Деловая переписка. Создание и формирование в дела

34

ДЕПАРТАМЕНТ ОБРАЗОВАНИЯ ГОРОДА МОСКВЫ

ГОУ КОЛЛЕДЖ ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА № 11

Курсовая работа

по дисциплине «Документоведение»

на тему:

«Деловая переписка. Создание и формирование в дела»

Выполнила: студентка 2 курса

группы Д - 22

Барачевская М.С.

Научный руководитель:

Пушкарёва И.В.

Москва 2011

Оглавление

Введение………………………………………………………………………….3

Глава 1. Общая характеристика основных видов деловых писем              ……………5

Глава 2. Структура делового письма…………………………………………..10

2.1. Оформление делового письма..............................................................13

2.2. Стандартные языковые формы в деловой переписке              …………………..20

Глава 3. Формирование дел по переписке              ………………………………………24

Заключение……………………………………………………………………….27

Список использованной литературы…………………………………………..30

Приложения………………………………………………………………………31

Введение

Особое место в системе информационно-справочной документации занимает переписка (корреспонденция) – обобщенное название разных по содержанию документов, выступающих в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями.

Деловое письмо является одним из главных каналов связи предприятий, организаций, учреждений с внешним миром. С помощью писем ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, в письмах излагаются претензии, выражаются просьбы, оформляются приглашения принять участие в тех или иных мероприятиях. Письма сопровождают материальные ценности, важные документы.

Несмотря на наличие современных форм связи: телефона, телеграфа, факса, модемной связи и т.п., - объем переписки даже на небольшом предприятии весьма велик. Переписка занимает около 80 % входящей и исходящей документации организации. Однако диапазон управленческих ситуаций, дающих повод для составления деловых писем далеко не беспределен и поддается сравнительно четкой классификации. Огромное количество писем при однотипности управленческих ситуаций, требующих их составления, вызывает острую необходимость в унификации делового письма. К сожалению, анализ современной деловой переписки показывает отсутствие у многих управленческих работников навыков составления писем. Между тем неправильное оформление письма затрудняет работу с ним. Таким образом, в настоящее время особо актуальным становится вопрос о правильном формировании деловой переписки. Необходимо четко знать, как правильно написать письмо, чем отличается деловое письмо от личного, что должно включать в себя оформление письма, как писать письма для разных ситуаций и т.д.

Кроме того, тема деловой переписки хоть и часто встречается в современной литературе, но большинство авторов не раскрывают полностью все аспекты данной темы, уделяют внимание в основном этической стороне, а правильное оформление и содержание часто остаются нерассмотренными.

Переписку отличает широкое видовое разнообразие: от имеющих нормативный характер писем и телеграмм государственных органов до обращений граждан и типовых заявок. Содержанием переписки могут быть запросы, уведомления, соглашения, претензии, соглашения, напоминания, требования, разъяснения, подтверждения, просьбы, рекомендации, гарантии и т . д.

Целью курсовой работы является исследование методики формирования деловой переписки.

Задачи:

1) рассмотреть общую характеристику основных видов деловых писем;

2) изучить структуру делового письма;

3) проанализировать основные правила этикета в деловой переписке;

4) рассмотреть порядок формирования дел по переписке;

5) сделать выводы по исследованию данной темы.

Предмет исследования -  методика формирования дел в делопроизводстве.

Объект исследования - нормативно-методическая литература по вопросам формирования дел в делопроизводстве.

Глава 1. Общая характеристика основных видов деловых писем

Назначение и классификация деловых писем

Деловое письмо — это краткий (как правило, не более 1-2 страниц) документ, касающийся одного вопроса (или нескольких тесно взаимосвязанных между собой вопросов) и предназначенный для осуществления оперативного информационного обмена между предприятиями (организациями, учреждениями), их структурными подразделениями (должностными лицами). Приступая к изучению особенностей подготовки деловых писем, нельзя не упомянуть о разнообразии их видов. Заметим, что для классификации деловых писем существует немалое количество оценочных критериев.

В частности, известно, что деловые письма отличаются друг от друга:

а) по степени доступности содержащейся в них информации (по грифу ограничения доступа) — обычные и ограниченного доступа (конфиденциальные);

б) по срокам исполнения — исполняемые в общепринятые сроки, а также оперативно и срочно;

в) по объему — короткие, средние и длинные;

г) по виду содержащейся в них информации — текстовые и комбинированные (сочетающие фрагменты текста с таблицами, анкетами и графическими изображениями);

д) по стилю изложения — официальные и частные;

е) по комплектности — с приложениями и без приложений;

ж) по композиции — простые (касающиеся одного вопроса) и сложные (касающиеся двух и более вопросов);

з) по способу адресования — направляемые в один (целевого назначения) или несколько (циркулярные) адресов;

и) по информационному поводу для подготовки — инициативные и ответные письма.

Однако главным классификационным критерием для деловых писем по-прежнему остается их функциональное назначение[1]. Исходя из результатов анализа деловой переписки десятков предприятий, организаций и учреждений, с точки зрения автора, представляется вполне допустимым разделить все деловые письма на три базовых классификационных категории:

а) официальные деловые письма;

б) частные деловые письма;

в) письменные сообщения для ведения внутренней переписки (переписки, осуществляемой исключительно внутри организации).

