Комплекс проектных документов по информационному обеспечению управления

     Информационная  база, организованная на основе локальных  файлов, состоит из совокупности массивов, предназначенных для решения отдельных задач. Для каждой задачи необходимая информация складывается из следующих составляющих:

  Основным недостатком информационной базы является не только обилие массивов и их связей, но и то, что она не обеспечивает независимости программ решения задач от структур обрабатываемых данных. Любое изменение структуры входных массивов вызывает необходимость изменения программ, а это в свою очередь приводит к большим затратам на поддержание информационной базы. Кроме того, при такой организации информационная база несет в себе значительную долю избыточности из-за повторения одних и тех же реквизитов в разных массивах, ориентированных на решение локальных задач и практически не связанных между собой

       Таким образом, внутримашинное информационное обеспечение это система специальным образом организованных данных, подлежащих автоматизированной обработке, накоплению, хранению, поиску, передаче в виде, удобном для восприятия техническими средствами.  
 
 
 

Глава 2. Организационное  проектирование

2.1. Понятие «организационного проектирования» 

       Организационное проектирование – научно-технический термин, используемый в современном профессиональном языке и научной литературе; означает процесс разработки и внедрения проектов рационализации управленческого труда на основе требований организации труда в сфере менеджмента и использования возможностей современной компьютерной и организационной техники с целью повышения эффективности труда персонала управления (20, с. 81).                     Оргпроектирование направлено, прежде всего, на достижение экономии «живого» труда в системах управления, в основном за счет:

       - устранения потерь рабочего времени  при выполнении управленческих  работ (в том числе при выполнении  работ по документированию и  обслуживанию управленческой деятельности);

       - централизации отдельных функций  управления;

       - концентрации управления, то есть сокращения ступеней и звеньев в структуре управляющей системы;

       - улучшения структуры аппарата  управления (соотношения числа руководителей,  специалистов, вспомогательного (технического) персонала);

       - разделения и кооперации труда в аппарате управления;

       - внедрения современных технических  средств и средств оргтехники  в процесс управленческого труда.

       Рационализация  управленческого труда может  осуществляться в двух основных направлениях:

       1)организационно-техническое совершенствование трудовых процессов как в сфере менеджмента в целом, так и в системах управления отдельных предприятий (учреждений, организаций);

       2) повышение качества управления, то есть результативности трудовых  затрат персонала управления  в принятии управленческих решений.

       Содержание  процессов труда раскрывается путем  последовательного установления целей, задач и функций управления, выделения  обязанностей субъектов управления (персонала управления), определения  состава работ.

       Объектами оргпроектирования являются содержание и организация труда персонала управления на уровне служб, подразделений и рабочих мест.

       Обычно  под выбранный объект исследования формируется временный трудовой коллектив оргпроектантов, который  проводит обследование и разработку проекта рационализации системы управления при участии персонала самого предприятия (учреждения, организации).

       Предметом организационного проектирования в низовом звене народного хозяйства – на предприятии, в учреждении – является система организации производства, труда и управления в организации в целом, в ее подразделениях или отдельных видах деятельности.                 
 Целью организационного проектирования в этих условиях становится разработка новых организационных систем или предложений по изменению существующих систем, а результатом – комплект технической, организационной и планово-экономической документации, необходимой для создания и осуществления на практике организационной, производственной системы.

       Таким образом, процесс организационного развития включает три стадии: анализ, разработку и функционирование организационных решений. 

2.2. Стадии и методы организационного проектирования 

       Оргпроектирование включает несколько стадий.

       Первая  стадия называется предпроектным исследованием. Этот этап подразделяется, в свою очередь, на составные элементы:

       - предпроектное ориентировочное  исследование (экспресс-анализ) – диагностика;

       - рабочее, детальное исследование;

       - анализ, обобщение и выводы.

       Предпроектное ориентировочное исследование является важной составной частью подготовительных работ к исследованию и проектированию системы управления. Его цель – точное определение состава, объема, стоимости, сроков исполнения предстоящих проектно-исследовательских работ и соответствующее их документирование. Общий срок проведения подготовительных работ к проектированию систем управления, как правило, занимает 30 дней. Сжатые сроки и ответственность за комплексное составление техническое задание и остальной проектной документации требуют, чтобы проведение предпроектного ориентировочного исследования поручалось наиболее квалифицированным коллективам исследователей. Работа, которую необходимо проделать при предпроектном ориентировочном исследовании, зависит и от предложений заказчика по составу проекта.

