Документирование деятельности акционерного общества ОАО «ММК-МЕТИЗ»

Во время заседания секретарем ведется запись хода обсуждения вопросов повестки дня и принимаемых по ним решений. Наиболее важные заседания могут стенографироваться, доклады и выступления – записываться на диктофон. Все эти материалы являются основой для последующего составления протокола.

Протокол состоит из следующих частей:

1. Заголовочная часть протокола.

Протокол оформляется на общем бланке организации или на чистом листе бумаги с реквизитами, которые соответствуют общему бланку. В их составе: фирменное наименование организации; название вида документа; дата; индекс; место составления документа.

При оформлении всех реквизитов, включая реквизиты бланка, нужно учитывать определенные правила. Только это может обеспечить документу юридическую силу.

2. Текст.

Самым главным в любом документе является его содержание (текст).

Текст протокола четко структурирован. Это означает, что независимо от вопросов, включенных в повестку дня заседания или совещания, хода их обсуждения, принимаемых решений, текст документа будет состоять из определенных частей, расположенных в одинаковой последовательности.

Текст протокола делится на две части:

                    вводная часть, в которой указываются фамилии и инициалы председателя и секретаря собрания; сведения о присутствующих на собрании и повестка дня (эти данные предваряют основную часть текста, как бы «вводят» в нее);

                    основная часть, которая отражает ход обсуждения вопросов повестки дня и фиксирует принимаемые решения.

3. Оформляющая часть.

Протокол подписывается после того, как его текст окончательно отредактирован, выверен и оформлены все разделы, соответствующие повестке дня собрания. Документ подписывают председатель и секретарь собрания. Подписи располагают от границы левого поля, отделив их от текста двумя- тремя межстрочными интервалами.

Юридическую силу протокол приобретает только при наличии подписей председателя и секретаря собрания. Это общепризнанная практика, которая закреплена в ряде законодательных и нормативных актов. В частности, по нормам ФЗ «Об акционерных обществах» протокол общего собрания акционеров составляется в 2-х ­экземплярах и оба они должны быть подписаны председателем и секретарем собрания.

Протокол является внутренним распорядительным документом, ­поэтому его удостоверения печатью обычно не требуется.

Акционерное законодательство предусматри­вает два варианта осуществления руководства оперативно-текущей деятельностью акционерного общества:

- единоличным исполнительным органом (директором, генеральным директором);

- единоличным и коллегиальным (правлением, дирекцией) органами одновременно.

Назначение на должность и освобождение от должности единоличного исполнительного ор­гана общества (к примеру, Генерального директора) осуществляется на основании договора, который общество заключает с Генеральным директором. Этот договор по существу представляет собой трудовой договор или контракт и является фактически единственным ло­кальным нормативным актом, прямо названным Законом в отношении едино­личного исполнительного органа общества.

Общее собрание акционеров вправе в лю­бой момент расторгнуть этот контракт, если Уставом решение данного вопроса не отнесено к компетенции Совета директоров (Наблюдательного совета). При этом на отношения между Генеральным директором и общест­вом действие трудового законодательства РФ распространяется в части, не противоречащей Закону.

Законодательством не предусмотрено урегулирование вопросов единоличного исполнительного органа общества иными локальными нормативными актами. Однако в ряде случаев может возникнуть потребность в принятии отдель­ного документа, регламентирующего порядок назначения Генерального ди­ректора, вопросы его полномочий и ответственности как одного из высших должностных лиц общества.

Таким документом может стать, например, Положение о Генеральном директоре общества, в котором как в локальном нормативном акте должны быть учтены все нормы действующего законода­тельства, а кроме того дополнительно регламентированы некоторые вопро­сы.

В Положении о Генеральном директоре должна быть детально прописана его компетенция, срок полномочий и основания для их досрочного прекращения.

Принятие Положения о Генераль­ном директоре, не исключает обязательности заключения с ним контракта. При этом необходимо, чтобы нормы Положения о Генеральном директоре и контракта с ним не дублировали и не противоречили друг другу, а также действующему законодательству.

Согласно Закону «Об акционерных обществах» (ч.1 ст.70) Правление (Дирекция) общества дейс­твует на основании Устава, а также утверждаемого Советом директоров (Наблюдательным советом) внутреннего документа общества (Положения, Регламента или иного документа).

Таким образом, Закон прямо устанавли­вает орган, утверждающий упомянутый локальный нормативный акт, и его примерное название. Также Закон определяет перечень минимально необхо­димых сведений, которые должны содержаться в данном нормативном акте, а именно: сроки и порядок созыва и проведе­ния заседаний коллегиального исполнительного органа, порядок принятия его решений.

В Положении о Правлении общества целесообразно предусмотреть сле­дующие основные разделы:

- состав Правления и порядок назначения его членов;

- права и обязанности членов Правления;

- компетенция Правления (и его председателя - Генерального ди­ректора);

- порядок подготовки и проведения заседаний Правления:

- ответственность членов Правления;

- отчетность Правления.

При разработке Положения о Правлении акционерного общества особое внимания следует обратить на процессуальные вопросы его деятельности, так как четкость работы исполнительного органа в значительной степени определяет эффективность работы акционерного общества в целом.

2.3. Документирование распорядительной деятельности акционерного общества.

К распорядительным документам акционерного общества, издаваемым генеральным директором относятся приказы[14]. Приказ – это распоряжение руководителя организации, основной распорядительный служебный документ (правовой акт) повседневного управления, содержащий нормы, обязательные для исполнения подчиненными. Приказы могут издаваться устно и письменно.

