Проектирование организационной структуры

     - принцип полномочий по уровням  (двойное подчинение);

     9) определение уровня централизации  и децентрализации, т. е. количества  решений, принимаемых на высоком уровне (в %).

     10) выбор стратегического принципа  функционирования - что организации  будет более важно: дифференциация - выделение частей (элементов) в  ответ на спрос внешней среды,  интеграция - повышение внутреннего  единства и уровня сотрудничества  внутри организации. 

      2.3. Факторы проектирования  организационных  структур 

     Факторы проектирования организаций - это параметры  внешней и внутренней среды, которые  необходимо учитывать при создании проекта организационной структуры.

     В самом общем виде мы можем выделить четыре группы факторов:

     - внешняя среда и инфраструктура, в которой действует организация;

     - технология работ и тип совместной  деятельности;

     - особенности персонала и корпоративной  культуры;

     - прототипы и уже существующие, и показавшиеся себя эффективными организационные структуры аналогичных организаций.

     К факторам внешней среды относятся:

     - сложность внешней среды, которая  определяется количеством и степенью  схожести факторов, влияющих на  организацию;

     - динамизм внешней среды, который  связан со скоростью изменения факторов, влияющих на организацию извне.

     При создании организационной структуры  следует учитывать, что в зависимости  от характера факторов внешней среды  организация может существовать в четырех принципиально отличных друг от друга ситуациях:

     Рисунок 9. Варианты ситуаций при создании организационной структуры в зависимости от характера факторов внешней среды 

     Рассмотрим  более подробно возможные варианты ситуаций:

     Ситуация 1 - характеризуется умеренно-высокой  неопределенностью: факторов немного, они схожи между собой, однако часто меняются, причем можно спрогнозировать возможность и логику их изменений. Такая ситуация может наблюдаться в отраслях, производящих товары народного потребления, например, одежду. Для предприятий, работающих в подобной среде, может быть эффективна функциональная организационная структура, построенная, например по продуктному или потребительскому принципу.

     Ситуация 2 - характеризуется высокой неопределенностью: факторов много, факторы не схожи  и к тому же постоянно меняются по непредсказуемым траекториям. Такая ситуация может сложиться в отраслях, производящих сложное современное оборудование, например современные компьютерные системы. Для таких организаций наиболее эффективной может оказаться проектная (или матричная при достаточном количестве одновременно осуществляемых проектов) организационная структура.

     Ситуация 3 - характеризуется умеренной неопределенностью: факторов много, они не похожи друг на друга, однако ситуация достаточно стабильна, факторы почти не изменяются. Такая ситуация может наблюдаться в отраслях, связанных со сложным производством, зависящим от множества аспектов ситуации, но достаточно стабильных и традиционных, например, поиск, добыча и переработка полезных ископаемых. Для подобных организаций может быть эффективна линейная организационная структура, усиленная функциональными связями.

     Ситуация 4 - характеризуется низкой неопределенностью: она практически стабильна факторов мало, факторы схожи и практически  неизменны. Такая ситуация может  наблюдаться в ситуациях традиционного производства, например, охота, ремесленное производство.

     Технология  работ и тип совместной деятельности. С точки зрения технологии работ  наиболее существенное влияние на организационную  структуру оказывают параметры, связанные с определенностью знаний о том, как делать работу, и определенностью времени поступления работы.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Глава 3. Совершенствование  организационных  структур

      3.1. Оценка эффективности  организационных  структур. 

     Оценка  эффективности является важным элементом разработки проектных и плановых решений, позволяющим определить уровень прогрессивности действующей структуры, разрабатываемых проектов ли плановых мероприятий, и проводится с целью выбора наиболее рационального варианта структуры или способа её совершенствования. Эффективность организационной структуры должна оцениваться на стадии проектирования, при анализе структур управления действующих организаций для планирования и осуществления мероприятий по совершенствованию управления.

     Комплексный набор критериев эффективности системы управления формируется с учётом двух направлений оценки её функционирования[4, С.487].:

     - по степени соответствия достигаемых  результатов установленным целям  производственно-хозяйственной организации;

     - по степени соответствия процесса функционирования системы объективным требованиям к его содержанию организации и результатам.

     Критерием эффективности при сравнении  различных вариантов организационной  структуры служит возможность наиболее полного и устойчивого достижения конечных целей системы управления при относительно меньших затратах на её функционирование.

     Принципиальное  значение для оценки эффективности  системы управления имеет выбор  базы для сравнения или определения  уровня эффективности, который принимается за нормативный. Один из подходов дифференцирования сводится к сравнению с показателями, характеризующими эффективность организационной структуры эталонного варианта систем управления. Эталонный вариант может быть разработан и спроектирован с использованием всех имеющихся методов и средств проектирования систем управления. Характеристики такого варианта принимаются в качестве нормативных. Может применятся также сравнение с показателями эффективности и характеристиками системы управления, выбранной в качестве эталона, определяющего допустимый или достаточный уровень эффективности организационной структуры.

     Часто вместо методов используется экспертная оценка организационно-технического уровня анализируемой и проектируемой  системой, а также отдельных её подсистем и принимаемых проектных и плановых решений, или комплексная оценка системы управления, основанная на использовании количественно-качественного подхода, позволяющего оценивать эффективность управления по значительной совокупности факторов.

