Деловая переписка. Создание и формирование в дела

Резолюция. Это конкретное поручение руководителя по исполнению документа. Этот реквизит используется при поступлении письма в организацию.

Реквизит «Резолюция» проставляется руководителем на входящих и внутренних документах, в верхней части.

Заголовок к тексту включает краткое изложение основного смысла текста составляемого письма. По окончании составления текста письма к нему формулируется заголовок, являющийся обязательным его элементом. Заголовок должен отвечать на вопрос «о чем?» («о ком?»)[10].

Заголовок составляется тем, кто готовил документ. Он размещается от левой границы правого поля документа.

Заголовок из двух или более строк печатается через один межстрочный интервал. Количество строк заголовка должно быть не более пяти.

Отметка о контроле. Проставляется на документах, требующих исполнения и взятых на контроль, в виде буквы «К» (контроль) или контрольной даты на левом поле документа на уровне заголовка. Может наноситься резиновым штемпелем или писаться от руки красным, синим, зеленым карандашом.

Отмечается буквой «К» или штампом «Контроль».

Основной реквизит делового письма - текст.

Текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Максимальная длина стандартной строки официального письма равна 64 печатным знакам, что составляет около 17 см. Обычно строка вмещает 60-62 знака. Выбор такой длины строки объясняется наиболее употребимым форматом А4.

Отметка о наличии приложения. Часть документов имеет приложения, которые дополняют, разъясняют или детализируют отдельные вопросы, затронутые в тексте.

1) Если приложения упомянуты в тексте, то отметка об их наличии оформляется по форме:

Приложение: на 2 л. в 1 экз.

2) Если приложения в тексте не названы, их наименования указываются в отметке о приложениях. Например:

Приложение: 1. Акт приема работ на 12 л. в 3 экз.

Подпись. Это обязательный реквизит служебного документа[11]. Должностные лица подписывают документы в пределах своей компетенции. Подпись помещается сразу под текстом от левого поля документа. В состав подписи входят: наименование должности подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке); личная подпись и ее расшифровка.

Расшифровка подписи оформляется без скобок строчными буквами (кроме заглавных) на уровне последней строки в наименовании должности. Инициалы располагаются перед фамилией, пробел между инициалами и фамилией не делается.

Отметка об исполнителе состоит из фамилии исполнителя (или фамилии, имени, отчества) и номера его телефона. Эту отметку имеют только исходящие документы – справки, заключения, письма и т. д.

Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

2.2. Стандартные языковые формы в деловой переписке

Извещения

1)            Сообщаем, что задержка в отгрузке… произошла ввиду…

2)            Ставим Вас в известность, что руководство завода приняло решение…

3)            Ставим Вас в известность, что Ваше предложение принято.

4)            Извещаем, что мы…

5)            Доводим до Вашего сведения, что…

6)            Сообщаем, что, к сожалению, не можем…

Модели выражений, объясняющих мотивы
(Наиболее распространенные фразы в начале стандартного делового письма).

1)                 В соответствии с протоколом …

2)                 В целях усиления охраны имущества…

3)                 В ответ на Вашу просьбу…

4)                 В подтверждение нашего телефонного разговора…

5)                 В подтверждение нашей договоренности …

6)                 В порядке оказания технической помощи …

7)                 В связи с тяжелым положением …

8)                 В связи с проведением совместных работ…

9)                 В соответствии с письмом заказчика…

Если автор — лицо юридическое, то действия передаются:

1.                  От третьего лица единственного числа, например:

   1.1) Завод «Заря» не возражает …

   1.2) Совместное российско-английское предприятие «Союз К» предлагает …

Кооператив «Наив» гарантирует…

2.                  От третьего лица множественного числа, например: Дирекция и профсоюзный комитет завода «Заря» убедительно просят[12]…

3.                  От первого лица множественного числа:

     3.1) Просим…

3.2) Подтверждаем…

3.3) Сообщаем…

Если автор — лицо физическое, то действия передаются:

1.                  От первого лица единственного числа, например:

         1.1) Довожу до Вашего сведения …

1.2) Прошу…

     1.3) Ставлю Вас в известность …

2.                  От первого лица множественного числа, например:

2.1) Одобряем…

2.2) Мы получили Вашу телеграмму …

2.3) Поздравляем…

2.4) Поддерживаем…

Просьба

1)                 Просим вас проверить ход выполнения работ…

2)                 Прошу принять меры …

3)                 Прошу сообщить данные о производительности …

Отправка документов или материальных ценностей

1)                 Направляем чертежи сборки машин …

2)                 Посылаем интересующие Вас документы заказной бандеролью …

3)                 Высылаем подписанный с нашей стороны договор …

Подтверждение

1)                 С благодарностью подтверждаем получение Вашего заказа и приступаем к его выполнению…

2)                 Подтверждаем получение спецификаций на …

3)                 Завод «Заря» подтверждает условия поставки оборудования …

Предложение

1)                 Мы можем предложить Вам …..

2)                 Предлагаем Вам приобрести…

3)                 Мы можем рекомендовать Вам ….

Приглашение

1)                 Приглашаем Вас принять участие в обсуждении проекта …

2)                 Просим принять участие в обсуждении проблемы …

3)                 Приглашаем представителя Вашего предприятия посетить …

Отказ и отклонение предложения (проекта)

1)                 Присланный Вами проект титульного списка по объектам строительства на сумму …нами не может быть утвержден по следующим причинам.

