Делопроизводство

    Специальная глава Генерального регламента устанавливала  порядок пользования печатями. Приложение печати производилось в присутствии  двух свидетелей. Стремлением сохранять  в тайне государственные дела продиктовано введение присяги для  канцелярских чинов. Им запрещалось  хранение служебных документов дома. Особо строго каралась подделка документов, их хищение, разглашение тайны голосования, неправильное составление документов, искажение их смысла. Наказания предусматривались  весьма строгие: смертная казнь, ссылка на галеры с вырезыванием ноздрей, конфискация  имущества, денежные штрафы, лишение  чина и др.

    В коллежском делопроизводстве возникло большое число новых документов, а документы приказного делопроизводства получили новые названия, что явилось  результатом массированного проникновения  в русский язык заимствованных слов, отразившего западнический характер всех петровских преобразований. Исследователи  отмечают:

    «Хотя прежние дьяки, окольничьи, воеводы влачат еще кое-как свое существование в Москве и других старых городах, но рядом с ними теперь в новой столице являются и новые люди, которым присваиваются и новые чины, взятые с иностранного. Так появляются теперь администратор, актуариус, асессор, аудитор, бухгалтер, герольдмейстер, губернатор, инспектор ... маклер, министр ... и др.»

    Прежние учреждения - думы и приказы заменены коллегиями, канцеляриями, конторами, ратушами. Появились и новые названия документов: векселя, облигации, реляции, мемории, рапорты, журналы, протоколы, корреспонденция, инструкция и др.

    Приговоры, указные грамоты, наказы заменены указами, регламентами, инструкциями, резолюциями; челобитные - прошениями, переписка - памяти и отписки - заменены отношениями, рапортами, доношениями, реляциями, ведениями, известиями.

    Существенные  изменения в петровское время  претерпевает и форма документов. Для многих из них разрабатываются "генеральные формуляры" - образцы, по которым следовало составлять документы. В указе 1723 г. "О форме  суда" содержание челобитной следовало  излагать по пунктам, т.е. была сделана  попытка формализовать текст  документа, сделать его максимально  удобным для чтения. Несколько  ранее - указом от 22 февраля 1714 г. - губернаторам предлагалась форма ведомости для  присылки сведений о произведенных  сборах налогов и казенных расходах, состоявшая из 22 пунктов.

    В коллежском делопроизводстве выделяется из текста и становится самостоятельным элементом формуляра дата документа: во многих документах она пишется под текстом с левой стороны листа:

    «Октября 17 дня 1723 года».

    Самостоятельным элементом формуляра становится и наименование документа; в некоторых  случаях к нему примыкает обозначение  краткого содержания документа: "Рапорт о получении указа", хотя требование указывать краткое содержание документа (заголовок к тексту) окончательно формируется только в делопроизводстве министерств в XIX в. Кроме реквизитов, выделившихся из текста, появляется ряд  реквизитов, отражающих различные стадии процесса документирования или стадии обработки документов: подписи, отметки  о согласовании, регистрационные  индексы, отметка о контроле, отметка  о направлении в дело и др. В  целом, делопроизводство коллегий характеризовалось  значительным увеличением письменной работы и формальностей, на что жаловались современники. Даже значительно увеличенные по сравнению с приказами штаты канцелярских чиновников не справлялись с обилием дел, что приводило к медлительности делопроизводства и волоките.

    Реформа Петра I затронула только центральный  уровень государственного управления, почти не отразившись на местных  учреждениях. Завершила эту реформу  Екатерина II, издав "Учреждения для  управления губерний" 7 ноября 1775 г. Губернская реформа Екатерины II внесла единообразие в устройство губерний, разграничив места административные, судебные и финансовые. Реформа затронула  и центральные учреждения, уничтожив  большинство коллегий и оставив  всего лишь три из них - Иностранных  дел, Военную и Морскую. Губернские учреждения были подчинены непосредственно  Сенату.

    Особое  значение для организации делопроизводства имеет установленная "Учреждением  для управления губерний" "иерархия властей и мест", определившая порядок сношений между собой  высших, центральных и местных  учреждений. В соответствии с этим порядком Сенат и коллегии давали губернатору указы, а он, в свою очередь, представлял верховной  власти рапорты и доношения. Присутственным учреждениям губернии (Губернскому  правлению, палатам гражданского и  уголовного суда, Приказу общественного  призрения и др.) губернатор давал  предложения, получая от них представления. Между собой присутственные места  обменивались сообщениями: Губернское правление получало указы от Сената и раздавало указы подчиненным  местам и лицам.

    Этот  иерархический порядок взаимоотношений  учреждений сохранялся в течение  всего XIX в., в определенной степени  он присутствует и в современном  делопроизводстве.

