Классификация информации в информационном обеспечении управления

К этим предложениям прилагается фрагмент разрабатываемого ОК ТЭСИ. По согласованию заказчика с головной организацией-разработчиком  по результатам обследования вопроса  может быть подготовлено техническое задание на разработку классификатора. В этом случае техническое задание должно быть оформлено в соответствии с требованиями ГОСТ Р 1.2-92¹⁷. Техническое задание должно включать следующую информацию:

• основание для разработки;
• срок выполнения;
• цели и задачи разработки классификатора;
• характеристика объекта классификации;
• структура классификатора и перечень основных требований, устанавливаемых классификатором;
• взаимосвязь с другими классификаторами и нормативно-техническими документами;
• источники информации;
• этапы работ и сроки их выполнения;
• дополнительные указания.

На этой же стадии разработки ОК ТЭСИ головная организация-разработчик  подготавливает перечень организаций  обязательного согласования и представляет его для согласования во Всероссийский  научно-исследовательский институт классификации, терминологии и информации по стандартизации и качеству (ВНИИКИ) Госстандарта РФ.

Предложения по разработке ОК ТЭСИ и (или) техническое задание на разработку классификатора согласовываются с  организациями обязательного согласования и ВНИИКИ и подписываются головной организацией по разработке и организациями-соисполнителями. После этого указанные документы утверждаются министерством (ведомством), ответственным за разработку ОК ТЭСИ, и Госстандартом РФ.

Затем головная организация – разработчик классификатора рассылает утвержденное предложение по разработке ОК ТЭСИ (и техническое задание, если оно создано) организациям-соисполнителям, организациям обязательного согласования и ВНИИКИ.

При проведении второй стадии разработки общероссийского классификатора ТЭСИ осуществляются следующие работы:

• выявление и анализ исходного множества объектов классификации с учетом международных классификаторов;
• классификация заданного множества объектов;
• унификация построения и написания наименований объектов классификации и классификационных группировок;
• кодирование заданного множества объектов классификации;

На этой стадии по усмотрению разработчика может быть подготовлена методика разработки ОК. Методика оформляется в соответствии с требованиями, предъявляемыми министерством (ведомством), ответственным за разработку классификатора. При этом в методике отражаются следующие сведения:

• уточненный перечень задач, для решения которых предназначен классификатор;
• описание исходного множества объектов ТЭИ, их количественная характеристика;
• обоснование выбора методов классификации и кодирования объектов;
• основные признаки классификации и принципы их выделения;
• алфавит, основание, структура кода;
• обоснование отсутствия или наличия контрольного числа;
• обоснование обеспеченности резервной емкости классификатора;
• дается в качестве примера фрагмент классификатора.

Наиболее сложными вопросами, которые  необходимо решать при разработке методики и проекта самого классификатора, являются выбор методов классификации  и кодирования и выбор системы  признаков классификации. Основой классификатора должны быть наиболее существенные признаки классификации, соответствующие характеру решаемых с помощью классификатора задач. При этом данные признаки могут быть или соподчиненными, или несоподчиненными. При соподчиненных признаках классификации и стабильном комплексе задач, для решения которых предназначен классификатор, целесообразно использовать иерархический метод классификации, который представляет собой последовательное разделение множества объектов на подчиненные классификационные группировки. При несоподчиненных признаках классификации и при большой динамичности решаемых задач целесообразно использовать фасетный метод классификации, представляющий собой «параллельное разделение множества объектов на независимые классификационные группировки»¹⁸.

Важным вопросом является также  правильный выбор последовательности использования признаков классификации  по ступеням классификации при иерархическом методе классификации. Критерием при этом является статистика запросов к классификатору. В соответствии с этим критерием на верхних ступенях классификации в классификаторе должны использоваться признаки, к которым будут наиболее частые запросы. По этой же причине на верхних ступенях классификации выбирают наименьшее основание кода.

Разработанная методика создания классификатора согласовывается с организациями обязательного согласования и ВНИИКИ, по результатам согласования в нее вносятся необходимые изменения. При необходимости головная организация-разработчик классификатора может созвать согласительное совещание с участием заинтересованных организаций. Затем методика утверждается министерством (ведомством), ответственным за разработку классификатора, и рассылается организациям обязательного согласования и ВНИИКИ.

На данной стадии должна быть собрана  максимально полная номенклатура объектов классификации, подлежащих включению в ОК ТЭСИ, выявлены и тщательно проанализированы свойства объектов классификации, их взаимосвязи и отношения, определены основные признаки классификации. Выявление и анализ исходного множества объектов классификации являются продолжением работ, начатых на первой стадии разработки классификатора.

Анализ исходного множества  направлен на:

• выявление наиболее общих свойств, связей и отношений объектов;
• разработку принципов установления связей между объектами;
• выявление признаков объектов;
• выделение совокупности объектов, имеющих общие признаки классификации;
• отбор основных объектов и связанных с ними объектов;
• установление соподчиненности объектов;
• определение всего множества объектов, подлежащих классификации.

Результаты анализа служат базой  для классификации объектов в  соответствии с методами классификации, закрепленными в предложениях по разработке и методике разработки классификатора.

 

Заключение.

Важнейшим условием создания единого  национального, регионального и глобального информационного пространства является информационная совместимость всех элементов такого пространства. Информационная совместимость различных систем обработки и передачи данных обеспечивается использованием унифицированных носителей информации, стандартного языка описания данных, совместимого программного обеспечения и стандартных протоколов взаимодействия информационных систем между собой.

Проведение такой стандартизации и унификации немыслима без предварительной  классификации информации, потому что основным стандартным языком описания данных при информационном обмене, обеспечивающим информационную совместимость взаимодействующих систем, являются классификаторы технико-экономической и социальной информации (К ТЭСИ). При этом в качестве такого языка при информационном обмене внутри страны используются общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации (ОК ТЭСИ), при информационном обмене между системами стран СНГ – общие, межгосударственные классификаторы ТЭСИ СНГ, при информационном обмене с системами других стран или международных организаций – международные классификации информации (МК).

Использовании в информационном обеспечении  управления классификаторов различных  категорий  и необходимость обмена информацией между разными уровнями управления ставят вопрос о принципах взаимодействия различных классификаторов. Необходимость взаимодействия классификаторов различных категорий обусловлена особенностями множеств объектов одного и того же вида информации, используемых на разных уровнях управления.

Все исследователи сходятся во мнении, что классификация информации необходима для комплексного и системного подхода  ко всем информационным и, в частности, к документационным проблемам. Так, А.Н. Сокова отмечает, что «классификация позволяет рассмотреть документацию в совокупности для решения тех или иных практических задач»¹⁹.

Без классификации информации невозможно проведения автоматизации управления, что выходит на первое место в  современных условиях При отсутствии должной классификации информации падает скорость, продуктивность и эффективность управленческого труда. Осуществляется классификация при помощи методов классификации и кодирования. Для этого внутри страны создаются общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации (ОК ТЭСИ), которые классифицируют информации по конкретным видам и отраслям деятельности. Разработка такого классификатора – это сложный и ответственный процесс, от качества классификатора во многом зависит будущее эффективное управление.

Итак, классификация информации сегодня  является важнейшим средством создания систем хранения и поиска информации, без которых сегодня невозможно эффективное функционирование информационного  обеспечения управления.

 

Список использованных источников и литературы.

1. Источники:

1. ГОСТ 6.01.1-87 Единая система классификации  и кодирования технико-экономической  информации. Основные положения. - М.: Изд. стандартов, 1987.

2. ГОСТ Р 1.2-92 Государственная  система стандартизации (ГСС) РФ. Порядок разработки государственных стандартов

3. Гражданский кодекс Российской  Федерации// Собрание законодательства  Российской Федерации, 1994, N 32, ст. 3301.

4. Постановление Правительства  РФ "О развитии единой системы  классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации" № 1212 от 1 ноября 1999 г. // Вестник Госстандарта России. – 2000. – № 1.

5. ПР 50-733-93.  Правила по стандартизации. Основные положения Единой системы  классификации и кодирования  технико-экономической и  социальной информации и унифицированных систем документации Российской Федерации. – М., 1995.

6. ПР 50-734-93. Правила по стандартизации. Порядок разработки общероссийских  классификаторов технико-экономической  и социальной информации. – М., 1995.

7. Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации» // Российская газета, 1995, 22 февраля.

2. Литература:

8. Костомаров М.Н. Классификаторы  технико-экономической информации  в информационном обеспечении  управления. – М.:МГИАИ, 1987. – 80 с.

9. Костомаров М.Н. Классификация  и кодирование документов и  документной информации (классификация  документов) // Секретарское дело. –  2003. – № 11. – С. 28-34.

10. Костомаров М.Н. Классификация  и кодирование документов и  документной информации (классификация документов) // Секретарское дело. – 2003. – № 10. – С. 35-40

11. Костомаров М.Н. Международные  и общероссийские классификаторы  информации как стандартный язык  описания данных. – М.: РГГУ, 2000. –  127 с.

12 .Костомаров М.Н. Общероссийские классификаторы для кодирования документов, единиц измерения и показателей. М.Н. Костомаров // Делопроизводство. - 2002. - N 4. - С. 42-48.

13. Костомаров М.Н. Общероссийские  классификаторы для кодирования  информации по описанию организации  экономики // Делопроизводство. - 2002. - N 3. - С. 67-72.

14. Костомаров М.Н. Организация  разработки проекта классификатора  ТЭСИ // Секретарское дело. – 2001. –  № 2. – С. 51-54.

15. Костомаров М.Н. Разработка  общероссийских классификаторов  ТЭСИ) // Секретарское дело. –  2001. – № 3. – С. 55-59.

16. Костомаров М.Н. Стандартный  язык описания информации о  трудовых ресурсах // Трудовое право. – 2002. – № 9.

17. Костомаров М.Н., Соколов А.В., Степанов Е.А. Информационное  обеспечение управления. – М.: МГИАИ,1990. – 78 с.

18. Семилетов С.И. Группы и отдельные виды типовых документов, форма их представления в социальной сфере: подходы к их классификации // Делопроизводство. - 2003. - N 1. – С. 5-12.

19. Сокова А.Н. Понятие вида  в документоведении (документная  систематика) // Делопроизводство. 2002 г., № 3, С. 7-11.

¹ Гражданский кодекс Российской Федерации// Собрание законодательства Российской Федерации, 1994, N 32, ст. 3301.

² Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации» // Российская газета, 1995, 22 февраля.

³ ГОСТ 6.01.1-87 Единая система классификации и кодирования технико-экономической информации. Основные положения. - М.: Изд. стандартов, 1987;

ГОСТ Р 1.2-92 Государственная система  стандартизации (ГСС) РФ. Порядок разработки государственных стандартов.

⁴ПР 50-733-93.  Правила по стандартизации. Основные положения Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и  социальной информации и унифицированных систем документации Российской Федерации. – М., 1995;

ПР 50-734-93. Правила по стандартизации. Порядок разработки общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации. - М., 1995.

⁵ Костомаров М.Н., Соколов А.В., Степанов Е.А. Информационное обеспечение управления. – М.: МГИАИ,1990. – 78 с.