Информационное обеспечение управления

 

Содержание

Введение………………………………………………………………………..2

1. Теоретические аспекты информационного обеспечения предприятия...4
1. Сущность и содержание системы информационного обеспечения…4
2. Информационные системы и технологии в организации управленческой деятельности предприятия…………………………12
2. Анализ деятельности отеля «7 Небо»…………………………………...16
1. Краткая характеристика отеля «7 Небо»……………………………16
2. Анализ организационной структуры отеля «7 Небо»………………20
3. Информационные технологии, используемые в отеле «7 Небо»…..21

Заключение…………………………………………………………………...25

Список литераитуры…………………………………………………………27

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

В современных условиях мирового социально-экономического развития, особенно важной областью стало информационное обеспечение процесса управления, которое  состоит в сборе и переработке  информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений.

Перед управляющим органом  обычно ставятся задачи получения информации, ее переработки, а также генерирования  и передачи новой производной  информации в виде управляющих воздействий. Такие воздействия осуществляются в оперативном и стратегических аспектах и основываются на ранее полученных данных, от достоверности и полноты которых во многом зависит успешное решение многих задач управления.

Нельзя не отметить, что  любые принимаемые решения требуют  обработки больших массивов информации; компетентность руководителя зависит  не столько от прошлого опыта, сколько  от владения достаточным количеством  информации о быстро меняющейся ситуации и умения ею воспользоваться.

Это необходимо знать и  понимать будущим руководителям. От этого зависит не только судьба конкретной личности или предприятия, но и, быть может, судьба России в целом, ее роль на международной арене. Для меня, как для будущего менеджера, “информационный  потенциал”  играет очень важную роль. Поскольку, наши дни диктуют  острую необходимость уверенно чувствовать  себя на ногах в обществе, где  значение информации для всех сфер общественной жизни постоянно увеличивается. Не вызывает сомнения тот факт, что  ключом к успеху в таком обществе будет являться умение четко ориентироваться  в огромном океане информации и умение эффективно воспользоваться этой информацией. Именно поэтому данная тема кажется  мне очень современной, актуальной и интересной для рассмотрения в  курсовой работе.

 

 

1. Теоретические  аспекты информационного обеспечения  предприятия

1.1 Сущность и  содержание системы информационного  обеспечения

Важнейшая особенность процесса управления заключается в его  информационной природе. В управляющей системе на основе тщательного изучения и анализа информации о задачах, которые ставит перед собой организация, о состоянии управляемого объекта, тенденциях его развития, о смежных производствах, научно-технических разработках о составе коллектива, формах организации его труда и т.д. создается информационная модель будущего состояния объекта и обосновываются условия и этапы ее реализации, т.е. принимаются решения по преобразованию объекта. Организация реализации принятых решений проводится через систему методов воздействия на работников с использованием информации о ходе выполнения принятых решений (обратная информация)  . Чем точнее и объективнее информация, находящаяся в распоряжении системы управления, чем полнее она отражает действительное состояние и взаимосвязи в объекте управления, тем обоснованнее поставленные цели и реальные меры, направленные на их достижение.

Так как руководитель в  своей работе опирается на информацию о состоянии объекта и создает  в результате своей деятельности новую командную информацию с  целью перевода управляемого объекта  из фактического состояния в желаемое, то информацию условно считают предметом  и продуктом управленческого  труда. 

Информация как элемент  управления и предмет управленческого  труда должна обеспечить качественное представление о задачах и  состоянии управляемой и управляющей  систем и обеспечить разработку идеальных  моделей желаемого их состояния.

Информационное обеспечение-это  часть системы управления, которая  представляет собой совокупность данных о фактическом и возможном  состоянии элементов производства и внешних условий функционирования производственного процесса и о  логике изменения и преобразования элементов производства. При характеристике информации в системе управления выделяются две ее части:

• первичные элементы информации (данные), которые могут быть присущи всем объектам определенного класса и различаются лишь количественным выражением;
• схемы классификационных связей, которые отражают логику изменений в производственном процессе и обосновывают направления преобразования информации (информационной модели).

Они в большей мере связаны  со спецификой объекта. Это позволяет  выделить два уровня характеристик  информационного обеспечения:

элементный, т.е. совокупность данных, характеристик, признаков;

системный, т.е. воспроизводящий взаимосвязи и зависимости между классификационными группами информации, реализуемый в виде информационных моделей.

При элементной характеристике информации изучаются состав информации, форма и виды носителей, их номенклатура. При характеристике информационной системы исследуются движение информационных потоков, их интенсивность и устойчивость, алгоритмы преобразования информации и соответствующая этим объективным  условиям схема документооборота.

Совокупность информации, регистрируемой, передающейся и перерабатывающейся в системе управления, должна отражать все разнообразие фактических и  возможных состояний, наблюдаемых  и регулируемых системой управления .

Характеризуя информацию как предмет труда в процессе управления, необходимо учесть ряд  ее особенностей. Прежде всего, информация-это  предмет труда длительного пользования. При использовании она не теряет своих потребительских свойств, хотя и входит в состав готового продукта (управленческого решения), составляя его субстанцию. Такая  особенность информации предлагает определенную специфику ее формирования. Наибольший объем работ и затрат связан с первоначальным созданием  информационных массивов - банков данных. В последующем данные этих банков периодически обновляются, корректируются, но продолжают использоваться.

Поскольку содержание банков данных может быть использовано для  разных подсистем и даже разных объектов управления, они могут быть в значительной мере централизованы.