В свою очередь классификация официальных и частных деловых писем с учетом особенностей их функционального назначения может быть продолжена. Так, в группе официальных деловых писем следует выделить:

1) письма-просьбы;

2) письма-сообщения;

3) письма-запросы;

4) письма-заявления;

5) письма-подтверждения;

6) письма-заказы;

7) письма-предложения (оферты);

8) письма-дополнения;

9) письма-рекламации (претензии);

10) информационные письма;

11) гарантийные письма;

12) презентационные письма;

13) письма прямой почтовой рассылки (директ-мейл);

14) краткие письменные сообщения (уведомления, напоминания и т. п.);

15) сопроводительные письма.

Соответственно, в группе частных деловых писем следует выделить:

1) письма-поздравления;

2) письма-приглашения;

3) письма-извинения;

4) письма для выражения сожаления и соболезнования;

5) письма по случаю представления (при заочном знакомстве);

6) письма по случаю отъезда;

7) письма для поддержания контактов и взаимоотношений (имиджевые письма);

8) благодарственные письма;

9) рекомендательные письма;

10) мини-письма (письма-шаблоны, письма-маятники и т. п.);

11) письма-открытки;

12) письма негативного содержания (письма-отказы, письменные уведомления об увольнении или отказе в предоставлении вакансии, письма с выражением неодобрения или порицания чьих- либо действий и т. п.);

13) письма для выражения отказа от какого-либо предложения;

14) письма для обращения в различные инстанции в частном порядке;

15) письма-резюме.

Отдельные виды писем подразделяются по признаку специализации. Так, среди сопроводительных писем выделяется договорное письмо, в соответствии с названием документа, который оно сопровождает.

Если содержание делового письма разделить на аспекты[2], то можно говорить об одно- и многоаспектных письмах, что соответствует традиционному разделению писем на простые сложные. Простое деловое письмо – письмо одноаспектное. Можно выделить, например, следующие аспекты в содержании деловых писем:

1) Факт напоминания – письмо-напоминание;

2) предоставление обещания гарантии – письмо гарантийное;

3) указание на достигнутую степень согласия, свершившийся факт – письмо-подтверждение;

4) информирование о намечаемых или уже проведенных мероприятиях - информационное письмо;

5) указание на факт отправки прилагаемых к письму документов - сопроводительное письмо;

6) предупреждение о возможных ответных шагах и т.д. – письмо-предупреждение.

Одно и то же письмо может содержать и гарантию, и просьбу, и напоминание, т.е. быть многоаспектным (многоцелевым). Каждому из существующих аспектов содержания письма соответствуют уже сложившиеся словесные конструкции со своими «ключевыми» словами, которые облегчают поиск документа и процесс его изучения.

По тематическому признаку письма можно разделить в соответствии с классификатором управленческих функций на снабженческо-сбытовые, административно-хозяйственные, производственные, по рекламе и т.д.

По тематическому признаку проводится различие между деловой и коммерческой корреспонденцией. Считается, что переписка, которая оформляет экономические, правовые, финансовые и все другие формы деятельности организации, называется деловой корреспонденции, а переписка по вопросам материально-технического снабжения и сбыта относится к коммерческой корреспонденции. Однако письма, классифицируемые по тематическому признаку, различаются лишь по терминологией и фразеологией.

Следует отметить, что тематическая классификация официальных писем удобна при инвентаризации корреспонденции[3]. Для этих целей деловую переписку можно разделить на следующие виды:

1) по общим вопросам технологии;

2) по вопросам оборудования и энергетики;

3) по вопросам производства;

4) по вопросам стандартизации и унификации;

5) по вопросам сбыта;

6) по вопросам капитального строительства и т.д.

По структурным признакам деловую переписку можно разделить на регламентированную (стандартную) и нерегламентированную (нестандартную). Регламентированное письмо представляет собой письмо, составленное по определенному образцу (это касается не только стандартных аспектов содержания, но и формата бумаги, состава реквизитов и т.д.). Регламентированное письмо всегда фиксирует регулярную производственную ситуацию и реализуется в виде стандартных синтаксических конструкции.

Глава 2. Структура делового письма

Рассмотрение требований к подготовке деловых писем представляется целесообразным начать с особенностей их структуры. Впрочем, правильнее будет говорить о структуре основного текста делового письма, который в свою очередь можно — довольно условно — разделить на информационную и служебную части[4].

Информационная часть — это текст делового письма, несущий основную смысловую нагрузку и потому представляющий наибольшую ценность для адресата. Служебная часть — это вспомогательные элементы, открывающие и подытоживающие текст.

Безусловно, с информационной точки зрения служебная часть делового письма представляется менее значительной, второстепенной. Тем не менее она призвана выполнить ряд исключительно важных для понимания делового письма функций.

Служебная часть содержания делового письма, как правило, включает:

1) приветствие;

2) обращение к адресату;

3) преамбулу;

4) основной текст;

5) заключительную формулу вежливости;

6) подпись отправителя;

7) постскриптум;

8) приложения.

Коротко охарактеризуем каждый из элементов.

Приветствие — это обязательный элемент частного делового письма, который, впрочем, обычно отсутствует в официальных деловых письмах. Представляет собой начальную (вводную) формулу вежливости, предназначенную прежде всего для сокращения психологической дистанции между участниками деловой переписки и в конечном счете для создания необходимых предпосылок к конструктивному невербальному диалогу. Во всех случаях приветствие предшествует обращению к адресату и тесно взаимосвязано с ним.

Обращение к адресату—еще один обязательный элемент частного делового письма, который, как правило, присутствует и в большинстве официальных деловых писем. Специфической особенностью обращения является употребление в конце его пунктуационного — восклицательного — знака, указывающего на особое значение, придаваемое отправителем письма факту обращения к адресату.