Классификация информации в информационном обеспечении управления

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Российский государственный гуманитарный университет

 

Историко-архивный институт

факультет документоведения

кафедра документоведения

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Сучков Егор Николаевич

 

Классификация информации и ее роль в информационном обеспечении управления.

 

 

 

Курсовая работа

студента IV курса дневного отделения

 

 

 

 

 

 

научный руководитель

Конькова А.Ю.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Москва 2004

Оглавление

          С.

Введение..........................................................................................…… 2

1. Классификация информации ………………………………………  6

2. Методы классификации ……………………………………………  7

3. Методы кодирования …………………………………………….…  11

4. Разработка общероссийских классификаторов  ТЭСИ …………… 16

Заключение ...................................................................................…….   23

Список использованных источников и литературы …………………  25

 

 

 

 

 

 

 

Введение.

Существование современного общества немыслимо без ее основного ресурса  – информации. Понимая информацию как один из основных стратегических ресурсов, без которого невозможна деловая, управленческая, вообще любая социально значимая деятельность, необходимо уметь его оценивать как с качественной, так и с количественной стороны. На этом пути существуют большие проблемы из-за нематериальной природы этого ресурса и субъективности восприятия конкретной информации различными индивидуумами человеческого общества. С этой точки зрения классификация информации является важнейшим средством создания систем хранения и поиска информации, без которых сегодня невозможно эффективное функционирование информационного обеспечения управления.

Главной целью настоящей работы является рассмотрение классификации  информации как неотъемлемой части  информационного обеспечения управления, без которой невозможно эффективно и оперативно осуществлять управленческую деятельность.

Для этого нужно  рассмотреть следующие задачи и  вопросы. Первой задачей является изучение общих понятий по данной теме и  общих принципов классификации  информации.  Рассмотрение конкретных классификационных методов в качестве главного способа проведения классификации составляет вторую задачу работы. Для выполнения следующей задачей  следует изучить методы кодирования, используемые в классификаторах. Рассмотрение разработки общероссийских классификаторов ТЭСИ как конкретной формы реализации классификации информации в информационном обеспечении управлением является заключительной задачей работы.

К законодательным  актам, которые регламентируют вопросы  данной проблемы, можно отнести Гражданский кодекс РФ¹ и федеральный закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации»². Данные законодательные акты дают основные определения в сфере информации и информационного обеспечения управления, и регулирует отношения, возникающие при формировании и использовании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и предоставления потребителю документированной информации.

Более подробно проблема классификации информации рассматривается в нормативных актах по классификации и стандартизации. К ним следует отнести следующие нормативные акты. Это прежде всего государственные стандарты ГОСТ 6.01.1-87 и ГОСТ Р 1.2-92³, которые определили единую систему классификации и кодирования технико-экономической информации, а также  государственную систему стандартизации (ГСС) РФ и порядок разработки государственных стандартов. Следующим видом нормативных документов по данной теме являются правила по стандартизации⁴, устанавливающие основные положения системы классификации и кодирования технико-экономической и  социальной информации и унифицированных систем документации Российской Федерации», а также порядок разработки общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации.

Наиболее современным  нормативно-правовым актом является Постановление Правительства  РФ «О развитии единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации» № 1212 от 1 ноября 1999 г. Данное постановление определяет общие принципы функционирования единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации, устанавливает список федеральных органов исполнительной власти, которые осуществляют информационное обслуживание пользователей и ведение общероссийских классификаторов, и регулирует другие вопросы, связанные с единой системой классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации.

Литературу по данной проблематике можно разделить на две части: на монографии и учебные пособия и на статьи в периодических изданиях. К учебным пособиям относятся работа по информационному обеспечения управления, в котором классификация информации рассматривается как одно из неотъемлемых составляющих эффективного информационного обеспечения управления⁵, и также пособие, посвященное единой государственной системе классификации⁶.Отдельно бы хотелось выделить работу М.Н. Костомарова «Международные и общероссийские классификаторы информации»⁷, которая является самой современной на сегодняшний день по данной теме и содержит информацию как о российских классификаторах и классификации информации, так и о международных.

Основную разработку данная тема получила в периодических изданиях. Это, прежде всего, статьи М.Н. Костомарова, которые  также можно разделить на две части. Это статьи, посвященные общим вопросам классификации информации⁸, и статьи, касающиеся проблем разработки и действия конкретных классификаторов⁹.

Также вопросы  классификации в своих работах  затрагивают и другие авторы¹⁰. 

Работа имеют следующую структуры, обусловленную целями и задачами работы. Работа состоит из введения, четырех разделов и заключения. В первом разделе даются основные понятия и определения по классификации информации, указывается, для чего служит классификация информации и почему она необходима в информационном обеспечения управления. В втором разделе изучаются методы классификации, при помощи которых осуществляется классификация информации. Третий раздел посвящен методам кодирования, при помощи которых непосредственно осуществляется кодировка информация при ее классификации.  Четвертый раздел освещает разработку общероссийских классификаторов ТЭСИ как конкретную форму реализации классификации информации. В заключении приводятся выводы по данной работе.

 

1. Классификация информации.

Термин информация происходит от латинского informatio, что означает разъяснение, осведомление, изложение. С позиции материалистической философии информация есть отражение реального мира с помощью сведений (сообщений). В широком смысле информация - это общенаучное понятие, включающее в себя обмен сведениями между людьми, обмен сигналами между живой и неживой природой, людьми и устройствами.

