Сутність і особливості ділового спілкування

2. Порівняйте  ваші точки зору.

Зрозуміти точку  зору іншої людини - це погодитися з  нею. Тим часом можна чудово розуміти, про що вона говорить, і з цим  не погоджуватися. Правда, повне розуміння  ходу думок партнера може привести до перегляду власних поглядів на справу. Це допоможе обом сторонам звузити межі конфлікту, а також просунутися вперед у формуванні взаємної зацікавленості, отримати новий поштовх завдяки здобутим новим знанням.

3. Не робіть  висновків про наміри інших  на основі особистих побоювань.

Люди схильні  сприймати власні страхи за наміри іншої сторони. Підозрілість часто  виникає через упередженість. Більше того, здається, що так "безпечніше", і гірші побоювання про співрозмовника здаються очевидними. Проте, інтерпретація  у похмурому світлі висловлювань і дій іншої сторони буде коштувати  вам відмови від нових ідей, що ведуть до досягнення згоди. Звідси висновок: необхідно стримувати свої судження про наміри інших, поки не "приміряєте" на собі їх погляди.

4. Не перекладайте  відповідальність за свої проблеми  на партнера.

Звинувачувати інших - найлегший спосіб, особливо в тому випадку, коли одна сторона  відчуватимете, що партнери дійсно відповідають за щось. Але навіть якщо звинувачення підготовлені правильно, вони звичайно непродуктивні. Ваш наступ змушує іншу сторону не погоджуватися з тим, що ви хочете повідомити. Вас перестануть  слухати і дадуть гідну відповідь. Поклавши на когось провину, ви міцно  пов'яжете людей з проблемою.

5. Обговорюйте  сприйняття один одного.

Один із способів зрозуміти відмінність сприйняття в тому, щоб чітко виразити його іншій стороні, не звинувачуючи її у  виниклих проблемах. Часто в переговорах  до побоювань іншої сторони ставляться як до "несуттєвих". Навпаки, чітко  і переконливо говорячи про те, що турбує, і обговоривши все, що цікавить партнера, можна зробити  найкращий внесок у переговори.

6. Створіть у  партнера відчуття причетності  до прийняття рішення.

Навіть якщо умови угоди здаються сприятливими, інша сторона може відмовитися від  них через те, що вона не брала  участі у створенні документів. Щоб  залучити до справи іншу сторону, необхідно  про це потурбуватися якомога  раніше. Бажано звернутись до партнерів  за порадою. Той факт, що ви віддаєте іншим належне за висунення ідей, спонукає їх відчувати відповідальність за захист цих ідей.

7. Узгоджуйте  рішення з принципами та іміджем  учасників спілкування.

Коли на судовому процесі суддя оголошує вирок, він "рятує обличчя" не тільки своє і судової системи, а й сторін. Замість того, щоб просто сказати  одній стороні ви виграли, а іншій - ви програли, треба пояснити, яким чином це рішення узгоджується з  нормами і законом. Нема необхідності намагатися не бути схожим на деспотичного арбітра, бажано поводити себе належно. Людина, що розглядає скарги громадян, в цьому розумінні нічим від  судді не відрізняється, головне  при цьому - викласти зміст заключного документа так, щоб це примирило  учасників і виглядало як справедливий вихід із ситуації, що склалася.

7. Управляйте  емоціями.

У діловому спілкуванні, особливо в ситуації застою, емоції можуть бути важливішими, ніж сама дискусія. У таких випадках сторони більш  схильні до боротьби, ніж до співробітництва  у домовленості стосовно спільної проблеми. Люди часто вступають у переговори з усвідомленням, що ставки високі і  їхнім почуттям загрожують. Емоції однієї сторони викликають емоції в іншої. Страх може викликати гнів і навпаки. Емоції можуть швидко завести ділову розмову у безвихідь.

Щоб емоції не заважали досягненню взаєморозуміння, необхідно  дотримуватись таких рекомендацій.

Усвідомте свої та чужі почуття.

Ставтеся до партнерів як до виразників чиїхось  думок.

Поділіться своїми відчуттями.

Дозвольте партнеру звільнитися від своїх почуттів.

Не реагуйте на емоційні прояви.

Використовуйте  символічні жести.

Може розрядити  обстановку і жартівливе зауваження. Але якщо ви не впевнені, що вмієте жартувати, краще цього не робити. Треба поводити себе виважено і не бути при цьому  смішним.

Відмовити настирливому відвідувачеві, не ображаючи його і  не відчуваючи себе винним, буває нелегко. Коли маємо справу з досвідченим  маніпулятором, процес відмови перетворюється у виснажливу дискусію. Така відмова  може закінчитися грубістю та зіпсованими  стосунками. Важко відмовити, якщо не хочеться образити людину, здатися  жорстоким, безсердечним. У таких  випадках краще спитати: Що Вам потрібно? - тим самим поклавши край спробам  маніпулювання почуттями. Зрозумівши, що необхідно відмовити, треба повторювати  спокійно і впевнено одне й те ж  речення: Я Вас розумію..., але не можу – Я в цьому не зацікавлений. - Це питання не в моїй компетенції...

8. Створення  сприятливого психологічного клімату.

Для створення  сприятливого психологічного клімату  в діловому спілкуванні необхідно  виконувати такі дії:

Зменшуйте фізичну  і соціальну дистанцію. Починаючи  з першого контакту, привітайте партнера щирою усмішкою, доброзичливим поглядом і міцним рукостисканням, встаньте йому назустріч, зверніться по імені  та по батькові з легким поклоном убік.

