Документирование деятельности акционерного общества ОАО «ММК-МЕТИЗ»

Порядок внесения изменений, дополнений и пересмотра зависит от вида документов. Например, изменения и дополнения в устав организации вносят по мере их возникновения в соответствии с установленной законом процедурой - по решению высшего органа управления организацией (общего собрания акционеров или участников и др.) с обязательным информированием органа, осуществляющего государственную регистрацию. Изменения в штатное расписание вносят по необходимости приказами или распоряжениями руководителя. Изменения положения о структурных подразделениях и иных органах предприятия также вносят распорядительными документами по мере необходимости.

Разрабатывает организационные документы руководство предприятия или подразделения с привлечением квалифицированных специалистов хорошо знающих работу предприятия как в целом, так и по отдельным направлениям.

Документы оформляют на стандартном листе бумаги с обязательным нанесением всех необходимых реквизитов: название предприятия и/или подразделения (если документ утверждает руководство подразделения), вид документа, дата, номер, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Дата организационного документа - это дата его утверждения. Текст большинства из них состоит из разделов, имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты, нумеруемые арабскими цифрами.

В процессе подготовки организационные документы в обязательном порядке проходят процедуру соглашения (визирования) со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юридической службы (юристом), заместителями руководителя организации или одним из заместителей, курирующим соответствующее направление деятельности организации.

Основным нормативным актом акционерного общества, который прямо указан Законом «Об акционерных обществах», является его Устав. Уставу акционерного об­щества не только посвящена отдельная статья Закона (ст.11), к нему также отсылают многие другие статьи Закона[6].

Устав – правовой акт, представляющий собой свод правил, установленных государством или организацией, предприятием, регулирующих деятельность этих организаций, предприятий или определенных сфер управления и хозяйственной деятельности.

Юридическое лицо действует на основании устава, либо учредительного договора и устава, либо только учредительного договора. Юридическое лицо, не являющееся коммерческой организацией, в случаях, предусмотренных законом, может действовать на основании положения об организации данного вида.

Общие положения о порядке составления и оформления устава содержится в части первой Гражданского кодекса Российской Федерации. Порядок составления и оформления уставов для предприятий конкретных организационно-правовых форм регулируют отдельные законодательные акты.

Устав оформляют на стандартном листе с внесением всех необходимых реквизитов общего бланка: наименование организации, вид документа, номер, дата, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения, отметка о регистрации устава, печать регистрирующего органа.

Устав утверждает высший орган управления предприятия.

Федеральный закон от 26 декабря 1995г. № 208-ФЗ « Об акционерных обществах» (ст.11) устанавливает, что устав общества является учредительным документом общества[7]. Требования устава общества обязательны для исполнения всеми органами общества и его акционерами.

Устав акционерного общества должен содержать следующие сведения:

                   полное и сокращенное фирменные наименования общества;

                   местонахождение общества;

                   тип общества (открытое или закрытое);

                   количество, номинальная стоимость, категории (обыкновенные, привилегированные) акций и типы привилегированных акций, размещаемых обществом;

                   права акционеров- владельцев акций каждой категории (типа);

                   размер уставного капитала общества;

                   структуру и компетенцию органов управления общества и порядок принятия ими решений;

                   порядок подготовки и проведения общего собрания акционеров, в том числе перечень вопросов, решение по которым принимается органами управления общества квалифицированным большинством голосов или единогласно;

                   сведения о филиалах и представительских обществах;

                   иные положения, предусмотренные Федеральным законом «Об акционерных обществах».

В соответствии с Законом РФ «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 8 февраля 1998г. №14-ФЗ устав общества должен содержать:

                   полное и сокращенное фирменное наименование общества;

                   сведения о местонахождении общества;

                   сведения о составе и компетенции органов общества, в том числе о вопросах, составляющих исключительную компетенцию общего собрания участников общества, о порядке принятия органами общества решений, в том числе о вопросах, решения по которым принимаются единогласно или квалифицированным большинством голосов;

                   сведения о размере уставного капитала общества;

                   сведения о размере и номинальной стоимости доли каждого участника общества;

                   права и обязанности участников общества;

                   сведения о порядке и последствиях выхода участника общества из общества;

                   сведения о порядке перехода доли (части доли) в уставном капитале общества к другому лицу;

                   сведения о порядке хранения документов общества и о порядке предоставления обществом информации участникам общества и другим лицам[8].

Уставы акционерного общества и общества с ограниченной ответственностью могут содержать и иные положения, не противоречащие федеральному законодательству.

В соответствии с Законом «Об акционерных обществах» по требованию акционера, аудитора или любого заинтересованного лица общество обязано в разумные сроки предоставить им возможность ознакомиться с уставом общества, включая изменения и дополнения к нему. Общество обязано предоставить акционеру по его требованию копию действующего устава общества.

Устав оформляется на стандартных листах бумаги формата А4. Текст устава состоит из разделов, имеющих заголовки и нумеруемых арабскими цифрами. На титульном листе устава указывают: вид документа (УСТАВ), организационно-правовую форму юридического лица, его индивидуальное название, место составления документа, гриф утверждения устава учредителями или участниками (вверху справа). На подлиннике устава регистрирующий орган вверху слева проставляет отметку о регистрации устава. Отметка о регистрации устава включает наименование органа, осуществляющего государственную регистрацию создаваемых организаций, государственный регистрационный номер. Она заверяется печатью регистрирующего органа. Текст устава может содержать следующие разделы:

1. Общие положения.

