Организация как управляемая система

 

Содержание

 

1.Введение……………………………………………………………………..3

2. Организация как система управления…………………………………….4

3. Основные элементы организации как системы…………………………..6

4. Организационная структура……………………………………………….8

5. Характеристика внешней среды организации, факторы воздействия…………………………………………………………………...10

6. Внутренняя среда организации…………………………………………...11

7. Понятие системы…………………………………………………………..12

8. Менеджмент как управляющая подсистема. Взаимосвязь между   организацией и внешней средой…………………………………………….15

9. Взаимосвязь между объектом управления и субъектом управления…………………………………………………………………….17

10. Анализ системы управления организацией на примере ОАО «Вектор»……………………………………………………………………….18

11. Анализ внешней среды ОАО «Вектор»………………………………….20

12. Разработка концепции организационной культуры…………………….22

Заключение…………………………………………………………………….23

Список литературы……………………………………………………………25

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Слово «организация»  происходит от латинского organize — делать сообща, стройный вид, устраиваю. Организация рассматривается как процесс и как явление. Как процесс она представляет собой совокупность действий, ведущих к образованию и совершенствованию взаимосвязей между частями целого, например, процесс создания работоспособного коллектива.

В основе теории организации  лежит теория систем. Система —  это целое, созданное из частей и  элементов для целенаправленной деятельности. Иногда систему определяют как совокупность взаимосвязанных  действующих элементов. Признаками системы являются множество составляющих ее элементов, единство главной цели для всех элементов, наличие связей между ними, целостность и единство элементов, наличие структуры и иерархичности, относительная самостоятельность и наличие управления этими элементами. Термин «организация» в одном из своих лексических значений означает также «систему» но не любую систему, а в определенной мере упорядоченную, организованную.

Важнейшим понятием в  менеджменте является организация. Любая организация находится  и функционирует в среде. Каждое действие всех без исключения организаций возможно только в том случае если, среда допускает его осуществление. Внутренняя среда является источником ее жизненной силы. Она заключает в себе потенциал, необходимый для функционирования организации, но в это, же время может быть источником проблем и даже ее гибели. Внешняя среда является источником, питающим организацию ресурсами. Организация находится в состоянии постоянного обмена с внешней средой, обеспечивая тем самым себе возможность выживания. Естественно, эти моменты должны быть предметом постоянного внимания со стороны менеджера.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Организация как  система управления

 

Организация представляет собой сложную организационно-производственную систему управления.

Организация – это  группа людей (как минимум двое), деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели или нескольких целей (Мескон) Это определение относится к формальным организациям, т.е. специально созданным, в которых управление осуществляет специально назначенный руководитель.

Система – это совокупность из двух или более элементов, удовлетворяющих следующим условиям

- поведение каждого  элемента влияет на поведение  целого;

- поведение элементов  и их взаимодействие на целое  взаимозависимы;

- если существуют подгруппы элементов, то каждая из их влияет на поведение целого и ни одна из них не оказывает такого влияния независимо.

Из этого следует, что  «система» представляет собой некое  единство, а непростую совокупность составляющих её частей.

Основными системными принципами являются:

Целостность – не сводимость свойств системы к сумме свойств  составляющих её элементов и не выводимость  из последних свойств целого.

Структурность – возможность  описания системы через установление её структуры, то есть обусловленность поведения системы не столько поведением её отдельных элементов, сколько свойствами её структуры.

Взаимозависимость структуры  и среды – система формирует  и проявляет свои свойства в процессе взаимодействия со средой, являясь  при этом активным элементом взаимодействия.                                                                 Организация обладает следующими общими признаками

  1. Определение ее характера кадрами и менеджером объединение процессов, которые без этого взаимодействуют нецеленаправленно или неэффективно.

2. Сохранение как предварительно  запланированного порядка процесса, так и оперативного, зависящего  от ситуации реагирования работника  и менеджера. Незапланированные  действия предполагают установление  ответственности в менеджменте.

