Отчет о преддипломной практике в Закрытом акционерном обществе «Хохломская роспись»

Конкретизированные этапы  делопроизводства рассматриваются  в следующих статьях:

1. Тему регистрации документов  поднимается в статьях Т.В.  Кузнецовой

«Регистрация – ключевой момент организации работы секретаря  с документами», И.Л.Артамоновой  «Из опыта внедрения автоматизированной системы регистрации».

2. Этапы, методы и сроки  контроля за исполнением документов  описываются в статьях Т.В.  Кузнецовой «Ведение контроля  за сроками исполнения – важнейшая  задача секретаря»], Е.А. Степанова «Контроль исполнения документов и поручений».  С.Л. Кузнецова «Автоматизированный контроль исполнения – важное условие успешной работы офиса».

3. Этапу составления номенклатуры  дел, подготовки и передачи  документов  на архивное хранение  посвящены статьи Е.В. Алексеевой, П.П. Афанасьевой,

Е.М.Буровой, Г.А. Осичкиной  «Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: организация документов и дел  в пределах архива» и «Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: перечни документов»; Н.В. Басакина – «Организация подготовки и передачи на архивное хранение документов учреждений различных форм собственности», В.Д. Банасюкевича «Новый типовой перечень». Эту тему продолжают Н.В. Шатина «Составление номенклатуры дел», Е.М. Емышева «Методика составления номенклатуры дел»]. В данных статьях описывается ход работы по подготовке и передаче дел в архив, составлению номенклатуры дел с учетом сроков хранения по новому перечню .

В настоящее время рынок  систем электронного документационного  обеспечения управления весьма разнообразен, поэтому актуальна проблема выбора системы для конкретной организации. Этой проблеме выбора системы посвящены  статьи С.Л. Кузнецова «Проблема  выбора программного обеспечения для  комплексной автоматизации работы офиса» и

«Российские программы комплексной  автоматизации делопроизводства»; О.А. Ефимовой «Современные системы  автоматизации делопроизводства

попытка анализа и классификации»;Г.Ю. Максимовича и В.П. Берестова «Как создать информационную документальную систему».

Авторы данных статей перечисляют  общие обязательные требования к  программному обеспечению; приводят список основных необходимых функций, которые  должна обеспечивать система электронного документооборота. Также здесь даются рекомендации по выбору системы автоматизации, характеристики документальной информационной системы; описываются особенности  документальных информационных систем, методические рекомендацию по созданию.

Проблему электронного документооборота и использования электронных  документов в целом затрагивают  статьи  А.Н. Соковой – «Электронное делопроизводство (Практический взгляд на проблему в реальных условиях)»

 и «Электронные документы  и электронные технологии в  делопроизводстве», В.А. Еремченко  – «О проблеме электронных  документов». Здесь также рассматриваются  направления использования электронных  технологий в делопроизводстве.

Все вышеперечисленные  издания  и статьи, использованные для написания  данной работы,  написаны на основе действующих законодательных и  нормативно-методических актов, новейшей литературы, изучения опыта работы и представляют огромный интерес для работников делопроизводства.

Основными источниками для  написания  отчета явились следующие

нормативные материалы ЗАО «Хохломская роспись»:

- Устав;

- должностные инструкции  сотрудников;

- приказы и указания  руководства организации и другие материалы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

8

1. Общая характеристика организации

 

1. Возникновение предприятия

 

ЗАО "Хохломская роспись" является крупнейшим  предприятием в России по производству изделий народных художественных промыслов (НХП) и специализируется на изготовлении хохломской посуды и  сувениров.

  В 1916 году в городе Семёнов  при поддержке Нижегородского  земства была  открыта школа  художественной обработки дерева (ХОД).  Эта школа  сейчас  называется Художественный лицей  и является единственной школой  в России, где готовят специалистов  хохломской росписи, также   резчиков и токарей.

В 1917 году в Семёнове был организован  Союз ложкарных кооперативов, промысловые  артели и товарищества: “Работник” (1919), “Кустарь – художник” 

(1924) и др., которые впоследствии  объединялись. В 1931 году в связи  с увеличением поставок на  экспорт, объединенная артель  получила название

“Экспорт”, в 1961 -  была преобразована  в фабрику “Хохломская роспись”. В 1971 году на основе фабрики создается  крупное производственно-художественное

объединение (ПХО)  "Хохломская роспись". В 1992 году предприятие приватизировано.

Значительные достижения в развитии промысла и работы коллектива в целом  неоднократно удостаивались высокой  оценки. В 1981 году за заслуги в развитии декоративно-прикладного искусства  наше предприятие было награждено орденом  “Знак Почета”.

В настоящее время ЗАО "Хохломская роспись" стабильно развивается,  увеличиваются объемы производства и продаж. За счет собственных капиталовложений в производство внедряются новые  виды изделий, приобретается оборудование, расширяются цеха, организуются новые  рабочие места. Продукция  востребована покупателями. Поставляется как на

9

внутренний рынок, так и на экспорт. В России охвачен рынок от Владивостока до Калининграда, более 1000 фирм являются партнерами предприятия.

Территория основного производства составляет 11 га, а общая территория – 24 га. Сюда входят Кондратьевский, Богоявленский участки, склад липы.

Коллектив предприятия насчитывает  1600 человек. Среди  работающих много  молодежи. В связи с этим, на предприятии  ведется особая молодежная политика, которая направлена на поддержку  молодых работающих. Проводится масса  мероприятий. Существует традиция наставничества. Хорошо развита система социальной поддержки. 

