Электронный документ. Система электронного документооборота

Пользователями систем автоматизации  делопроизводства являются сотрудники таких структурных подразделений как управление делами, секретариаты, канцелярии (10-15% сотрудников); пользователями систем, автоматизирующих деловые процессы -40-50% сотрудников организации; пользователями электронного документооборота – до 80%  сотрудников.

Характеристики  СЭД:

• масштабируемость системы
• поддержка различных программно-аппаратных платформ
• гибкость управления доступом ко всему спектру документов
• интегрируемость с другими информационными системами
• наличие нескольких типов интерфейсов рабочих мест
• наличие механизмов создания юридически значимого электронного документооборота

Возможности электронного документооборота

В СЭД  можно осуществлять весь цикл работы с документами. Группировка и  сортировка документов может осуществляться такими методами как:

• хронологический
• предметно-вопросный
• Алфавитный
• нумерационный
• номинальный
• корреспондентский

Регистрация и хранение документов в СЭД обеспечивает возможность  учета и сохранности документов, быстрого их поиска. Создание в системе  электронных библиотек документов позволяет решить проблему централизованного хранения всех нужных документов с поддержкой актуальности и простоты доступа к ним. В СЭД можно отследить текущее состояние дел, наступление сроков исполнения поручений, историю работы с документами, статистику их выполнения.

1С: Архив

1С:Архив - универсальная система  управления документами, основным  назначением которой является  централизованное хранение документов  и их версий, обеспечение доступа  сотрудников к документам для  просмотра или редактирования, и  быстрый поиск информации.

Использование 1С:Архива позволяет  упорядочить хранение документов и организовать работу с ними, сократив при этом накладные расходы, связанные с доступом к документам. 

1С:Архив может хранить документы  любых типов - офисные документы, тексты, изображения, аудио и видео файлы, документы систем проектирования, архивы, приложения и т.д. Как показывает опыт, 1С:Архив чаще всего используют для управления внутренней, организационно-распорядительной документацией и договорами. 

В системе 1С:Архив документы хранятся в папках-рубрикаторах, структуру  которых можно организовать, например, в соответствии с иерархией отделов предприятия, назначая каждому разделу ответственного администратора. Основным преимуществом 1С:Архива является наличие достаточных возможностей при доступной цене. В сочетании с широкими возможностями масштабирования это позволяет эффективно использовать 1С:Архив как на малых, так и на крупных предприятиях. 

Хранение  документов

С помощью 1С:Архива можно сформировать централизованное хранилище документов и обеспечить управляемый доступ сотрудников к документам как по локальной сети, так и через Интернет. Документы хранятся в гибко настраиваемой структуре папок-рубрикаторов.

Создание  документов.

Документы в 1С:Архиве можно создавать  на основе заранее сформированных шаблонов, или путем переноса каталогов и файлов с локального или сетевого диска в нужные папки 1С:Архива. Поддерживается ввод документов со сканера, в том числе и потоковый, с возможностью автоматического распознавания (OCR версия). Служба распознавания работает на сервере 1С:Архива в фоновом режиме и реализована на основе Abbyy FineReader Engine.

Учет документов

На каждый документ в 1С:Архиве ведется  учетно-регистрационная карточка, набор  реквизитов которой соответствует  ГОСТ Р 6.30-2003 и требованиям ГСДОУ. Состав и расположение реквизитов карточки являются жестко настроенными и не могут быть изменены.

Взаимодействие пользователей

В 1С:Архиве пользователи могут обмениваться сообщениями, присоединяя к ним ссылки на документы системы. Предусмотрена отправка документов по электронной почте. С целью упорядочивания работ с документами предусмотрена возможность выдачи поручений и контроля их исполнения.

Работа с  документами

Для просмотра и редактирования документов 1С:Архив использует соответствующие приложения. Ряд распространенных форматов документов, например, тексты, изображения, RTF-документы, HTML-документы и документы Microsoft Office, можно просматривать непосредственно в 1С:Архиве, не переключаясь в другое приложение. 

Регистрация корреспонденции

В системе 1С:Архив можно вести  учет и регистрацию входящей и  исходящей корреспонденции. При этом осуществляется автоматическая генерация сквозных регистрационных номеров.

Коллективный  доступ

1С:Архив обеспечивает коллективный  доступ сотрудников к документам как для просмотра, так и для редактирования. Конфликты при одновременном редактировании документов исключаются благодаря механизму блокировки документов.

Версионирование.

При редактировании документов их предыдущие версии автоматически сохраняются  в 1С:Архиве. К любой версии можно  вернуться, чтобы узнать кто был  ее автором или посмотреть внесенные  изменения. Количество хранимых версий документов не ограничено.

Доступ  через Web

Входящие в комплект поставки компоненты позволяют организовать доступ к  документов с помощью обычных  веб браузеров. Это позволяет, например, подключить к системе клиентов или сотрудников, работающих вне офиса. 

Поиск

1С:Архив позволяет искать документы  не только по реквизитам учетной карточки, но и по тексту, с учетом морфологии русского языка, т.е. находить любые формы слов, указанных в поисковом выражении. Для морфологического анализа используется "Морфологический модуль и словарь ОРФО, Copyright © 2000 Информатик". Полнотекстовое индексирование выполняется сервером 1С:Архива в фоновом режиме и поддерживается для документов Microsoft Office, текстовых документов различных типов и кодировок и распознанных изображений. Дополнительной возможностью системы поиска является формирование подборок информации на заданную тему (дайджест).