2)                 Ваше предложение (проект) отклонено по следующим причинам …

Напоминание

1)                 Напоминаем, что по плану совместных работ Вы должны …

2)                 Напоминаем, что в соответствии с … Вы должны …

3)                 Напоминаем Вам, что Ваша задолженность по оплате составляет…

4)                 Напоминаем вам, что срок предоставления рукописи истекает …

Гарантии

1)                 Оплату гарантируем.

2)                 Сроки выполнения гарантируем.

3)                 Качество изделий гарантируем.

Интерпретация собственной позиции

1)                 Наши обращения по данному вопросу не привели к положительным результатам.

2)                 Возражений против конструкции не имеем.

3)                 Мы не можем поставить Вам товары … в силу следующих причин:…

Интерпретация действий другой стороны

1)                 Такая задержка может привести …

2)                 Совершенно необъяснимо, почему Ваш завод задерживает высылку прессформ…

3)                 Данные Вами обещания не выполняются.

Заключительные слова

1)                 Надеемся, что наша просьба будет выполнена.

2)                 Надеемся на дальнейшее сотрудничество.

3)                 С пожеланиями успехов.

4)                 Убедительно просим Вас не задерживать ответ.

5)                 Просим извинить нас за задержку с ответом (за допущенную ошибку).

Глава 3. Формирование дел по переписке

Формирование дел - это отнесение документов к определенному делу и систематизация документов внутри него. Дело - совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку.

Формирование дел должно отвечать следующим основным требованиям: оперативность обработки и поиска документов; надежность документационного обслуживания; сохранность документов[13]. В дело помещают только исполненные документы (подлинники или заверенные копии), оформленные в соответствии с требованиями ГОСТов и ЕГСД. Документы, не соответствующие заголовку дела, неправильно оформленные (возвращаются исполнителю для доработки), подлежащие возврату, черновики, варианты, размноженные копии в дело не помещают.

Дела формируются централизованно (в канцелярии) и децентрализованно (в структурных подразделениях). При составлении сводной номенклатуры дел каждому структурному подразделению присваивается индекс. Например, приемная отдела воспитательной работы и социальной защиты Комитета по начальному профессиональному образованию - индекс 03, отдел стратегии и развития профобразования Комитета - 02, бухгалтерия - 04 и т.д. Контроль за формированием дел в структурных подразделениях осуществляет заведующий архивом учреждения или лицо, ответственное за архив.

Документы постоянного и временного хранения группируют в отдельные дела (отдельно оригиналы и копии, годовые, квартальные, месячные планы и отчеты т.д.). В исключительных случаях документы постоянного и временного хранения, связанные с рассмотрением одного вопроса, группируют в одном деле - регистраторе или скоросшивателе. После завершения рассмотрения этих документов, принятия решения и закрытия дела документы постоянного хранения изымаются и переносятся в дело постоянного хранения. Если разделение дела на два предусмотрено номенклатурой, об этом делается запись в графе номенклатуры "Примечание".

В дела группируют документы одного делопроизводственного года. Исключения составляют переходящие и судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в учерждении; учебная документация, создающаяся в учебных учреждениях (формируется за учебный год)[14].

В деле должно содержаться не более 250 листов при толщине 30-40 мм. При большом количестве документов из них формируют самостоятельные дела по хронологии или узким вопросам. Например: дело "Переписка о поставке металла" можно разделить на три: "Переписка о поставке литья", "Переписка о поставке проката", "Переписка о поставке арматуры и проволоки".

Документы к заседаниям, сгруппированные в отдельное дело, систематизируют по номерам протоколов заседаний. Внутри группы документов, относящихся к одному протоколу, их располагают в последовательности решения вопросов; в группе документов по одному вопросу первым подшивается инициативный, а затем другие документы.

Поручения вышестоящих органов группируют в дела по направлениям деятельности учреждения. Документы внутри дела располагают в хронологической последовательности.

Документы в личных делах размещают в следующей последовательности: внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле; заявление о приеме на работу, направление или представление; анкета, листок по учету кадров; автобиография, документы об образовании, выписка из приказов о назначении, перемещении, увольнении (копии записок о приеме на работу, переводе, увольнении); дополнение к личному листку по учету кадров; дополнение к личному листку по учету поощрений. Справки с места жительства, о состоянии здоровья и другие документы второстепенного значения группируются отдельно от личных дел. В пределах этих групп документы располагают по хронологии. Копии приказов о наложении взысканий, о поощрениях, изменении фамилии и т.д. в связи с внесением этих записей в дополнение к личному листку по учету кадров в личное дело не помещают.

При формировании дел с перепиской определяющим фактором является ее объем[15]. При небольшом объеме заводится одно дело, содержащее входящие и исходящие письма и факты. Переписку предприятия делят на две папки: с полученной (входящие документы) и отправленной (исходящие документы) корреспонденцией. Если число предприятий-контрагентов достаточно стабильно, можно применить объектовый признак формирования документов. То есть в одном деле будут находиться разные виды документов (контракты, факсы, письма), относящиеся к одной организации.

Переписку систематизируют в хронологической последовательности: документ-отчет подшивается после документа-запроса.