     Показатели, используемые при оценках эффективности аппарата управления и его организационной структуры, могут быть разбиты на следующие три взаимосвязанные группы.

     Группа  показателей, характеризующих эффективность  системы управления, выражающихся через  конечные результаты деятельности организации, и затраты на управления. При оценках эффективности на основе показателей, характеризующих конечные результаты деятельности организации, в качестве эффекта, обусловленного функционированием или развитием системы управления, могут рассматриваться объем, прибыль, себестоимость, объем капитальных вложений, качество продукции, сроки внедрения новой техники и т.п.

     Группа  показателей, характеризующих содержание и организацию процесса управления в том числе непосредственные результаты и затраты управленческого труда. В качестве затрат на управление учитываются текущие расходы на содержание аппарата управления, эксплуатацию технических средств, содержание зданий и помещений, подготовку и переподготовку кадров управления.

     При оценке эффективности процесса управления используются показатели, которые могут оцениваться как количественно, так и качественно. Эти показатели приобретают нормативный характер и могут использоваться в качестве критерия эффективности ограничений, когда организационная структура изменяется в направлении улучшения одного или группы показателей эффективности без изменения (ухудшения) остальных. К нормативным характеристикам аппарата управления могут быть отнесены следующие: производительность, экономичность, адаптивность, гибкость, оперативность, надёжность.

     Производительность  аппарата управления может определяться, как количество произведённой организацией конечной продукции или объёмы выработанной в процессе управления информации.

     Под экономичностью аппарата управления понимаются относительные затраты на его функционирование. Для оценки экономичности могут использоваться такие показатели, как удельный вес затрат на содержание аппарата управления, удельный вес управленческих работников в численности промышленно-производственного персонала, стоимость выполнения единицы объёма отдельных видов работ.

     Адаптивность  системы управления определяется её способностью эффективно выполнять  задачные функции в определённом диапазоне изменяющихся условий. Чем  относительно шире этот диапазон, тем более адаптивной считается система.

     Гибкость  характеризует свойство органов  аппарата управления изменять в соответствии с возникающими задачами свои роли в процессе принятия решений и  налаживать новые связи, не нарушая  присущей данной структуре упорядоченности отношений.

     Оперативность принятия управленческих решений характеризует  современность выявления управленческих проблем и такую скорость их решения, которая обеспечивает максимальное достижение поставленных целей при  сохранении устойчивости налаженных производственных и обеспечивающих процессов.

     Надёжность  аппарата управления в целом характеризует  его безотказным функционированием. Если считать качество определения  целей и постановки проблем достаточным, т.е. способностью обеспечивать выполнение заданий в рамках установленных сроков и выделенных ресурсов. Для оценки исполнительности аппарата управления и его подсистем может использоваться уровень выполнения плановых заданий и соблюдение утверждённых нормативов, отсутствие отклонений при исполнении указаний.

     Группа  показателей, характеризующих рациональность организационной структуры и  её техническо-организационный уровень. К структурам относится звенность  системы управления, уровень централизации  функций управления, принятые нормы  управляемости, сбалансированность распределения прав и ответственности.

     Для оценки эффективности управления важное значение имеет определение соответствия системы управления и её организационной  структуры объекту управления. Это  находит выражение в сбалансированности состава функций и целей управления, соответствии численности состава работников объёму и сложности работ, полноте обеспечения требуемой информацией, обеспеченности процессов управления технологическими средствами с учётом их номенклатуры.

     Важными требованиями, являются, способность адекватного отражения динамичности управляемых процессов, сбалансированность и непротиворечивость показателей. При оценке эффективности отдельных мероприятий по совершенствованию системы управления допускается использование основных требований к их выбору – максимальное соответствие каждого показателя целевой ориентации проводимого мероприятия и полнота отражения достигаемого эффекта.

     Оценка  эффективности является важным элементом  разработки проектных и плановых решений, позволяющим определить уровень прогрессивности действующей структуры, разрабатываемых проектов плановых мероприятий.

     Правильность  выбранных методов организационного проектирования говорит о рентабельности предприятия [9, С.122]. 
 

     3.2.Повышение  эффективности организационных структур. 

     Через преодоление очень сложных проблем, с большими трудностями наша страна осуществляет переход к рыночной экономике. Переход России на новую  систему хозяйствования, затронул предприятия  всех форм собственности. Ранее руководители предприятий даже не задумывались о конкуренции, о повышении эффективности, об увеличение прибыли, так как предприятия не являлись собственностью начальника или директора.

     Большинство предпринимателей, руководителей, и  специалистов предприятий, зачастую даже тех, чья профессиональная подготовка включала изучение менеджмента, пока к сожалению не понимают сущности этой сферы деятельности и знакомы лишь с отдельными функциями системы управления. Это происходит потому что менеджмент не дает готовых рецептов для конкретных организаций в конкретный момент времени, он лишь помогает целенаправленно искать новые решения проблем. На производственном предприятии большое значение играют: разработка организационной структуры системы управления, подходы к распределению обязанностей, принципы создания перспективной организации и т.д. Поэтому значительное внимание уделяется совершенствованию организационной структуры системы управления на предприятии. Структура организации это логические взаимоотношения уровней управления и функциональных областей, построенные в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать целей организации.