Электронный документ. Система электронного документооборота

Профессиональное  уничтожение документов

«Архив-Сервис»  предлагает вам:

1. Комплексное обследование  документов, которое позволит установить их сроки хранения.  По срокам хранения документы делятся на временные, долговременные, постоянного хранения и до замены новыми.
2. Экспертизу  научной и практической ценности документов.  Архив-Сервис проведет экспертизу ценности документов и установит, какие документы требуется хранить в архиве дальше, а какие можно отдать на утилизацию.
3. Составление Акта уничтожения документов. Вам в индивидуальном порядке составят акт уничтожения документов, без которого утилизация большинства документов невозможна. Пока не составлен Акт выделения документов на уничтожение и не подписан акт уничтожения документов, документы юридически существуют.
4. Конфиденциальное уничтожение бухгалтерских и банковских документов, а также документов, чей срок хранения уже истек.  В конфиденциальное уничтожение входят погрузо-разгрузочные работы, вывоз и уничтожение документов на промышленных шредерах. Все работы могут быть выполнены в вашем присутствии.
5. Срочная утилизация документов с вывозом.  В течение двух часов к вам прибудет автотранспорт с нашими сотрудниками, которые погрузят и вывезут документы для уничтожения на промышленных шредерах. Вы можете присутствовать на каждом этапе срочной утилизации документов.

Хранение  документов

Внедрение персональных компьютеров  во все сферы  деятельности, включая работу  в организации, приносит помимо преимуществ и новые вопросы. Развитие технологий требует, чтобы работа с информацией теперь строилась по несколько иным принципам, чем это было принято еще в недавнем прошлом. 90% информации в настоящее время более доступно на компьютерах, а не на бумаге.

Но все более распространенным явлением становится  вопрос хранение документов в индивидуальных архивных коробах. К этой услуге фирмы прибегают в разных ситуациях. Сегодняшние реалии не позволяют им быть уверенными в сохранности документов внутри компании,. Между тем в Гражданском кодексе РФ этот вид хранения регулируется специальными правилами. Начнем с того, что хранение документов в архивных коробах - это не единственно возможный способ  архивного хранения документов, хотя именно он применяется в подавляющем большинстве случаев. Передать документы на хранение можно, путем заключения обычного договора хранения документов.

Перейдем к архивному хранению документов в индивидуальном архивном коробе. Заметим, что в качестве архивохранилища для документов мы предоставляем изолированное помещение. По договору хранения документов в архиве клиенту предоставляется право самому помещать документы в архивный короб, или пользоваться нашими услугами. Как и при обычном хранении, у нас существует этап принятия документов от клиента. В подтверждение этой операции должен быть составлен соответствующий акт. Это принятие происходит до помещения документов в короб. В этот момент, ответственным за их сохранность, становится Архив-Сервис. Действия по помещению их в короб осуществляются или самим клиентом, или с помощью наших сотрудников. Такой же характер носят и действия клиента по изъятию документов их архивохранилища, поскольку право владения документов переходит к клиенту, как он изъял  документов, При рассматриваемом способе хранения мы, как профессиональный хранитель, несём ответственность за утрату, недостачу или повреждение  документов.

Передача  дел в архив учреждения,

т.е. в ведомственный архив. (Ведомственным называется архив, находящийся в непосредственном подчинении соответствующей организации, не входящей систему государственной архивной службы, или являющийся структурным подразделением организации.) Ведомственный архив осуществляет хранение документов организаций и предприятий до передачи их на государственное хранение.

Сдача документов в архив  на хранение при ликвидации.

Действующее законодательство Российской Федерации подразумевает  сдачу архива организации при  ликвидации или правопреемнику, или  же в государственный архив. Сдача документов в архив выполняется в упорядоченном состоянии (что часто само по себе может представлять проблему). Сдаче в архив подлежат следующие документы личному составу (бумаги отдела кадров), срок хранения которых составляет 75 лет; документы долговременного хранения (более 10 лет), которые могут служить основанием для выдачи справок разного характера.

Организация архива внутри компании.

У нас за плечами сотни прекрасно сделанных малых и крупных архивов, и в каждом из них частица таланта наших специалистов, мы надлежащим образом готовы организовать собственными силами хранение документов внутри Вашей компании.

"Электронный архив" - это:

1. Быстрый и легкий доступ к документам
2. Длительное хранение без потери качества документов
3. Обязательное соблюдение процедур внесения изменений
4. Работа с документами, учитывающими все последние обновления и исправления. Выпуск документации высокого качества, независимо от срока хранения.

Основная задача электронного архива организации - оперативное обеспечение доступа всех отделов к необходимым документам. Поиск документа в бумажном архиве может отнимать до недели рабочего времени, но и по истечении недели не каждый документ будет найден. Как следствие, общая эффективность работы бумажного архива с каждым годом падает.

Организация электронного архива документов состоит из 3-х основных этапов:

1. Сканирование документов
2. Ввод данных в карточки поиска 
3. Верификация и установка программного обеспечения

Зачем нужно создавать электронный  архив на предприятии?

