С 1 января 2004 года введен в действие новый  стандарт печатей предприятий всех форм собственности: «Национальный стандарт Российской Федерации «Печати мастичные удостоверительные». Форма, размеры и технические требования». Согласно новым правилам гербовая печать увеличится в диаметре на пять миллиметров. Кроме того, на ней появятся дополнительные надписи.

    В печати указываются ИНН и номер  свидетельства о государственной  регистрации. Особые требования предъявляются  к материалам, из которых изготовлена  печать. Они являются более современными, что позволяет получать более  четкие оттиски.

    Новые гербовые печати имеют несколько  степеней защиты и должны производиться  у сертифицированных изготовителей. Сами сертификаты выдаются только системой ПолиграфСерт Министерства печати РФ. Документы, заверенные несертифицированными печатями, не будут иметь юридической  силы.

    В коммерческих организациях используется круглая печать, приравненная к гербовым для государственных организаций  и содержащая также указание на ИНН  и регистрационный номер.

    Печати  индивидуальных предпринимателей должны содержать фамилию, имя, отчество индивидуального  предпринимателя, местонахождение, словосочетание: «индивидуальный предприниматель», ИНН и регистрационный номер, указанный в свидетельстве о государственной регистрации.

    Отметка о заверении  копии

    Заверение копии документа производят в  необходимых случаях для придания ей юридической силы. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

    Если  копия документа выдается на руки или пересылается в другое учреждение, отметку о заверении удостоверяют печатью. Допускается копию документа  заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

    Реквизиты, размещаемые на служебном  поле документа

    Отметка об исполнителе документа.

    Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа  и номер его телефона. Отметку  об исполнителе располагают на лицевой  или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

    Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

      Включает в себя следующие  данные: ссылку на дату и номер  документа, свидетельствующего о  его исполнении, или, при отсутствии  такого документа, краткие сведения  об исполнении; слова «В дело»;  номер дела, в котором будет  храниться документ. Отметка подписывается  и датируется исполнителем документа  или руководителем структурного  подразделения, в котором исполнен  документ. Отметка проставляется  на первом листе документа  внизу, ниже отметки об исполнителе  в специально выделенной зоне).

    Отметка о поступлении документа в  организацию содержит очередной  порядковый номер и дату поступления  документа (при необходимости —  часы и минуты). Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

    Идентификатором электронной копии  документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

    Рисунок 1.Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 а)-продольного бланка; б)- углового бланка

     а )       б)

Список  используемой литературы

1. Организация работы с документами: Учебник/ Под  ред. проф. В.А. Кудряева. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2002. - 592 с.
2. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов»
3. doc-style.ru