       Начало  предпроектного этапа работ связано с выбором объекта исследования и проектирования, его завершение – с составлением технического задания. По отношению ко всему объему работ предпроектный этап сравнительно невелик и не должен превышать 5-10% от общей трудоемкости исследования и проектирования. Однако именно в этот период определяются основные направления исследования того или иного объекта (системы) управления.

       При подготовке к комплексному исследованию и проектированию ориентировочное  исследование проводится по четырем  основным направлениям разработки комплексного проекта.

       I. Первоначальное ознакомление со  структурой и штатами аппарата  управления (АУ) объекта исследования  включает:

       - знакомство с характером основных взаимоотношений свыше- и нижестоящими организациями;

       - количество и общую характеристику  объектов управления, подчиненных  данному аппарату;

       - количество структурных подразделений  аппарата управления, их штаты  и основные функции каждого  подразделения;

       - основные функциональные взаимосвязи  между подразделениями;

       - основные документы, которыми  они обмениваются.

       Методами  работы, применяемыми исследователями для анализа и фиксации полученных сведений, являются изучение и анализ документов, опрос сотрудников, составление организационно-структурной схемы данного аппарата управления.

       II. Первоначальное изучение документооборота  аппарата управления включает  выяснение следующих вопросов:

       - объем входящей и исходящей  документации аппарата управления  за ряд лет;

       - общую характеристику входящей  и исходящей документации;

       - распределение документации по  структурным подразделениям;

       - общую характеристику документационных  потоков;

       - наличие унифицированных форм;

       - общую характеристику постановки  делопроизводства;

       - уровень регламентации документационных  работ и т.д.

       Источниками сведений являются:

       - данные учетно-справочного аппарата  канцелярии и структурных подразделений;

       - инструкция по делопроизводству;

       - опрос компетентных сотрудников  аппарата;

       - составление схемы документационных  потоков аппарата управления.

       Основные  методы исследования: изучение документов, выборочные наблюдения, опрос.

       III. Первичное изучение организационно-технического  обеспечения аппарата управления  включает:

       - определение количества средств  организационной и компьютерной  техники, имеющихся в аппарате управления;

       - характер их использования;

       - наличие централизованных служб  технического обслуживания;

       - существующую потребность в технических  средствах.

       Источниками сведений служат: перечень имеющихся  технических средств, осмотр служебных помещений и оборудования рабочих мест, опрос компетентных специалистов.

       Методы: выборочные наблюдения, опрос, изучение документов.

       IV. Первичное ознакомление с организацией  труда персонала управления включает:

       - выявление общей характеристики  и структуры штатов аппарата управления, являющегося объектом рационализации, по категориям и по количеству;

       - общую характеристику основных  видов работ и способов их  выполнения;

       - общую характеристику планировки  помещений;

       - организацию рабочих мест и  условий труда;

       - наличие потерь рабочего времени.

       Источниками сведений служат: штатное расписание аппарата управления, опрос руководителей  структурных подразделений, наблюдения.

       Методы: опрос, наблюдения.

       Заканчивается 1-я стадия разработкой технического задания на проведение проектных работ.

       Вторая  стадия исследовательских и проектных работ является органическим продолжением первой. Она заканчивается составлением технического проекта, отчего называется этапом технического проектирования. Начало этапа связано с детальным исследованием объекта (системы) управления. При проектировании отдельных, очень сложных по своему характеру объектов допускается выделение в качестве самостоятельного этапа - этапа исследования (или детального исследования).  Техническое проектирование занимает примерно 30% (третью часть) общей трудоемкости исследования и проектирования объекта. На особо важных и сложных объектах проектирования допускается деление этапа последовательно на аванпроект и экзисный проект. При разработке проектов системы управления (одновременно с проектированием новых зданий и помещений или реконструкций) технический проект включается в проектное здание. 

       Следующий, третий этап (стадия) исследований и проектирования носит название рабочего проекта. На стадии рабочего проектирования детализируются организационные, технические и технологические идеи и решения, содержащиеся в техническом проекте. Этот этап по трудоемкости занимает главное место – до 50%.

       Этот  этап наиболее ответственный в проектировании. В процессе проектирования разрабатывается  оптимальный вариант системы  управления и организации аппарата управления, его деятельности по выполнению возложенных на него функций с  минимальной затратой трудовых, материальных и финансовых средств. При локальном исследовании и проектировании проектные предложения, как правило, не выходят за рамки технического задания. При комплексном – состав проектных предложений охватывает все возможные пути ликвидации недостатков, выявленных в ходе детального исследования. Работы, выполняемые в ходе комплексного проектирования, по проблеме совершенствования аппарата управления могут быть следующими.