Документирование деятельности акционерного общества ОАО «ММК-МЕТИЗ»

6. Предъявление санкций за объективно зафиксированное нарушение установленных и оговоренных требований к любой виновной стороне.

7. Наличие в локальных нормативных актах механизма реализации их положений в виде процедур или иных процессуальных норм, каждая из которых должна быть закреплена в соответствующем акте или его разделе.

Положение о персонале

Основным актом, устанавливающим общие принципы трудовых отношений в акционерном обществе, является Положение о персонале. При этом под персоналом понимается коллектив работников или совокупность лиц, дейс­твующих на основании трудовых договоров, то есть наемные работники (за исключением членов коллегиального или единоличного исполнительного ор­гана общества).

Положение о персонале представляет собой сложный документ, имею­щий комплексный характер и регулирующий основные права обязанности ад­министрации и персонала акционерного общества. Это Положение в значи­тельной мере является обобщающим документом, поэтому к нему применима поэтапная разработка его разделов, которые в определенных условиях мо­гут выступать самостоятельными локальными нормативными актами. Так, например, вопросы раздела об участии персонала в прибылях могут быть урегулированы Положением о соответствующем фонде; правовые нормы, регу­лирующие представительство профсоюзов в Совете директоров (Наблюда­тельном совете), должны быть отражены в Положении об этом органе уп­равления.

Необ­ходимым условием реализации в обществе норм Положения о персонале яв­ляется утверждение Программы развития персонала. Эта Программа представляет собой намеченный к планомерному осуществлению и приуроченный к конкретным срокам комплекс мероприятий по развитию персонала, обеспе­ченный к тому же необходимыми ресурсами. Программа развития персонала утверждается Советом директоров (Наблюдательным советом) в пределах средств, определенных Общим собранием акционеров на эти цели.

В качестве приложения к Положению о персонале может быть утверж­ден Кодекс деловой этики, определяющий основные положения акционерной культуры общества. Кодекс деловой этики распространяется на весь пер­сонал общества, а не только на членов органов управления и должностных лиц. При этом Кодекс деловой этики часто включает нормы юридического характера, влекущие применение санкций. Так, наказываются любые формы дискриминации, протекционизма и др. Работники обязаны обеспечивать конфиденциальность полученной информации, воздерживаться от действий, приносящих ущерб интересам общества и др.

Вывод по главе II.

Организационно-правовые документы являются правовой основой деятельности организации и содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения. Распорядительные документы – это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач. Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения.[15]

В процессе осуществления своей деятельности любая организация вступает во взаимоотношения с другими организациями и лицами. Эти взаимоотношения необходимы, прежде всего, для реализации целей и задач организации. Ее взаимоотношения с внешними контрагентами (организациями, лицами) осуществляется с помощью договоров.

Документооборот ОАО «ММК-МЕТИЗ» регулируется инструкцией по делопроизводству.

Правила работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, установлены в Инструкции по организации и ведению конфиденциального делопроизводства в ОАО «ММК-МЕТИЗ», утвержденной приказом генерального директора.

В деятельности ОАО «ММК-МЕТИЗ» образуются следующие группы документов:

- организационно-распорядительные документы - локальные нормативные документы Общества, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности Общества, его подразделений и должностных лиц:

- приказы генерального директора по основной деятельности;

- приказы генерального директора по административно-хозяйственным вопросам;

- распоряжения генерального директора по основной деятельности;

- протоколы совещаний;

- положения, инструкции, правила, регламенты;

- внутренние документы (служебные записки);

- служебные письма (поступающие в ОАО «ММК-МЕТИЗ» и создаваемые в компании);

- договоры (поступающие в ОАО «ММК-МЕТИЗ»  и создаваемые в компании).

Все документы ОАО «ММК-МЕТИЗ» (входящие, исходящие, внутренние, организационно-распорядительные) хранятся в системе в виде иерархии "папок" (с возможностью отнесения одного документа к нескольким папкам), а физически – на сервере. В "папку" помещается не сам документ, а ссылка на него, поэтому документ можно поместить в любое количество папок, обеспечивая самые разные возможности классификации.

Система электронного документооборота дает возможность выбрать из всего обилия документов группу, отвечающую определенным признакам - по виду документа, затрагиваемому вопросу, источнику или периоду поступления. Регистрация и хранение документов, как это организовано в СЭД, обеспечивают возможность учета и сохранности документов, быстрого их поиска.

Когда исполнитель получает документ, он может начать работу с ним: отредактировать, исполнить и др. При этом может прикрепить к карточке исходного документа все другие, появившиеся в ходе работы над ним. Также, работая в системе, исполнитель может отчитаться о работе своему начальству.

Хранение документов в виде иерархии папок позволяет облегчить и ускорить исполнение такой задачи, как "информационная поддержка принятия решения". Главная задача секретаря в этом процессе - подготовка информации для принятия решения руководителем.

Один из самых трудоемких этапов – сбор информации, при проведении которого необходимо быстро сориентироваться в большом объеме писем, приказов, служебных записок, должностных инструкций и других документов. Четкая классификация по папкам, визуализация связей между документами позволяют лучше ориентироваться в хранящейся информации и быстрее найти необходимый документ. Для этого в СЭД есть также специальные поисковые механизмы, позволяющие найти документ по реквизитам, термину или набору слов.

Заключение.

Цель курсового исследования достигнута путём реализации поставленных задач. В результате проведённого исследования по теме "Документирование деятельности акционерных обществ" можно сделать ряд выводов.

Документирование деятельности акционерных обществ состоит из нескольких блоков:

- Документирование деятельности высшего органа управления акционерным обществом – общего собрания акционеров: информирование о проведении общего собрания, формирование повестки дня, подготовка и проведение общего собрания акционеров, протокол и отчет об итогах голосования, протокол общего собрания акционеров.