2. Уставный капитал (акционерный капитал).

3. Порядок деятельности.

4. Управление.

5. Учет и отчетность, распределение прибыли.

6. Прочие накопления.

7. Прекращение деятельности.

В разделе «Общие положения» указывают полное и сокращенное официальное название организации; ее статус; почтовый адрес; основания, на которых она создана; чем руководствуется в своей деятельности; наличие филиалов, дочерних фирм, представительств; предмет и цели деятельности; наличие зарегистрированного товарного знака, фирменного бланка, печати.

В разделе «Уставный капитал» (акционерный капитал) определяют размер вкладов каждого учредителя (участника), оговаривают условия увеличения (уменьшения) уставного фонда, регламентируют права участников на отдельные объекты.

Раздел «Порядок деятельности» устанавливает цели, виды деятельности, механизм отношений организации с другими организациями в вопросах финансово-хозяйственной деятельности, а также определяет права, которыми наделяются участники в процессе финансово-хозяйственной деятельности.

Раздел «Управление» регламентирует состав органов управления и их полномочия. Например, в крупном акционерном обществе это могут быть: общее собрание акционеров; исполнительные органы (генеральный директор, исполнительный директор, правление); ревизионная комиссия.

В разделе «Учет и отчетность, распределение прибыли» устанавливают порядок ведения бухгалтерской и статистической отчетности, предоставления сведений о деятельности организации в налоговые и иные органы, подведения итогов финансовой деятельности, а также распределения прибыли.

В разделе «Прочие накопления» указывают дополнительные фонды организации, кроме уставного (страховой, резервный), если они имеются.

Раздел «Прекращение деятельности» определяет порядок ликвидации организации, ее реорганизации, а также рассмотрения споров с физическими и юридическими лицами.

Кроме перечисленных в устав могут быть включены и другие разделы, отражающие специфику деятельности организации. Примерная форма устава открытого акционерного общества представлена в приложении А.

Положение об организации - правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию работы предприятия, структурного подразделения.

Различаются положения об организациях: типовые, примерные, индивидуальные. Типовые и примерные положения разрабатываются для подведомственных организаций, отделений, филиалов, представительств, занимающих равное положение в иерархии органов управления и выполняющих одинаковую деятельность. Типовые и примерные положения являются основой для разработки индивидуальных положений.

Юридическую силу положение об организации получает после утверждения его вышестоящей организацией. Как правило, утверждение положения об организации проводится распорядительным документом (приказом, распоряжением, постановлением) вышестоящего органа управления.  Положение об организации может утверждаться непосредственно руководителем вышестоящей организации без издания распорядительного документа.

Положение об организации оформляют на общем бланке. Обязательными реквизитами документа являются: наименование вышестоящего органа, наименование организации, название документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения, печать.

Текст Положения об организации включает разделы:

1. Общие положения.

2. Основные задачи.

3. Функции.

4. Права и обязанности.

5. Руководство.

6. Взаимоотношения.

7. Контроль, проверка и ревизия деятельности.

8. Реорганизация и ликвидация.

В разделе «Общие положения» приводят официальные полное и сокращенное наименование организации, цели и основания ее создания с указанием наименования, даты и номера соответствующего правового акта; указывают, чем она руководствуется в своей деятельности, кто ее возглавляет и кому она подчиняется, какие печати имеет.

              Раздел «Основные задачи» формулирует цели деятельности организации или проблемы, которые  призвана решать организация и которые определяют характер и основные направления её деятельности.

В разделе «Функции» перечисляют действия или виды работ, которые должна выполнять организация для решения поставленных задач.

Раздел «Права и обязанности» содержит перечисление прав, которыми разделяется организация в лице ее руководителя. Права устанавливают в объеме, необходимом для реализации возложенных на организацию функций. К правам относятся:

                   право на издание распорядительных и нормативных документов;

                   право на издание переписки;

                   право давать распоряжения и указания подчиненным подразделениям и лицам;

                   право представительствовать в вышестоящих и иных органах;

                   право запрашивать информацию и др.

В числе обязанностей перечисляются действия, которые организация должна выполнять для реализации своих функций.

В разделе «Руководство» указывают, кто руководит организацией, на каких принципах, кто назначает и освобождает от должности руководителя, сферу его компетенции.

Раздел «Контроль, проверка и ревизия деятельности» устанавливает, кто осуществляет контроль за деятельностью организации, проверку и ревизию финансово-хозяйственной деятельности, их периодичность или сроки, порядок представления итоговых документов.

В разделе «Реорганизация и ликвидация» определяется, в каком порядке и кем осуществляется реорганизация и ликвидация организации.

Положения о подразделениях можно классифицировать:

- на положения о структурных подразделениях (приложение Б);

- положения о коллегиальных и совещательных органах (совет директоров, правление, ученый совет, научно-технический совет и др.);