Электронный документ. Система электронного документооборота

Электронная цифровая подпись

Электронная цифровая подпись (эцп) – это реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа эцп, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.

Нормативно-правовые документы касающиеся эцп

Использование эцп при заключении сделок регламентируется Федеральным законом от 10.01.2002 N1-ФЗ «об электронной цифровой  подписи». Законом провозглашаются общие положения «правил игры» на электронных рынках в части вопросов признания эцп в электронном документе равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.

Основные цели применения эцп

Основной целью применения электронной цифровой подписи (ЭЦП) является переход от бумажных документов к электронным. Это означает, что  документы изначально оформляются в электронном виде и не переводятся на бумажные носители (не распечатываются).

Переход к электронному документообороту позволяет: существенно сократить сроки передачи документов между сотрудниками или организациями посредством передачи электронных документов по каналам электросвязи. Что позволит, например, исключить ошибки в оформлении налоговых или бухгалтерских отчетов, когда отчетный период необходимо закрывать, а оригиналы документов подтверждающих факт хозяйственной операции должны поступить по почте. Даже если почта не потерялась в процессе пересылки и приходит в срок, время на ее доставку требуется очень существенное; сократить размер накладных расходов: бумага, курьерская доставка, почтовые расходы и т.д.

Функции эцп

ЭЦП обеспечивает следующие функции:

• Подтверждает, что подписывающий не случайно подписал электронный документ;
• Подтверждает, что только подписывающий и только он подписал электронный документ;
• эцп должна зависеть от содержания подписанного документа и времени его подписания;
• Подписывающий не должен иметь возможности в дальнейшем отказаться от своей подписи.

Виды эцп

эцп могут быть присоединены к подписываемым данным, отсоединены от них или находиться внутри данных. Наиболее часто применяют эцп к данным, хранящимся в файлах, а сама подпись относится ко всему содержимому файла.

Присоединенная электронная цифровая подпись

В случае создания присоединенной подписи создается новый файл эцп, в который помещаются данные подписываемого файла.  Этот процесс аналогичен помещению документа в конверт и его опечатыванию. Перед извлечением документа следует убедиться в сохранности печати (для ЭЦП в ее правильности). К достоинствам присоединенной подписи следует отнести простоту дальнейшего манипулирования с подписанными данными, т.к. все они вместе с подписями содержатся в одном файле. Этот файл можно копировать, пересылать и т.п. К недостаткам следует отнести то, что без использования средств СКЗИ уже нельзя прочесть и использовать содержимое файла, точно так же, как нельзя извлечь содержимое конверта, не расклеив его.

Отсоединенная электронная цифровая подпись

При создании отсоединенной  подписи файл подписи создается  отдельно от подписываемого файла, а сам подписываемый файл никак не изменяется. Достоинством отсоединенной подписи является  то, что подписанный файл можно читать, не прибегая к СКЗИ. Только для проверки подписи нужно будет использовать и файл с ЭЦП, и подписанный ей файл. Недостаток отсоединенной подписи - необходимость хранения подписанной информации в виде нескольких файлов (подписанного файла и одного или нескольких файлов с подписями). Последнее обстоятельство существенно осложняет применение подписи, так как при любых манипуляциях с подписанными данными требуется копировать и передавать несколько независимых файлов.

Электронная цифровая подпись внутри данных

Применение ЭЦП этого  вида существенно зависит от приложения, которое их использует, например электронная цифровая подпись внутри документа Microsoft Word или Acrobat Reader. Вне приложения, создавшего ЭЦП, без знания структуры его данных проверить подлинность частей данных, подписанных ЭЦП затруднительно.

Удостоверяющие  центры (УЦ)

Удостоверяющий центр  – организация или подразделение, обеспечивающее взаимное доверие между участниками обмена электронными сообщениями, подписанными электронной цифровой подписью. Именно обеспечение доверия между сторонами является основной задачей удостоверяющего центра, в этом его задача близка к задаче службы нотариата. Только на основании доверия всех участников обмена к удостоверяющему центру строится механизм доверия сторон к электронным цифровым подписям и сведениям, указанным в сертификатах участников обмена.

Для реализации механизма  взаимного доверия участников обмена удостоверяющий центр имеет центр сертификации, который:

• изготавливает сертификаты открытых ключей; создает ключи по обращению участников информационной системы с гарантией сохранения в тайне закрытого ключа;
• приостанавливает и возобновляет действие сертификатов открытых ключей, а также аннулирует их;
• ведет реестр сертификатов открытых ключей, обеспечивает его актуальность и возможность свободного доступа к нему участников информационных систем;
• проверяет уникальность открытых ключей в реестре сертификатов ключей подписей и архиве удостоверяющего центра;
• выдает сертификаты открытых ключей в форме документов на бумажных носителях и (или) в форме электронных документов с информацией об их действии;
• осуществляет по обращениям пользователей сертификатов открытых ключей подтверждение подлинности электронной цифровой подписи в электронном документе в отношении выданных им сертификатов открытых ключей;
• может предоставлять участникам информационных систем иные связанные с использованием электронных цифровых подписей услуги.