Согласно федеральному закону «Об информации, информатизации и защите информации» сегодня  под информацией понимается «сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления»¹¹. Вся информация объединяется в информационные системы – «организационно упорядоченные совокупности документов (массивов документов) и информационных технологий, в том числе с использованием средств вычислительной техники и связи, реализующих информационные процессы».

Классификация – это «разделение  множества объектов на подмножества по их сходству или различию в соответствии с принятыми методами»¹². Классификация фиксирует закономерные связи между классами объектов с целью определения места объекта в системе, которое указывает на его свойства. Под объектом понимается любой предмет, процесс, явление материального или нематериального свойства. Система классификации позволяет сгруппировать объекты и выделить определенные классы, которые будут характеризоваться рядом общих свойств. Классификация объектов – та процедура группировки на качественном уровне, направленная на выделение однородных свойств.

Применительно к информации как к объекту классификации выделенные классы называют информационными объектами. С этой точки зрения классификация информации является важнейшим средством создания систем хранения и поиска информации, без которых сегодня невозможно эффективное функционирование информационного обеспечения управления. Классификация носит всеобщий характер вследствие той роли, которую она играет как инструмент научного познания, прогнозирования и управления. Одновременно классификация выполняет функцию объективного отражения и фиксации результатов этого познания. при этом характер классификационной схемы, состав признаков классификации и глубина классификации определяется теми практическими целями, для реализации которых используется классификация, типом объектов классификации, а также условиями, в которых классификация будет использоваться.

Создание в России единого информационного  пространства и объединение его  с европейским и мировым информационным пространством давно уже стало  одной из важнейших задач, от решения которых во многом зависит дальнейшее развитие страны. Решение же этой задачи возможно только при условии гармонизации российских и зарубежных информационных систем и обеспечении информационной совместимости всех взаимодействующих информационных систем. Под информационной совместимостью понимается взаимное соответствие различных частей на стыках, позволяющее объединять их друг с другом, что обеспечивает функционирование системы как единого целого. Достижении информационной совместимости обеспечивается унификацией и стандартизацией средств информационной техники, носителей информации, языка формализованного описания данных, структуры информационных систем и технологических процессов в них. И для осуществления всех этих задач необходима классификация информации, которая осуществляется при помощи методов классификации.

 

2. Методы классификации.

 Используются два метода классификации  информации: иерархический и фасетный. Первый из этих методов – иерархический, является более традиционным. при  использовании иерархического метода происходит «последовательное разделение множества объектов на подчиненные, зависимые классификационные группировки»¹³. Получаемая на основе этого классификационная схема имеет иерархическую структуру. В ней первоначальный объём классифицируемых объектов детализируется на каждой следующей ступени классификации. В общем виде иерархическую классификационную схему можно представить в следующем виде:

Классификационные схемы, построенные  на основе иерархического принципа, имеют  неограниченную ёмкость, величина которой зависит от глубины классификации 9числа ступеней деления и количества объектов классификации , которое можно расположить на каждой ступени. Количество же объектов на каждой ступени классификации определяется основанием кода, то есть числом знаков в алфавите кода. Выбор необходимой глубины классификации и структуры кода зависит от характера объектов классификации и характера задач, для решения которых предназначен классификатор.

Серьёзным недостатком иерархического метода классификации является жесткость классификационной схемы. Она обусловлена заранее установленным выбором признаков классификации и порядком их использования по ступеням классификации. Это ведёт к тому, что при изменении состава объектов классификации, их характеристик или характера решаемых при помощи классификатора задач требуется коренная переработка классификационной схем. поэтому при разработке классификаторов следует учитывать, что иерархический метод классификации более предпочтителен для объектов с относительно стабильными признаками и для решения стабильного комплекса задач.

К классификационным схемам, построенном  на основе иерархического метода классификации, предъявляются определенные требования, соблюдение которых повышает их качество и эффективность применения. Первым таким требованием является непересекаемость классификационных группировок, расположенных на одной ступени классификации. Это означает, что классификационные группировки. расположенные на одной и той же ступени классификации, не должны включать аналогичных понятий.

Второе общее правило заключается  в том, что для разделения любой  классификационной группировки  на подчиненные группировки должен использоваться только один признак. Но это требование соблюдается только при использовании последовательного метода кодирования. при использовании же параллельного метода кодирования на определенной ступени классификации при иерархическом методе классификации могут одновременно использоваться несколько признаков, выбор которых определяется характером решаемых задач.

Третьим требованием к иерархическому методу классификации является логичность и последовательность деления группировок  на нижестоящие и полнота этого  деления. В соответствии с этим требованием  на верхних ступенях классификации  должны использоваться признаки, к которым в дальнейшем будет обращено наибольшее число запросов. Полнота деления означает. что сумма подмножества всегда должна давать делимое множество объектов, не должна оставаться какая-то часть объектов, не вошедшая в состав классификационных группировок.

Вместе с этим у иерархического метода классификации есть достоинства, которые обеспечили ему широкое  использование в различных классификационных схемах.

В современных классификационных  схемах широко используется и второй метод классификации – фасетный метод. Под этим методом понимается «параллельное разделение множества объектов на независимые классификационные группировки»¹⁴. При этом методе классификации заранее жесткой классификационной схемы и конечных группировок не создается. Разрабатывается лишь система таблиц признаков объектов классификации, называемых фасетами. при необходимости создания классификационной группировки для решения конкретной задачи осуществляется выборка необходимых признаков из фасетов и их объединение в определенной последовательности. В общем виде фасетную классификационную схему можно представить в следующем виде: