Информационное обеспечение в управлении предприятием

 

Введение

 

Актуальность выбранной мной темы заключается в том , что хорошее информационное обеспечение это не только залог успеха и конкурентоспособности фирмы, но и порой выступает как средство выживания в условиях жесткой конкуренции.

Информационное обеспечение  управления – это связь информации с системами управления предприятием и управленческим процессом в  целом. Оно может рассматриваться  не только в целом, охватывая все  функции управления, но и по отдельным функциональным управленческим работам, например прогнозированию и планированию, учету и анализу. Это дает возможность оттенить специфические моменты, присущие информационному обеспечению функционального управления, раскрыв в то же самое время его общие свойства, что позволяет направить исследования вглубь.

В современных условиях важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в  сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Передача информации о положении и деятельности фирмы на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимосвязанными подразделениями фирмы осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средств связи.

Объектом  исследования выступает ООО «Кузя».

Предмет исследования: экономические отношения, связанные с информационным обеспечением.

Цель данной курсовой работы является изучение информационного обеспечения деятельности предприятия.

Для достижения поставленной цели  определены следующие задачи:

1. рассмотреть теоретические основы информационного обеспечения в управлении предприятием
2. Использование для этого автоматизированных систем, безусловно, наилучший  путь.

Теоретическо-методологическую основу исследования составили труды отечественных авторов ,таких как  О.В. Грищенко, М.И. Баканов,                М.С. Абрютина,  И. П. Власова, Г.Н. Золоторева, И. П. Карпова, В.В. Ковалев, А.П. Кураков.

Информационная и эмпирическая база исследования: внутренняя документация, отчеты, планы работы предприятия,  бухгалтерская отчетность, итоговые показатели предприятия ООО «Кузя».

При написании курсовой работы применялись  следующие методы: анализ, синтез, обобщение, описание, наблюдение.

     Курсовая работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка литературы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1. Теоретические основы информационного обеспечения в управлении предприятием

 

1. Понятие и значение информационного обеспечения деятельности

Информационное обеспечение  управления – это связь информации с системами управления предприятием и управленческим процессом в целом. Оно может рассматриваться не только в целом, охватывая все функции управления, но и по отдельным функциональным управленческим работам, например прогнозированию и планированию, учету и анализу. Это дает возможность оттенить специфические моменты, присущие информационному обеспечению функционального управления, раскрыв в то же самое время его общие свойства.

Информация, призванная обеспечить принятие решений, вносит существенный вклад в решение. Она становится фактором производства и подобно труду, материалам и капиталу создает богатства. В этой своей функции информация является элементом конкурентоспособности, равным по значению умелости менеджмента.

Важнейший фактор повышения эффективности производства в любой отрасли является улучшение управления. Совершенствование форм и методов управления происходит на основе достижений научно-технического прогресса, дальнейшего развития информатики, занимающейся изучением законов, методов и способов накопления, обработки и передачи информации с помощью различных технических средств.

Понятие информации является достаточно ёмким и широко распространено в настоящее время. Сам термин информация происходит от латинского слова information – разъяснение, осведомление, изложение.

Существенную  роль в принятии решений играет научно-техническая  информация, содержащая новые научные  знания, сведения об изобретениях, технических  новинках своей фирмы и фирм-конкурентов. Это непрерывно пополняемый общий фонд и потенциал знаний и технических решений, практическое и своевременное использование которого обеспечивает фирме высокий уровень конкурентоспособности.

Информация служит основой  для подготовки соответствующих  докладов, отчетов, предложений для выработки и принятия управленческих решений.

При этом основными задачами документационного обеспечения управления являются:

1) Сокращение информационных  потоков до оптимального минимума.

2) Обеспечение упрощения  и удешевления процессов сбора,  обработки и передачи информации с помощью новейших технологий автоматизации этих процессов.

Применение информационной технологии, которой является PR, нуждается в информационном обеспечении. В данном аспекте речь идёт об информационных базах данных (ИБД), без которых вся PR-деятельность попросту не имеет смысла.

Совершенно необходим для PR-деятельности комплекс информации, который можно назвать «историей фирмы». Речь в данном случае идёт о фактах создания фирмы, этапах и стадиях её развития и становления. Чрезвычайно полезной оказывается и «история товара», изделия, услуги, комплекса услуг — проще говоря, вида деятельности, которой непосредственно занимается фирма.

Анализ хозяйственной  деятельности основывается на экономической  информации. Кроме того, используют техническую и технологическую информацию, сведения об организации труда и производства, а также данные по социальным, правовым и другим вопросам.

По своим функциям в процессе управления экономическая  информация подразделяется на плановую, оперативную, бухгалтерскую и статистическую. При изучении отдельных вопросов анализа используют также и неучетные, внеплановые данные.

К подготовке исходных данных для анализа следует подходить  целенаправленно и осмысленно, необходимо убедиться в достоверности и  полноте анализируемой информации.

Информационная система  включает в себя совокупность входных  данных, результаты их промежуточной  обработки, выходные данные и конечные результаты, поступающие с систему  управления. Рационально организованный и соответствующим образом регулируемый информационный поток служит надежной базой для построения моделей (моделирования) в соответствии с задачами экономического анализа.

К плановым источникам относятся  все типы планов, которые разрабатываются  на предприятии (перспективные, текущие, оперативные, хозрасчетные задания, технологические карты), а также нормативные материалы, сметы, ценники, проектные здания и др.

Источники информации учетного характера - это все данные, которые  содержат документы бухгалтерского, статистического и оперативного учета, а также все виды отчетности, первичная учетная документация.

Данные статистического  учета, в которых содержится количественная характеристика массовых явлений и  процессов, используются для углубленного изучения и осмысления взаимосвязей, выявления экономических закономерностей.

