Деловая переписка. Создание и формирование в дела

Функциональное значение обращения к адресату — создание предпосылки для смыслового и стилистического перехода от вводной части текста к основной. Чаще всего в качестве обращения к адресату используются либо имена собственные (фамилия, полное имя или имя, отчество адресата), либо имена существительные (наименование должности, титула, специального или почетного звания).

Преамбула — начальный абзац делового письма, состоящий, как правило, всего из одного предложения. Функциональное назначение преамбулы может быть различным.

В наиболее распространенных случаях преамбула предназначена для:

а) выражения адресату формальной благодарности (в частных деловых письмах);

б) пояснения мотивов и темы делового письма;

в) обеспечения смысловой и стилистической подводки к тексту делового письма.

Подчеркнем, что формулировка преамбулы в значительной мере предопределяется функциональным назначением делового письма.

Основной текст. Текст делового письма в общем случае состоит из предложений, сгруппированных в абзацы. В наиболее общем случае текст делового письма включает вводную, основную и заключительную части.

Вводная часть текста делового письма предназначена для конкретизации сути вопроса, послужившего поводом для делового письма, основная часть текста — для последовательного и подробного описания различных аспектов вопроса, а заключительная часть — для изложения выводов и просьб.

Заключительная формула вежливости — это обязательный элемент частного делового письма, который, как правило, отсутствует в официальных деловых письмах. Использование заключительной формулы вежливости способствует приглушению официального тона в конце письма — впрочем, ровно настолько, насколько это позволяют сделать взаимоотношения участников переписки[5].

Подпись отправителя является обязательным — и, как правило, заключительным элементом структуры делового письма. Подпись, во-первых, придает официальному деловому письму юридическую силу и, во-вторых, удостоверяет личность отправителя.

Различают сокращенную, полную и развернутую форму подписи. При сокращенной форме, используемой в деловых письмах на бланке должностного лица организации, указываются подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия отправителя). Полная форма подписи, используемая в деловых письмах на бланках для писем организации, включает наименование должности, а также сигнатуры и ее расшифровки.

Наконец, развернутая форма предполагает дополнение полной формы подписи сведениями об отправителе делового письма —например, указанием на его наследственный или почетный титул, звание либо на иные особые заслуги отправителя.

Постскриптум представляет собой краткую — не более 3-4 строк — приписку к тексту делового письма, помещенную после подписи. Это — необязательный, но, тем не менее, достаточно постоянный элемент структуры делового письма, который состоит из сокращения-заголовка — "P.S.", "Postscriptum" или "Постскриптум", дополнения (приписки) к основному тексту делового письма и подписи (сигнатуры отправителя без указания его должности и расшифровки подписи).

Основное функциональное назначение постскриптума — оперативное сообщение адресату краткой информации, имеющей для него особенно важное значение.

Приложения. Если письмо содержит приложения, то они оформляются на отдельных листах. При этом нумерация листов может быть общей для всего документа или отдельной для основного письма и каждого приложения. Информация о приложениях должна содержаться в теле основного письма перед подписью.

2.1. Оформление делового письма

Официальные письма пишутся на специальных бланках, соответствующих стандарту. Для таких бланков установлен комплекс обязательных элементов (реквизитов), которые должны располагаться в определенном порядке.

Бланк официального письма представляет собой лист бумаги с воспроизведенными типографским способом постоянными элементами. Можно сказать, что официальное письмо состоит из "рамы" письма и основного текста и содержит помимо основного текста информацию об адресанте: полное и сокращенное название организации-отправителя, ее почтовый и телеграфный адреса, номера телефона, факса и телетайпа, номер того письма или телеграммы, которые послужили поводом для переписки, и многое другое. Бланки могут быть как с угловым, так и с продольным расположением реквизитов.

Оформление бланка, соответствующее принципам технической эстетики, положительно влияет на восприятие его содержания. Например, учитывая свойство человеческого глаза легче фиксировать верхнюю часть любого объекта, при оформлении документов следует их верхнюю часть делать более насыщенной, а нижнюю - более "устойчивой"[6].

Стандарты на формуляры-образцы устанавливают форматы и размеры полей документов, входящих в состав унифицированной системы документации, а также требования к построению конструкционной сетки формуляра-образца, реквизиты и правила их расположения. Документы, входящие в состав унифицированных систем документации, состоят из трех основных частей, которые располагаются в пределах четко разграниченных зон. Такая "геометрия" документа обеспечивает необходимую быстроту восприятия его текста.

Реквизиты - это обязательные признаки, установленные законом или положениями для отдельных видов документов. Состав и расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должны соответствовать ГОСТ Р 6.30-97[7].

Установление стандарта на формуляр-образец, который, в свою очередь, определяет требования к бланку официального письма, вызвано необходимостью унифицировать процесс его оформления, что позволяет

                  организовать централизованное изготовление бланков для писем;

                  уменьшить стоимость машинописных работ;

                  сократить трудозатраты на составление и оформление писем;

                  облегчить визуальный поиск необходимой информации;

                  расширить возможности применения вычислительной и организационной техники при обработке писем.

