Влияние управленческих процессов на эффективность деятельности организации

    Суть  управления состоит в оптимальном  использовании ресурсов (земли, труда, капитала) для достижения поставленных целей.

    Управление  представляет собой реализацию нескольких взаимосвязанных функций:

• планирования,
• организации,
• мотивации сотрудников,
• контроля;
• координация.

    С помощью планирования определяются цели деятельности организации, средства и наиболее эффективные методы для достижения этих целей. Важным элементом этой функции являются прогнозы возможных направлений развития и стратегические планы. На этом этапе фирма должна определить, каких реальных результатов она может добиться, оценить свои сильные и слабые стороны, а также состояние внешней среды (экономические условия в данной стране, правительственные акты, позиции профсоюзов, действия конкурирующих организаций, предпочтения потребителей, общественные взгляды, развитие технологий).

    Поскольку цели могут быть поставлены на различный  срок, то планирование может быть разным (долгосрочное, текущее, оперативное).

    Задачей долгосрочного планирования является обеспечение адаптации организации к условиям внешней среды.

    В ходе его осуществления проводится анализ тенденций изменения внешней среды, изучаются потенциальные возможности организации, делается выбор относительно желаемого ее состояния в будущих изменившихся условиях и намечается путь, по которому должно осуществляться развитие организации, ее изменение. На основе долгосрочных планов разрабатываются текущие (годовые) планы.

    Организация. Эта функция управления формирует структуру организации и обеспечивает ее всем необходимым (персонал, средства производства, денежные средства, материалы и т.д.). То есть на этом этапе создаются условия для достижения целей организации. Хорошая организация работы персонала позволяет добиться более эффективных результатов.

    При этом важное значение имеет рациональная организация управленческих процессов. Эти процессы подразделяются на основные (изменение параметров предмета труда), вспомогательные (условия, при которых создается нормальное функционирование основных и обслуживающих процессов) и обслуживающие (накопление, контроль и передача предмета труда). При этом в качестве предмета труда выступают управленческое решение, информация и документация. 

    Выделим основные условия рациональной организации  управленческих процессов. К ним  относятся:

• пропорциональность (соразмерное обеспечение рабочих мест информацией, материальными ресурсами);
• непрерывность (максимальное использование рабочего времени для выполнения управленческих процессов);
• наличие целей;
• эластичность действий;
• устойчивость;
• разделение труда;
• соблюдение норм управляемости;
• делегирование обязанностей и полномочий;
• параллельность (совмещение операций во времени);
• прямоточность (оптимальный путь прохождения предметов труда и информации);
• ритмичность (равномерность выполнения управленческих процессов во времени);
• концентрация однородных предметов труда в одном месте;
• гибкость процессов.

    Для соблюдения этих условий необходимо повышать повторяемость процессов и операций, что достигается путем унификации и типизации разнохарактерных частичных процессов. 

    Мотивация - это процесс побуждения других людей к деятельности для достижения целей организации. Выполняя эту функцию, руководитель осуществляет материальное и моральное стимулирование работников, и создает наиболее благоприятные условия для проявления их способностей и профессионального "роста". При хорошей мотивации персонал организации выполняет свои обязанности в соответствии с целями этой организации и ее планами. Процесс мотивации предполагает создание для работников возможности удовлетворения их потребностей, при условии надлежащего выполнения ими своих обязанностей. Прежде, чем мотивировать персонал на более эффективную работу, руководитель должен выяснить реальные потребности своих работников. Например, самые необходимые (первичные потребности) - физиологические потребности (еда, вода, жилье, отдых); потребности в безопасности и защищенности (защита от физических и психологических опасностей). Затем, вторичные – потребности в принадлежности и причастности (принадлежность к чему-либо или кому-либо, чувство социального взаимодействия, привязанности и поддержки); потребности в признании и самоутверждении (личные достижения, компетентность, уважение со стороны окружающих); потребности самовыражения (реализация своих потенциальных возможностей).  

