Комплекс проектных документов по информационному обеспечению управления

       Проектирование  – это наиболее творческая часть деятельности исследователей и проектантов (21, с. 69). Она предполагает применение различных методических и организационно-технических приемов и средств, разработанных наукой и практикой на сегодняшний день в их сочетании.

       Завершающей стадией работ по исследованию и проектированию является этап внедрения проекта. Внедрение проекта представляется как поэтапный процесс, предусматривающий последовательное осуществление комплекса организационно-технических мероприятий по совершенствованию  системы управления, структуры аппарата управления, унификации систем документации, внедрению новых, современных технических средств, обучению работников новым приемам работы и т.д.

       В общей сложности трудоемкость стадии внедрения проекта составляет от 10 до 30% трудоемкости разработки всего  проекта.

 По  своему характеру проектные решения, подлежащие внедрению, могут быть:

       - технические (процесс организации  и использования существующей  техники отраслью, в которой она  применяется);

       - научные (перенос и утверждение  достижений одной науки в другую  или же формирование нового научного направления);

       - научно-технические (преобразование  новой идеи или изобретения  в социально и экономически  значимую производственную продукцию,  обладающую новыми технико-экономическими  показателями);

       - организационно-управленческие (целенаправленное, запланированное и приносящее результаты изменение в системе управления, структуре организации, кадрах, технике, методах и процедурах управленческой деятельности).

       Внедрение проекта может производиться  силами:

       - организации-разработчика;

       - специализированной внедренческой  организации;

       - разработчика или специализированной  внедренческой организации совместно  с коллективом или коллективом  организации (пользователя).

       Процесс внедрения проходит в своем развитии несколько фаз:

       - эксперимент – мотивация (формируется готовность коллектива к сознательной активной деятельности по внедрению нововведений);

       - подготовка кадров (обеспечивает  взаимопонимание и согласованность  действий по горизонтали и  вертикали);

       - управленческое воздействие (введение изменения);

       - становление (в ходе которого  происходит стабилизация и упорядочение  работы, система входит в стадию  саморегуляции);

       - контроль (оценивается как весь  ход процесса, конечные результаты, расходы и возможное использование  достигнутых результатов для последующих процессов совершенствования системы).

       Одним из важных моментов внедрения является создание рабочей группы внедрения. В задачи этой группы входят: осуществление связи между разработчиком проекта и руководством организации-заказчика; координация работ по внедрению проекта при участии нескольких организаций-разработчиков; контроль (авторский надзор) за ходом внедрения и сбор необходимых данных для проектировщиков в целях устранения недостатков проекта; оснащение рабочих мест оборудованием, предусмотренным проектом; организация обучения кадров на новом оборудовании по новой технологии; осуществление различных мероприятий, необходимых для успешной реализации проекта. Состав группы не должен превышать 5-6 человек. Этап планирования заканчивается утверждением плана работы руководством заказчика и разработчика и изданием приказа.

       Следующий – подготовительный этап. Основными направлениями на этом этапе являются:

       - обучение рабочей группы;

       - ознакомление сотрудников организации-заказчика  с новой технологией работы;

       - закупка, установка и наладка  нового оборудования согласно  проекту;

       - разработка комплекса мер по  стимулированию сотрудников;

       - создание форм документов, необходимых  для контроля и фиксации хода  внедрения проекта.

       Третий  этап – управление внедрением. Это непосредственное проведение в жизнь всех мероприятий, предусмотренных проектом. На этом этапе проводятся следующие работы:

       - контроль за правильностью использования  установленного оборудования, соблюдение  технологии работ, предусмотренной проектом;

       - контроль за соблюдением сроков  внедрения, установленных планом  внедрения и планами-графиками  работ сотрудников;

       - устранение конфликтных ситуаций, вызванных недостатками проекта  и сложностью перестройки психологии  работников;

       - доведение до проектировщиков и принятие мер по своевременному устранению недостатков проекта, выявленных в ходе внедрения;

       - ведение документов, контролирующих и оформляющих ход внедрения проекта;

       - постоянное консультирование сотрудников,  работающих по новой технологии, по всем вопросам, возникающим в процессе работы.

       Завершается процесс внедрения расчетом реального  экономического эффекта, полученного  от внедрения нового оборудования и  новой технологии, составлением отчета о проделанной работе, подписанием акта о завершении работ по внедрению новой системы управления.

       Технологические процессы управления расчленяются на процедуры и операции.

       Под процедурой понимается объединение  нескольких последовательных операций, направленных на выполнение аппаратом управления своих функций. Например, экспедиционная обработка корреспонденции, контроль исполнения документов, принятие решений.