    По "Учреждению для управления губерний" порядок решения дел был преимущественно  коллегиальным: предварительно дело готовилось для обсуждения, рассматривалось  на заседании присутствия, после  чего готовились "исполнительные" бумаги. Штат канцелярских служащих составляли: секретари (старшие и младшие), протоколист, регистратор, журналист, канцеляристы, писцы, переводчики и толмачи (там, где это было необходимо), архивариус и некоторые др. Количественный состав штатных служащих зависел от количества решаемых дел. Но и при большом штате далеко не всегда канцелярии успевали вовремя подготовить дела к рассмотрению. Значительное время отнимала подготовка дела к докладу - наведение справок, переписка с другими учреждениями, отправка запросов на места и др., которая заканчивалась составлением докладной записки или выписки. Кроме того, передача дела в вышестоящую инстанцию требовала представления всего предшествующего делопроизводства.

    Достаточно  сложной была процедура документирования деятельности самого присутственного  места. "Учреждение..." вводило  для этих целей протокол, или журнал заседания. Журналы подробнейшим образом  отражали деятельность присутствия  по решению дел. Еще более усложнилась  система регистрации: каждая передача дела из одного стола в другой, от одного канцелярского служащего  другому, фиксировалась в реестрах.

    XVIII в. в развитии делопроизводства  характеризовался усилением законодательной  регламентации всех сторон деятельности  канцелярии и учреждения в  целом, формированием и закреплением  общих административных начал  деятельности учреждений и, прежде  всего, бюрократического начала.

2. Состав  нормативно-методической базы делопроизводства

    В настоящее время документационное обеспечение управления на предприятиях, в организациях и учреждениях  регулируется действующим законодательством, распорядительными документами  вышестоящих органов, правилами  и указаниями архивного управления.

    Понятие служебный документ (деловая бумага) используется в административно-управленческой сфере общественной практики.

    Язык  деловых бумаг должен соответствовать  традициям официально-делового стиля  литературного языка. Основные его  особенности: точность, исключающая  возможность каких бы то ни было инотолкований и неясностей и языковой стандарт - стремление к выражению мысли единообразным способом, использование для этого готовых языковых формул-клише.

    Эти особенности отражаются в оформлении деловых бумаг и документов: их типологии, композиции, расположении частей текста, рубрикации, шрифта и т. д. Стандартизация официально-делового стиля влечет за собой употребление специальных  языковых средств, образующих относительно замкнутую систему деловой речи.

    Документационное  обеспечение управления (ДОУ) или  делопроизводство, по ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», представляет собой отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами. Делопроизводство основывается на нормативно-методической базе.

    Нормативно-методическая база ДОУ - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

    Нормативную базу делопроизводства составляют:

• законодательные акты Российской Федерации в сфере документации и информации;
• указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации в сфере делопроизводства;
• законодательные акты субъектов Российской Федерации и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации (учитываются при организации делопроизводства органами представительной и исполнительной власти субъектов Федерации, а также организациями, учреждениями и предприятиями, действующими на их территории);
• нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующие вопросы документационного обеспечения;
• технические регламенты и национальные стандарты в области документационного обеспечения управления;
• общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
• унифицированные системы документации;
• нормативные правовые акты, издаваемые руководством учреждений, организаций и предприятий.

    Государственное регулирование делопроизводства обеспечивается Федеральным архивным агентством, которое  осуществляет межотраслевое организационно-методическое руководство и контроль за организацией документов в делопроизводстве федеральных  органов государственной власти, координирует развитие государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации.

    Комитет Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт  России) осуществляет государственное  управление стандартизацией в Российской Федерации, включая работы по унификации и стандартизации документов и систем документации, разработке, внедрению  и ведению общероссийских классификаторов  технико-экономической и социальной информации.

    Правительство Российской Федерации, федеральные  органы исполнительной власти несут  ответственность за организацию  документационного обеспечения  в органах исполнительной власти, разрабатывая соответствующие нормативные  правовые акты.

    Нормативные и методические документы по делопроизводству в учреждении разрабатываются на основе соответствующих законодательных  и нормативных правовых актов, принимаемых  на государственном уровне, а также  соответствующими министерствами и  ведомствами.

    В учреждениях для правильной организации  документационного обеспечения  разрабатывается собственная нормативно-методической база - документы организационного, инструктивного, методического характера, используемые в деятельности служб, подразделений и работников учреждения.

    Типология, языковое и композиционное представление  деловых бумаг закреплены следующими основными документами:

    1. Государственным стандартом ГОСТ  Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятым Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст.

    Стандарт  распространяется на постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. документы, включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000). Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Требования стандарта являются рекомендуемыми.