1. При создании электронного архива документы систематизируются, что способствует стандартизации процессов работы с документами.
2. Информация, хранящаяся в бумажном виде, имеет свойства приходить со временем в негодность.
3. Документ, выданный из архива для временного пользования, может быть безвозвратно утерян. Неупорядоченная информация, хранящаяся в электронном виде, также может быть потеряна или уничтожена

Также дополнительно хотелось бы отметить, что  никакие носители информации не дают 100% гарантию сохранности от таких чрезвычайных ситуаций, как пожар, затопление и прочих катаклизмов. Только резервирование информации значительно снижает риск её потери. Резервирование электронного архива во много раз менее дорогостоящая операция чем, создание резервных бумажных копий обычного архива.  
Одна из самых важных причин создания электронного архива на предприятии - значительное сокращение времени на поиск и обработку информации. Нужный документ можно найти и распечатать за считанные минуты. При существенных размерах архива экономия времени может быть колоссальной.

Преимущества  электронного архива

Надежное централизованное хранилище электронной документации - быстрый целевой поиск:

1. Доступность документов для оперативного использования Уменьшение накладных расходов
2. Повышение уровня безопасности ветхих и особо ценных документов.

Таким образом, электронный  архив нужен почти каждой организации, независимо от ее размеров.

Объектами хранения и обработки  первичных документов являются электронные  документы. При создании электронного документа предварительно настраивается его профиль: значения, задаваемые по умолчанию, права доступа, постановка на контроль, маршрут движения и т.п.

Электронный документ содержит регистрационную карточку документа с реквизитами, предназначенными для ведения электронного документооборота. В электронный документ, по желанию пользователя, может включаться образ исходного бумажного документа в текстовом или графическом представлении. Все входящие документы переносятся в базу данных с использованием сканера и системы распознавания символов либо вводом текста с клавиатуры. Затем документы регистрируются и поступают на рассмотрение одному из руководителей организации или непосредственно адресату. Руководитель рассматривает документ, накладывает резолюцию, определяет исполнителя (исполнителей) и сроки исполнения и при необходимости назначает ответственного за контроль. Далее документ поступает каждому из исполнителей, которые, исходя из своей компетенции, могут назначать дополнительных исполнителей. После исполнения документа, исполнитель проставляет отметку об исполнении и направлении документа в дело.

Электронный архив, система электронного архива — система структурированного хранения электронных документов, обеспечивающая надежность хранения, конфиденциальность и разграничение прав доступа, отслеживание истории использования документа, быстрый и удобный поиск.

Электронный архив относится к  классу систем управления корпоративным контентом(Enterprise Content Management). Множество организаций приходит к его внедрению через использование сетевых папок общего пользования, но еще, не будучи готовыми к внедрению систем электронного документооборота, зачастую громоздких и сложных, поэтому электронные архивы позиционируют как основу документооборота.

Особенности систем электронного архива

1. не допускает изменение документа;
2. позволяет существовать единственной финальной версии документа;
3. запрещает удаление документов, кроме некоторых строго контролируемых ситуаций;
4. должен включать строгие правила хранения;
5. должен включать строго упорядоченную структуру документов (классификационную схему), которая задается администратором;
6. может поддерживать ежедневную работу, но в первую очередь предназначен для обеспечения защищенного хранения бизнес значимых документов.

Основные функции

Внедрение такой системы, прежде всего, начинается с потребности структурировать электронную информацию, независимо от того, текстовые ли это документы, мультимедиа или графика: подписанные контракты, первичная финансовая, а также техническая и проектная документация.

Электронный архив включает следующие  базовые функции:

1. управление документами и иерархической структурой архива;
2. имиджинг документов;
3. поточный ввод — ускорение занесения большого массива типовых и разнородных документов в систему;
4. управление Web-контентом;
5. системы сообщений, позволяющие пользователям обмениваться сообщениями, а также назначать задачи и отслеживать статус их выполнения.

В зависимости от разновидности  системы архива и ее предназначения, появляются специфичные функции, например:

1. для систем автоматизации архивного делопроизводства — формирование и оформление архивных дел, автоматическое формирование номенклатуры дел, учет и контроль использования дел;
2. для архивов нормативно-технической документации — функция актуализации, напоминающая пользователю о необходимости проверить актуальность представленного в системе стандарта;
3. для архивов финансовой (платежной) документации — функция выборки, позволяющая в кратчайшие сроки вывести весь необходимый перечень документов, требующийся, например, для налоговых проверок.

Акустические  системы

Выбор акустической системы и ее покупка - центральный и ответственейший момент формирования вашей домашней аудиосистемы. Оно и понятно - ни один компонент не способен так повлиять на качество ее звучания, как акустика. Хорошая система будет отлично звучать в дуэте даже с простеньким музыкальным центром, в то время как неудачно подобранная способна на корню "зарезать" звук даже в обычном центре.

Азы акустики

Под "акустической системой" (АС) в широком смысле слова будем  понимать электромеханический преобразователь электрических звуковых сигналов в акустические. В подавляющем большинстве современных АС (более 90%) это преобразование осуществляется при помощи электродинамических головок. Динамики, установленные в корпус вместе с разделительными фильтрами, образуют акустическую систему, называемую иногда звуковой колонкой или попросту громкоговорителем. В относительно небольшом количестве акустических систем используются излучатели.

Большие или маленькие

Итак, АС бывают малогабаритными и совсем даже наоборот - предназначенными для непосредственной установки на пол. Поэтому они так и называются: "напольные акустические системы", что, согласитесь, весьма логично.