 

 

1.2 Современные задачи

 

Основные  задачи кадровой работы на предприятии  ЗАО «Хохломская роспись» можно  распределить по направлениям:

1. Учетно-контрольное  направление кадровой работы  предполагает решение следующих  основных задач: 
- прием работников на предприятие; 
- учет работников; 
- увольнение работников; 
-работа с временно отсутствующими работниками предприятия (находящихся в отпусках, отсутствующих по болезни, убывших в командировки и т. п.). 
2. Планово-регулятивное направление кадровой работы предполагает решение следующих основных задач: 
-подбор (поиск и отбор) работников для предприятия; 
-расстановка работников предприятия; 
-перемещение работников предприятия;.

-становление  в должности и адаптация работников.

10

 
3. Отчетно-аналитическое направление  кадровой работы предполагает  решение 

следующих основных задач: 
-изучение работников; 
-оценка работы работников; 
-аналитическая работа; 
-подготовка отчетов. 
4. Координационно-информационное направление кадровой работы предполагает решение следующих основных задач: 
- профессиональная подготовка (обучение и переподготовка) работников; 
- организация приема работников предприятия (по служебным и личным

вопросам); 
- работа с письменными обращениями работников предприятия; 
- архивная и справочная работа.

5. Организационно-методическое  направление кадровой работы  предполагает решение следующих  основных задач: 
- документирование деятельности работников предприятия; 
- кадровая работа в подразделениях предприятия; 
- планирование кадровой работы; 
- руководство кадровой работой. 
Все задачи отдела кадров определяются спецификой работы организации, при этом учитываются: 
- размеры организации; 
- направление бизнеса; 
- стратегические цели организации; 
- стадия развития организации; 
- численность персонала; 
- приоритетные задачи работы с персоналом.

11

Обязанности и структура отдела кадров может  быть различной и в зависимости  от вида деятельности организации. 
   Классический подход к управлению персоналом получил название «управление кадрами»». Все управление персоналом сосредоточивается в отделе кадров и направлено на то, чтобы обеспечить наличие нужных людей в нужное время в нужных местах и освобождение от ненужных. Руководство людьми представляет собой самостоятельную функцию, осуществляемую непосредственно линейными руководителями независимо от кадровых служб.

 

3. Функции

 

обеспечение организации квалифицированными кадрами; 
создание необходимых условий для эффективного использования знаний, навыков и опыта работников; 
совершенствование системы оплаты труда и мотивации; 

повышение удовлетворенности трудом всех категорий персонала; 
предоставление работникам возможностей для развития, повышения квалификации и профессионального роста; стимулирование творческой активности. 
формирование и сохранение благоприятного морально-психологического климата; 
совершенствование методов оценки персонала; управление внутренними перемещениями и карьерой сотрудников; 
участие в разработке организационной стратегии .

Принципами  построения современной системы  управления персоналом считаются:

• эффективность подбора и расстановки  сотрудников; 
• справедливость оплаты труда и мотивации, вознаграждение не только

12

за индивидуальные, но и коллективные достижения; 
• продвижение работников в соответствии с результатами труда, квалификацией, способностями, личными интересами, потребностями организации; 
• быстрое и эффективное решение личных проблем.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

13

 

2. Документирование деятельности организации

 

В ЗАО «Хохломская роспись» существует следующая организационно - распорядительная документация (ОРД), применяемая при  оформлении распорядительной и исполнительной деятельности аппарата предприятия  и играющая особую роль среди всех других систем управленческой документации:

- организационные документы; 

- распорядительные документы; 

- информационно - справочные  документы. 

Организационными документами называется комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия.

Организационными документами  являются :

- устав; 

- штатное расписание;

- правила внутреннего трудового  распорядка;

- положение о структурном положении  предприятия;

- должностная инструкция работника.

Распорядительные документы регламентируют деятельность предприятия, и документируется в основном, посредством издания приказов директором предприятия. По содержанию приказы делятся на два вида: основной деятельности и по личному составу.

Распорядительными документами являются:

- приказ;

- распоряжение;

- указание;

- инструкция.

Приказ по основной деятельности является нормативным документом, отражающим управленческие решения по вопросам производственно - хозяйственной деятельности, планирование, отчетности, финансирования, кредитования, реализации продукции, внешнеэкономической  деятельности, совершенствования структуры  и организации работы предприятия.

Информационно - справочные документы отражают процессы принятия управленческих решений и сами решения. Документирование хода производственных совещаний и оформление документов возлагается на сотрудника, ответственного за ведение работы с документами.

Информационно - справочными документами  являются:

- протокол;

- акт; 

- письмо;

- докладная и объяснительная  записки;

14

- справка; 

- телеграмма;

- телефонограмма и др.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

15

3. Организация документооборота

 

Это создание оптимальных условий для всех видов работ с документами, начиная с созданий или получения документа, и заканчивая его уничтожением или передачей на архивное хранение.

 

3.1 Организация  документооборота

 

Под документооборотом понимается движение документов на предприятии, с  момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.

Основная задача документооборота – прямоточность в движении документов, однократность и единообразие их обработки.

По отношению к аппарату управления различают потоки поступающих, отправляемых и внутренних документов (называют эти документы соответственно входящими, исходящими и внутренними документами).