Комплекс проектных документов по информационному обеспечению управления

1.2. Внемашинное информационное обеспечение 

      Внемашинное информационное обеспечение включает внемашинную информационную базу и средства ее ведения.

      Внемашинную информационную базу образуют данные, содержащиеся в документах Необходимо определить состав информации, требуемый для решения задач пользователя. Кроме того, должна быть выявлена логическая структура информации, что позволяет перейти к этану формализации и моделирования данных, необходимому для автоматизированной обработки.  Структурирование информации внемашинной сферы находит отражение в ее представлении отдельными структурными единицами, их группировкой в документах, упорядочении по классификационным признакам.

      Документы являются основным носителем информации во внемашинной сфере. В соответствии с функциями управления документы подразделяются на нормативно-справочные, плановые и другие документы условно-постоянной информации, мало изменяемой во времени, и документы оперативной, первичной учетной информации, фиксирующей протекание тех или иных процессов.

      Документы условно-постоянной информации. Справочники содержат перечень объектов определенного вида (подразделений, оборудования, должностей, профессий, заказчиков и т.п.). Справочник представляет собой таблицу, в каждой строке которой указан код, наименование объекта и другие его характеристики. Производственные нормативы содержатся в конструкторско-технологических документах. Календарно-плановые нормативы содержат цеховые нормы задела (по дням) на детали или изделия. Плановые документы содержат количественные плановые показатели выпуска деталей, готовых изделий и т.п. Организационно-распорядительные документы включают положения, уставы акты, протоколы, постановления, приказы и др.

      Документы учетной информации. Приходно-расходные документы содержат учетные данные по отгрузке или отпуску товаров и материалов, а также о поступлении изделий (на склад, в цех и т.д.). Это – накладные, приходно-расходные ордера, карточки складского учета, ведомости инвентаризации и другие документы. Данные о выполнении плановых показателей отражаются в отчетах, статистических сводках. Система показателей определяется уровнем планирования. Показатели выполнения плана на уровне подразделения (участка) служат не только для отчета, но и для целей регулирования и управления. Платежные поручения отражают факт оплаты поставленной продукции заказчиком.

      Извещения об изменении нормативно-справочной информации предназначены для корректировки  информационной базы, поддержания ее в актуальном состоянии Общая характеристика документов. Все документы характеризуются наименованием, отражающим содержание документа, и формой, определяющей структуру документа.

      Логическая структура экономической информации. Экономическая информация имеет дискретный характер, то есть может быть структурирована и представлена как совокупность отдельных структурных единиц информации. Важнейшими видами структурных единиц информации являются:

• реквизит – простейшая структурная единица информации,

неделимая на смысловом уровне, отражающая количественную или качественную характеристику объекта  или процесса;

• показатель – минимальная составная единица информации,   сохраняющая информативность;
• документ – составная единица информации, которая представлена на бумажном носителе и имеет самостоятельное значение.

      К средствам организации и ведения внемашинной информационной базы можно отнести:

• систему классификации и кодирования технико-экономической информации, содержащейся в документах предметной области;
• унифицированные системы документации, которые содержат типовые формы документов, рекомендованные для использования;

• систему организации и ведения документации.

      Классификация информации позволяет ее систематизировать  и упорядочить, что необходимо для ее автоматизированной обработки. Классификация объектов одного вида позволяет выделять (группировать) подмножества объектов, обладающих одинаковыми признаками, или упорядочивать объекты в соответствии со значениями признаков. Классификация используется как основа для кодирования признаков в обозначении объектов. Полученные кодовые обозначения объектов могут использоваться для автоматизированного упорядочения и поиска объектов, обладающих заданными признаками.

      Одно  из важных назначений кодирования  – это обеспечение уникальной идентификации объектов, которая в совокупности с принятой системой классификации четко определяет сущность объекта. Это особенно важно для этапа проектирования базы данных при выделении информационных объектов и структурных связей между ними.

      Система классификации – это совокупность правил и результат распределения заданного множества объектов на подмножества в соответствии с признаками сходства или различия. Выделяемое по признаку подмножество объектов называется классификационной группировкой.  Различают два метода классификации – иерархический и фасетный метод.

      Иерархический метод классификации устанавливает  между классификационными группировками  иерархические отношения подчинения, с последовательной детализацией их свойств: класс, подкласс, группа, подгруппа, вид и так далее. На каждом уровне классификационное множество (подмножество) по некоторому основанию деления (признакам) делится на классификационные подмножества следующего уровня.

      Метод фасетной классификации основан на множестве независимых признаков. Набор таких признаков может быть произвольным, что позволяет группировать объекты по любому сочетанию признаков. Фасетный метод классификации является одноуровневым, исходное множество объектов разбивается на подмножества классификационных группировок в соответствии со значениями признаков отдельных фасетов. Фасеты независимы между собой.

