Документирование деятельности акционерного общества ОАО «ММК-МЕТИЗ»

- положения о временных органах (совещаниях, комиссиях, советах).

Положения о подразделениях могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые положения разрабатываются для однотипных организаций и структурных подразделений. При наличии типового положения конкретные разрабатываются на его основе.

Положение о подразделении оформляют на общем бланке организации. Обязательные реквизиты документа -наименование организации, вид документа, его дата и номер, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Положение подписывает руководитель подразделения, утверждает руководитель организации.

Структура текста Положения о подразделениях (службе) нормативно не закреплена. Достаточно устойчивую форму, выработанную практикой, имеют лишь положения о структурных подразделениях, включающие следующие разделы:

1.Общие положения.

2. Основные задачи.

3. Функции.

4. Права и обязанности.

5. Ответственность

6. Взаимоотношения.

Если структурное подразделение состоит из подразделений (секторов, отделов, групп, бюро и др.), в положение о таком подразделении после раздела «Основные задачи» включается раздел «Структура», а на каждое подразделение в составе крупной структурной единицы разрабатываются самостоятельные положения.

В разделе «Общие положения» указывают полное официальное наименование подразделения, чем оно руководствуется в своей деятельности, кто возглавляет и кому подчиняется, порядок назначения и освобождения от должности руководителя подразделения, наличие печати.

В разделе «Основные задачи» перечисляют основные проблемы, решаемые подразделением.

В разделе «Функции» указывают действия или виды работ, которые обязано выполнять подразделение для решения поставленных перед ним задач. Функции должны полностью отражать специфику деятельности подразделения.

В разделе «Права» перечисляют права, которыми наделяется подразделение в лице его руководителя.

В разделе «Ответственность» устанавливают виды дисциплинарной, административной, а при необходимости и уголовной ответственности, которую могут нести работники в случае невыполнения подразделением своих обязанностей.

В разделе «Взаимоотношения» регламентируются информационные и документационные потоки подразделения; основные документы, создаваемые им; указывается, с какими подразделениями и организациями оно взаимодействует, какую информацию получает и представляет, периодичность в сроки; в каком порядке и кем рассматриваются возникающие разногласия.

Должностная инструкция - документ, издаваемый организацией в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы (приложение В).

Должностные инструкции разрабатывают на все должности, предусмотренные штатным расписанием. Их оформляют на общем бланке организации.

Обязательные реквизиты следующие: наименования организации или структурного подразделения, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения.

Должностную инструкцию подписывает руководитель структурного подразделения и утверждает руководитель организации. Визируют ее руководители заинтересованных подразделений и юридическая служба (юрист), а также другие должностные лица, от действий которых может зависеть ее выполнение. Датой должностной инструкции является дата ее утверждения.

Должностная инструкция состоит из следующих разделов:

1. Общие положения.

2. Должностные обязанности.

3. Права.

4. Ответственность.

5. Взаимоотношения.

                    Раздел «Общие положения» включает: наименование должности с обозначением структурного подразделения; кому непосредственно подчиняется работник; порядок назначения и освобождения от должности; перечень нормативных, методических и других документов, которыми руководствуется работник на данной должности; квалифицированные требования (уровень образования, стаж работы и т. д.); требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний.

В разделе «Должностные обязанности» определяется конкретное содержание деятельности работника, перечисляются виды работ, выполняемые им на данной должности, характер выполняемых действий («руководит», «утверждает», «рассматривает», «выполняет» и т. д.).

В разделе «Права» устанавливаются полномочия работника, обеспечивающие выполнение возложенных на него обязанностей: право принимать определенные решения, давать указания по конкретным вопросам; самостоятельно подписывать документы в рамках предоставленной ему компетенции; обращаться с предложениями к руководителю; представительствовать от имени подразделения или предприятия в других организациях; участвовать в совещаниях, на которых рассматриваются вопросы, относящиеся к его ведению; запрашивать необходимую для работы информацию (статистическую, экономическую и др.), а также требовать определенных действий от других работников и др.

В разделе «Ответственность» определяют критерии оценки работы и меру персональной ответственности работника. Критерии оценки - объективные показатели, характеризующие качество и своевременное выполнения работы. Ответственность работника определяется в соответствии с действующим законодательством и может быть дисциплинарной, административной или уголовной.

В разделе «Взаимоотношения» определяют отношения, касающиеся определенной должности.

Штатное расписание - документ, определяющий структуру, численность и должностной состав работников организации с указанием должностных окладов (в государственных учреждениях - с указанием разряда по Единой тарифной сетке).

Форма штатного расписания утверждена постановлением Госкомстата от 6 апреля 2001 г. № 26(форма Т-3 в Альбоме форм первичной учетной документации).

В штатном расписании фиксируются сведения:

                   структурное подразделение (наименование и код);

                   профессия (должность);

                   количество штатных единиц;

                   оклад (тарифная ставка);

                   надбавки;

                   месячный фонд заработной платы;

                   примечания.

Штатное расписание оформляют на стандартных листах формата  А4 альбомной ориентации с нанесением реквизитов общего бланка: наименование организации, вид документа, дата, номер документа, место составления заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. В заголовке к тексту указывают год, на который составлено штатное расписание. Штатное расписание составляется в табличной форме (приложение Д). В приложении Г дан образец оформления документа, регламентирующего структуру и штатную численность организации.