       Операцию  принято считать наименьшей законченной  частью действия (работы), выполняемого на одном рабочем месте. При необходимости (при микроэлементном нормировании) могут быть выделены «элементы» операции, ее составные части.

       В соответствии с этапами проведения исследования методы могут быть подразделены на три группы:

       - методы исследования объектов (сбора  исходных данных);

       - методы количественного и качественного анализа и синтеза;

       - методы проектирования.

       Применение  научно-исследовательских методов  находится в прямой зависимости  от целей и задач исследования на конкретном объекте. Многообразие методов  приводит к необходимости их группировки по ряду признаков:

       - по полноте охвата исследованиями: полные (сплошные), выборочные;

       - по степени участия проектантов  в обследовании объектов: непосредственные  и апосредственные;

       - по времени исследования: непрерывные,  периодические, разовые;

       - по отображению исследуемых объектов: описательные (логические, качественные), математико-статистические, матричные,  графические.

       На  практике перечисленные методы используются в совокупности, так как только с помощью одного из методов не всегда удается осуществить глубокий анализ и вскрыть истинные причины недостатков в организации трудовых процессов.

       С целью сбора количественных и  качественных исходных данных о технологических  процессах управления и трудовых процессах управления используются следующие методы.

       Методы  привлечения требуемых данных:

       - изучение документов (нормативно-правовых  данных, организационно-трудовых документов);

       - методы опроса (интервью, анкетирование);

       - методы непрерывных наблюдений (фотография  рабочего времени –индивидуальная, групповая и самофотография; хронометраж - сплошной, выборочный или целевой, фотохронометраж);

       - методы выборочных наблюдений (периодические  наблюдения и моментные наблюдения);

       - расчетные методы (количественные  методы).

 Методы  привлечения требуемых данных от сотрудников характеризуются тем, что оргпроектанты запрашивают данные, в составлении которых они лично не участвовали. Это так называемые методы опроса: интервьюирование (индивидуальные и групповые беседы, вопросы на совещаниях), анкетирование (сплошное, выборочное, индивидуальное).

       Необходимо  помнить, что источниками сведений при детальном рабочем обследовании содержания и организации труда  и загрузки рабочего времени сотрудников  являются: организационно-правовая (регламентирующая) документация, нормативные материалы, материалы изучения и анализа документооборота, документирования и документационного обслуживания аппарата.

       Расчетные (количественные или математико-статические) методы изучения трудовых процессов  и затрат рабочего времени характеризуются тем, что оргпроектанты получают необходимые им данные из сведений о количественной характеристике видов работ и путем расчетов за определенный период времени. Это в основном статистическая обработка результатов путем выборки, расчеты средних величин, дисперсионный и корреляционный анализ исходных данных.

       Критериями  выбора методов исследования служат: экономическая целесообразность, сравнительная  оценка точности методов, вероятность  и возможность отклонения в результатах  при использовании того или иного метода. В целях повышения достоверности исследования при оргпроектировании целесообразно применение сочетания методов и перепроверки результатов с помощью других методов.

       Методика  исследований – лишь одна часть совокупной методики оргпроектирования. Вторую ее часть составляют методы проектирования, то есть приемы разработки новой и рационализации существующей организационной структуры аппарата и технологических процессов управления и делопроизводства. К ним можно отнести следующие методы: моделирование, макетирование, конструирование, экспериментирование. Таким образом, с помощью названных методов достигаются главные цели оргпроектирования – повышение производительности и эффективности управления. 

2.3. Проектные документы по проектированию информационного обеспечения управления 

      Начинается оргпроектная работа с разработки программы исследования.

      Программа исследования – комплекс положений, определяющих цели и задачи исследования, предмет и условия его проведения, а также предполагаемый результат (20, с. 84).

       Программа разрабатывается на основе  определения  и осознания целей развития opганизации (фирмы), определения проблем ее развития, выделения решающих проблем,  продвигающих к цели кратчайшим путем. Программа  должна дать ясный ответ на вопросы: зачем проводить исследование, что исследовать и как исследовать? Она должна содержать обоснование актуальности и важности проблемы как предмета исследования, раскрывать ее общее содержание и роль относительно других проблем, необходимые условия для решения проблемы (финансирование, кадровое обеспечение).

       Программа, как правило, состоит из следующих  разделов: цель проведения исследований; содержание проблемы, ее актуальность и важность; рабочая гипотеза решения  проблемы в процессе исследования; обеспечение исследования ресурсами; методология исследования; предполагаемый результат исследования и эффективность.

       Планирование  работы. К составлению плана следует  привлекать минимальное число наиболее опытных специалистов. Разработку плана  возглавляет руководитель темы проекта. План работ включает следующие основные реквизиты: № этапа, наименование этапа, трудоемкость, сроки (начало, окончание), число исполнителей, стоимость (руб.).