Организация как управляемая система

Коммуникация – это  общение, обмен информацией между  двумя и более людьми, позволяющее реализовать этот обмен в коммуникационном процессе.

Базовыми элементами коммуникационного процесса являются

1) отправитель – лицо, создающее идеи или собирающее информацию и передающее её.

2) сообщение – информация, закодированная с помощью символов.

3) канал – средство передачи информации.

4) получатель – лицо (орган), которому предназначена информация.

Коммуникационный процесс  реализуется в порядке прохождения  его основных этапов в пространстве и времени организации. Среди этапов можно выделить такие как зарождение идеи, кодирование этой идеи, передача информации и восприятие её получателем.

Компоненты и  элементы любой организации структуры  управления являются или источниками, или получателями, или посредниками.              Они связываются между собой и с управляемыми объектами (субъектами) коммуникационными каналами, которые характеризуются и различаются пропускной способностью, скоростью  движения информации и т.д.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Характеристика  внешней среды организации, факторы  воздействия

 

Представители классических школ менеджмента анализировали  в первую очередь внутренние факторы организации. Под внешней средой организации понимаются все условия и факторы, возникающие в окружающей среде, независимо от деятельности конкретной фирмы, но оказывающие или могущие оказать воздействие на её функционирование и поэтому требующие принятия управленческих решений.

Однако набор этих факторов и оценка их воздействия  на хозяйственную

деятельность различны, причём не только у авторов научных  публикаций по

вопросам менеджмента, но и у каждой фирмы. Обычно фирма в процессе управления сама определяет, какие факторы и в какой степени могут воздействовать на  результаты её деятельности в настоящий период и на будущую перспективу, вывода проводимых исследований или текущих событий сопровождаются разработкой конкретных средств и методов для принятия соответствующих управленческих решений. Причём прежде всего выявляются и учитываются факторы внешней среды, оказывающие воздействие на состояние внутренней среды, оказывающие воздействие на состояние внутренней среды фирмы.

Внешняя среда организации является источником, питающим организацию

ресурсами, необходимыми для поддержания её внутреннего потенциала на должном уровне. Организация находится в состоянии постоянного обмена с внешней средой, обеспечивая тем самым себе возможность выживания. Но ресурсы внешней среды не безграничны. И на них претендуют многие другие организации, находящиеся в этой же среде. Поэтому всегда существует возможность того, что организация не сможет получить нужные ресурсы из внешней среды. Это может ослабить её потенциал и привести ко многим негативным для организации  последствиям. Задача стратегического управления состоит в обеспечении такого

взаимодействия организации  со средой, которое позволило бы ей поддерживать её потенциал на уровне, необходимом для достижения её целей, и тем самым давало бы ей возможность выживать в долгосрочной перспективе.

И так для того, чтобы  определить стратегию поведения  организации и провести эту стратегию в жизнь, руководство должно иметь углублённое представление как о внутренней среде организации, её потенциале и тенденции развития, так и о внешней среде, тенденциях её развития и месте, занимаемом в ней организацией.

При этом и внутренняя среда и внешнее окружение  изучаются стратегическим управлением в первую очередь для того, чтобы вскрывать те угрозы и возможности, которые организация должна учитывать при их достижении.

 

Внутренняя  среда организации

 

Любая организация находится  и функционирует в среде. В  менеджменте под средой  организации понимается наличие условий и факторов, которые воздействуют на  функционирование фирмы и требуют принятия управленческих решений, направленных на их управление либо на приспособление к ним.

Каждое действие всех без исключения организаций возможно только в том случае, если среда допускает его существование.

В структуре среды  организации различают факторы внутренней и внешней среды.  Такое деление факторов в менеджменте общепризнанно.

