Делопроизводство

     Нижний Новгород

2010 г

Содержание 

1. Система коллежского делопроизводства 2

2. Состав нормативно-методической базы делопроизводства 13

3. Правила оформления реквизитов документов 17

Список используемой литературы 33 
 

1. Система коллежского делопроизводства

    Административный  хаос, вызванный отсутствием в  прежних учреждениях установленного законом порядка, общих письменных форм документов, постоянных сроков для  производства дел, побудил правительство  искать новые формы государственного устройства. После длительных поисков  и переработки найденных образцов появляются новые учреждения бюрократического типа и регламенты для них, определяющие точно состав, организацию, компетенцию  и делопроизводство. Еще в 1699 г. Петр I вводит в обращение гербовую бумагу, в 1700 г. издает указы об отмене столбцовой формы документа и всеобщем переходе к тетрадной форме (листовой и  книжной). В указе по этому поводу говорилось следующее:

    "... дела до нынешнего времени  писали в столбцы на одной  странице и в том исходило  бумаги много... А как учнут  писать в лист, и на обеих  сторонах тетради, расходу бумаге  будет меньше".

    Тетради, обычно состоящие из четырех листов бумаги, сложенных пополам и сшитых ниткой, не имели переплета. Несколько  тетрадей, сшитых вместе и заключенных в переплет, составляли книгу. Однако книги не всегда переплетали, так как переплет стоил дорого.

    Первым  новым учреждением стал Сенат - первоначально  законосовещательный орган и  орган надзора за правительственными учреждениями.

    Много внимания Петр I уделил устройству сенатской, канцелярии. Для работы в новых  условиях правительство не сочло  возможным ограничиться старым кадровым составом (дьяками и подьячими) из боязни перенесения старых приказных  порядков в новые учреждения, и  стало приглашать иностранных специалистов для занятия канцелярских должностей. С целью изменить старые порядки  при Сенате учреждается особая должность  экзекутора - для записи всех исходящих  указов в особые книги и контроля за их отправкой и получением ответного  рапорта об исполнении указа. При  малейшей задержке исполнения указа экзекутор обязан был доносить об этом генерал-прокурору. Все пакеты, адресованные на имя Сената, принимал обер-секретарь, распечатывал их и докладывал членам присутствия. Исключение составляли пакеты с надписью "Секретно", они передавались лично генерал-прокурору Сената. Все бумаги вносились в реестр и передавались в столы для производства (подготовки к рассмотрению в заседании). По завершении подготовки дела к докладу обер-секретарь скреплял его по листам и докладывал на заседании присутствия сенаторам. Прочтя дело, обер-секретарь давал сенаторам на размышление и обсуждение полчаса (для измерения времени он имел песочные часы). В сложных случаях обер-секретарь по просьбе сенаторов мог прибавить им полчаса и более, но так, чтобы на обсуждение дела ушло не более трех часов. После обсуждения сенаторы письменно записывали свое мнение, после этого формулировалось и принималось решение. По приговорам Сената канцелярия составляла указы, которые подписывались обер-секретарем. После регистрации, скрепленные государственной печатью, они отсылались по назначению. На полученные из Сената указы все присутственные места и лица должны были направлять рапорт о получении указа, а по исполнении - рапорт об исполнении указа. За неприсылку в Сенат рапорта полагались штрафы: за 1 месяц промедления - 100 руб., за два - вдвое больше и т.д., наконец, 5-месячное промедление влекло лишение имущества и ссылку на галеры.

    В результате петровских реформ в области  управления сложилась следующая  система учреждений: Сенат, Синод, Кабинет  и коллегии - в центре, губернатор, воевода, комиссары и другие органы -на местах. Всего за 1718-1720 гг. вместо упраздненных приказов создано 12 коллегий: Иностранных дел, Военная, Адмиралтейская, Камер-коллегия, Штатс-контор-коллегия, Ревизион-коллегия, Берг-коллегия, Мануфактур-коллегия, Коммерц-коллегия, Юстиц-коллегия, Вотчинная  и Главный магистрат.

      Первоначально каждая коллегия  руководствовалась своим регламентом,  затем законодательной основой  реформы стал "Генеральный регламент" ("Генеральный регламент или  устав, по которому государственные  коллегии, також и все оных  принадлежащих к ним канцелярий  и контор служители, не только  во внешних и внутренних учреждениях,  но и во отправлении своего  чина подданнейше поступать имеют"), утвержденный Петром I 28 февраля  1720 г. Генеральный регламент ввел  систему делопроизводства, получившую  название "коллежской" по названию  учреждений нового типа - коллегий. Доминирующее значение в этих  учреждениях получил коллегиальный  способ принятия решений присутствием  коллегии, в состав которого, как  правило, входили президент, вице-президент, 2-3 советника и асессоры. Этой  форме принятия решений Петр I уделял особое внимание, отмечая,  что "все лучшее устроение  через советы бывает" (глава  2 Генерального регламента "О преимуществе  коллегий").

