Отчет о преддипломной практике в Закрытом акционерном обществе «Хохломская роспись»

Основными характеристиками потоков, которые учитываются организацией документооборота, являются:

• Объем потока, который определяется количеством документов, проходящих через канцелярию за год, полугодие или квартал;
• Структура потока, определяемая разновидностью документов, авторством и другими классификационными признаками;
• Режим потока, который определяется периодичностью движения документов через канцелярию.

 

 

 

 

 

 

16

Прохождение и порядок исполнения входящих документов

а) Прием входящей корреспонденции

Осуществляется в организации  централизованно экспедицией, специально выделенным работником канцелярии при  отсутствии экспедиции.

Вся корреспонденция, поступающая  в организацию, независимо от адресата должна пройти обработку в канцелярии.

Автор работы рассмотрела движение входящих документов по этапам с помощью  соответствующей оперограммы:

 

Процесс	Исполнители
	Экспедиция	Канцелярия	Руководство	Структурное подразделение	Секретарь	Начальник структурного подразделения	Исполнители
1	2	3	4	5	6	7	8
1. Прием документов
2. Первоначальная обработка поступивших  документов
3. Предварительное рассмотрение и  рассмотрение поступивших документов
4. Регистрации документов
5. Рассмотрение документов
6. Направление документов в структурное  подразделение
7. Рассмотрение документов
8. Исполнение документов
9. Согласование и подписание ответных  документов
10. Подготовка документов к отправке
11. Отправка документов

 

Схема 1. Оперограмма входящих документов

17

Процесс	Исполнители
	Экспедиция	Канцелярия	Руководство	Структурное подразделение	Секретарь	Начальник структурного подразделения	Исполнители
1	2	3	4	5	6	7	8
1. Составление проекта документа
2. Проверка правильности документа
3. Печатание
4. Подписание
5. Согласование
6. Регистрация исходящего документа
7. Копирование документа
8. Отправка копии в СП и в  дело
9. Подготовка подлинника к отправке
10. Отправка подлинника на сторону

 

Схема 2. Оперограмма исходящих документов

 

 

 

 

 

 

 

 

 

18

Процесс	Исполнители
	Экспедиция	Канцелярия	Руководство	Структурное подразделение	Секретарь	Начальник структурного подразделения	Исполнитель
1	2	3	4	5	6	7	8
1. Подготовка проекта документа
2. Проверка правильности проекта
3.  Печатание окончательного варианта  документа-подлинника
4. Подписание документа
5. Согласование документа
6. Исполнение документа

 

Схема 3. Оперограмма внутренних документов

В результате проведения исследования автором курсовой работы было установлено, что ЗАО  «Хохломская роспись» относится  к IV категории, т.к.:

• годовой документооборот составляет 9000 тысяч  экземпляров документов, что составляет менее 10 тысяч экземпляров в год;
• исходя из 270 рабочих дней в году, можно определить количество документов обрабатываемых в день: 9000/270=около 34.

Таким образом, служба ДОУ на объекте изучения обрабатывает от 30 до 35 документов за один рабочий  день

Наблюдая  за технологическими операциями службы ДОУ в Учреждении, автор данного  отчета пришла к выводу, что организационные  формы делопроизводства, является централизованной. Это объясняется тем, что документы обрабатываются в одном  специализированном структурном подразделении, одним сотрудником (секретарем учреждения). 

В этом подразделении (или этим сотрудником) выполняется полный цикл технологических  операций по обработке документов от момента их получения или создания до сдачи в архив: прием и обработка  поступающих документов, их регистрация, контроль за исполнением, справочно-информационная работа, систематизация и хранение документов, отправка документов, обработка  документов для их передачи в архив.

19

Централизация отдельных операций по обработке  документов является наиболее рациональной формой организации делопроизводства, так как позволяет снизить  затраты на обработку документов, улучшить организацию труда работников службы делопроизводства за счет специализации  и взаимозаменяемости отдельных  работников, эффективно использовать оргтехнику, достичь единства организационного и методического руководства  документационным обеспечением.