Под внутренней средой понимается хозяйственный организм фирмы, включающий  управленческий механизм, направленный на оптимизацию научно-технической и  производственно сбытовой деятельности фирмы. Внутренняя среда организации  является источником её жизненной силы. Она заключает в себе тот потенциал, который даёт возможность организации функционировать, а следовательно, существовать и выживать в определённом промежутке времени. Когда речь идёт о внутренней среде фирмы, имеется ввиду глобальная структура фирмы, охватывающая все производственные предприятия фирмы, финансовые, страховые,

транспортные и другие подразделения, входящие в фирму, независимо от их

местоположения и сферы  деятельности. Но внутренняя среда  может также быть и  источником проблем и даже гибели организации в том случае, если она не  обеспечивает необходимого функционирования организации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Понятие системы

 

Система - это некоторая целостность, состоящая из нескольких взаимосвязанных  частей или законов, каждый из которых  вносит свой вклад в результат  деятельности целого (системы).

Существует достаточно много определений  системы, но большинство исследователей сходится к тому, что отличительными характеристиками системы является структурность (наличие составляющих ее элементов и возможность разложения системы на составляющие) и процессность (или в некоторых, случаях цикличность, то есть возможность повторения процессов существования для сохранения системы). Как считают представители системного анализа, системные свойства присутствуют во всех явлениях.

В любой системы вход состоит  тоже из составляющих элементов, которые  классифицируются (делятся) в зависимости от их роли в обеспечении процессов системы, та часть над которой осуществляются операции (процессы) системы материалы) среда, воздействующая на операции (цена, договорные условия) обеспечивает перемещение компонентов всей системы (структура производства, люди и т. д.)

Входы в системе делятся по содержанию на: материальные, информационные, энергетические или их сочетание (двух или трех).

Процесс - внутреннее содержание системы, которое изменяет свое состояние  во времени, изменяя количество и  взаимосвязь отдельных элементов.

Вход может рассматриваться  как процесс, т.е. при этом система  должна быть построена таким образом, чтобы необходимые процессы воздействовали каждую составляющую входа в строгом соответствии по времени и скоординирована для достижения желаемого результата. Выход должен обязательно соответствовать двум требованиям  а) обеспечивать стабильность б) надежность.

Стабильность системы характеризуется непрерывностью выхода, а надежность выхода - это согласованность всех компонентов в деятельности системы. Для системы обязательным является наличие элементов или частей и связей между ними. Сама система характеризуется структурой (количеством элементов и их взаимным расположением) и поведением (результатом деятельности). Решающее значение для определения структуры имеют характер связи между элементами.

Изменения и преобразования, происходящие в сложных системах, как правило, не удается представить в виде математических формул и соотношений, алгоритмов (в виде упрощенных схем и порядка действий).

Модель - материальная или  информационная (реальная или мысленная  копия анализируемого объекта, явления, процесса действительности (С.А.).

Для представления и описания системы используют следующие понятия состояние, поведение системы, равновесие, устойчивость.

 

1. Поведение системы.

Если система способна переходить из одного состояния в  другое, то говорят, что она обладает поведением. Поведение системы - это ее состоят (возможность преобразования, изменения) во времени. Этим понятие пользуются, когда неизвестны правила, закономерности перехода из одного состояния в другое.

Говорят, что система  обладает поведением, и для ее описания и понимания необходимо выявить алгоритм, характер поведения системы.

 

2. Равновесие.

Это понятие определяется как способность системы в  отсутствие внешних возмущающих  воздействий (и при постоянных воздействиях) сохранять свое поведение сколь  угодно долго.

 

3. Устойчивость.

Устойчивость - способность  системы возвращаться в состояние  равновесия после того, как она была из этого состояния выведена внешними возмущающими воздействиями. Эта способность обычно присуща системам при постоянном У (управляющем входе) только в некотором диапазоне, не превышающем определенного уровня. Состояние равновесия, в которое система способна возвращаться сама, называется устойчивым состоянием равновесия.

Понятия «равновесие» и  «устойчивость» в организациях как  социальных системах гораздо более  сложные и взаимодополняющие  понятия, чем в технических системах.

Система может включать большой перечень элементов и ее целесообразно разделить на ряд подсистем. Подсистема — это набор элементов, представляющих автономную внутри системы область, например, технологическая, экономическая, организационная, правовая подсистема.