    Методы  управленческой мотивации можно  разделить на следующие составляющие:

• методы экономической мотивации (зарплата, премия, льготы, проценты, пакет акций, доплата и т.д.);
• методы социальной мотивации (общественное признание, благодарность, восхищение, обожествление, презрение);
• методы психологической мотивации (ощущение собственной значимости, безразличие, ущербность, ненужность);
• социально-психологические методы (повышение социальной активности, обмен опытом, критика, управленческая и профессиональная этика);
• методы властной мотивации (повышение в должности, предоставление дополнительных полномочий);
• метод моральной мотивации (личное и публичное признание, похвала и критика);
• целевой метод;
• метод проектирования и перепроектирования (обогащения) работ;
• метод вовлечения сотрудника (партисипативный метод);
• методы изучения мотивации и мотивов – экспериментальные методы, методы оценки поведения и его причины со стороны, методы изучения (беседа, анкетирование, опрос) и т.д.

    Контрольная функция управления предполагает оценку и анализ эффективности результатов работы организации. При помощи контроля производится оценка степени достижения организацией своих целей, и необходимая корректировка намеченных действий. Процесс контроля включает: установление стандартов, измерение достигнутых результатов, сравнение этих результатов с планируемыми и, если нужно, пересмотр первоначальных целей. Контроль связывает воедино все функции управления, он позволяет выдерживать нужное направление деятельности организации и своевременно корректировать неверные решения.

    В общем процессе управления контроль выступает как элемент обратной связи, так как по его данным производится корректировка ранее принятых решений, планов и нормативов. Эффективно поставленный контроль обязательно должен иметь стратегическую направленность, ориентироваться на результаты, быть достаточно простым.

    Когда организации стремятся строить  свою работу на принципе доверия к людям, а это приводит к необходимости и возможности существенного сокращения контрольных функций, выполняемых непосредственно менеджерами. В этих условиях контроль становится менее жестким и более экономичным.   

    Примерами осуществления контроля при учете выполнения всех планов, программ и заданий могут быть количество, качество, затраты, исполнители и сроки. К учету выполнения всех требований предъявляют следующие требования:

• полнота сведений;
• динамичность (отражение показателей в динамике);
• системность;
• простота;
• автоматизация на основе компьютерной техники;
• экономичность;
• преемственность.

    Осуществление регулярного и качественного  учета и контроля за функционированием системы управления является важным условием ее высокой эффективности.

    Координация – функция процесса управления, обеспечивающая бесперебойность и непрерывность. Задачей данной функции является обеспечение взаимодействия и согласованности в работе всех звеньев организации путем установления рациональных связей (коммуникаций) между ними. Для выполнения координационной функции могут использоваться как всевозможные документальные источники (отчеты, докладные, аналитические материалы), так и результаты обсуждений возникающих проблем на совещаниях, собраниях, при интервьюировании и т.д. Большую роль при этом играют технические средства связи, помогающие быстро реагировать на отклонения в нормальном ходе работ в организации.

    С помощью этих и других форм связи  устанавливается взаимодействие между  подсистемами организации, осуществляется маневрирование ресурсами, обеспечивается единство и согласование всех функций процесса управления (планирования, организация, мотивации и контроля), а также действий руководителей.

    В отличие от рассмотренных общих  функций, которые имеют место  в любом процессе управления, функции современных организаций, имеющих сложные взаимоотношения с внешним окружением, - это планирование, маркетинг, производство, предпринимательство, финансы, организация, инновация, информация, социальное развитие. Каждую из этих функций можно рассматривать как определенный вид работы по управлению предприятием в целом. Это относительно самостоятельные участки работы, выделившиеся в процессе разделения труда в управлении, носящего объективный характер.

 
 
 

    1.3. Роль управления  в достижении целей эффективной деятельности организации

 

    Одним из основных элементов успешных компаний является наличие лидера, информированного, мотивированного персонала, другими словами команды, направленной на реализацию общей цели, участвующих в ее определении и достижении, получающие вознаграждение по результатам своей деятельности.

    Все разнообразие управленческих решений  в зависимости от характера проблем и методов их разрешения можно условно разделить на отдельные типы (рис. 2).

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    

 
 

    

 

    

 

       

    

 

    

    

 
 
 
 

    Рис. 2. Типы управленческих решений 

    Укрупненно  процесс управления производством  может быть представлен в виде четырех этапов (рис. 3):

    1 этап – определяется цель управления;

    2 этап – определяется фактическое  и прогнозируемое состояние деятельности организации, оцениваемое относительно цели;

    3 этап – формулируется проблема  управления как несоответствие  ситуации и цели, и производится оценка степени данного состояния;

    4 этап – вырабатываются управленческие  решения, определяется способ решения проблемы и организационные мероприятия его реализации ⁷(11, с. 12).