Комплекс проектных документов по информационному обеспечению управления

       В основе планирования лежат расчеты  трудозатрат выполнения проектных  работ, так как трудовые затраты составляют главную часть стоимости работ и отражаются на сроках исследования и проектирования. Расчеты трудоемкости затрудняются вследствие отсутствия нормативов на такие виды работ. Как правило, они определяются опытно-статистическим путем. Использование опытно-статистических норм и аналогов трудоемкости позволяет с достаточной степенью точности произвести необходимые расчеты трудоемкости исследовательских работ.

       Принципы  планирования:

       1. Конкретность и ясность заданий

       2. Реальность (нормативность).

       3. Трудоемкость (минимальная со стороны  разработчиков).

       4. Организационная четкость взаимодействия  исполнителей.

       5. Интеграция работ.

       6. Возможная параллельность выполнения  работ.

       7. Контролируемость и ответственность.

      Рабочая программа исследования.

       Организационно-методическая подготовка включает создание методических материалов по ведению исследовательских  и проектных работ. Одним из документов организационно-методического назначения является рабочая программа исследования, представляющая собой полный перечень вопросов, на которые требуется получить ответы в процессе исследований. Рабочая программа служит основанием для составления детального плана – графика выполнения исследовательских работ.

       Рабочая программа устанавливает ожидаемый результат по каждой отдельной работе и форму его представления. В рабочую программу рекомендуется вносить следующие показатели: № п/п, наименование работ, методы сбора данных, источник информации, формы сбора информации, исполнители, сроки (начало, окончание).

       В рабочей программе намечается последовательность работ, выполняемых при обследовании. Каждой из намеченных программой работ  должна соответствовать определенная форма сбора и форма обобщения  и представления результатов, которые, в свою очередь, находятся в зависимости от возможности их получения планируемыми методами сбора данных и источника информации.

       Перечень  и последовательность работ, намечаемых в рабочей программе исследования, определяется в соответствии с темой  и целями исследования. Например, могут быть включены такие виды работ, как:

       - изучение оргструктуры управления  предприятием (фирмой);

       - изучение организации труда в  аппарате управления;

       - изучение технологических процессов  управления;

       - изучение систем документации; изучение  оборудования, планировки служебных помещений и рабочих мест работников аппарата управления, условий их труда и пр.

       Каждая  работа, намеченная в рабочей программе, должна проводиться соответствующим  методом.

       В зависимости от используемых в исследовании методов можно определить источник информации:

       1) при изучении документов источниками  являются продукты деятельности  людей - документы;

       2) при наблюдении – деятельность людей;

       3) при опросе - сами люди, участвующие  в определенной деятельности.

       Для обработки полученных в ходе исследования результатов следует предусмотреть формы сбора, обобщения и представления этих результатов. Выбор их зависит от используемого метода и направления работы. Например, в ходе интервью разрабатывается вопросник (форма сбора), таблица, в которой будут сведены результаты опроса (форма обобщения); если целью интервью является выявление реальной оргструктуры учреждения, то формой представления результатов будет являться схема оргструктуры.

       Исполнители и соисполнители рабочей программы назначаются руководителем темы с учетом квалификации и специализации. При определении сроков работ рабочей программы следует опираться на опытно-статистические нормы затрат рабочего времени на исследовательские и проектные работы.

 Таблица 1

 План  работ 

 

Таблица 2 

Рабочая программа исследования 

 

      После разработки программы исследования и составления рабочей программы создается техническое задание.

       Техническое задание  – документ, отражающий результат первой (предпроектной) стадии работ, – является важным организационно-методическим и научно-техническим документом (21, с.68). Как правило, проект технического задания составляется проектной организацией или коллективом исследователей и входит в состав проектной документации.

       Техническое задание должно содержать ряд  обязательных разделов:

       - основание для разработки и  проведения исследовательских и  проектных работ (постановление вышестоящих органов, приказ министерства, хоздоговор и пр.);

       - цели и задачи исследования  и проектирования системы управления;

       - исходные данные (краткая характеристика  объекта исследования и проектирования);

       - состав проекта и основные  направления исследования и проектирования (перечень основных этапов проекта);

       - особые условия (специальные требования  заказчика);

       - ориентировочные показатели экономической  эффективности проекта (экономический  эффект, срок окупаемости).

       К техническому заданию прилагаются:

       - отчет о выполнении работ по  предпроектному обследованию;

       - предварительный перечень технических  средств, необходимых для проведения  исследования и проектирования;

       - сметно-финансовый расчет затрат  на исследование и проектирование и внедрение проекта;

       - документ об обеспечении финансирования  работ по исследованию и проектированию (гарантийное письмо).

       Оформление технического задания производится в соответствии с правилами оформления технической (проектно-конструкторской) документации. Разработка проекта ведется в строгом соответствии с утвержденным техническим заданием, отступления допускаются в исключительных случаях по согласованию с заказчиком.

       Процесс внедрения должен начинаться с разработки плана внедрения (определяются основные этапы и сроки их проведения, устанавливаются подразделения и исполнители, отвечающие за организацию внедрения и осуществляющие контроль за внедрением, их обязанности и ответственность). В соответствии с планом составляется сетевой график процесса внедрения.

       Таким образом, оргпроектная работа включает в себя план работ, рабочую программу исследования, техническое задание и план внедрения, которые направлены на достижение экономии труда в системах управления. 
 
 
 
 
 

 Заключение 

     Таким образом, информационное обеспечение – совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих в организации, методология построения баз данных.

     Данная  подсистема предназначена для своевременного представления информации, принятия управленческих решений.

     Информационное  обеспечение управления – это  совокупность систем показателей классификации  и кодирования информации, документации и информационных потоков, информационных массивов различной степени организации, хранящихся в машине и на машинных носителях.

     Основное  назначение информационного обеспечения  – обеспечить такую организацию  и представление информации, которые  отвечали бы любым требованиям пользователей, а также условиям автоматизированных технологий.

     Организационное проектирование как процесс – это упорядочение организационно-структурных характеристик системы для достижения или улучшения их эффективности, адаптивности и результативности. 
 Целью организационного проектирования является разработка новых организационных систем или предложений по изменению существующих систем, а результатом – комплект технической, организационной и планово-экономической документации, необходимой для создания и осуществления на практике организационной, производственной системы.

     Проектирование  рассматривается как процесс  составления описания, необходимого для создания еще не существующего  объекта; алгоритма его функционирования; предвидения последствий, к которым  приведет появление объекта; определение мер по реализации проекта. 
 
 

      Список  использованных источников и литературы

Источники

1. Об информации, информационных технологиях и о защите информации: федер. закон 27.07.2006 № 149-ФЗ // Собрание законодательства Российской Федерации. – 2006.
2. Гайош, А. В. Положение об обработке персональных данных работников / А. В. Гайош // Кадровые решения. – 2007. – № 4. – С. 10-16.