Электронный документ. Система электронного документооборота

ГБОУ СПО  «ЧИТ»

 

 

АТТЕСТАЦИОННО-ВЫПУСКНАЯ  РАБОТА

 

 

ТЕМА: Электронный  документ.

Система электронного документооборота.

 

 

Выполнил: Каменских  Юлия 1гр. 3 курс

Проверил: Строкач Вера Ивановна

 

 

 

 

 

 

 

 

 

г. Чусовой

2012 год

 

Оглавление

ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ 4

Понятие «электронный документ» 4

Понятия «Экземпляр», «Подлинник», «Копия», «Юридическая сила» электронного документа 6

Регистрация и обработка документов 7

«Исходящие документы» — создание, согласование, регистрация исходящих документов 7

«Внутренние документы» — работа с внутренними документами 7

Электронная цифровая подпись 9

Нормативно-правовые документы касающиеся эцп 9

Основные цели применения эцп 9

Функции эцп 10

Виды эцп 10

Присоединенная электронная цифровая подпись 10

Отсоединенная электронная цифровая подпись 11

Электронная цифровая подпись внутри данных 11

Удостоверяющие центры (УЦ) 11

Служба штампов времени 12

Что еще позволяет осуществить использование цифровой подписи? 13

Что необходимо сделать для работы с ЭЦП? 14

СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА (СЭД) 14

Системы электронного документооборота 15

Характеристики СЭД: 16

Возможности электронного документооборота 17

1С: Архив 17

Хранение документов 18

Создание документов. 18

Учет документов 18

Взаимодействие пользователей 18

Работа с документами 19

Регистрация корреспонденции 19

Коллективный доступ 19

Версионирование. 19

Доступ через Web 19

Поиск 19

Права доступа 20

Основные отличия 1С:Архива от файл-сервера: 20

Электронный архив 21

Электронный архив -  документов это информационная система многопользовательского доступа к электронным документам. 21

Основные функции электронного архива: 21

Зачем нужно создавать электронный архив документов: 22

Профессиональное уничтожение документов 24

Хранение документов 24

Передача дел в архив учреждения, 25

Сдача документов в архив  на хранение при ликвидации. 26

Организация архива внутри компании. 26

Зачем нужно создавать электронный архив на предприятии? 27

Преимущества электронного архива 28

Надежное централизованное хранилище электронной документации Быстрый целевой поиск 28

Особенности систем электронного архива 29

Основные функции 29

Акустические системы 30

Азы акустики 30

Большие или маленькие 31

Закрытые или фазоинвекторные 31

Заключение 33

Список литературы 34

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Вступление

История делопроизводства в России насчитывает столетия. С древнейших времен дошли до нас различные виды документов, с помощью которых мы узнаем историю своей страны, особенности быта людей и различных отношений, складывавшихся в далекие времена. Документы возникли вместе с письменностью, вначале как средство закрепления имущественных отношений, а затем, с развитием письменности, стали средством общения, передачи информации. Документы являются одним из важнейших хранилищ человеческой памяти, по которым мы можем изучить, в том числе и историю делопроизводства. Условиями необходимости и возможности становления делопроизводства являются развитая письменность, овладение ею правящей элитой общества, установление государственности. Письменные документы, дошедшие до нашего времени, данные, полученные археологами и лингвистами, показывают, что уже в X веке в Древнерусском государстве была культура написания документов. Это договоры с Византией 911 и 945 гг. Примечательно, что в обоих договорах упоминается о практике составления документов. В первом случае - письменных завещаний, во втором — подорожных грамот для купеческих кораблей. С увеличением числа создаваемых документов обозначились и места для наиболее безопасного их хранения. В городах это, как правило, центральные храмы, посвященные святым, выбранным в покровители конкретного города. В крупных городах существовали хранилища документов. Центрами ведения и хранения документации были также гостиные дворы и монастыри. В целом, в приказной период постепенно создается система делопроизводства центральных и местных учреждений, складываются кадры делопроизводственных служащих, создаются устойчивые формы документов и приемы их составления. Однако государство, действуя отрывочными и частными мерами, не сознавая общих административных правил, не могло еще ввести систематического порядка в организацию учреждений и их делопроизводство. Только с середины XVII в. принимаются некоторые меры для наведения порядка в делопроизводстве, появляются отдельные законодательные акты о порядке документирования и составления частных актов. В коллежском делопроизводстве возникло большое число новых документов, а документы приказного делопроизводства получили новые названия, что явилось результатом массированного проникновения в русский язык заимствованных слов, отразившего западнический характер всех петровских преобразований. Существенные изменения в петровское время претерпевает и форма документов. Для многих из них разрабатываются «генеральные формуляры» - образцы, по которым следовало составлять документы. В указе 1723 г. «О форме суда» содержание челобитной следовало излагать по пунктам, т.е. была сделана попытка формализовать текст документа, сделать его максимально удобным для чтения. Несколько ранее — указом от 22 февраля 1714 г. — губернаторам предлагалась форма ведомости для присылки сведений о произведенных сборах налогов и казенных расходах, состоявшая из 22 пунктов. XVIII век в развитии делопроизводства характеризовался усилением законодательной регламентации всех сторон деятельности канцелярии и учреждения в целом, формированием и закреплением общих административных начал деятельности учреждений и, прежде всего, бюрократического начала.

ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ

Управленческая деятельность в  России, как и во всех развитых странах, осуществляется с помощью документов, которые являются источником этой деятельности. Сегодня документ является основным представлением информации на предприятии. Неоспорима важность сохранности и умелого использования информационных ресурсов предприятия для успешного ведения бизнеса. Способность принять верное решение и вовремя отреагировать на ситуацию, гибко реагировать на все изменения рынка зависит не только от таланта и опыта руководителей.

Эффективность управления предприятием зависит и от того, насколько разумно  в нем организовано управление документооборотом. Фактически, малоэффективное использование накопленной информации (или, еще хуже, ее утрата) может привести к потере всего бизнеса. Ведь вовремя не полученная информация или документ - это, прежде всего, потерянные деньги, время и упущенные возможности.

Понятие «электронный документ»

• Документ - материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования.
• Документированная информация - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
• Реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа;
• Подлинный документ - документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.
• Документ на машинном носителе - документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации ЭВМ;
• Текст официального документа - информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа";
• Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.
• Электронный документ - сведения, представленные в форме набора состояний элементов электронной вычислительной техники (ЭВТ), иных электронных средств обработки, хранения и передачи информации, могущей быть преобразованной в форму, пригодную для однозначного восприятия человеком, и имеющей атрибуты для идентификации документа.
• Электронное сообщение - информация, представленная в форме набора состояний элементов электронной вычислительной техники (ЭВТ), иных электронных средств обработки, хранения и передачи информации, могущей быть преобразована в форму, пригодную для однозначного восприятия человеком, и имеющей атрибуты для идентификации документа.
• Электронный документ - электронное сообщение, имеющее реквизиты для идентификации его как документа.
• Электронный документ представляет собой зафиксированную на материальном носителе информацию в виде набора символов, звукозаписи или изображения, предназначенную для передачи во времени и пространстве с использованием средств ВТ и электросвязи в целях хранения и общественного использования. Электронный документ должен быть представленным в форме, понятной для восприятия человеком.

Понятия «Экземпляр», «Подлинник», «Копия», «Юридическая сила» электронного документа

Разрешенные к применению формы  аналоговых документов регистрируются и систематизируются Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД). ОКУД является составной частью Единой системы классификации и  кодирования технико-экономической  и социальной информации и охватывает унифицированные системы документации и формы документов, разрешенных  к применению в народном хозяйстве. Объектами классификации в ОКУД являются общероссийские (межотраслевые, межведомственные) унифицированные  формы документов, утверждаемые министерствами (ведомствами) Российской Федерации.

Согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) аналоговые документы по виду оформления различаются  как:

• Подлинник - первый или единичный экземпляр документа;
• Дубликат - повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу;
• Копия - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы;
• Заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляются реквизиты, придающие ей юридическую силу;
• Выписка - копия части документа, оформленная в установленном порядке

Регистрация и обработка документов

«Исходящие  документы» — создание, согласование, регистрация исходящих документов

«Исходящие  документы», компонент приложения «Делопроизводство», предназначен для работы с исходящими документами в рамках общей системы ведения автоматизированного делопроизводства.

Работа с исходящими документами  включает в себя выполнение следующих операций:

• Создание проекта нового исходящего документа
• Направление исходящего документа на согласование
• Согласование документа
• Направление документа на подпись
• Подписание документов
• Регистрация документов
• Отправление документа адресату

Исходящие документы могут быть подготовлены сотрудником организации и автоматически направлены определенным в документе должностным лицам на согласование. Согласующие могут согласовать документ или, в обоснованных случаях, отклонить. Отклоненный документ возвращается автору на доработку, а согласованный всеми согласующими направляется руководителю на подпись. Руководитель может вернуть документ автору на доработку, дополнительно направить на согласование или подписать его. После подписания документ направляется в канцелярию, где регистрируется и отправляется адресату.

«Внутренние документы» — работа с внутренними документами

«Внутренние документы», компонент приложения «Делопроизводства», предназначен для работы с внутренними  документами в рамках общей системы автоматизации делопроизводства.

Полный цикл обработки и движения внутренних документов включает в себя следующие операции:

1. Создание проекта документа исполнителем
2. Согласование
3. Подпись
4. Рассмотрение/утверждение
5. Регистрация
6. Непосредственное исполнение или использование документов
7. Ознакомление
8. Распределение документов по тематическим комплексам (делам)
9. Контроль исполнения документов

Создание внутренних документов в  учреждении может быть инициировано любым сотрудником, а его согласование четко регламентируется в инструкции по делопроизводству. В случае, когда этап согласования опускается по инициативе исполнителя, документ передается непосредственно на подпись руководителю.

При передаче проекта документа  на согласование и подпись сотрудникам, участвующим в жизненном цикле документа, сообщения о необходимости его согласования направляются автоматически. Должностные лица могут согласовать документ или отклонить его с обоснованием причины. Несогласованный документ возвращается автору на доработку, а согласованный направляется руководителю на подпись. После того, как документ подписан или утвержден руководителем, он передается в канцелярию, где осуществляется его автоматическая регистрация.

После регистрации руководитель получает возможность рассмотреть документ, наложить резолюцию, определить исполнителя (или исполнителей), установить сроки исполнения и назначить в случае необходимости ответственного за контроль. Далее документ поступает каждому из исполнителей, которые, исходя из своей компетенции, могут назначать дополнительных исполнителей. После исполнения документа исполнитель ставит отметку об исполнении и направляет документ в дело.