Штатное расписание визирует главный бухгалтер, подписывает заместитель руководителя и утверждает руководитель организации с заверением печатью на грифе утверждения.

Структуру и штатную численность подразделения определяют в соответствии с его уставом или положением и закрепляют специальным документом, в котором указывают все структурные подразделения предприятия, наименования должностей и число штатных единиц по каждой должности. Документ составляется на бланке предприятия, подписывается заместителем руководителя предприятия, согласовывается с главным бухгалтером и утверждается директором предприятия. Гриф утверждения заверяют печатью. Обязательные реквизиты документа - наименование предприятия, название документа, дата, номер, место составления. Текстовая часть оформляется в виде таблицы.

Инструкция - документ, содержащий правила, регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности предприятий, их подразделений, должностных лиц.

Инструкцию оформляют на общем бланке организации. В заголовке обозначают объект или круг вопросов, на которые распространяются ее требования, например «Инструкция о ведении бухгалтерского учета на предприятии».

Инструкцию подписывает руководитель структурного подразделения, разработавший ее, визируют руководители всех заинтересованных подразделений, юрист, заместитель руководителя, курирующий то направление деятельности, которого касается содержание инструкции, и утверждает руководитель организации.

Текст инструкции состоит из разделов, имеющих заголовки и разбиваемых на пункты, нумеруемые арабскими цифрами. Он должен начинаться с раздела «Общие положения», в котором излагают цели и причины издания документа, область его распространения, основания разработки и другие сведения общего характера. В тексте используют слова «должен», «следует», «необходимо», «не допускается», «запрещается» и т. д.

Документы инструктивного характера могут также называться «Правилами», «Положением» и т. д. Порядок их оформления аналогичен порядку оформления инструкций.

Учредительный договор- правовой акт, которым стороны (учредители) обязуются создать юридическое лицо и определяют порядок совместной деятельности по его созданию, реорганизации и ликвидации.

Статья 52 Гражданского кодекса РФ определяет, что юридическое лицо действует на основании устава, либо учредительного договора и устава, либо только учредительного договора.

Учредительный договор юридического лица заключается его учредителями (участниками). В учредительных документах юридического лица должны определяться наименование юридического лица, место его нахождения, порядок управления деятельностью юридического лица, а также содержаться другие сведения, предусмотренные законом для юридических лиц соответствующего вида. В учредительных документах некоммерческих организаций и унитарных предприятий, а в предусмотренных законом случаях- и других коммерческих организаций должны быть определены предмет и цели деятельности юридического лица. Предмет и определенные цели деятельности коммерческой организации могут быть предусмотрены учредительными документами и в тех случаях, когда по закону это не является обязательным.

Изменения учредительных документов приобретают силу для третьих лиц с момента их государственной регистрации, а в случаях, установленных законом,- с момента уведомления органа, осуществляющего государственную регистрацию, о таких изменениях. Однако юридические лица и их учредители (участники) не вправе ссылаться на отсутствие регистрации таких изменений в отношениях с третьими лицами, действовавшими с учетом этих изменений.

Если общество учреждается одним лицом, учредительным документом общества является устав, утвержденный этим лицом. В случае увеличения числа участников общества до двух и более между ними должен быть заключен учредительный договор.

В учредительном договоре учредители общества обязуются создать общество и определяют порядок совместной деятельности по его созданию. Учредительным договором определяются также состав учредителей общества, размер уставного капитала общества и размер доли каждого из учредителей, размер и состав вкладов, порядок и сроки их внесения в уставный капитал общества при его учреждении, ответственность учредителей общества за нарушение обязанности по внесению вкладов, условия и порядок распределения между учредителями общества прибыли, состав органов общества и порядок выхода участников общества из общества.

Федеральный закон «Об акционерных обществах» от 26 декабря 1995 г. №208-ФЗ устанавливает, что учредители общества заключают между собой письменный договор о его создании, определяющий порядок осуществления ими совместной деятельности по учреждению общества, размер уставного капитала, категории и типы акций, подлежащих размещению среди учредителей, размер и порядок их оплаты, права и обязанности учредителей.

Учредительный договор может состоять из следующих разделов:

1.                  Вводная часть.

2.                  Цель заключения договора.

3.                  Наименование и правовая форма организации.

4.                  Предмет деятельности.

5.                  Местонахождение организации.

6.                  Обязанности участников по созданию юридического лица.

7.                  Порядок образования имущества.

8.                  Условия об ответственности конкретных участников по обязательствам созданного юридического лица.

9.                  Порядок распределения прибыли и погашения убытков.

10.               Порядок управления делами юридического лица.

11.               Права и обязанности участников.

12.               Ответственность за нарушение договора.

13.               Условия и порядок выхода участников из состава организации и принятия новых членов.

14.               Порядок рассмотрения споров.

15.               Порядок изменения и расторжения договора, реорганизации и ликвидации юридического лица.

Организация считается учрежденной и приобретает права юридического лица со дня государственной организации. В соответствующие государственные органы представляют учредительный договор и устав или только учредительный договор. Он оформляется на стандартных листах бумаги формата А4.