    С изданием Генерального регламента делопроизводство становится на твердую почву закона. Этим законодательным актом окончательно отделяются обязанности присутствия  как органа, принимающего решения, от делопроизводственной деятельности, которая  закрепляется за самостоятельным подразделением - канцелярией. Центральной фигурой  канцелярии становится секретарь. На нем  лежала ответственность за организацию  делопроизводства коллегии, подготовку дел к слушанию, докладывание дел  на заседании коллегии, ведение справочной работы по делам, оформление решений  и контроль за их исполнением, хранение печати коллегии. Кроме секретаря  в состав канцелярии входили нотариус, регистратор, актуариус, канцеляристы, копиисты, переводчики, толмачи (для  устного перевода) и вахмистр (сторож для охраны).

    Регламент настолько подробно разрабатывает  все вопросы деятельности канцелярии, что даже определяет, какими должны быть устроены столы (должны иметь ящики  с замками), как должны сидеть канцеляристы (по двое за одним столом) и т.д. Рабочий  день в коллегиях начинался в 8 часов утра и продолжался 5 часов, позже рабочий день был продлен до 8 часов. Работа велась круглый год, за исключением трех летних месяцев и праздников. За один день неявки на работу у канцелярского служащего вычиталось жалованье за месяц, за неотработанный час вычиталось недельное жалованье.

    В первую очередь, в коллегиях рассматривались  государственные дела, затем - частные. На решение государственных дел  полагалась неделя, при необходимости  наведения справок в губерниях  устанавливался поверстный срок - по 2 дня на сто верст в один конец  и столько же в другой. Через  неделю после получения справки  дело должно было быть решено под угрозой  смертной казни. Частные дела по жалобам  должны были решаться в течение шести  месяцев. Первоначально эти сроки  выдерживались. Однако позже они  перестали выдерживаться из-за накопления большого количества нерешенных дел - сенатское и коллежское делопроизводство отличались редкой медлительностью. Некоторые  сенатские дела, особенно судебные, тянулись годами, и не каждый из участников доживал до разрешения спора.

    Особенно  детально разработаны в Генеральном  регламенте вопросы регистрации  документов (правильное ведение регистрации  обеспечивало сохранность документов, оперативное ведение справочной работы, контроль за движением документов и их исполнением) и ответственности  за принимаемые решения. В Генеральном  регламенте подробно проработаны и  вопросы документирования и движения дел (документооборота). Серьезным новшеством было введение подписи руководителя присутственного места на документе  и членов коллегии, принимавших участие  в решении вопроса. Впервые Петр I стал лично подписывать издаваемые им указы. Еще ранее - в 1716 г. - был  издан указ о подписании главами  губернской администрации доношений  в Сенат о получении сенатских  указов. Позднее эту норму ввели  в Генеральный регламент.

    Все делопроизводство коллегии велось под  наблюдением секретаря. Важные бумаги составлял он сам, остальные готовились под его надзором. Канцелярская работа распределялась между служащими, и обязанность каждого была строго определена регламентом. Так, нотариус вел протоколы ("повседневные записки") по всем делам, решавшимся в коллегии. Каждый день на особом листе он записывал все дела, какие докладывались присутствию и составлял по ним резолюцию. По окончании месяца эти листы переписывались набело и переплетались. Нотариус же вел реестр нерешенных дел, а секретарь против каждого отмечал, у кого оно находится в производстве. Этот реестр постоянно находился на столе присутствия перед местом президиума, чтобы члены коллегии могли видеть, сколько у них нерешенных дел.

    Актуариус вел общий журнал всем входящих бумаг, хранил у себя бумаги, отвечал за их сохранность и заведовал заготовлением  канцелярских принадлежностей.

