Делопроизводство

    2. Типовой инструкцией по делопроизводству  в федеральных органах исполнительной  власти (Утверждена Приказом Министерства  культуры и массовых коммуникаций  Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536). Положения Типовой  инструкции устанавливает общие  требования к функционированию  служб документационного обеспечения  управления, документированию управленческой  деятельности и организации работы  с документами в федеральных  органах исполнительной власти - министерствах, службах, агентствах  и распространяются на организацию  работы с документами независимо  от вида носителя, включая их  подготовку, регистрацию, учет и  контроль исполнения, осуществляемые  с помощью автоматизированных  технологий.

    3. Постановлением Государственного  комитета Российской Федерации  по статистике от 5 января 2004 г.  № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

    Оформление  текстов и графической информации научной, технической документации и деловых бумаг основывается также на Государственных стандартах по информации, библиотечному и издательскому  делу (СИБИД) и Межгосударственных стандартах Единой системы конструкторской  документации (ЕСКД).

 

3.   Правила оформления реквизитов документов

    При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 - Государственный  герб Российской Федерации; 

02 - герб  субъекта Российской Федерации; 

03 - эмблема  организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код  организации; 

05 - основной  государственный регистрационный  номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный  номер налогоплательщика/код причины  постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код  формы документа; 

08 - наименование  организации; 

09 - справочные  данные об организации; 

10 - наименование  вида документа; 

11 - дата  документа; 

12 - регистрационный  номер документа; 

13 - ссылка  на регистрационный номер и  дату документа; 

14 - место  составления или издания документа; 

15 - адресат; 

16 - гриф  утверждения документа; 

17 - резолюция; 

18 - заголовок  к тексту;

19 - отметка  о контроле;

20 - текст  документа; 

21 - отметка  о наличии приложения;

22 - подпись; 

23 - гриф  согласования документа; 

24 - визы  согласования документа; 

25 -оттиск  печати;

26 - отметка  о заверении копии; 

27 - отметка  об исполнителе; 

28 - отметка  об исполнении документа и  направлении его в дело;

29 - отметка  о поступлении документа в  организацию; 

30 - идентификатор  электронной копии документа. 

    Перечисленный состав реквизитов следует считать  типовым, т. к. набор их при подготовке различных видов документов, документов одного и того же наименования в  различных организационно-управленческих ситуациях может быть различным.

    Среди общего перечня реквизитов выделяют постоянные и переменные реквизиты. Постоянные приводятся на бланках документов, переменные наносятся непосредственно  в процессе составления конкретного  документа.

    Требования  к оформлению реквизитов документа

    Реквизиты организации.

    Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, часть I, ст. 5021).

    Герб  субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов  Российской Федерации. Порядок использования  на бланках документов изображения  герба городов, автономных областей, автономных округов определяется нормативными актами соответствующих органов власти.

    Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках  организаций в соответствии с  уставом (положением об организации). Эмблема  не воспроизводится на бланке, если на нем помещен Государственный  герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.

    Код организации проставляют по Общероссийскому  классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Для органов государственной  власти и управления код проставляется по Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ). Код является элементом электронной идентификации документа.

    Основной  государственный регистрационный  номер (ОГРН) юридического лица проставляют  в соответствии с документами, выдаваемыми  налоговыми органами.

    Идентификационный номер налогоплательщика/код причины  постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют  в соответствии с документами, выдаваемыми  налоговыми органами.

    Код формы документа проставляют  по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

    Наименование  организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных  документах.

    Сокращенное наименование приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных  документах организации. Сокращенное  наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

    Если  организация-автор документа имеет  вышестоящую организацию, то над  ее наименованием указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации.

    Наименование  филиала, территориального отделения, представительства и т. п. указывают  в том случае, если оно является автором документа, и располагают  ниже наименования организации.

    Автором документа может быть должностное  лицо, представляющее организацию. В  этом случае должность автора указывается ниже наименования организации.

    Наименования  организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным  языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов  Российской Федерации, печатают на двух языках.

    Наименование  организации на государственном  языке субъекта Российской Федерации  или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном  языке Российской Федерации.

    Справочные  данные об организации включают в  себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и  др.).

    Наименования  организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным  языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов  Российской Федерации, печатают на двух языках.

    Наименование  организации на государственном  языке субъекта Российской Федерации  или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном  языке Российской Федерации.

    Наименование  вида документа, составленного или  изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам  документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000). В письме наименование вида документа  не указывают.

    Дата  документа

    Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для  акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003.

    Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также  оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.

    Регистрационный номер документа

    Регистрационный номер документа состоит из его  порядкового номера, который можно  дополнять по усмотрению организации  индексом дела по номенклатуре дел, информацией  о корреспонденте, исполнителях и  др.

    Для внутренних документов (приказов, распоряжений, постановлений и т. п.) регистрационный  номер - это обычный порядковый номер  документа.

    Для писем регистрационный номер  дополняется индексом (условным обозначением) структурного подразделения или  исполнителя (его личного кода), составившего документ, и номером дела по номенклатуре дел. Составные части регистрационного номера отделяются, например: 18-36-430, где 18 - индекс структурного подразделения (индекс дела), 36 - индекс корреспондента, 430 - порядковый номер документа по картотеке.

    Регистрационный номер документа, составленного  совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров  документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту  в порядке указания авторов в  документе.

    Ссылка  на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный  номер и дату документа, на который  должен быть дан ответ. Ссылка используется только в тех видах документов, которые являются ответом на запрос (письмо, докладная записка и пр.).

    Место составления документа

    Место составления или издания документа  указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

    Адресование документа

    В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные  или физические лица. При адресовании  документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. При адресовании документа должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже. Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже. При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.

    Если  документ отправляют в несколько  однородных организаций или в  несколько структурных подразделений  одной организации, то их следует  указывать обобщенно, например: Администрации районов Нижегородской области. Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке. Например:

    Документ  не должен содержать более четырех  адресатов. Слово "Копия" перед  вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе  адресатов составляют список рассылки документа.

    В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.