Формуляр-образец является основой для конструирования формуляров и бланков всех видов управленческой документации[8]. Площадь, отводимая формулярам-образцам для расположения каждого реквизита, соответствует оптимальному объему этого реквизита в печатных знаках.

Порядок оформления реквизитов письма определен Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (М., 2001) и государственным стандартом ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает:

                  юридическую силу письма;

                  качественное и своевременное составление и исполнение письма;

                  организацию оперативного поиска писем.

При подготовке письма используются следующие реквизиты:

01) Государственный герб Российской Федерации (если учреждение государственное);

02) Герб субъекта Российской Федерации (в учреждениях субъектов РФ);

03) Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04) Код организации;

05) Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06) Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07) Код формы документа;

08) Наименование организации;

09) Справочные данные об организации;

11) Дата документа;

12) Регистрационный номер документа;

13) Ссылка на регистрационный номер и дату документа;

15) Адресат;

17) Резолюция (при поступлении письма в организацию);

18) Заголовок к тексту;

19) Отметка о контроле;

20) Текст документа;

21) Отметка о наличии приложения;

22) Подпись;

24) Визы согласования письма;

25) Оттиск печати (гарантийные письма);

26) Отметка о заверении копии (если необходима копия письма);

27) Отметка об исполнителе;

28) Отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29) Отметка о поступлении документа в организацию;

30) Идентификатор электронной копии документа.

Государственный герб РФ или герб субъекта РФ помещается на бланках документов государственных органов и учреждений, определенных Указом Президента РФ от 30.11.1993 № 2050 и в соответствии с Положением о Государственном гербе РФ.

Изображение герба при продольном расположение реквизитов будет находиться в центре верхнего поля, а при угловом расположении реквизитов – в левой части верхнего поля над серединой строки с наименованием организации-автора.

Наименование организации. Оно должно соответствовать наименованию, закрепленному в уставе, положении. Данный реквизит указывает автора документа.

Автором документа может быть предприятие или должностное лицо.

Данный реквизит печатается прописными буквами и располагается в левом углу при угловом расположении реквизитов, вверху по центру – при продольном расположении реквизитов.

К обязательным реквизитам официального письма относятся справочные данные об организации. Содержит сведения, необходимые для информационных контактов: почтовый адрес, адрес электронной почты, web-страницы в Интернете, номера телефонов, факсов, номер и дату лицензии и другие сведения.

Обязательным реквизитом письма является дата документа. Это один из основных реквизитов документа, обеспечивающих его юридическую силу.

Датой документа является:

• дата его подписания (для приказов, писем, факсограмм, справок);

• дата его утверждения (для планов, отчетов, правил, инструкций);

• дата события, которое в нем зафиксировано (для протоколов, актов).

Все даты в документе оформляются арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год – четырьмя арабскими цифрами. Например: 08.04.2005.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты. Например: 8 апреля 2005 г.,

Регистрационный номер документа. Это порядковый номер документа с началом календарного года. Для него отведено место в бланке документа рядом с датой.

Приказы по личному составу и основной деятельности имеют отдельную нумерацию в пределах своей группы[8]. Поступающие в организацию документы, отправляемые документы, внутренние документы регистрируются отдельно.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. Сведения в данный реквизит переносятся с поступившего документа.

Данный реквизит обязателен для ответных писем, располагается на бланке ниже реквизитов «Дата документа» и «Регистрационный номер документа».

Наличие реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма.

Адресат указывается в письмах, может состоять из следующих составных частей:

• наименование учреждения, организации (в именительном падеже);

• наименование структурного подразделения (в именительном падеже);

• указание должности получателя (в дательном падеже);

• инициалы и фамилия (в дательном падеже);

• почтовый адрес.

Каждая из указанных составных частей адресата размещается с новой строки. Расстояние между ними 1,5 межстрочного интервала.

Определено несколько вариантов оформления реквизита «Адресат»:

1) Документ можно адресовать на имя организации или структурного подразделения, при этом наименование организации и структурного подразделения указывают в именительном падеже.

2) Должность получателя и его фамилия указывается только в том случае, если

известно, кто конкретно занимается данным вопросом. Это повышает оперативность доведения документа до исполнителя.

При адресовании документов лицам, имеющим звания (военным или ученым), эти звания указываются перед фамилией.

3) Если документ отправляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений, то их следует указывать обобщенно.

4) Реквизит «Адресат» может иметь в своем составе и почтовый адрес: если документ адресуется в организацию, указывают ее наименование, а затем почтовый адрес. Если документ адресуется физическому лицу, указывают фамилию, инициалы адресата, затем почтовый адрес.

Реквизит «Адресат» печатается после 32 печатных знаков от границы левого поля в правой верхней части листа документа, в пределах ограничительных знаков углов.

На одном документе рекомендуется помещать не более четырех адресатов. Если их больше, составляется список на рассылку.

При направлении писем зарубежным адресатам реквизит «Адресат» включает инициал имени и фамилию (имя и фамилию) адресата; должность адресата, наименование организации, номер дома, название улицы, название населенного пункта, почтовый код (индекс), название страны[9].