Организация как функция управления. Принципы динамической организации: прямоточности, ритмичности, синхронности, пропорциональности

  Каждая  общая функция управления, составляющая КФУ, включает набор процедур: подготовка, согласование, принятие, утверждение и организация выполнения решения. Приоритет процедур, составляющих ФУ, определяет уровень обязательности их исполнения. В рамках этого необходимо выделить административные, технологические и патронажные ФУ. Функция считается административной, если среди составляющих ее процедур приоритетна процедура «Принятие решения» или «Утверждение решения». Для технологической — наличие среди процедур, составляющих функцию, приоритетных процедур «Подготовка решения», «Согласование» или «Организации выполнения решения». Если в наборе нет приоритетных процедур, то это патронажная ФУ. Наличие административной общей ФУ в КФУ также придает ей этот же статус.

  Взаимосвязь между функциями выражается следующими соотношениями:

  Т_кфу = Т_п + Т_о + Т_а + Т_к;

  С_кфу = (Т_п x С_п + Т_о x С_о + Т_а x С_а + Т_к x С_к)/Т_кфу,

где Т_п, Т_о, Т_а, Т_к — трудоемкости, С_п, С_о, С_а, С_к — номера уровней сложности общих функций управления — планирования, организации, активизации и контроля.

2.3 Формирование функциональной  структуры управления

  Функции  — важнейший элемент при построении  структуры организации, наборе  персонала и т.д.

  Мы  подходим к понятию «единичная  самостоятельная функция».

  Аналогично тому, что здание лучше строить из единичных законченных блоков, чем из кусков или нестандартных блоков, также и в системе формирования функциональных структур использование единичных самостоятельных функций существенно упрощает этот процесс. Это понятие относится как к конкретным, так и к общим функциям управления.

  С  нашей точки зрения, наиболее  плодотворный подход к выделению  (формированию) единичной самостоятельной  конкретной функции управления (ЕСКФУ)  заключается в соблюдении двух  условий:

• рассмотрение набора КФУ, используемых в большой

группе  организаций в Российской Федерации (назовем

его типовым  набором функций),

• наличие в каждой КФУ полного набора общих функций

управления.

  Первое  условие можно выполнить при  рассмотрении группы малых предприятий  (МП).

  Как  показывает практика, независимо  от сферы деятельности, малые  предприятия имеют близкие по  трудоемкости и сложности параметры  типовых КФУ. Поэтому примем  малое предприятие за основу  при определении набора ЕСКФУ.  По критерию типизации целесообразно выделить четыре набора КФУ для организаций: базовый, отраслевой, групповой и специальный.

 Базовый  набор КФУ входит в состав  любого конкретного набора функций  организации (рис. 2.3).

                                     Рис 2.3.Состав полного наборе КФУ

 
 

 
 

 
 

Базовый набор КФУ составляют:

 

1) управление  производством продукции (товара, услуг, информации и знаний);

2) управление  бухгалтерским учетом;

3) управление  техническим и социальным развитием;

4) управление  техническим и социальным обеспечением;

5) управление  технической безопасностью;

6) управление  трудом и заработной платой;

7) управление  персоналом;

8) управление  реализацией;

9) управление  маркетингом;

10) управление  экономикой;

11) управление  финансами;

12) управление  рекламой;

13) управление охраной;

14) стратегическое  управление;

15) представительская  деятельность;

16) консультационная  деятельность.

  Отраслевой  набор включает функции, характерные  для конкретной отрасли народного  хозяйства: промышленности, сельского  хозяйства, капитального строительства, транспорта, связи, торговли и др. В рамках отраслевых функций могут включаться и функции, характерные для подотраслей. Например, для промышленности — функции, характерные для организаций топливно-энергетического и металлургического, машиностроительного, химико-лесного комплексов.

  Групповой набор состоит из функций, определяемых правовой формой организации (ООО, ОАО, ЗАО и др.), например, управление ценными бумагами для акционерных обществ, управление внешним и внутренним аудитом для финансово-промышленных групп.

  К  типовому набору могут присоединяться специфические функции управления, например, управление внешнеэкономической деятельностью, управление подсобным хозяйством.

  Второе  условие (наличие полного набора  общих функций) может быть выполнено путем соблюдения следующего соотношения:

  КФУ Î (набор всех общих функций)

  (символ Î означает включение).

  Любая  конкретная функция управления  должна содержать

весь  набор ненулевых по трудоемкости общих функций.