 

Основные  компоненты документооборота

 

Количество документов по каждому  документопотоку в год на базе исследования составляет:

- входящий  документопоток – 350 документов;

- исходящий  документопоток – 350 документов;

- внутренний  документопоток – 234 документов.

Регистрация документов в ЗАО «Хохломская роспись» в журналах.

Работу с входящими документами  осуществляет секретарь. Она состоит  в том, что каждый документ, пришедший  в организацию должен подвергаться определенной обработке.

Все входящие документы передаются руководству непосредственно через  секретаря. После рассмотрения секретарь, по резолюции направляя их лицам, которые указаны в резолюции.

 

 

Входящая документация

 

Регистрация документов

Рассмотрение  документов руководителем

Направление документов в структурном подразделении

Исполнение  документов

 

Порядок проведения работ с внутренними  документами такой же, как и  в других организация. Все внутренние документы регистрируются и затем подшиваются в дело, контроль за правильностью проведения работ с внутренними документами возлагают на секретаря.

 

Последовательность  подготовки и исполнения внутренней документации:

 

20

подготовка  проекта документа (черновой и беловой  вариант)

 

согласование  со всеми сотрудниками, кто указан в документе

проверка правильности оформления документа

 

подписание  или утверждение документа

регистрация документа

 

подшивка  в дело исполненного документа

 

Работа с исходящими для учреждения и его работников является простой, так как учреждение небольшое  по сравнению с другими организациями  из этого следует, что исходящих документов немного.

Исходящие документы регистрируются секретарем, копии документа, ушедшего из учреждения остается у секретаря.

 

составление:

 

написание документа чернового варианта

написание документа (беловой вариант)

согласование

проверка правильности оформление документа

 

подписание или утверждение документа (если требуется)

 

регистрация документа

 

подготовка  к отправлению

 

Годовой документооборот в организации учитывает секретарь, считает копии документов отдельно от подлинников по каждому документопотоку. Затем записывает полученные данные и готовит справку объема документооборота.

 

 

 

 

21

 

3.2 Построение информационно-поисковой  системы

 

В закрытом акционерном обществе «Хохломская  роспись» регистрация  всей документации проводится централизованно. Это объясняется тем, что документы обрабатываются в одном  специализированном структурном подразделении, одним сотрудником (секретарем учреждения).

Регистрация документов может осуществляться с использованием журналов, традиционных (ручных) картотек, автоматизированных информационных систем.

Комплексный центр социального  обслуживания населения пользуется журнальной системой  регистрации. Документы, регистрационный индекс которых состоит из порядкового  номера. Журнал регистрации представляет собой книгу, каждая страница которой  разделена на графы, где содержатся сведения о зарегистрированных документах. Количество граф определяется организацией

 На входящем документе штампом  в правом нижнем углу проставляется  дата поступления и номер по  порядку. 

Регистрация входящих документов организации осуществляется путем занесения данных в журнал регистрации входящих документов.

Форма регистрационного журнала для  входящих документов:

Дата поступления	Вх. №	Дата и № док-та	Коррес-пондент/кто подписал	Заголовок	Исполни-тель
1	2	3	4	5	6

Резолюция руководителя вносится в  базу документов, поставленных на контроль. С учетом того, что контроль исполнения ведется в компьютерной базе, а  не в журнале, необходимый состав реквизитов регистрации присутствует, но необходимо добавить графу «название  вида документа».

На исходящих документах организации проставляется исходящий регистрационный номер в соответствии с действующими требованиями. Он располагается в верхнем левом углу первого листа и состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов. В соответствии с требованиями ГСДОУ в индекс документа должен входить индекс по номенклатуре дел подразделения, код подразделения, порядковый номер и дата. В ЗАО «Хохломская роспись» номенклатура дел находится в стадии разработки и номер по ней в индекс не входит.

 

22

Регистрация исходящих документов в ЗАО «Хохломская роспись» ведется в журнале, содержащем следующие графы:

Дата док-та	Исход. №	Адресат	Краткое содержание/ кто подписал	Исполнитель/ Кто принял	Прим. (кто принял док-нт)
1	2	3	4	5	6