Оперативный учет и отчетность способствуют более оперативному по сравнению со статистикой или  бухгалтерским учетом обеспечению  анализа необходимыми данными (например, о производстве и отгрузке продукции, о состоянии производственных запасов) и тем самым создают условия для повышения аналитических исследований.

Учетным документом, согласно нашей классификации, является и  экономический паспорт предприятия, где накапливаются данные о результатах  хозяйственной деятельности за несколько лет. Значительная детализация показателей, которые содержатся в паспорте, позволяет провести многочисленные исследования динамики, выявить тенденции и закономерности развития предприятия.

К внеучетным источникам информации относятся документы, которые регулируют хозяйственную деятельность, а также данные, которые не относятся к перечисленным ранее.

К организации информационного  обеспечения анализа предъявляется  ряд требований. Эта аналитичность  информации, ее объективность, единство, оперативность, рациональность и др.

Следующее требование, предъявляемое  к организации информационного  потока, - это единство информации, поступающей  из разных источников (планового, учетного и внеучетного характера

Подготовка и аналитическая  обработка исходных данных в анализе хозяйственной деятельности включает проверку данных, обеспечение их сопоставимости, упрощение числовой информации.

В первую очередь информация, собранная для анализа, должна быть проверена на доброкачественность.

Во-вторых, проводится проверка всех привлеченных к анализу данных по существу. В процессе ее определяют, насколько тот или иной показатель соответствует действительности. Главный вопрос, который решается аналитиком, можно сформулировать так: может ли такое быть на самом деле? Средствами этой проверки является как логическое осмысление данных, так и проверка состояния учета, взаимосогласованности и обоснованности показателей разных источников.

Анализ будет значительно  менее трудоемким, если обеспечена сопоставимость показателей. Для этого  всю числовую информацию после проверки ее доброкачественности приводят в сопоставимый вид.

Аналитическая обработка  данных - это уже непосредственно  анализ. Поэтому она является более  ответственным этапом работы аналитика. Организация обработки требует  соответствующего методического обеспечения, определенного уровня подготовки лиц, которые занимаются анализом, их обеспеченности техническими средствами. Ответственность за все это чаще всего возлагается на специалиста, который осуществляет руководство аналитической работой на предприятии.

Любые результаты аналитического исследования деятельности предприятия  в целом или его подразделений  должны быть оформлены в виде документов. Это может быть объяснительная записка, справка, заключение.

Объяснительная записка  обычно составляется при направлении результатов анализа в вышестоящую организацию. Если результаты анализа предназначены для внутрихозяйственного использования, они оформляются в виде справки. Заключение пишется, когда анализ проводится вышестоящими органами управления.

Что касается справки  и заключения, то их содержание в  отличие от объяснительной записки  может быть более конкретным, акцентированным  на отражении недостатков или  достижений, выявленных резервов, способов их освоения. Здесь может быть опущена  общая характеристика предприятия и условий его деятельности.

На практике наиболее существенные результаты анализа могут  заносится в специально предусмотренные  для этого разделы экономического паспорта предприятия. Наличие таких  данных за несколько лет позволяет рассматривать результаты хозяйственной деятельности в динамике, обеспечивает его преемственность за отдельные отрезки времени.

Результаты анализа  и разработанные на их основе мероприятия  целесообразно обсуждать на собраниях  коллектива предприятия и его  подразделений. Практическую реализацию они получают после соответствующих постановлений собраний коллектива, приказов руководства предприятия или вышестоящих органов управления.

Таким образом, информационная система анализа хозяйственной  деятельности должна формироваться и совершенствоваться с учетом перечисленных выше требований, что является необходимым условием повышения действенности и эффективности анализа.

 

1.2 Механизм  информационного обеспечения

 

Эффективность механизм информационного обеспечения предприятия играет немаловажную роль в том, насколько успешно функционирует данное предприятие на рынке [10. с. 66]:

С одной стороны, информация способствует решению множества  задач, стоящих перед предприятием, в том числе, направленных на: исследование запросов целевых потребителей; создание продукции/услуг, превосходящих по качеству продукции или услуги конкурентов и сравнительно лучше удовлетворяющих потребности целевых сегментов; минимизацию издержек и установление цены на продукцию или услуги на более низком, чем у конкурентов, уровне.

И с другой стороны, организация  эффективной работы с информацией  на предприятии, направленная на обеспечение  предприятия всей необходимой информацией, но с минимально возможными затратами, способствует снижению трансакционных издержек предприятия.

Основной целью механизма информационного обеспечения, является обеспечение своевременного получения руководителем и службами предприятия максимального объема качественной информации, необходимой им для принятия обоснованных решений, разработки рекомендаций и предложений в зависимости от того, в какой степени предприятие обеспечено необходимой информацией и насколько продуманными являются информационные расходы, можно говорить о большей или меньшей конкурентоспособности продукции и/или услуг предприятия.

Увеличение используемых предприятиями ПЭВМ и широкого спектра  программ, предлагаемых на рынке программных  продуктов, создало предпосылки  улучшения процесса организации  информационного обеспечения планирования предприятия.

Если ИУС  использует компьютер, то организация должна нанять соответствующее количество обслуживающего технического персонала и операторов. Эти специалисты должны стать частью организации и проникнуться пониманием того, что их обязанность - помочь организации в достижении ее целей, а не просто обеспечить безотказную работу компьютеров. Кроме того, новые компьютеры и программы могут плохо работать из-за имеющихся ошибок. Поэтому все производители настоятельно рекомендуют, чтобы оборудование было проверено на точность в процессе работы в параллель с другими системами, прежде чем на систему можно будет положиться [7. с. 93].