Организация как функция управления. Принципы динамической организации: прямоточности, ритмичности, синхронности, пропорциональности

  Процедуры  принятия, подготовки решения и  организаций его выполнения являются  внутренними для типового звена,  а согласование и утверждение  — внешними. В типовом звене  процедуры утверждения и согласования  могут разветвляться на несколько  звеньев структуры.

 
 
 
 

 а)

 

                        УТ              Входной воздействие                СО                      Внешние      

                                                                                                                         Процедуры

                        ПО                            ПР                                  ОР                     Внутренние

                                                                                Выходной воздействие

 

б)               (УТ)  <------->                                            

                   (ПР)  <=====>         ЕСОФУ   =======> (ПР)

                  (СО)  <-------->  

Рис. 2.3. Схема (а) и условное обозначение (б) типового, функционального звена ЕСОФУ

 

Входное воздействие (рис.2.3.1) поступает от другого  типового звена и в зависимости  от направленности формирует линейную или функциональную  связь.                

                             а)                                б)

                      ПО-ПР-ОР               ПО-ПР-ОР

                      УТ            СО            УТ    

                                                                           СО                

                      ПО-ПР-ОР               ПО-ПР-ОР —    ПО-ПР-ОР

 

                         а) сосредоточенное, б) распределенное

Рис. 2.3.1. Варианты схем взаимодействия типовых  звеньев

  С  процедурами ПО и ОР образуются  функциональные связи, а с ПР—      линейные. Обычно входное воздействие направлено на процедуру принятия решения.

  Для  формирования взаимодействия процедур  нескольких типовых звеньев предлагается  следующая метаморфоза процедур:

• процедура  «Утверждение» переходит на другое звено (обычно вышестоящее) в процедуру «Готовит решение»,

• процедура  «Согласование» — в процедуру  «Организация выполнения»;

• процедура  «Принимает решение» переходит на нижестоящий  уровень в одноименную процедуру.

  Данная  метаморфоза вытекает из приведенного  выше определения функции как совокупности действий, направленных на достижение частной цели, которая подчинена общей цели управления. С учетом этого схема взаимодействия типовых звеньев, изображенных на рис 2.3.1

  На  рис. связи между типовыми звеньями  конкретизируются связями между процедурами звеньев. Типовое звено содержит внутри себя и организует при взаимодействии с другими звеньями линейные и функциональные связи. Поэтому при объединении нескольких звеньев очень естественно формировать

линейные, линейно-функциональные и функциональные структуры, а также все другие сводящиеся к ним.

 
 

Рис. 2.3.2 Уточненные схемы взаимодействия типовых  звеньев:

а) сосредоточенное, б) распределенное

 

  Однако  типовое звено нельзя ассоциировать  со звеном управления.

  Звено  управления — это ячейка с определенным набором процедур, а не функций. Причем процедуры могут лишь частично представлять одну или несколько функций управления. Жесткой связи между функцией и звеном управления нет. Как правило, звено управления соответствует должности работника аппарата управления (например, звено «главный инженер», «главный экономист») либо названию подразделения аппарата упрааления (например, звено «отдел кадров», «бухгалтерия»).

  Типовое  звено соответствует только одной  единичной самостоятельной общей функции управления. Оно обладает большей независимостью и стабильностью, чем звено управления. Границы типового звена и звена управления в общем случае не совпадают.

  Таким  образом, совокупность типовых  звеньев — функциональная структура  — может служить базой для формирования организационной структуры управления.

2.4. Принципы формирования  типового функционального  звена управления

  Принципы  или правила составления типового  функционального звена — это  первый шаг при практической  организации проектирования функциональной структуры организации. Рассмотрим основные принципы: однозначность, детерминированность, стабильность, ограниченность, согласованность, необходимую детализацию и совершенствование.

  Принцип однозначности: каждое типовое звено должно отражать только одну единичную самостоятельную общую функцию.

  Принцип детерминированности: в типовом звене процедура принятия решения должна иметь одно входное и одно выходное воздействия. Границы этих воздействий должны быть определены правами, компетентностью и ответственностью.

Принцип стабильности: изменение трудоемкости функций в заданном диапазоне (нормативный уровень) не должно отражаться на структуре связей типового звена с другими звеньями. Данный принцип отражен в соотношении (2.6).

  Принцип ограниченности: в типовом звене процедура принятая решения должна быть только одна. Это определено содержанием единичной самостоятельной обшей функции управления.

  Принцип согласованности: типовое звено должно быть вписано в соответствующую среду своего функционирования, в которой оно должно усиливать действие закона единства системы управления.

  Принцип необходимой детализации: типовое звено должно реализовать одну единичную функцию и иметь все процедуры для ее выполнения. Если параметры реального типового звена не соответствуют принципу ограниченности, то звено необходимо разделить на более мелкие либо укрупнить.