Служба  штампов времени

Срок действия любого сертификата  ЭЦП ограничен определённым промежутком  времени. После истечения его  срока действия все документы  созданные при помощи данной ЭЦП  теряют свою юридическую силу, т.к. невозможно определить был ли сертификат актуален

на момент подписания данного документа  или нет? Это автоматически означает недействительность документа согласно с ФЗ «Об электронной цифровой подписи».

Служба штампов времени  позволяет доказать факт существования  документа на определённый момент времени.

Службой штампов времени может  выступать Удостоверяющий центр, имеющий  точный и надёжный источник времени  и предоставляющий услуги по созданию штампов времени.

Штамп времени является аналогом даты на подписываемом документе. Также  он подтверждает, что сертификат был  действителен на момент подписи документа. Это значит, что сохраняется возможность использования отозванного сертификата для проверки ЭЦП, созданных до момента отзыва. Эта проблема актуальна для всех систем электронного документооборота. Штамп времени также может использоваться для подтверждения получения или отправления документа, когда это необходимо.

Что еще позволяет осуществить  использование цифровой подписи?

Электронная цифровая подпись  является одним из важнейших элементов для организации полноценного электронного документооборота, т.к. служит аналогом собственноручной подписи человека. Кроме этого, использование цифровой подписи позволяет осуществить:

• Контроль целостности передаваемого документа: при любом случайном или преднамеренном изменении документа подпись станет недействительной, потому что вычислена она на основании исходного состояния документа и соответствует лишь ему.
• Защиту от изменений (подделки) документа (гарантия выявления подделки при контроле целостности делает подделывание нецелесообразным). Невозможность отказа от авторства. Так как создать корректную подпись можно, лишь зная закрытый ключ, а он должен быть известен только владельцу, то владелец не может отказаться от своей подписи под документом. Доказательное подтверждение авторства документа: Так как создать корректную подпись можно, лишь зная закрытый ключ, а он должен быть известен только владельцу, то владелец пары ключей может доказать своё авторство подписи под документом. В зависимости от деталей определения документа могут быть подписаны такие поля, как «автор», «внесённые изменения», «метка времени» и т. д.

Что необходимо сделать для работы с ЭЦП?

Для работы с ЭЦП необходимо:

обеспечить наличие ПЭВМ в соответствии с требованиями;

1. обеспечить наличие специализированного ПО для работы с ЭЦП;
2. определить лицо, на которое выписывается сертификат ЭЦП;
3. выбрать способ получения ЭЦП;
4. заключить договор УЦ и оплатить услуги по выдаче сертификата ключа подписи.

СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА (СЭД)

С течением времени требования к  автоматизации деловых процессов  растут. И если когда-то ставилась  задача автоматизации отдельных  участков работы подразделений, что  привело к наличию большого количества разрозненных программных продуктов, то теперь основной вопрос - организация комплексной системы оперативного управления. Именно этот подход позволяет наиболее эффективно решить задачу автоматизации.

Документы - это основные информационные ресурсы любой организации, работа с ними требует правильной постановки. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают все бизнес-процессы. Документооборот - это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность организации и позволяющий оперативно ей управлять. Горы макулатуры, длительный поиск нужного документа, потери, дубликаты, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала составляют далеко не полный перечень проблем, возникающих при неэффективном построении документооборота. Всё это может сильно затормозить, а в исключительных случаях - полностью парализовать работу организации.

Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления. Документооборот исключительно  важен для правильной организации финансового и управленческого учёта.

Формируют новое поколение систем автоматизации предприятий. Основными объектами автоматизации в таких системах являются документы (в самом широком их понимании, от обычных бумажных до электронных любого формата и структуры) и бизнес-процессы, представляющие как движение документов, так и их обработку. Данный подход к автоматизации предприятий является одновременно и конструктивным и универсальным, обеспечивая автоматизацию документооборота и всех бизнес-процессов предприятия в рамках единой концепции и единого программного инструментария.

Конечных приложений автоматизации  документооборота можно насчитать огромное количество. Вот несколько примеров:

1. регистрация корреспонденции (входящие, исходящие)
2. электронный архив документов
3. согласование и утверждение ОРД
4. контроль исполнения документов и поручений
5. автоматизация договорного процесса
6. управление библиотекой книг (book Management)
7. библиотека регламентов управленческих процедур
8. оформление командировок
9. организация внутреннего информационного портала предприятия и его подразделений система контроля выполнения должностных инструкций.

Документы в наше время выступают  как универсальный инструмент управления, обеспечивают взаимодействие между  подразделениями и отдельными сотрудниками. Но при росте объемов деятельности возникает парадокс – работа с документами требует все больше ресурсов и замедляет работу всей организации. Один из способов решения проблемы – использование специального программного обеспечения – систем электронного документооборота (СЭД).

Системы электронного делопроизводства обеспечивают работу с электронными версиями документов и реквизитами регистрационно-контрольных форм в соответствии с принятыми в стране правилами и стандартами делопроизводства.

Системы электронного документооборота обеспечивают строго регламентированное и формально контролируемое движение документов внутри и вне организации на основе информационных и коммуникационных технологий.