Отчет о преддипломной практике в Закрытом акционерном обществе «Хохломская роспись»

 

В организации регистрацией внутренних документов занимаются секретарь отдела кадров. Все внутренние документы, поступающие на имя Генерального директора, а также приказы по основной и административно-хозяйственной деятельности регистрирует секретарь руководителя. 

Организация контроля исполнения документов

Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов. Контролю подлежат документы, требующие  исполнения.

Целью контроля является обеспечение  своевременного и качественного  исполнения поручений, зафиксированных  в документах.

Практическая работа по контролю осуществляют сотрудники отдела кадров. В ЗАО «Хохломская роспись» для ведения контроля исполнения сотрудники службы документационного обеспечения управления используют компьютерные базы данных в программе Microsoft Exсel, в которые заносятся все документы требующие исполнения. Базы данных по контролю содержат следующие графы:

№ п/п	№ док-та	Дата док-та	Вид док-та	Краткое содержание	Испол-нитель	Срок испол-нения	Ход испол-нения	Отметка о снятии с контроля
1	2	3	4	5	6	7	8	9

Сотрудниками отдела кадров осуществляются следующие операции:

- формирование базы контролируемых  документов; направление контролируемого  документа (пункта задания) в  подразделение-исполнитель; 

- напоминание подразделению-исполнителю  о сроке исполнения;

23

- получение информации о ходе  и результатах исполнения;

- занесение в базу данных  информацию о ходе и результатах  исполнения контролируемого документа;

- регулярное информирование руководителя  о состоянии и результатах  исполнения;

- снятие документов с контроля  по указанию руководителя.

Сроки исполнения исчисляются в  календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших  из других организаций — с даты их поступления.

Типовые сроки исполнения документов КСЦОН, если они не указываются в  самом документе. Индивидуальные сроки  устанавливает директор государственного учреждения «Комплексный центр социального  обслуживания населения Семеновского района».

Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в  следующем порядке: типовые сроки  — принятием нового акта, индивидуальные - руководителями, которые их установили.

Результаты исполнения отмечаются только в регистрационной базе в  компьютере. На самом документе отметка  о снятии с контроля, надпись «В дело» с подписью и датой, проставляемой  в нижнем правом углу оборотной стороны  последнего листа исполненного документа, не проставляется.

Ежедневно сотрудники отдела кадров учитывают и обобщают данные о  ходе и результатах исполнения документов в сроки, установленные руководителями. В случае существенного отставания, задержки исполнения, делается доклад руководителю для принятия экстренных мер.

В структурных подразделениях контроль исполнения документов ведется на общих  основаниях.

При ведении контроля используются компьютерные базы данных в программе Microsoft Exсel. В настоящий момент существуют программы, специально разработанные  для выполнения этой функции, позволяющие  вести контроль за исполнением документов централизованно, с более удобным  поиском.

 

24

3.3 Классификация  и систематизация  документов, формирование дел

Номенклатура дел — систематизированный  перечень заголовков дел, заводимых  в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном  порядке.

Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения  документов и формирования дел, обеспечения  поиска документов и учета дел. Она  является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой  системы.

Номенклатура дел – это классификатор, позволяющий быстро разложить документы  по папкам (делам) для оперативного их поиска.

При ее составлении учитываются  требования, предъявляемые нормативно-методическими  документами – Государственной  системой документационного обеспечения  управления, Основными правилами  работы ведомственных архивов, Перечнем документов с указанием сроков хранения, методическими материалами по разработке номенклатуры дел.

Помимо этого используются положения  о структурных подразделениях ЗАО «Хохломская роспись», штатное расписание, перспективные и текущие планы, а также сами документы, как входящие, так и созданные в процессе деятельности подразделений.

В унифицированную форму номенклатуры дел следует включить такие реквизиты:

- наименование организации;

- наименование структурного подразделения;

• название вида документа;
• место составления;
• на какой год;
• название разделов;
• гриф утверждения;
• гриф подписания.

Формирование дел

Быстрый поиск и использование  документов возможны лишь при их четкой классификации. Простейшей классификацией документов является их группировка  в дела в соответствии с номенклатурой  дел.

25

Делом называется совокупность документов (или документ), относящихся к  одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Формирование дел - группировка  исполненных документов в дела в  соответствии с номенклатурой дел  и систематизацией документов внутри дела. Правильное формирование дел  способствует оперативному поиску необходимых  документов в постоянно растущем документом массиве предприятия, обеспечивает их сохранность, устанавливает порядок  в организации делопроизводства.

В ЗАО «Хохломская роспись» формирование дел проводится по номинальному признаку - названиям видов документов (приказы, акты). Для оперативного поиска предлагается вводить и другие признаки классификации. Например, контракты и договоры разделить на дела, содержащие контракты и договоры на поставку продукции, на оказание каких-либо услуг и т.д.

