Делопроизводство

    При адресовании письма в организацию  указывают ее наименование, затем почтовый адрес. При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например.

    При адресовании внутренних документов указывается только название структурного подразделения или должность, инициалы и фамилия его руководителя. При направлении документа вышестоящим органам власти и управления почтовый адрес допускается не указывать.

    Утверждение документа

    Документ  утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. Гриф утверждения документа  располагают в правом верхнем  углу документа. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Допускается центрирование каждой строки реквизита относительно самой длинной строки.

    При утверждении документа несколькими  должностными лицами их подписи располагают  на одном уровне.

    При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения  состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.

    Резолюция

    В резолюции даются указания по исполнению решения, постановления и т. п., зафиксированного в документе.

    В состав резолюции входят следующие  элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дата. При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный  исполнитель, фамилия которого, как  правило, стоит в резолюции первой.

    На  документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению, в резолюции  указывается исполнитель, подпись автора резолюции и дата.

    Допускается оформление резолюции на отдельном  листе.

    Заголовок к тексту

    Заголовок к тексту включает в себя краткое  содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

    К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок  допускается не указывать.

    Отметка о контроле

    Отметку о контроле за исполнением документа  обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль», которые размещаются в верхнем правом углу документа.

    Текст документа

    Текст документа составляют на государственном  языке Российской Федерации или  на государственных языках субъектов  Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации. Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

    При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с  глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и  т. д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

    Графы и строки таблицы должны иметь  заголовки, выраженные именем существительным  в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы  с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы  таблицы должны быть пронумерованы  и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

    Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают  причины, основания, цели составления  документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать  одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без  констатирующей; письма, заявления - просьбу  без пояснения).

    В тексте документа, подготовленного  на основании документов других организаций  или ранее изданных документов, указывают  их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер  документа, заголовок к тексту.

    Если  текст содержит несколько решений, выводов и т. д., то его можно  разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

    В документах (приказ, распоряжение и  т. д.) организаций, действующих на принципах  единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного  числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

    В документах коллегиальных органов  текст излагают от третьего лица единственного  числа («постановляет», «решил»).

    В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

    Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

    В документах, устанавливающих права  и обязанности организаций, их структурных  подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).

    В письмах используют следующие формы  изложения:

    - от первого лица множественного  числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

    - от первого лица единственного  числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);

    - от третьего лица единственного  числа («министерство не возражает», «…считает возможным»).

    Приложение

    Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим  образом: Приложение: на 5 л. в 3 экз.

    Если  письмо имеет приложение, не названное  в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют.

    Отметка размещается через три интервала  от левого поля документа. Многострочный  текст приложения печатают через  один межстрочный интервал, при нескольких приложениях их тексты разделяются  пробелом в полтора интервала. Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом: Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

    Если  приложение направляют не во все указанные  в документе адреса, то отметку  о его наличии оформляют следующим  образом: Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

    В приложении к распорядительному  документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем  углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера.

    Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки.

    Приложения  печатаются на стандартных листах бумаги и подписываются исполнителем или  руководителем организации.

    Подпись

    В состав реквизита «Подпись» входят:

    - наименование должности лица, подписавшего  документ (полное, если документ  оформлен не на бланке документа,  и сокращенное — на документе,  оформленном на бланке организации);

    - личная подпись; 

    - расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

    Допускается в реквизите «Подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

    При подписании документа несколькими  должностными лицами их подписи располагают  одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

    При подписании совместного документа  первый лист оформляют не на бланке.

    В документах, составленных комиссией, указывают  не должности лиц, подписывающих  документ, а их обязанности в составе  комиссии в соответствии с распределением

    Подпись должна быть не только на документах, направляемых в другие организации, но и на копиях документов, остающихся в делах организации-автора документа.

    Реквизит  «Подпись» располагается после текста и отметки о наличии приложений с пропуском 3 - 4 межстрочных интервала. Печатается от левого поля документа.

    Согласование  и визирование  документа

    Гриф  согласования документа состоит  из слова СОГЛАСОВАНО, должности  лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

    Если  согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют  следующим образом:

    СОГЛАСОВАНО

    Письмо  Российской академии

    медицинских наук

    от 05.06.2003 № 430-162

    Если  документ имеет два грифа согласования, их располагают на одном уровне, слева и справа.

    Если  грифов согласования более двух, то они размещаются двумя вертикальными  рядами. В отдельных случаях при  необходимости согласования документа  с несколькими организациями  может оформляться лист согласования.

    Согласование  документа относится к так  называемому внешнему согласованию. Внутреннее согласование (в пределах конкретной организации) выполняется путем визирования документа.

    Согласование  документа оформляют визой согласования документа (далее — виза), включающей в себя подпись и должность  визирующего документ, расшифровку  подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.

    При наличии замечаний к документу  визу оформляют следующим образом: Замечания прилагаются

    Должность

    Личная  подпись

    Замечания излагают на отдельном листе, подписывают  и прилагают к документу.

    Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют  в нижней части оборотной стороны  последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. По усмотрению организации допускается полистное визирование документа и его приложения.

    Оттиск  печати

    На  документах, требующих особого удостоверения, подтверждения их юридической силы, ставится оттиск печати организации.

    Оттиск  печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Документы заверяют печатью организации.

    Печати  подразделяют на гербовые и простые.

    Печати  с изображением российского герба  используются государственными учреждениями. Кроме них, такую печать получают организации, наделенные отдельными государственными полномочиями, например, частные нотариальные конторы.