  Принцип совершенствования: в типовом звене должны быть заложены возможности для снижения трудоемкости выполнения функции и повышения качества ее выполнения (например, при внедрении современных компьютеров в процессе информационного обеспечения управления).

2.5. Построение функциональной  структуры управления

  Формирование  функциональной структуры из  типовых звеньев дает хорошие  результаты для небольших организаций где число функций управления не превышает 200. При увеличении их числа сложность функциональных структур существенно возрастает. Поэтому для организаций со значительно большим числом функций предлагается метод агрегирования в рамках единичной самостоятельной конкретной функции управления (ЕСКФУ). Таким образом, мы подходим к понятию звена ЕСКФУ.

  На  основании соотношения (2.3) и статуса  типового звена звено ЕСКФУ  представляет сочетание типовых  звеньев, реализующих общие функции  управления. Еще раз отметим, что планирование играет ведущую роль среди общих функций управления. Схема взаимодействия ТИПОБЬ[Х звеньев в рамках эвена ЕСКФУ с учетом преобразования процедур приведена на рис. 2.9. Она замыкает внутри себя большую часть связей и в конечном счете приводится к рассмотренному выше виду типового эвена (рис. 2.6).

  Поясним  этот процесс более подробно. Процедура принятия решения в  звене «П»(планирование) является  исходной для функционирования  остальных звеньев. Процедуры  утверждения решения (УТ) и согласования (СО) в звеньях «0»(организация), «А»(активизация) и «К»(контроль) входят в состав процедур подготовки решения (ПО) и организации выполнения решения (ОР) соответственно.

С учетом схем типового звена (рис. 2.3) и их взаимодействия составим условное обозначение звена ЕСКФУ (рис. 2.5.1).

 
 
 

Звено ЕСКФУ

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Рис. 2.5. Схема взаимодействия типовых фумсционатных  звеньев

при образовании  звена ЕСКФУ

(П, О,  А, К - типовые звенья, реализующие

общие функции - планирование, организацию, активизацию и контроль)

Рис. 2.5.1 Условное обозначение эвена ЕСКФУ

 
 

  Общий  вид звена ЕСКФУ идентичен  звену ЕСОФУ. Таким образом,  все наши рассуждения привели  к однообразию в представлении  однотипных понятий.

  Понятие  звена ЕСКФУ также отличается от понятия звена управления или элемента структуры управления. Звено ЕСКФУ отражает только соответствующий набор единичных самостоятельных общих функций управления.

  Для  малого предприятия, выполняющего  принятый ранее набор конкретных  функций управления, функциональная схема управления (ФСУ) будет иметь следующий вид (рис. 2.5.2).

 Взаимосвязь  звеньев ЕСКФУ в рамках организации  образует функциональную структуру  управления (ФСУ) более высокого  уровня, чем ФСУ общих

 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Рис. 2.5.2 Схема взаимодействия ЕСКФУ при образовании ФСУ МП 99

 

функций. ФСУ, составленная из ЕСКФУ, является базой  для формирования организационных  структур управления (ОСУ) организаций.

  Набор  ЕСКФУ в рамках малого предприятия  (рис. 2.5.2) формирует единичную самостоятельную функциональную структуру управления (ЕСФСУ).

  Исходя  из изложенного общая схема  составляющих функциональной структуры  управления любой организации  может быть представлена в  следующем виде (рис. 2.6).

 
 
 
 
 
 
 

Рис. 2.13 Составляющие общей ФСУ организации

  Однако  только в случае составления  ФСУ организации из ЕСФСУ полностью  реализуется важнейший закон  организации (композиции пропорциональности), рассмотренный в гл. 4. Он формулируется  так: «Каждая материальная система  стремится сохранить в своей  структуре все необходимые элементы (композицию), находящиеся в заданном подчинении (пропорции)». Например, организация ООО «Риэлтер-2» состоит из четырех человек и занимается посредническими операциями с жилыми помещениями. Анализ этой организации показал, что состав его ФСУ является неполным для МП, а функция бухгалтерского учета занимает существенно больше времени, чем положено. Следовательно, существует весомая причина для совершенствования системы управления организации.

  Выше  мы рассмотрели содержание двух параметров функций: трудоемкость и сложность, В практике организации функциональной подготовки организаций важное значение имеет еще один параметр — совместимость.

  По  совместимости функции бывают  одинаковые, однотипные и разнотипные.  К одинаковым относятся функции, выполняемые разными людьми по одинаковым правилам (например 20 брокеров на одной товарной бирже). К однотипным относятся функции, выполняемые по разным правилам (технологиям), но относящиеся к одной сфере деятельности (к экономике, технике и т.д.). Например, в бухгалтерии крупной организации работают специалисты по учету заработной платы, налогам и др.). К разнотипным относятся функции, выполняемые по разным правилам и относящиеся к разным сферам деятельности. Например, в подчинении генерального директора имеются: заместитель по кадрам, главный инженер, главный бухгалтер, заместитель по социальной сфере.