 

К свойствам систем относят

1. свойство связности.  Элементы набора могут действовать  только вместе друг с другом, в противном случае эффективность их деятельности резко снижается

2. свойство эмерджентности  потенциал системы может быть большим, равным или меньшим суммы потенциалов составляющих его элементов

3. свойство самосохранения. Система стремится сохранить  свою структуру неизменной при  наличии возмущающих воздействий  и использует для этого все свои возможности

4. свойство организационной  целостности. Система имеет потребность в организации и управлении.

В системе формируется  сложная зависимость от свойств  входящих в нее элементов и  подсистем (система может обладать свойствами, не присущими ее элементам  и может не иметь свойств, первоначально  присущих большинству ее элементов). Например, директорат компании вынужден подчиняться определенным правилам взаимоотношений, хотя отдельные руководители предпочитали бы более неформальные отношения; при проведении совещания может быть выработана идея, которая не пришла бы в голову ее участникам при индивидуальной работе. Каждая система имеет входное воздействие, систему ее обработки, конечные результаты и обратную связь. Входное воздействие складывается из воздействий внешней среды и собственных воздействий.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Менеджмент как управляющая подсистема. Взаимосвязь между организацией и внешней средой

 

Менеджмент как управляющая  подсистема системы управления является многогранным, поэтому его следует  рассматривать в различных аспектах и получать соответственно разные представления. Объединить всё многообразие представлений в единое целое возможно с помощью классификатора, имеющего следующие основания классификации взаимосвязь между системой управления и внешней средой

взаимосвязь между объектом управления и субъектом управления

компоненты процессов менеджмента

этапы принятия решений  в менеджменте.

Внешняя среда является определяющей, поскольку она включает потребителей, конкурентов, партнёров, поставщиков, финансовые организации, источники рабочей силы и, конечно, различного рода государственные учреждения. Внешняя среда организации характеризуется сложностью, подвижностью, неопределённостью.

Сложность внешней среды  – это многочисленность условий  и факторов, без которых организация  не может функционировать, и обязана на них реагировать. К числу таких внешних факторов относятся: воздействие государственных актов, заинтересованные группы влияния, конкуренты и существенные технологические изменения. Организация, использующая большое количество видов исходных материалов, различных специалистов и контактирующая со многими другими организациями, а также ддомохозяйствами, действует в более сложной среде, чем организация, у которой эти параметры проще. В более сложных условиях действуют быстро развивающиеся организации, использующие разнообразные технологии.

Подвижность внешней  среды – это скорость, с которой  происходят изменения среды вокруг организации. Практика показывает, что  окружение современных организаций  изменяется с нарастающей скоростью. Кроме того, подвижность внешнего окружения может проявляться неодинаково быть выше для одних подразделений организации и ниже для других. Подвижность среды определяет необходимость опираться на разнообразную информацию, чтобы принимать эффективные решения. Подвижность среды также оценивается степенью изменчивости факторов внешней среды.

Неопределённость внешней  среды является функцией количества информации, которой располагает  управляющая подсистема о конкретном факторе, и функцией достоверности  информации. Если информации мало или есть сомнения в её точности, среда становится более неопределённой, чем в ситуации, когда имеется адекватная, точная и надёжная информация. Чем неопределённее внешнее окружение, тем труднее принимать эффективные решения.

По степени неопределённости хозяйственные ситуации, в которых принимают решения, могут быть трёх видов определённости, риска и неопределённости.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Взаимосвязь между объектом управления и субъектом управления

 

  В соответствии с методологией системного подхода, как было показано, система управления может быть рассмотрена в микроскопическом, макроскопическом, иерархическом, функциональном и процессуальном аспекте. Если макроскопическое представление раскрывает взаимосвязь организации с внешней средой и даёт возможность провести оценку эффективности системы управления в целом, то микроскопическое представление позволяет выявить особенности взаимосвязи между объектом и субъектом управления. Как видно из кибернетической модели системы управления (рис.1), объект управления представляет собой управляемую подсистему, а субъект управления – управляющую подсистему. Между последней и объектом управления существует прямая связь в виде управляющих команд на проведение каких-либо действий и обратная связь в виде информации о результатах этих действий. Сравнение фактических результатов действий в объекте управления с целевыми командами позволяет судить об эффективности действий по управлению.