Деловая переписка. Создание и формирование в дела

При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. В зависимости от специфики деятельности организации переписка может группироваться также за учебный год, срок созыва выборных органов и т.д.

Заключение

Подводя итоги вышесказанному, мы еще раз убеждаемся, что деловая переписка по-прежнему остается важнейшей частью взаимоотношений между партнерами, клиентами и заказчиками, работодателями и работниками. Необходимо четко знать, как правильно написать письмо, чем отличается деловое письмо от личного, что должно включать в себя оформление письма, как писать письма для разных ситуаций. Таким образом, тема деловой переписки остаётся чрезвычайно важной и перспективной, ведь правильно оформленное юридически, написанное хорошим языком на фирменном бланке, однозначное по смыслу деловое письмо - один из залогов успеха вашего дела.

В ходе рассмотрения этой темы нами были полностью раскрыты поставленные цели и задачи, на основании которых можно сделать соответствующие выводы.

Обеспечивая предварительный обмен информацией, письмо помогает сторонам выявить возможности для заключения разного рода договоров и актов. Поэтому в современном делопроизводстве письмо выступает как чрезвычайно гибкий, деловой документ, язык которого представляет известные трудности при их унификации. Дело в том, что существует столько разновидностей деловых писем, сколько возникает производственных ситуаций, дающих повод для переписки. Поэтому классифицировать деловые письма – это значит построить классификацию производственных ситуаций, вызывающих необходимость в переписке. Несмотря на многообразие таких ситуаций, их диапазон, как уже отмечалось, не беспределен, что и позволяет разграничить деловые письма по нескольким основным признакам, таким как:

1) по функциональному признаку;

2) по аспектному признаку;

3) по тематическому признаку;

4) по структурному признаку.

Любое официальное деловое письмо должно быть четко структурировано. Ясная структура имеет следующие преимущества:

  1) экономия Вашего времени и времени адресата;

   2) гарантия прочтения письма адресатом и правильное понимание его сути;

   3) получение вразумительного, четкого ответа.

Стандартное деловое письмо строится по следующему принципу: обращение, преамбула, основной текст, подпись, постскриптум.

Также мы выяснили, что помимо структуры, еще одной важной составляющей грамотного делового письма является его аккуратное оформление. При ведении переписки должны соблюдаться следующие требования:

1) документы оформляются на специальных бланках – бланках для писем – и подписываются руководителем организации или его заместителями в рамках предоставленной им компетенции;

2) текст должен излагаться грамотно, официально-деловым языкам, обладать достаточной аргументацией, точностью, полнотой и ясностью характеристик, краткостью и последовательностью изложения; текст письма не должен допускать различного толкования;

3) события и факты в необходимых случаях должны иметь разъясняющие и дополняющие материалы.

Чтобы правильно и быстро составить письмо, необходимо хотя бы в общих чертах знать особенности языка и стиля современной корреспонденции и требования, предъявляемые к ней. Язык каждого делового письма индивидуален, так как обусловлен многообразием деловых ситуаций и особенностями конкретного адресата. Тем не менее существует ряд языковых формул, которые наиболее часто используются при создании делового письма. По языковым формулам можно судить о разновидности письма, что позволяет определить цель его использования и приемы работы с ним.

Большое значение для формирования положительного имиджа организации имеет соблюдение норм этикета в деловой переписке. Деловой этикет проявляет себя, прежде всего в формулах обращения, выражении просьб, напоминаний, отказов, способах аргументации, формулировках указаний, в заключительных словах. Обращение применяется, если письмо адресуется должностному лицу. Проявлением этикета является также употребление заключительных формул вежливости.

Следование нормам деловой переписки не требует особых усилий и со временем входит в привычку. Более того, следование правилам делового этикета обеспечивает репутацию тактичного человека и даже может научить превращать оппонентов в союзников.

[1]

34

Список использованной литературы

1. ГОСТ Р 6.30-2005. Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. М., 2003.

2. И.Н. Кузнецов Делопроизводство: Учебное пособие. - М.: Торговая корпорация «Дашков и Ко», 2006.

3. М.В. Кирсанова, Ю.М. Аксенов Деловая переписка: учебное пособие. - М.: «ИНФРА-М», 2006.

4. М.И. Басаков, О.И. Замыцкова Делопроизводство (документационное обеспечение управления): учебник. – М.: «Феникс», 2005.

5. Веселов П.В. Современное деловое письмо в промышленности. - М., 1990.

6. Лихачев М.Т. Документы и делопроизводство: Справочное пособие. - М., 1991.

7. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по

документационному обеспечению деятельности предприятия. - М., 1998.

8. Колтунова М. Д. Деловое письмо. М., 1998.

9. Паневчик В. В. Деловое письмо: Практ. пособие. Минск, 1999.

10. Печникова Т. В., Печникова А. В. Практика работы с документами: Учеб. пособие. М., 1999.

11. Румынина Л. А. Делопроизводство: Учебник. М., 2000.

12. Чуковенков А. Ю., Янкова В. Ф. Оформление документов. М., 1999.

13.              Организация работы с документами. Учебник. Под ред. проф. В.А. Кудряева. – М.: ИНФРА-М, 2002.

14.              Стенюков М.В. Справочник секретаря.– М.: Изд. ПРИОР, 2001

15.              Паневчик В.В. Деловое письмо: Практическое пособие. – 2-е изд. – Мн.: Амалфея, 2000.

34

Приложение 1

Образец гарантийного письма

Приложение 2

Образец письма-благодарности

Приложение 3

Образец письма-запроса

Приложение 4

Образец письма-извещения

Приложение 6

Образец письма-ответа