- Документирование деятельности совета директоров (наблюдательного совета) акционерного общества: организация проведения заседания совета директоров (наблюдательного совета), ведение протокола заседания совета директоров (наблюдательного совета).

- Документирование деятельности исполнительных органов акционерного общества: единоличного исполнительного органа (генеральный директор, управляющий и др.), коллегиального исполнительного органа (правление, дирекция).

К основным документам акционерного общества относятся:

1). Устав акционер­ного общества - свод правил, регулирующих деятельность акционерного общества, его взаимоотношения с другими акционерными обществами, организациями, предприятиями, фирмами и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственного управления, хозяйственной или иной деятельности. Устав относится к обязательным учредительным документам при создании акционерного общества;

2). Положения - нормативные акты, имеющие сводный кодификационный характер и определяющие порядок образования, структуру, функции, комплектацию, обязанности и организацию работы системы акционерного общества:

- Положение об общем собрании акционеров;

- Положе­ние о совете директоров (наблюдательном совете);

- Положение о прав­лении;

- Положение о генеральном директоре (директоре);

- Положе­ние о распределении (использовании) прибыли;

- Положение о порядке начисления и выплаты дивидендов по акциям;

- Положение о фондах и резервах;

- Положение о порядке создания, реорганизации и ликвидации филиалов и представительств;

- Положение о порядке создания, реор­ганизации и ликвидации дочерних обществ;

- Положение о ревизионной комиссии;

- Положение о выпуске облигаций и правовом статусе обли­гационеров;

- Положение о конфиденциальной информации.

3. Инструкции – правовые акты, издаваемые или утверждаемые в целях установления правил, регулирующих организационные, финансовые, технологические и иные стороны деятельности акционерного общества.

К обязательному перечню документации акционерного общества относятся также распорядительные документы, информационно – справочные документы, документы по персоналу.

Принимаемые акционерным обществом и не противо­речащие законодательству нормативные акты имеют юридически обя­зательную силу не только внутри общества, но и в его внешней деятель­ности.

Главное назначение нормативных документов акционерного общества можно определить как регламентация и документальное оформление таких вопросов, как создание акционерного общества, установление его структуры, штатной численности и состава ( как в целом, так и по структурным подразделениям), порядок функционирования и взаимодействия структурных подразделений акционерного общества, установление правил внутреннего трудового распорядка для сотрудников акционерного общества и порядка их действий при исполнении повседневных трудовых обязанностей.

Список использованной литературы.

Источники

1. Конституция Российской Федерации.
2. Гражданский кодекс Российской Федерации. Часть 1.
3. Федеральный закон "Об акционерных обществах" от 26 декабря 1995 года N 208-ФЗ (в ред. Федерального закона от 01.12.2007 N 318-ФЗ).
4. ГОСТ Р6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-СТ. М.: ИПК Издательство стандартов, 2003.

Литература

5. Акционерное общество. ОАО и ЗАО. От создания до ликвидации. / Под редакцией В. В. Васильевой. – М.: Издательство: ГроссМедиа, РОСБУХ, 2007.
6. Акционерные общества. Образцы документов. Комментарии./ Под редакцией Подобед М.А. - М.,"Издательство ПРИОР", 2001.
7. Быкова Т.А. Документационное обеспечение деятельности Совета директоров // Акционерное общество: вопросы корпоративного управления. - 2006. - № 6 (25). – С.45-48.
8. Быкова Т.А. Документирование организации и деятельности органов управления в акционерных обществах. //Секретарское дело. - 1998. - №1,2. – С.49-54.
9. Быкова Т.А. Документирование подготовки и проведения общего собрания акционеров. //Секретарское дело. – 1997. - №1. - С.43-56.

10.            Быкова Т.А. Протокол: типовые требования к оформлению и специфика акционерных обществ.// Делопроизводство и документооборот на предприятии.- 2007.-№1.- С.3-6. 

11. Быкова Т.А. Новый порядок регистрации акционерных обществ – новые документы. //Секретарское дело.- 2003 - №7. – С.45-48.
12. Габов А. В. Акционерные общества. Проблемы правового регулирования. – М.: Издательство: Статут, 2005.
13. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. – 2-е изд., перераб. и доп. / Под ред. И.К.Корнеева, В.А.Кудряева. – М.: ТК Велби, изд-во Проспект, 2004.
14. Карлин А.А. Процедура преобразования акционерного общества: теория и практика. // Журнал российского права. – 2003.- №10. – С.12-17.
15. Комментарий к Гражданскому кодексу Российской Федерации, части первой (постатейный). / Отв. ред. О.Н. Садиков. - М., Юридическая фирма "Контракт"; Инфра-М, 2003.
16. Коряковцев В.П. Постатейный комментарий к Федеральному закону "Об акционерных обществах".- М.: Издательство: Гросс-Медиа, 2008.
17. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 4-е изд. испр. и допол. – М.: ООО "Журнал "Управление персоналом", 2003.
18. Кыров А. А. Комментарий к Федеральному закону "Об акционерных обществах". – М.: Издательство: ТК Велби, Проспект, 2007.
19. Поляков И.И. О делопроизводстве, документообороте и электронном архиве общества // Акционерное общество: вопросы корпоративного управления.- 2006- № 6 (25). – С.49-52.
20. Санкина Л. В., Быкова Т. А. Делопроизводство в коммерческой организации (на примере акционерного общества). – М.: Издательство: Международный центр финансово-экономического развития, 2005.
21. Телюкина М.В. Комментарий к Федеральному закону "Об акционерных обществах". - Издательство: Волтерс Клувер, 2005.
22. Шиткина И.С. О понятии и правовой природе внутренних документов. // Юрист. - 2002. - №41.- С.57