополненное), 2000. 144 с.

21. Стенюков  М. В. Справочник секретаря  – М.: Издательство «ПРИОР»,

2001,-192 с.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

33

Приложения

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

34

¹ Государственная система

документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования

² Типовая инструкция по

делопроизводству  в федеральных органах исполнительной власти. Федеральная

архивная служба России.  М., 2000.

³ ГОСТ Р 51141-98.  «Делопроизводство и

архивное дело. Термины  и определения». Издательство стандартов. М., 1998.

4

⁴ Перечень типовых управленческих

документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием  сроков

хранения. Росархив. М., 2000.

⁵Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации»

⁶ Федеральный закон «Об

электронной цифровой подписи» от 10.02.2002 № 1 –ФЗ. Собрание законодательства

РФ. 14.01.2002. №2

5

⁷ Кузнецова Т.В. Секретарское

дело. М., ЗАО «Бизнес-школа  «Интел-Синтез»,  2001.

⁸ Кузнецова Т.В. Делопроизводство

(документационное  обеспечение  управления). М.: ЗАО  «Бизнес-школа

«Интел-синтез», 2002.

⁹ Стенюков М.В. Справочник по

делопроизводству. М.: Издательство ПРИОР, 2001.

6

¹⁰ Иритикова В.С. Рекомендации по

разработке должностных  инструкций // Секретарское дело, 1998. №3, С.42.

¹¹ Санкина Л.В. Должностная инструкция

секретаря-референта // Секретарское дело 1997. №4.

¹² Санкина Л.В. Должностная инструкция

секретаря руководителя // Секретарское дело 1998. №2.

7