Организация как система

       Недостатки:

       - образование специфических для  функциональных подразделений целей  затрудняет горизонтальное согласование, – структура жестка и с трудом реагирует на изменения.

       Дивизиональные  структуры управления ориентируются  на изделия, рынки сбыта, регионы. 

       При этом обеспечивается:

       - относительно большая самостоятельность  руководителей дивизионов, – организация директивных связей по линейному принципу, – относительно мощное использование инструмента координации с технической поддержкой, – быстрая реакция на изменения рынка, – освобождение высших руководителей фирмы от оперативных и рутинных решений, – снижение конфликтных ситуаций вследствие гомогенности целей в дивизионе.

       К числу недостатков этой структуры  относят:

       - относительно высокие затраты  на координацию ввиду децентрализации вплоть до отдельного финансирования из бюджета и системы расчетных цен, – при децентрализации теряются преимущества кооперации, что часто требует централизации выполнения отдельных функций (НИОКР, снабжение и т. д.).

       Многомерные формы организации и управления характеризуются применением двух (матричная) или нескольких (тензорная) критериев разделения задач.

       Общими  признаками этой организационной формы  являются:

       - лимитированное пространство принятия  решений инстанциями менеджмента, – организация директивных связей по многолинейному принципу, – большие затраты на координацию между инстанциями.

       Можно различить структуры, ориентированные  на производство и на проект. Структура, направленная на производство, не ограничена временными рамками. Здесь имеется функциональная область менеджмента (где находятся многие стабильные организационные решения) и менеджмент по изделию (горизонтальный срез, охватывающий все предприятия).

       Проблемы  такой организации состоят:

       - в регулировании задач, компетентности  и ответственности менеджеров по изделиям, – в больших затратах на координацию, – в возможных директивных конфликтах.

       Структуры, направленные на проект, как правило, ограничены по срокам и характерны для сложных и рисковых проектов.

       Их  проблемы состоят:

       -в  конфликтах между инстанциями  и менеджерами проектов (противоречивые указания, ресурсные конфликты), -неуверенности менеджеров в реальности сроков выполнения задач по проектам.

       Для предприятий (фирм), действующих на международном рынке, может применяться  трехмерная (тензорная) структура управления: изделие – регион – функция.

       Проблемы  такой структуры управления:

       - конфликт из-за власти между  представителями нескольких инстанций;

       - преобладающая работа в группах  и, следовательно, возможная задержка в принятии решений и коллективная ответственность (безответственность).

       Поэтому требуется однозначное регулирование  компетентности и нормальные рабочие  отношения между партнерами.

       Пример  трехмерной структуры управления фирмы «Доу корнинг» . В фирме имеется 10 основных направлений деятельности. По ним создано 10 производственных советов под председательством менеджера направления, подчиненного генеральному директору фирмы.

       Их  основные задачи – обеспечение конкурентоспособности  продукции направления и решение экономических вопросов по сбыту. Производственные советы называют поэтому «центрами прибыли». Функциональные службы имеют основной задачей обеспечение наиболее полного использования имеющихся производственных, трудовых и материальных ресурсов. Соответственно они называются «центрами издержек производства». В фирме осуществляется единое перспективное планирование в трех измерениях.

         Трехмерная схема управления  фирмы «Доу корнинг» Положения  о подразделениях управления  и должностные инструкции Как следует, во многом эффективность управления фирмой зависит от четкого разграничения компетентности отдельных служб (подразделений) управления, их ответственности и обеспечения в них нормальных рабочих взаимоотношений.

         Поэтому скелет управления – его организационная структура, должен обрастать «мускулатурой управления». Этому способствуют следующие нормативные документы:

       - положения об отделах и службах,  – должностные инструкции.

       Сложилась следующая структура положения  об отделе (службе):

       - общие положения, – задачи, –  структура, – функции, – права,  – взаимоотношения с другими подразделениями, – ответственность.

       Первичным элементом структуры управления является служебная должность. Должностные  инструкции обеспечивают четкое разграничение  обязанностей и прав между сотрудниками фирмы.

       Они содержат:

       - общую часть, – основные задачи  и обязанности, – ответственность  работника.

       Обычно  должностная инструкция является основой  аттестации сотрудника по результатам его деятельности.