Информация относится  к предметам труда особого  рода также потому, что она способна к саморазвитию. Количественное накопление информации дает возможность более  четко установить тенденцию развития управляемого объекта и выявить  новые связи между отдельными классификационными группами информации. Это позволило в качестве одного из важнейших принципов построения информационной системы сформулировать получение максимума производной  при минимуме исходной информации.

Старение информации в  ряде случаев связано с потерей  ее ценности для конкретных условий  и целей, но она может быть омоложена  и вновь приобретает ценность с изменением условий. Определенную полезность сохраняет даже ретроспективная  информация как база для анализа  динамики.

Информация должна быть подготовлена к использованию. В зависимости от степени ее подготовленности может быть выделена: первичная информация как набор данных, показателей, описывающих отдельные стороны процесса и его элементов; вторичная информация, прошедшая определенное упорядочение и классификацию для получения целесообразной производственной информации; информационные модели отдельных элементов и локальных процессов, описывающие статическое состояние объекта; информационные модели динамики, характеризующие изменение отдельных элементов и процессов; интегрированные информационные модели, описывающие определенные решения и имеющие активную направленность. Первые две степени являются прерогативой информационной службы; третья и четвертая связаны с деятельностью определенных функциональных подразделений; последняя группа моделей пользуется руководителем.

Решения являются идеальным  описанием желаемого состояния  объекта и методов достижения этого состояния. Они представляют собой продукт ограниченного  применения, так как направлены на конкретный объект в четко описываемых  условиях. Качество решения как готового продукта проявляется опосредованно, в деятельности объекта, на который  данное решение направлено .

Для анализа информационного  обеспечения наибольшее значение имеет  выделение следующих разновидностей информации (Табл.1).

Таблица 1. Классификация видов информации

Классификационный признак	Вид информации
В зависимости от описываемых  процессов	Производственно-экономическая; технико-технологическая; организационная, социальная; информация о внешних  хозяйственных связях
По отношению к управляемому объекту	Внешняя; внутрипроизводственная
По роли в процессе управления	Директивная; нормативная; плановая; аналитическая
По степени обновляемости и порядку обновления	Постоянная; переменная; длительного  хранения; оперативная; циклическая; периодическая
По степени агрегирования	Простая; интегрированная; усредненная  и т.п.
По степени преобразования	Первичная; производная; обобщенная
По степени обработки	Бухгалтерская; статистическая; оперативно-производственную и т.п.

 

При организации информационного  обеспечения принципиальное значение имеет распределение информации на прямую, т.е. командную, исходящую  от управляющей системы, и обратную, отражающую реакцию управляемого объекта  на происходящие изменения и реализуемые  решения.

Необходимо отметить, что  основным видом информации, циркулирующей  на предприятиях (объединениях), является информация, организующая производственные и технологические процессы и  реализующая методы управления этими  процессами. Разработка конструкторской  и технологической документации, создание и поддержание в актуальном состоянии нормативной базы, планирование, учет и оперативное управление производственными  процессами создают на предприятиях (объединениях) мощный поток производственно-экономической  информации. Она может быть директивной  или распорядительной, производственно-экономической  или общественно-воспитательной и  т.п. 

Под экономической информацией  понимают информацию, которая возникает  при подготовке и в процессе производственно-хозяйственной  деятельности предприятия (объединения) и управления этой деятельностью.

Экономическая информация обладает рядом особенностей:

• в основной массе она имеет дискретную форму преставления; выражается в цифровом или алфавитно-цифровом виде;
• отражается на материальных носителях (документах, перфолентах, перфокартах, магнитных лентах, дисках и т.д.);
• ее большие объемы обрабатываются в установленных временных пределах, зависящих от ее конкретных функций, чаще всего - это циклическая регулярная обработка;
• исходная информация, возникающая в одном месте, находит свое отражение в различных функциях управления и в связи с этим подвергается различной обработке несколько раз, что требует многократной перегруппировки данных;
• объемы исходной информации достигают больших размеров при относительно малом числе операций ее обработки;
• исходные данные и результаты расчета, а иногда и промежуточные результаты подлежат длительному хранению.

исключительно важными требованиями к экономической информации в  системах управления производством  являются требования своевременности, полноты и достоверности, которые  следует неукоснительно выполнять  при организации обработки экономической  информации.

При создании информационного  обеспечения ориентируются на усредненную, выровненную потребность в информации руководителей и специалистов. Особое место здесь занимает информация об управлении, в которой отражаются прогрессивные приемы и методы организации  управления .

В процессе организации информации принципиальное значение имеет расчленение  ее на условно-постоянную, выполняющую  роль нормативно-справочной, и переменную. Оба эти вида информации на основе анализа классификационных связей организуются во взаимосвязанные блоки (модели), которые могут быть описывающими, т.е. характеризующими процесс в статике или динамике, компонентами, отражающими определенную типовую ситуацию.

Процесс формирования информационного  обеспечения включает несколько  этапов (Табл.2).

Таблица 2. Этапы формирования информационного обеспечения\

Этап формирования информационного  обеспечения	Характеристика
Описание состояния объекта	Предполагает набор технико-экономических  показателей и параметров, характеризующих  управляющую и управляемую систему, с соответствующей классификацией этих показателей
Формирование частных  статических моделей	Моделирование классификационных  связей в информационных массивах с  выделением причинно-следственных зависимостей
Обоснование тенденций количественного  и качественного изменения в  производстве	Отражение в информационных моделях динамики отдельных элементов  и процессов. Количественное изменение  предполагает корректировку информации, а качественное изменение - ее частичную  или полную перестройку
Интегрирование информационной модели процесса производства	Отражает взаимосвязь  и динамику локальных процессов  и всего производства