    В ведении регистратора находились регистрационные  книги -журнал, в который за весь год кратко записывалось содержание всех дел, решенных в коллегии (последние  располагались по алфавиту, с указанием, куда и когда каждое дело послано), и 4 регистрационные книги ("регистратуры") - А, В, С и D. Книги А и В служили  для регистрации исходящих документов, С и D - для регистрации входяших. Регистрация документов в коллежской системе делопроизводства сопровождала их не только в течение всего процесса производства дела, но и после - в  архиве. Если в приказах на поступивших  документах дьяк проставлял дату поступления, то в коллегиях наряду с датой  появляется и регистрационный номер, соответствующий номеру записи в  регистрационной книге. Книга А  использовалась для записи краткого содержания всех документов - реляций  и докладов, отправленных из коллегии на имя царя или в Сенат; книга  В - для записи краткого содержания документов, направленных другим учреждениям  и лицам; книга С содержала  расположенные в хронологической  последовательности краткие выписки  из указов и рапортов, полученных в  течение года от царя и Сената, с  указанием номера присланной бумаги и номера, присвоенного ей в коллегии, а также реестр к ним. Все это по завершении года переплеталось и приобретало форму книги. Книга D соответственно, содержала краткие выписки из всех полученных от коллегий, губерний и других учреждений и лиц документов, которые группировались по территориальному и хронологическому принципам и по завершении года вместе с реестром переплетались.

    При каждой коллегии состоял прокурор, наблюдавший за порядком и законностью  решения дел. В случае крайней  волокиты он должен был доносить об этом генерал-прокурору Сената. В  его обязанности входило наблюдение за исполнением указов. Для этого  он имел особую книгу, на одной стороне  которой он отмечал, когда и какой  указ состоялся, а на другой - что  по указу исполнено и когда.

    Генеральный регламент устанавливал процедуру  рассмотрения и решения вопроса, которая включала: вступление дела, подготовку дела к слушанию (рассмотрению и решению), слушание дела и принятие решения, оформление решения и доведение  его до исполнителя, контроль за исполнением  решения, архивное хранение дел.

    Все пакеты, адресованные в адрес коллегии, сдавались дежурному чиновнику, который расписывался в получении  и не распечатывая передавал в  присутствие. Указы, присылаемые из Сената, распечатывались в присутствии  самим президентом коллегии, а  остальные бумаги - старшим членом присутствия. Далее все поступившие  бумаги помечались секретарем с обозначением времени их поступления и сдавались  актуариусу для записи в регистрационных  книгах. При этом на самом входящем документе проставлялся регистрационный  номер, а в регистратуре помечалось, в какой стол передана бумага на исполнение.

    Канцелярским  служащим каждый документ передавался  под расписку, вносившуюся в квитанционную  книгу. При возвращении дела такие  расписки уничтожались, и в книге  отмечалось время возвращения дела. Кроме письменных прошений дела могли  начинаться и по устному заявлению  просителя, который расспрашивался в присутствии президентом и  затем, если его требование подлежало удовлетворению, по удалении просителя из присутствия, устраивалось обсуждение и объявлялось просителю решение.

    Предварительной подготовкой дела для рассмотрения в присутствии коллегии занимались помощники секретаря и канцеляристы под руководством секретаря. Подготовка дела к докладу включала сбор всех необходимых справок по данному  делу (для этого в другие учреждения могли направляться канцелярские запросы) и выписку всех существующих узаконений по данному делу. Результатом этой работы являлся доклад и краткая  записка по делу (или экстракт) с  кратким изложением существа вопроса, всех обстоятельств дела и существующих законов, в соответствии с которыми должно решаться дело. Рассмотрение и  решение дела велось в присутствии  всеми членами коллегии, докладывалось  дело секретарем. Решение принималось  большинством голосов, причем при равенстве  голосов голос председателя имел перевес. Ход обсуждения вопроса  и принятое решение записывалось нотариусом в протокол ("повседневную записку" или журнал). Если член коллегии имел особое мнение, он имел право требовать  записать его в протокол, и его  требование исполнялось. Протоколы  подписывались всеми членами  коллегии в тот же день. Таким  образом, Генеральный регламент  предусматривал систематическую запись всего хода обсуждения дел.

    После заседания и подписания протокола  канцелярия готовила "исполнительные бумаги", содержавшие решение  вопроса и отсылавшиеся на места  для исполнения. Генеральный регламент  обращает особое внимание на то, что  при отсылке исполнительных бумаг  коллегия должна была оставлять у  себя копии. Все коллегии между собой  сносились промемориями, в подведомственные места направляли указы, получая  от них рапорты.

    Все решенные дела сдавались в актохранилища, которые впервые по Генеральному регламенту получили европейское наименование - архивов и должны были стать  особыми от канцелярии подразделениями  для хранения оконченных дел. Для  заведования архивами была учреждена  особая должность - архивариус. По регламенту учреждалось два архива - один общий для всех коллегий при Коллегии иностранных дел, другой - финансовый - под наблюдением Ревизион-коллегии, причем был определен и срок сдачи дел в архив - через три года по завершении их производства в канцелярии. Дела должны были сдаваться в архив по описи и под расписку. По всем делам в архиве велась опись по алфавиту ("алфавит дел").