       Актуальность  системного анализа для организационных  систем     

       Сейчас  создается очень много организаций  и значительная часть людей уже попробовала себя в качестве собственников или руководителей малых и средних компаний. Умение профессионально руководить организацией или даже просто чувствовать себя в ней комфортно требует определенного набора знаний.

       Системный анализ отчасти дает нам некоторую  часть требуемых знаний, помогает понять законы и принципы функционирования организации и прививает нам умение использовать эти законы в практической деятельности.

                

          2.3 Основные понятия системного анализа                

            Системный анализ - это система  методов исследования и создания  сложных систем, используемых для подготовки и обоснования решений по проблемам разной сложности.

            Система - это конечное множество  функциональных элементов и отношения между ними, выделенное из среды с определенной целью в рамках определенного временного интервала.

            Элемент системы - предел членения  системы с точки зрения решения конкретной задачи и поставленной цели.

            Внешняя среда - совокупность  тех объектов, которая влияет  на систему.

            Подсистема - относительно независимая  часть системы сохраняющая функциональные возможности системы.

            Структура - это совокупность  элементов и связей между ними.

       Системный анализ — конструктивное направление  исследования процессов управления

       Системный анализ — это комплекс исследований, направленных на выявление общих  тенденций и факторов развития организации  и выработку мероприятий по совершенствованию  системы управления и всей производственно-хозяйственной деятельности организации.

       Системный анализ позволяет выявить целесообразность создания либо совершенствования организации, определить, к какому классу сложности она относится, выявить наиболее эффективные методы научной организации труда, которые применялись ранее.

       Системный анализ деятельности предприятия либо организации проводится на ранних стадиях работ по созданию конкретной системы управления. Это обусловлено следующими причинами:

       • продолжительностью и трудоемкостью  работ, связанных с предпроектным обследованием;

       • подбором материалов для проведения исследования;

       • выбор метода исследования;

       • обоснованием экономической, технической  и организационной целесообразности;

       • разработкой компьютерных программ.

       Конечной  целью системного анализа является разработка и внедрение выбранной  эталонной модели системы управления.

       В соответствии с главной целью  необходимо выполнить следующие  исследования системного характера:

       1) выявить общие тенденции развития  данного предприятия и его  место и роль в современной рыночной экономике;

       2) установить особенности функционирования  предприятия и его отдельных подразделений;

       3) выявить условия, обеспечивающие  достижение поставленных целей;

       4) определить условия, препятствующие  достижению целей;

       5) осуществить сбор необходимых  данных для проведения анализа  и разработки мероприятий по  совершенствованию действующей  системы управления;

       6) использовать передовой опыт  других предприятий;

       7) изучить необходимые сведения  для адаптации выбранной (синтезированной) эталонной модели к условиям рассматриваемого предприятия.

       В процессе системного анализа находятся  следующие характеристики:

       1) роль и место данного предприятия  в отрасли;

       2) состояние производственно-хозяйственной  деятельности предприятия;

       3) производственная структура предприятия;

       4) система управления и ее организационная  структура;

       5) особенности взаимодействия предприятия  с поставщиками, потребителями и вышестоящими организациями;

       6) инновационные потребности (возможные  связи данного предприятия с научно-исследовательскими и проектно-конструкторскими организациями);

       7) формы и методы стимулирования  и оплаты труда сотрудников

       Таким образом, системный анализ начинается с уточнения или формулирования целей конкретной системы управления (предприятия или компании) и поиска критерия эффективности, который должен быть выражен в виде конкретного показателя. Как правило, большинство организаций являются многоцелевыми. Множество целей вытекает из особенностей развития предприятия (компании) и его фактического состояния в рассматриваемый период времени, а также состояния окружающей среды (геополитические, экономические, социальные факторы).

       Четко и грамотно сформулированные цели развития предприятия (компании) являются основой  для системного анализа и разработки программы исследований.

       Программа системного анализа в свою очередь  включает перечень вопросов, подлежащих исследованию и их приоритетность. Например, программа системного анализа может включать следующие разделы:

       • анализ предприятия в целом;

       • анализ типа производства и его технико-экономическая  характеристика;

       • анализ подразделений предприятия, выпускающих продукцию (услуги) основные подразделения;

       • анализ вспомогательных и обслуживающих  подразделений;

       • анализ системы управления предприятием;

       • анализ форм связей документов, действующих  на предприятии, маршруты их движения и технология обработки.