Характеризуя данный вид служебных документов, относящихся большей частью к внутренней служебной переписке, можно выделить среди них: приказы по основной деятельности; приказы по личному составу, приказы по отпускам и командировкам.

Приказ по личному составу издается для регламентации повседневной деятельности АО, в том числе прием на работу и увольнение, перемещение сотрудников по службе, убытие сотрудников в длительные отпуска, на учёбу и т.п.

Приказы по основной деятельности издаются за подписью генерального директора Общества ежедневно или с меньшей периодичностью, по мере накопления сведений и разного рода распоряжений, которые необходимо "отдавать" именно приказом по организации.

Разновидностью приказа по основной деятельности является ежегодный приказ, который служит для общей регламентации работы АО в течении года. В соответствии с содержанием таких приказов генеральный директор определяет (уточняет) распорядок дня, регламент рабочих служб, объявляет состав постоянно действующих комиссий, порядок организации охраны, пропускного режима и т.д. Годовой приказ дополняется большим количеством приложений к нему и издаётся в начале текущего года.

К этой же группе приказов относятся и специальные приказы, которые издаются для регламентации деятельности организации по тем или иным направлениям. Наиболее часто в таких приказах отражаются вопросы финансово-экономической деятельности акционерного общества.

К информационно-справочным документам относятся, прежде всего, входящая документация, исходящая документация, и конечно же внутренняя переписка.

Входящая документация и исходящая документация составляют основу деловой переписке в деятельности АО. Вся документация составляется в соответствии с необходимыми реквизитами.

Входящая документация подвергается следующему виду обработки:

1. Поступление документации в АО;

2. Сортировка писем (с отметкой "конфиденциально" и "лично в руки");

3. Регистрация (проставление штампа) простых писем, отправка личных писем в руки»

4. Регистрация документации в журнале;

5. Рассмотрение писем генеральным директором;

6. Проставление резолюции в журнале;

7. Направление документов на исполнение согласно резолюции.

Исходящая документация:

1. Составление проекта документа;

2. Корректировка документа;

3. Визы согласования документа;

4. Подписание документа генеральным директором;

5. Регистрация документа;

6. Подшив второго экземпляра (копии) в дело

К внутренней переписке относятся докладные и пояснительные записки, которые создаются работниками акционерного общества с целью посвящения генерального директора в производственные вопросы, а также в случае необходимости в личные. Внутренняя переписка может подвергаться регистрации. Генеральный директор вправе давать положительные ответы и результаты на внутренние письма, а также отклонять их.

2.4. Документирование трудовых отношений в акционерном обществе.

Многие вопросы, связанные с трудом в акционерном обществе, регулируются локальными нормативными актами. Количество и глубина содержания таких правовых актов в основном зависят от степени активности локального нормотворчества в конкретном акционерном обществе и соотношения интересов его субъектов. При этом локальные нормативные акты, регулирующие трудовые правоотношения в ак­ционерном обществе, можно сгруппировать следующим образом:

- акты, устанавливающие общие принципы взаимоотношений органов уп­равления обществом и персонала;

- коллективный договор, регулирующий трудовые, профессиональные и социально-экономические отношения между работодателем и наемными ра­ботниками;

- акты, регулирующие порядок приема на работу;

- акты, регулирующие вопросы оплаты труда;

- акты, упорядочивающие рабочее время и время отдыха;

- акты, регулирующие порядок применения мер поощрения и наложения взысканий;

- акты, устанавливающие социальные льготы.

При характеристике локальных нормативных актов, регулирующих тру­довые отношения в акционерном обществе, следует отметить, что это - наиболее многочисленная, значимая и разработанная группа корпоративных правовых документов.

При разработке локальных нормативных актов, регулирующих трудовые отношения в акционерном обществе, необходимо учитывать следующие об­щие требования:

1.Соблюдение конституционных прав участников трудовых правоотно­шений. Не допускается отказ в заключении контракта или ущемление любых других прав и законных интересов субъектов трудовых правоотношений по национальным, половым, религиозным, политическим и другим признакам. Кроме того в указанных документах должно найти отражение такая консти­туционная норма, как приоритет прав человека.

2. Соблюдение требований трудового законодательства. Во всех нормативных актах общества, регулирующих трудо­вые отношения, должны учитываться нормы трудового законодательст­ва.

3. Равноправие субъектов трудовых правоотношений. Любое нарушение права каждой стороны равнозначно и подлежит вос­становлению с соблюдением интересов пострадавшей стороны. Другими сло­вами, в локальных нормативных актах должна обеспечиваться "симметрич­ная ответственность" сторон, безотносительно статуса участников трудо­вых правоотношений.

4. Обеспечение свободы волеизъявления субъектов трудовых правоотношений. Каждому из них должно быть дано право достаточного выбора, напри­мер, формы, длительности, условий занятости и оплаты своего труда. Это может быть достигнуто предложением гибкой системы контрактов (гене­ральный, дополнительный, коллективный, долгосрочный и др.) с различными режимами труда и условиями оплаты, льгот и др.

5. Однозначность трактовки требований и условий, предъявляемых к каждому участнику трудовых правоотношений. Соблюдение или несоблюдение установленных локальными нормативными актами норм должно оцениваться объективно, а не основываясь на мнении одного из участников, группы участников или их представителей.