Права доступа

Каждому объекту 1С:Архива (документу  или папке) можно назначить набор  прав доступа. Поддерживаются группы пользователей  и наследование прав, так, например, документы наследуют права родительской папки. Права ранжируются по девяти критериям - просмотр, открытие, редактирование, управление версиями, перемещение, право  подписи, право изменения прав, создание и удаление. Все действия пользователей, связанные с изменениями объектов 1С:Архива или доступом к ним, протоколируются  и могут просматриваться администратором системы.

Основные  отличия 1С:Архива от файл-сервера:

1. однозначное решение конфликтных ситуаций при коллективном редактировании любых документов;
2. автоматическое сохранение всех версий документов с возможностью сравнения и возврата к любой из них;
3. поиск документов: как полнотекстовый, так и по полям учетно-регистрационной карточки;
4. эффективное хранение большого количества документов и версий, формирование распределенных многотомных хранилищ документов;
5. надежное хранение документов за счет исключения прямого доступа пользователей к ним.
6. эффективное управление правами доступа и аудит всех действий пользователей.

                                      Электронный архив

Электронный архив - документов это информационная система многопользовательского доступа к электронным документам.

Основные функции электронного архива:

1. Создание иерархического каталога документов;
2. Разделение информации по видам документов;
3. Хранение электронных документов(электронных копий документов);
4. Поиск необходимых документов как по иерархическому каталогу документации, так и по атрибутам документа;
5. Доступ к документам на основе прав пользователей;
6. Просмотр документов;
7. Работа с копиями документов;
8. Печать документов;
9. Резервное копирование документов;
10. Администрирование системы (заведение новых пользователей, определение прав доступа и контроль).

Стоить также заметить, что электронный  архив не является заменой системы  электронного документооборота, он её функционально дополняет. Функции  этих систем сродни бумажному документообороту в организации и бумажного  архива. Основное отличие этих двух систем, что архив предназначен для структурированного хранения и поиска  информации изменение, которой не предусмотрено.

Отсюда и вытекают основные отличия хранения документов в электронном архиве от систем электронного документооборота:

1. Большинство пользователей получают доступ к информации, но изменять её не имеют права;
2. Документы находятся в одном месте(на центральном сервере), а для работы пользователи используют их электронные копии;
3. Особое внимание уделяется вопросам резервирования информации и обеспечения защиты информации. 

Зачем нужно создавать электронный  архив документов:

1. Поиск информации в бумажном архиве затруднён, а иногда и не возможен по причине ошибок при пополнении и описании архива;
2. С электронной копией документа работать намного удобнее, чем с бумажным оригиналом, её легко копировать, распечатывать, пересылать по электронной почте, её также можно использовать в других документах; 
3. Информация хранящаяся в бумажном виде имеет свойства приходить со временем в негодность, электронная копия не меняет свои характеристики со временем;
4. Документ, выданный из архива для временного пользования, может быть безвозвратно утерян или искажен. В электронном архиве пользователь же не имеет прямой доступ к исходному документу, он работает с копией;
5. При создании электронного архива документы систематизируются и структурируются, что способствует стандартизации и унификации процессов работы с документами;

Ни один носитель информации не даёт 100% гарантию сохранности информацию от таких чрезвычайных ситуаций, как  пожар, затопление и прочих чрезвычайных случаев. Только резервирование информации и хранение резервных копий в разных местах значительно снижает риск её потери. Резервирование электронного архива во много раз менее дорогостоящая операция чем, создание резервных бумажных копий обычного архива.

Ну и одна из самых важных причин создания электронного архива документов на предприятии - значительное сокращение времени на поиск и обработку информации. Пользователю нет необходимости идти в архив, листать огромные каталоги и описи, рыться на стеллажах. Для получения необходимого документа ему необходимо  лишь иметь компьютер, включенный в компьютерную сеть предприятия и соответствующие права. Нужный документ можно найти и распечатать за считанные минуты. Поиск по атрибутам документов позволяет за считанные минуты находить такие подборки документов, на составление которых в обычных бумажных архивам ушли бы дни, а то и недели.  При существенных размерах архива экономия времени может быть колоссальной.

Предположим, что ваша организация  территориально распределена по различным  филиалам, или имеет несколько  офисов, а все документы хранятся в централизованно в одном месте. Тогда доступ к электронному архиву может реализован через сеть Internet при соблюдений всех правил защиты передачи информации. В этом случае организация получает существенную экономию на транспортных расходах.

«Архив-Сервис»  оказывает полный комплекс архивных услуг:

1. Хранение документов в течение различных сроков (включая документы с долговременными сроками хранения): вы имеете возможность полностью передать на аутсорсинг архивные работы в вашей компании, освобождая время, бюджеты и помещения для целевой деятельности.
2. Уничтожение бумаг в соответствии с нормативами сферы. Утилизация документов проводится после рассмотрения экспертной комиссией (при необходимости), выполняется на промышленном оборудовании. Уничтожение документов ведётся экологическим способом. Все операции по утилизации документов оформляются в соответствии с требованиями действующего законодательства. 
3. Консалтинговая деятельность: наши специалисты помогут вам создать архивный отдел в своей компании, разобраться с уничтожением бумаг и выполнить другие архивные работы; 
4. Специализированные архивные работы: любая деятельность, имеющая отношение к архивной сфере.