Отчет о преддипломной практике в Закрытом акционерном обществе «Хохломская роспись»

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

НИЖЕГОРОДСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

ИМ. Р.Е. АЛЕКСЕЕВА

(НГТУ)

 

 

Факультет коммуникативных технологий

 

Кафедра истории и документоведения

 

 

 

 

ОТЧЕТ

о преддипломной  практике

в Закрытом акционерном обществе «Хохломская  роспись»

 

 

 

 

 

 

Студент 4 курса з/о

                                                                  Тюлина Т.С                                            

 

                                                                                       Руководители

     от организации

    Смирнова О.В.

                                                                                    

                                                                                  от кафедры

Акимова Т.И

Нижний Новгород

2011

 

Содержание

 

Введение…………………………………………………………………………. . . . . .3

1.Общая характеристика организации . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   9

1. Возникновение предприятия. . . . . . ………………………………… . . 9
2. Современные задачи ……………………………………………… . . . 10
3. Функции ………………………………………………………. . . . . . . .12

2. Документирование деятельности организации…………………….. . . . . . . . . . .14 

3. Организация работы с документами ………………………………….……. . . . . 16

3.1 Организация  документооборота………………………………….……. . .16

3.2. Построение  информационно-поисковой системы…………………. . . . 22

3.3. Классификация  и систематизация документов. Формирование  дел.… 25

3.4. Экспертиза  ценности документов. Подготовка дел к сдаче в архив . . .28

4.Оптимизация деятельности организации…………………….. .….…. . . . . . . . .  30

Заключение…………..…………………………………………………...…………..31

Список источников и литературы………………………….…………………….. . .32

Приложения……………...…………………………………………………………. .34

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Делопроизводством называют область управленческой деятельности по подготовке и оформлению официальных документов, организации их движения, учета и хранения. В связи с внедрением в сфере управления и работы с деловой  документацией средств вычислительной техники, современных информационных технологий получил признание равноценный по своему содержанию термину «Делопроизводство» термин «Документационное обеспечение управления» (ДОУ)

Часть делопроизводства, непосредственно  связанная с созданием документов, называется документированием. Суть документирования заключается в записи информации на различных носителях по установленным правилам. Вопросы движения и учета документов с момента их издания или получения до завершения исполнения или отправления определяются термином документооборот.

В ходе преддипломной практики были изучены и проанализированы  организация  и технология документационного  обеспечения кадровой службы закрытого акционерного общества «Хохломская роспись».

Целью данной практики  является анализ организационного обеспечения деятельности ЗАО «Хохломская роспись», а также разработка внесение рациональных предложений по ее совершенствованию.

Исходя из этого, выстраивается  ряд задач, а именно:

-ознакомление  с организационной структурой организации;

-изучение  функций, задач, основных видов  деятельности организации;

-рассмотрение  места и значения кадровой  службы  в деятельности ЗАО «Хохломская роспись»,;

- изучение  организации кадровой службы  общества, ее структуры и объемов  работы;

- анализ  документооборота.

На базе исследования по данной тематике изучения документов и опыта работы с ними ранее не велось. Автором  работы впервые будет проводиться  учебное  исследования, обобщения  и анализ полученных материалов по результатам исследования данной проблемы, что само по себе является элементом  новационного характера.

     Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточной проработкой проблемы документационного обеспечения управления в организации. Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и  средств.

Значимость данной работы в том, что автор приобретает профессиональные и коммуникативные навыки при  общении с людьми для 

будущей специальности.

3

С учетом недостаточной разработки темы, при написании работы был  использован широкий круг источников. Проводя обзор этих изданий,

следует  подразделить их на  две большие категории. В  первую следует отнести издания, содержащие общегосударственную нормативную  базу по вопросам управления документацией, архивного дела, делопроизводства и  стандартизации. Комплекс федеральных  нормативно – методических материалов  по документационному обеспечению  составляют:

Государственная система  документационного обеспечения  управления.

[¹]  Этот документ  представляет собой совокупность принципов и правил,

устанавливающих единые требования к документированию управленческой

деятельности и организации  работы с документами в органах  государственного управления. Это один из основополагающих федеральных нормативных  актов, содержащий комплекс требований и положений, способствующих разработке единых подходов не только к традиционному, но и автоматизированному управлению документацией - информационному менеджменту. ГСДОУ упорядочивает организационную  структуру управления документационным обеспечением в организациях путем  решения вопросов построения типовых  служб ДОУ, организацию технологического процесса создания и обработки документации. ГСДОУ способствует разрешению ряда проблем автоматизации, создания и  обработки документов и включает нормативные положения и правила  общегосударственного масштаба и значения. Вместе с тем, являясь государственной  по существу, системаориентирована и  на применение в негосударственных  структурах во всех своих аспектах. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти[²] способствует решению технологических задач документирования.   Настоящий стандарт  устанавливает состав реквизитов, правила оформления организационно-распорядительных документов, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов. Типовая инструкция, предъявляя требования к унификации элементов оформления документации, в значительной степени облегчает создание типовых, унифицированных и единых процессов как традиционного, так и автоматизированного документирования, хранения и передачи документированной информации.

ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство  и архивное дело. Термины и определения».[³]

Настоящий стандарт, является, важным этапом обновления

нормативно-методической базы делопроизводства и архивного дела в соответствии с федеральным  законодательством и современным  уровнем развития данной отросли. Термины, установленные настоящим стандартом, должны быть использованы во всех видах  документации. Содержательную основу стандарта составляют три раздела:«Общие понятия», «Делопроизводство» и «Архивное  дело».

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения[⁴]  включает документы, образующиеся при документировании однотипных (общих для

всех) управленческих функций, выполняемых учреждениями, организациями  и предприятиями, независимо от их функций, уровня и масштаба деятельности, форм собственности. Перечень служит целям  сохранения, организации и пополнения Архивного фонда Российской Федерации, предназначен для определения сроков хранения документов, отбора их на постоянное хранение или уничтожение. Он должен  использоваться также при подготовке номенклатур дел, формировании дел, при разработке схем классификации  документов при создании поисковых  систем в делопроизводстве, при разработке ведомственных перечней. Для написания  данной дипломной работы привлекались следующие законодательные акты, регламентирующие работу с документами: Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» [⁵]. Настоящий закон регулирует отношения, возникающие при формировании и использовании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и предоставления потребителю документированной информации; создании и использовании информационных технологий и средств их обеспечения; защите информации, прав субъектов, участвующих в информационных процессах и информатизации. Закон содержит определения, касающиеся информации и ее документирования. Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи». [⁶] Целью настоящего закона является обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. В этом законе определены условия использования электронной цифровой подписи, особенности ее использования.

Ко второй категории изданий  относится научная литература. При  написании

отчета были изучены труды  авторитетных специалистов в области

документоведения  Т.В. Кузнецовой, Л.В. Санкиной, С.Л. Кузнецова, О. В. Мосягиной. Н.В. Шатиной, В.С. Иритиковой.

В издании “Секретарское  дело”  Кузнецова Т.В. уделяет  большое внимание улучшению работы с документами, научной организации  секретарского труда.[⁷] Это издание содержит многочисленные образцы и формы документов. В конце приведен обширный список законодательных актов, нормативно-методических материалов и литературы. В каждом разделе, кроме организационных моментов, излагаются требования к составлению и обработке специальных документов (трудовой договор, письмо, протокол, приказ). Приведено также большое количество учетно-регистрационных форм, на которых основываются специальные информационно-поисковые системы.

Даются детальные характеристики федеральных нормативных актов,

регламентирующих документационное обеспечение специальных функций  управления

В издании Т.В. Кузнецовой «Делопроизводство (документационное обеспечение управления)»[⁸] рассматриваются способы документирования, а также нормативно-методическая база делопроизводства; изложены основы делопроизводства, подробно описывается организация работы с документами и бездокументационное обслуживание. Это пособие охватывает широкий комплекс вопросов по секретарскому делу.

В справочном издании М.В. Стенюкова «Справочник по делопроизводству»[⁹] собраны самые важные правила и нормы по составлению документов в соответствии с существующими стандартами. Даны также образцы наиболее используемых видов документов, рекомендации по организации документооборота на предприятии, рациональной систематизации документов и обеспечению их хранения.

Справочное пособие включает в себя руководство по составлению  и правильному оформлению различных  документов с учетом требований существующих стандартов.

В  отчете были использованы многочисленные периодические публикации в журналах «Секретарское дело», «Делопроизводство»,

«Отечественные архивы».

1. В журнале «Секретарское дело», в статье  «Рекомендации по разработке должностных инструкций»[¹⁰] В.С. Иритикова очень подробно описала все разделы должностной инструкции. В статьях  Л.В. Санкиной и Т.В. Кузнецовой – «Должностная инструкция секретаря-референта», [¹¹] «Должностная инструкция секретаря руководителя» [¹²],  «Должностная инструкция: рекомендации по составлению» и, соответственно, «Как составить должностную инструкцию секретаря» изложены рекомендации по составлению должностной инструкции секретаря-референта.  Эти статьи написаны на основе практических разработок и носят рекомендательный характер.