3. Определенная, зависящая от процесса гибкость, что обеспечивает функционирование системы в изменяющихся условиях.

4. Единство рабочих  процессов и процессов управления, как результата разумного разделения  труда.

 Основными законами  рациональной организации выступают упорядочение задач в соответствии с важнейшими точками процесса приведение управленческих задач в соответствии с принципами компетентности и ответственности (согласование компетентности и ответственности, согласование "поля решения" и доступной информации, способность компетентных функциональных единиц принять к решению новые задачи) обязательное распределение ответственности (не за сферу, а за "процесс") короткие пути управления  баланс стабильности и гибкости способность к целеориентированной самоорганизации и активности желательность стабильности циклически повторяемых действий.

Таким образом, можно  сделать вывод, что Организация  – это единство состояния и  процесса, так как она обеспечивает стабильные организационные решения, но является сама лишь относительно стабильной вследствие постоянного развития внешней и внутренней сред фирмы.

Иерархичность – каждый элемент системы в свою очередь  может рассматриваться как система, а исследуемая система представляет собой один из элементов более  широкой, глобальной системы.

Множественность описания каждой системы, дающее макроскопическое, микроскопическое, иерархическое, функциональное и процессуальное представление  о системе. В связи с этим задачей  системного подхода является идентифицировать целое, объяснить поведение и свойства целого с точки зрения его роли и функции.

Система управления организацией с позиции системного подхода  может быть определена как:

- концептуальная, если  она рассматривается как модель  системы управления;

- эмпирическая, если рассматривается конкретная организация;

- искусственная, поскольку  она создана и используется  людьми;

- «человеко-машинная»,  поскольку в контур управления  включена автоматизированная информационная  система;

- замкнутая или открытая  в зависимости от решаемых  задач и используемой для этого информации – только внутренней или связанной с окружающей средой;

- временная, поскольку  она периодически подвергается  формальным или неформальным  изменениям.

Организация представляет собой систему, предназначенную  для достижения поставленных целей, которые реализуются с помощью решения проблем и осуществления операций. Лица, ответственные за принятия решений, - менеджеры и исполнители решений – специалисты-управленцы объединены между собой системами взаимодействия. Существуют два типа взаимосвязей: формальные (вертикальные и горизонтальные), отражающие организационную структуру организации, и неформальные (в основном горизонтальные), возникающие на основе реализации интересов между отдельными менеджерами и специалистами.

 

 

 

 

 

 

 

 

Основные элементы организации как системы

 

В ходе изучения организаций  в рамках системного подхода выяснилось, что социальная организация как  система обладает рядом специфических  свойств, которые отличают ее от других систем (биологических, технических и т.д.) Но системно-теоретические исследования организаций и процессов управления с позиций общей теории систем оказались неэффективными в силу отвлеченного характера общесистемных концепций.

Рассматривая организацию  в целом с привлечением системного подхода, действительно можно сказать, что она, как и всякая система, представляет собой порядок, обусловленный планомерным, правильным расположением частей в целом, определенным взаимосвязями частей. Однако организация обладает специфическими, присущими только ей свойствами. В связи с этим возникла необходимость разработать специальную теорию систем применительно к организациям. Американский ученый Дж. Миллер определил следующие главные элементы системной модели организации.

организация представляется как «упорядоченность подсистем и компонентов в трехмерном пространстве в данный момент времени»

организация может рассматриваться  как сложный процесс, основой  которого являются все изменения  материальных объектов и информации

в организациях присутствуют подсистемы, которые являются составными частями системы (управленческая, экономическая, технологическая и др.)

в организациях возникают  организационные отношения (по поводу целей, межличностные, властные, информационные и т.д.)                                            в организациях протекают системные подпроцессы (властные, материально-энергетические и т.д.)

Основными отличиями  организации от других систем (например, от биологических) Миллер считает наличие  самостоятельных целей системы  и сложной управленческой подсистемы, которая представляется как многоуровневая и организованная по иерархическому принципу.