  Каждая  из КФУ имеет свою трудоемкость. Таким образом, паспорт (стандарт) на каждую ЕСКФУ должен включать: название функции, трудоемкость (Т_с) и уровень сложности (С_с) функции.

  С  учетом соотношения (2.1) условия  выделения функции с параметрами  (Т_с, С_с) в ранг ЕСКФУ будут следующими:

                                                             Т_кфу = Т_е;

                                                             С_кфу = С_с,                        (2.2)

где Т_п, Т_о, Т_а, Т_к, С_п, С_о, С_а, С_к не имеют нулевых значений.

  Исходя  из значения трудоемкости ЕСКФУ можно предложить следующее соотношение для определения уровня трудоемкости КФУ для конкретного МП:

    1,5 5 Т_с < Т_кфу — высокий уровень;

    0,8  5Т_с < 7 _кфу < 1,2 5 Т_с— нормативный уровень;     (2.3)

                      7 _кфу < 0,5 5 Т_с— низкий уровень.

  КФУ  с высоким уровнем трудоемкости  свидетельствует об элементах  непрофессионализма в управленческой  деятельности, т.е. работники выполняют  порученные функции дольше, чем  положено. КФУ с низким уровнем  трудоемкости свидетельствует либо о широком использовании современных информационных технологий при сохранении прежнего штата работников, либо об элементах непрофессионализма в управленческой деятельности, т. е. работники выполняют функции быстрее, чем положено, либо в силу их чрезмерного профессионализма, либо в силу поверхностного отношения к ним.

  Взаимосвязь  между трудоемкостью (Трф) и  уровнем сложности (Соф), общей  функцией и процедурами будет  выражаться следующими соотношениями:

Т_оф = Т_по + Т_ос+ Т_про + Т_ут + Т_ор;

С_оф = (Т_по 5С_по + Т_со 5С_со + Т_пр 5С_пр + Т_ут 5С_ут + Т_ор 5С_ор) / Т_оф, (2.4)

где Т_по, Т_со, Т_пр, Т_ут, Т_ор, С_по, С_со, С_пр, С_ут, С_ор  — трудоемкости и уровни сложности соответствующих процедур.

  В  качестве стандартов на общие  функции предлагается их набор,  составляющий соответствующую ЕСКФУ. Таким образом, паспорт (стандарт) на единичную самостоятельную общую функцию управления (ЕСОФУ) включает: название функции, трудоемкость (ТОс) и уровень сложности (СОс) функции.

  С  учетом соотношений (2.4), условиями  выделения общей функции с параметрами (7^ Соф) в ранг ЕСОФУ будут:

                                                                                  Т_оф = ТО_с;

                                                          С_оф = СО_с,                      (2.5)

 Т_по, Т_со, Т_пр, Т_ут, Т_ор, С_по, С_со, С_пр, С_ут, С_ор не имеют нулевых значений.

  По  стандартам трудоемкости можно  предложить следующее соотношение  для определения уровня трудоемкости  ОФУ:

             1,5 5ТО_с < Т_оф — высокий уровень,

             0.8 5 ТО_с, < Т_оф < 1,2 х ТО_с, - нормативный уровень, (2.6)

             Т_оф < 0,5 х ТО_с — низкий уровень.

  Соотношение  (2.6) играет важнейшую роль при  анализе функций в организации.  Добиваясь получения требуемых  пропорций в параметрах ОФУ  (трудоемкости н уровне сложности), можно привести КФУ к требуемому стандарту. Результатом приведенной выше аналитической работы является таблица отчетности по используемым функциям управления (см. табл. 2.5).

  Таким  образом, выделяются два понятия  — общая функция и единичная  самостоятельная общая функция управления (ЕСОФУ). Последняя служит элементом для построения соответствующей ЕСКФУ. Каждая ЕСОФУ является общей функцией, но не каждая общая функция — ЕСОФУ. Между собой ЕСОФУ связаны процедурами (аналогично с общими функциями).

  В  рамках одной функции процедуры могут быть внутренними и внешними, могут формировать линейные или функциональные связи (табл. 2.3).

Табл. № 2.3Классификация процедур

 

Примечание: ПР — принятие решения, ПО — подготовка решения,

ОР —  организация выполнения, УТ — утверждение, СО — согласование

 

  Приведенная  в табл. 2.3 классификация позволяет  сформировать схему и условное  обозначение типового функционального  звена (рис. 2.3).