      Системой кодирования является совокупность правил образования кода. Кодовое обозначение, которое характеризуется используемым набором символов, алфавитом (цифровой, буквенный, смешанный и др.), длиной (числом символов – позиций кода) и структурой обозначения. Структура кода определяется порядком кодируемых признаков. Место символа в коде является разрядом кода. Старший разряд находится слева от младшего. В коде часто предусматривается дополнительный (резервный) разряд для проверки кода – контрольный разряд.

      Различают два метода кодирования – классификационный и регистрационный.

      Классификационное кодирование построено на основе классификации объектов. Классификационная система кодирования может быть двух типов – последовательная и параллельная. Классификационная последовательная система кодирования основана на иерархической системе классификации, а параллельная – на фасетной классификации. Классификационный код содержит призначную информацию об объекте.

      Регистрационная система кодирования не основана на предварительной классификации объектов. Код обеспечивает только идентификацию объектов. Регистрационная система может быть порядковой или серийно-порядковой. В регистрационной порядковой системе кодирования объекты нумеруются с помощью чисел натурального ряда. Порядковая система кодирования используется, когда множество кодируемых объектов невелико и нет необходимости разбиения их на группы. Регистрационная серийно-порядковая система кодирования также предусматривает порядковую нумерацию объектов, но при этом номера разбиваются на серии, каждая из которых закрепляется за выделяемой группой объектов.

     Классификаторы. Документ, содержащий описание классификационных группировок, структуру кода и наименования объектов, называется классификатором (кодификатором). Классификаторы могут иметь различную степень локализации в пределах предприятия, отрасли, государства. Примерами классификаторов, используемых на общегосударственном (отраслевом) уровне, являются классификатор промышленной и сельскохозяйственной продукции, классификатор предприятий и организаций, классификатор профессий рабочих, должностей служащих, классификатор управленческой документации и др. В пределах предприятия используются локальные классификаторы структурных подразделений, готовой продукции, материалов и комплектующих, предприятий поставщиков и заказчиков и т.п. В качестве примера рассмотрим полную структуру кода по общегосударственному классификатору промышленной и сельскохозяйственной продукции (ОКП) и Единого государственного регистра предприятий и организаций (ЕГРПО) (Приложение 1).

      Таким образом, внемашинное информационное обеспечение включает систему экономических показателей, потоки информации, систему классификации и кодирования, документацию. 

1.3. Внутримашинное информационное  обеспечение 

     Внутримашинное  информационное обеспечение связано  с хранением, поиском и обработкой информации и состоит из разнообразных по содержанию, назначению, организации файлов и информационных связей между ними. Оно включает все виды специально организованной на машинных носителях информации для восприятия, передачи и обработки техническими средствами.

     Внутримашинное информационное обеспечение может быть создано либо как множество локальных (независимых) файлов, каждый из которых отражает некоторое множество однородных управленческих документов, либо как база данных. При создании базы данных файлы не являются независимыми, ибо структура одних файлов (состав полей) зависит от структуры других. Поэтому структура файлов базы данных часто не соответствует структуре управленческих документов, на основе которых эти файлы создаются. Файлы баз данных разрабатываются с соблюдением определенных принципов, и ориентацией на одну из моделей базы данных (иерархическую, сетевую, реляционную). По содержанию внутримашинное информационное обеспечение должно адекватно отражать реальную действительность организационного объекта и его подразделений, т. е. конкретную предметную область.

     Файлы внутримашинной базы делятся на:

• переменные, в которых отражаются факты финансово-хозяйственной деятельности объекта управления;
• условно-постоянные, в которых представлены материальные, трудовые, технологические и другие нормы и нормативы, а также справочные данные.

     Выходные  файлы предназначены для формирования отчетности, использования их информационной системой при решении других задач и при решении задач в последующий период. Кроме того, существуют вспомогательные, корректировочные и рабочие файлы, которые уничтожаются после каждого решения задачи.

     Внутримашинное  информационное обеспечение предназначено  для быстрого и удобного удовлетворения информационных потребностей всех пользователей информационных технологий.

     При выборе рационального варианта организации  внутримашинного информационного обеспечения, наиболее полно отражающего специфику объекта управления, к нему предъявляют следующие требования:

• полнота представления данных;
• минимальность состава данных;
• минимизация времени выборки данных при решении задач управления;
• независимость структуры массивов от программных средств их организации;
• динамичность структуры информационной базы.

     Организация, состав, структура внутримашинного  информационного обеспечения зависят от информационных характеристик предприятия, состава решаемых задач, методов их решения, возможностей программных средств, организации массивов (файлов), используемых технических средств.

     Данные  во внутримашинном информационном обеспечении могут храниться двумя способами: непосредственно в виде файлов или в базе данных. Новые информационные технологии требуют интеграции информационных процессов и, в частности, организации информации в виде совокупности баз данных.

     Организация информационной базы на основе концепции баз данных позволяет обеспечить:

• многоаспектный доступ к совокупности взаимосвязанных данных,
• интеграцию и централизацию управления данными,
• устранение излишней избыточности данных,
• возможность совмещения эффективных режимов пакетной и диалоговой обработки данных.