 Миллер описывает главную,  управленческую подсистему как  некоторое решающее устройство, которое состоит из личностей,  находящихся на высшем уровне  власти и принимающих ответственные для организации решения.

Таким образом, любая  организация состоит из подсистем, каждая из которых может рассматриваться  как система более низкого  уровня. В то же время сама организация, имея некоторое количество уровней  подсистем, в свою очередь может рассматриваться как подсистема в системе более высокого порядка (например, предприятие, выступая как самостоятельная система, делится на ряд цехов-подсистем и одновременно как подсистема входит в производственное объединение). Свойство объекта быть одновременно и подсистемой, и сложной системой с наличием элементов подсистем определяется как свойство рекурсивности.

Итак, при изучении организации  с позиций системного подхода на первом плане выступают а) деление организации на подсистемы б) вертикальные и горизонтальные связи организации. Сравнение схем, построенных на основе простого анализа и системного подхода, показывает, что при системном подходе основное внимание уделяется подсистемам организации и связям между отдельными системными единицами.

Применение системного подхода к исследованию организаций возможно в двух различных вариантах, когда организация рассматривается как закрытая или как открытая система. Обычно исследователи считают организацию закрытой системой, хотя декларируют необходимость изучения организации в тесном взаимодействии с внешней средой. Как правило, исследователи и практики, рассматривая отдельные структурные единицы организации, занимаясь проблемами управления и применения властного воздействия руководителей и подчиненных и др., лишь частично учитывают влияние внешнего окружения, не задумываясь о том, что организация является неотъемлемой частью внешней среды. Но в случае подхода к организации как к закрытой, самодостаточной системе влияние внешнего окружения учитывается в виде действия отдельных факторов, возмущающих и даже изменяющих внутреннюю структуру организации.

Если организация рассматривается  как открытая система, она органично  вписывается во внешнее окружение  и считается ее подсистемой. При  этом границы системы представляют собой замкнутую кривую, проходящую по периметру исследуемых объектов (по периметру организации) так, что она разграничивает область с меньшей интенсивностью взаимодействий вне этой кривой от области с высокой интенсивностью внутри нее. Здесь окружение организации не является пассивным и его можно определить как совокупность объектов, внешних по отношению к организации, которые связаны с одним или более системными единицами организации так, что изменение одного или нескольких свойств внешних объектов изменяет поведение системы, что в свою очередь приводит к изменению одного (или более) свойства внешних объектов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Организационная структура

 

Окончательное решение  о выборе структур организации принимается  на высшем  уровне её менеджмента при помощи руководителей среднего и низшего звеньев.

Задача менеджеров заключается  в выборе такой структуры, которая  наилучшим  образом отвечала бы задачам и целям организации, позволяла ей эффективно  взаимодействовать с окружающей средой, рационально распределять и направлять  усилия сотрудников.

Структура организации  – это тоже один из её ресурсов, способных  оказывать

влияние на результаты работы.

Имеется два типа организационных  структур – формальные и неформальные.

Формальная структура  – это структура организации, установленная системой

менеджмента. Например, это  объединение людей в группы, отделы, цехи,

установление между  ними рабочих связей и формальных линий связей и общения.

Неформальная структура  – это структура, которая возникает  в организации

независимо от менеджмента. Например, это группа людей из разных подразделений  организации, которые являются друзьями.

Формальные и неформальные структуры сосуществуют в любой  организации, как  правило, не являются похожими. Потому что формальные создаются искусственно менеджерами, а неформальные представляют собой естественные объединения  членов организации, создаваемые ими по интересам, не всегда совпадающими с  целями формальной организации.

Взаимодействие между  субъектами управленческой деятельности и их

объединениями в управляющих и управляемых структурных компонентах организации

– различных её подразделениях – реализуется посредствам использования так называемых коммуникационных каналов (каналов общения, связи между

субъектами), которые  создаются для осуществления личных контактов, обмена документами, реализации функций управления и т.д.