Постійно показуйте  ваше бажання зрозуміти позицію  партнера. Уясніть, що він хоче, і  після цього викладайте свої докази і пропозиції з позиції його інтересів, розкривайте їх на користь саме йому.

Намагайтесь виявити  якості свого партнера, виражайте  свою зацікавленість у перспективах розвитку ваших взаємовідносин, ставтесь із розумінням до думок і бажань співбесідника.

Виражаючи власні почуття, враховуйте емоційний стан партнера. Дотримуйтесь дружелюбного тону.

Підкресліть рівність позицій, шукайте спільне в інтересах  і думках, поводьтесь спокійно і  доброзичливо, але без небажаних  поступок.

Емоційно підтримуйте  розмову, активно і уважно слухайте. Партнер буде бачити ваше бажання  його слухати й співпереживати і  тому проникнеться за це почуттям вдячності.

Драматизуйте  свої ідеї, подавайте їх ефективно.

Кидайте виклик, зачіпайте свого партнера за живе [13, с. 437-440].

Висновки

Спілкування –  це складний багатоплановий процес встановлення і розвитку контактів між людьми (міжособистісне спілкування) і групами (міжгрупове спілкування), в якому  здійснюється обмін інформацією; обмін  діями; сприйняття і розуміння партнера [13, с. 434].

Спілкування - одна із граней способу життя людини, не менш суттєва, ніж діяльність. А  спосіб життя - це не тільки те, що і  як робить людина, але і з ким, і як вона спілкується.

Ділове спілкування  на відміну від його інших видів  має свої особливості, а саме: наявність  певного офіційного статусу об'єктів; спрямованість на встановлення взаємовигідних контактів та підтримку зв`язків  між представниками взаємозацікавлених організацій; відповідність певним загальновизнаним і загальноприйнятим  правилам; передбачуваність ділових  контактів, які попередньо плануються, визначається їх мета, зміст і можливі  наслідки; конструктивність характеру  взаємовідносин, їх спрямування на розв'язання конкретних завдань, досягнення певної мети, як правило, не виходячи за рамки певного кола; взаємоузгодженість рішень, домовленість та подальша організація  взаємодії партнерів; значущість кожного  партнера як особистості; безпосередня діяльність, якою зайняті люди, а  не проблеми, що бентежать їх внутрішній світ.

До основних видів ділового спілкування належить: публічний виступ, ділова бесіда, службова нарада, переговори.

Залежно від  змісту у діловому спілкуванні можуть проявлятися такі його взаємозв'язані  види: товариське, приятельське, робоче, випадкове, професійне, формально-поверхове.

Зрозуміло, що від  виду ділового спілкування залежить зміст та відповідна поведінка сторін. Справжньою культурою ділового спілкування  є уникнення приниження та образи партнера. 
 
 
 
 
 
 
 
 

Список  використаних джерел

1. Андреева Г. М. Социальная психология: Учебник для вузов. -М.: Изд-во МГУ, 1988. -429 с.
2. Ануфриева Н.М. Социальная психология: Курс лекций. -К.: МАУП, 1995. -86, с.
3. Грехнев В. С. Социально-психологический фактор в системе общественных отношений: -М.: Изд-во МГУ, 1985. -184 с.
4. Джонсон, Дєвид. Соціальна психологія: Тренінг міжособистісного спілкування. -К.: КМ Академія, 2003. -285, с.
5. Ділове спілкування: Підручник. -К., 1998. -122 с.
6. Дороніна М. С.Культура спілкування ділових людей. -К.: Вид. дім "КМ Academia", 1997. -191 с.
7. Коваль А. П. Ділове спілкування: Навч. посібник. -К.: Либідь, 1992. -280 с.
8. Корнєв М. Н.Соціальна психологія. -К.: Б.в., 1995. -303 с.
9. Мікелі, Дена. Як досягти успіху у спілкуванні. -К., 2000. -96 с.
10. Омаров А. М. Управление: искусство общения. -М.: Сов. Россия, 1983. -237 с.
11. Орбан-Лембрик Л. Е. Соціальна психологія: У двох книгах: Підручник для студентів вищих навчальних закладів. -К.: Либідь, 2004 - Кн. 1: Соціальна психологія особистості і спілкування. -2004. -573, с.
12. Орбан-Лембрик Л. Е.Соціальна психологія. -К.: Академвидав, 2003. -446, с.
13. Пашко Л. Ділове спілкування як необхідний та неминучий процес пізнання особистості співрозмовників // Вісник Української Академії державного управління при Президентові України. -2000. -№ 3. - С. 433-440
14. Сорокина Е. Деловая беседа как форма делового общения //Справочник кадровика. -2004. -№ 7. - С. 83-86
15. Теоретическая и прикладная социальная психология. -М.: Мысль, 1988. -333, с.
16. Трухін І. О. Соціальна психологія спілкування: Навчальний посібник. -К.: Центр навчальної літератури, 2005. -335 с.
17. Циба В. Т. Системна соціальна психологія: Навчальний посібник. -К.: Центр навчальної літератури, 2006. -327 с.
18. Шевчук С. Культура усного ділового спілкування //Секретарь-референт. -2004. -№ 9. - С. 40-42