Формирование дел организации проводит секретарь директора. Формированием дел в структурных подразделениях занимаются сотрудники Общего отдела. Контроль за правильным формированием дел в этом структурном подразделении осуществляется также секретарем и начальником Общего отдела.

Анализируя работу секретаря-референта  Генерального управления по формированию дел, были выявлены следующие недостатки:

- папки с делами никак не  оформлены, что является грубым  нарушением «Основных правил  работы ведомственных архивов»;

- для приложений к документам  сформирована отдельная папка;

-документы, относящиеся к одному  вопросу, расформированы по двум  папкам;

- в дела помещаются лишние  экземпляры и документы, не  относящиеся непосредственно к  входящим документам секретариата  Генерального управления (копии  бухгалтерских счетов, рекламные  и прайс-листы и т.д.) и документы  не подлежащие регистрации;

- в дело со сроком хранения  один год были подшиты документы  с 5-ти летним сроком хранения.

Таким образом, при формировании дел, сотрудникам службы делопроизводства ЗАО «Хохломская роспись» необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; помещать

26

приложения вместе с основными  документами; группировать в дело документыодного  календарного года, за исключением  переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного  и временного сроков хранения. В  дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; дело не должно превышать 250 листов.

В зависимости от сроков хранения секретарь проводит полное или частичное  оформление дел. Дела постоянного, долговременного  хранения и по личному составу  подлежат полному оформлению, которое  предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов в деле; составление  листа — заверителя дела; составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов; оформление реквизитов обложки дела.

По окончании года в надписи  на обложках дел постоянного и  долговременного хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т.п.).

На обложках дел, состоящих из нескольких томов, проставляются крайние даты документов каждого тома. При обозначении  точной календарной даты указывается  число, месяц и год, или год, месяц, число. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

При обозначении календарной даты - сокращенное цифровое написание, в  том случае если это не будет приводить  к неоднозначности толкования даты.

При изменении названия структурного подразделения организации в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другое структурное подразделение, на обложке дописывается новое название этого структурного подразделения.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

27 

3.4 Экспертиза  ценности документов. Подготовка  дел к сдаче в архив

 

В ЗАО «Хохломская роспись» экспедиции для приема и отправки документов нет. Отправкой документов занимается секретарь, если их нужно отправить по почте. Если же документы нужно отправить не по почте, то этим занимается тот, кто имеет непосредственное отношение.

 

Подготовка документов к передаче в архив

Подготовка документов к сдаче  в ведомственный архив включает:

- проведение экспертизы ценности  документов;

- оформление дел;

- составление описей дел; 

- составление актов о выделении  к уничтожению документов и  дел.

В структуре организации до настоящего момента отсутствует такое подразделение, как архив, но ведутся работы по его созданию. Дела хранятся в подразделениях. За сохранность документов в делах отвечают секретари структурных подразделений.

В настоящее время проводятся работы по созданию архива в структуре службы документационного обеспечения  управления – отдела кадров, оборудуется  помещения для размещения стеллажей.

Определение экспертизы ценности документов дает ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения: экспертиза ценности документов — это изучение документов на основе принципов и критериев их ценности в целях определения сроков хранения и отбора на государственное хранение. В своей деятельности комиссия руководствуется Основными правилами работы ведомственных архивов. Помимо федеральных нормативных актов деятельность комиссии по проведению экспертизы ценности документов организации должна регламентироваться Положением о комиссии. В ЗАО «Хохломская роспись» такое положение до настоящего момента отсутствовало, сейчас проводятся работы по его составлению.

Основным содержанием и результатом  работы экспертной комиссии является рассмотрение, представляемых делопроизводственной службой описей дел постоянного  и временного хранения, описей документов по

28

личному составу, актов о выделении  к уничтожению документов с истекшими  сроками хранения.

В результате работы экспертной комиссии все документы, накопившиеся в ЗАО «Хохломская роспись» за последние 3 года, разделили на 3 группы:

- документы, предназначенные для  архивного хранения;

- документы, подлежащие уничтожению;

- документы, необходимые для  дальнейшего использования в  делопроизводстве.

После утверждения номенклатуры дел  и проведения экспертизы ценности документов должны быть составлены акты «Об уничтожении  документов» в двух экземплярах. После заполнения акта, секретарь-референт должен согласовать его с руководителем  структурного подразделения и отнести  его в архив. В архиве акты должны сверить с номенклатурой дел  и поставить заверительную надпись  с указанием цифрами и прописью количество дел. Затем ставится дата и подписи секретаря-референта  и работника архива. Акт о выделении  к уничтожению документов составляется, как правило, на дела всей организации. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения  указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. Заголовки  однородных дел, отобранных для уничтожения, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе. Акт об уничтожении  документов представлен в приложении.