Коммуникации в организациях. Типология коммуникаций. Ступени противоречий. Формирование внутренней структуры организаций на базе анализ

ВСЕРОССИЙСКИЙ ЗАОЧНЫЙ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИ ИНСТИТУТ 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

  КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА 

по  дисциплине: « ТЕОРИЯ ОРГАНИЗАЦИИ »

     на  тему: «Коммуникации в организациях. Типология коммуникаций. Ступени противоречий. Формирование внутренней структуры организаций на базе анализа противоречий. Ступени противоречий в межличностных отношениях. Компромиссы, общие понятия» 
 
 
 
 

 
 
 
 
 
 
 
 

Архангельск

2010 
Содержание 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 

Введение

 

    Управление  в организации осуществляется через  людей. Одним из важнейших инструментов управления в руках менеджера является находящаяся в его распоряжении информация. Используя и передавая эту информацию,  также получая обратные сигналы, он организует, руководит и мотивирует подчиненных. Многое зависит от его способности передавать информацию таким образом, чтобы достигалось наиболее адекватное восприятие данной информации теми, кому она предназначена.

    Термин "коммуникация" происходит от латинского "communis", означающего "общее": передающий информацию пытается установить "общность" с получателем информации. Отсюда коммуникация может быть определена как передача не просто информации, а значения или смысла с помощью символов.

    Коммуникации  – важнейший элемент обеспечения  эффективности управления. Руководитель тратит от 50 до 90% своего времени именно на коммуникации. Не только слово, цифра и другая информация, которая может быть представлена письменно или графически, занимает основное место и является важнейшим в коммуникационном процессе, но и другие элементы (жесты, мимика, паузы) могут быть определяющими с позиций оценки эффективности управления.

    В высокопродуктивных компаниях хорошо понимают, что хорошо отлаженные коммуникации — это прежде всего обмен информацией и дружеская поддержка коллег.

    Цель  контрольной работы – определить коммуникативные особенности управления организации, где расскажем как и каким образом осуществляются коммуникации в организациях.

Глава 1. Коммуникации в организациях

 

    Как говорят о коммуникации в узком  смысле слова, то прежде всего имеют  в виду тот факт, что в ходе совместной деятельности люди обмениваются между собой различными представлениями, идеями, интересами, настроениями, чувствами, установками и т.д. Первоначально этот процесс был непосредственно включен в совместную деятельность, и лишь позже произошло его «выделение» - так называемая психологическая спецификация, и в этой связи создание специфических средств – семиотическая спецификация. Набор сведений, которыми люди обмениваются между собой, можно рассматривать как информацию, и тогда сам процесс коммуникации может быть понят как процесс обмена информацией. Отсюда можно сделать следующий шаг и интерпретировать весь процесс человеческой коммуникации в терминах теории информации, что и делается в ряде систем социально-психологического знания. Однако такой подход нельзя рассматривать как методологически корректный, ибо в нем опускаются некоторые важнейшие характеристики именно человеческой коммуникации, которая не сводится только к процессу передачи информации. Не говоря уже о том, что при таком подходе фиксируется в основном лишь одно направление потока информации, а именно от коммуникатора к реципиенту (введение понятия «обратная связь» не изменяет сути дела), здесь возникает и еще одно существенное упущение. При всяком рассмотрении человеческой коммуникации с точки зрения теории информации фиксируется лишь формальная сторона дела: как информация передается, в то время как в условиях человеческого общения информация не только передается, но и формируется, уточняется, развивается.

    Поэтому, не исключая возможности применения некоторых положений теории информации при описании коммуникативной стороны общения, необходимо четко расставить все акценты и выявить специфику в самом процессе обмена информацией, когда он имеет место в случае коммуникации между людьми¹.

    Основными элементами коммуникационного процесса являются: отправитель, сообщение, канал, получатель.

    Отправитель – лицо, генерирующее идею либо собирающее информацию и передающее ее.

    Сообщение – информация, закодированная в виде символов.

    Канал – средства передачи информации.

    Получатель (реципиент) – тот, кому предназначена информация².

    Коммуникации  можно классифицировать по типу объектов и по степени формализации.

    По  типу объектов: - организация – внешняя среда; - межуровневая (восходящая); - межуровневая (нисходящая); - горизонтальная; - руководитель – подчиненный; - руководитель – рабочая группа.

    По  степени формализации: - формальные коммуникации; - неформальные коммуникации.

    Управление  должно решить три задачи, создавая информационную подструктуру организации деятельности:

    • организацию коммуникативных сетей;

    • повышение качества информации, циркулирующей  по коммуникативным сетям, обеспечивающей управление и деятельность персонала;

    • полноценное использование информации для решения задач управления.

    Эти задачи связаны со своеобразной группой психологических факторов - познавательно-коммуникативных. Чтобы повысить эффективность управления, необходимо знать, учитывать и совершенствовать эту группу психологических факторов.

    Основа  схемы циркуляции информации задается структурой организации и организационными отношениями между его подразделениями и должностными лицами, т.е. основа лежит в организационно-правовой плоскости.

    Реальная  же картина передачи сообщений может  не совпадать с ней, и причиной этого выступают психологические  факторы. Под их влиянием происходит обрыв нормативных (формализованных) каналов и цепей, возникновение новых, их изменение (ослабление или усиление), изменение информационных ролей отдельных лиц, утечка служебной информации и др. 
Поэтому надо тщательно следить за влиянием психологических факторов на коммуникации³.

    Умелый  руководитель принимает меры по обеспечению  положительного влияния психологических факторов на коммуникации. К. Киллен, изучавший этот вопрос, пишет: «Представьте себе, как крайний случай, попытку общения с человеком, целящимся в вас из винтовки. До тех пор, пока этот человек относится к вам как к врагу, вряд ли удастся с ним эффективно общаться. 
Однако глубокое взаимное уважение отправителя и получателя сообщений чрезвычайно облегчает коммуникацию и позволяет быстро находить решение даже самых трудных проблем». Надо уделять внимание, прежде всего межличностным взаимоотношениям, взаимоотношениям руководителей служб и их коллективов, преодолевать психологические барьеры (взаимное недоверие, отсутствие единства подходов, нездоровая конкуренция, осторожность в передаче информации, разборчивость в подключении новых коммуникативных каналов, пользование нелегальными коммуникативными каналами и пр.).

    Сказывается то, как развиты и развиваются  у сотрудников коммуникативные способности и умения: общительность, доступность, умение слушать и быстро схватывать суть сообщения, быстро и правильно решать, кому передать информацию, умение хранить и быстро находить нужную информацию, четко, ясно и кратко передавать сообщение и др.

    Цель  коммуникации – обеспечить понимание  информации (сообщения), которой обмениваются отправитель и получатель. Коммуникации могут осуществляться в виде:

    -монолога  – информации, поступающей от  отправителя к получателю;

    -диалога  – информации, поступающей от отправителя к получателю и от получателя к отправителю;

    -обратной  связи как реакции на полученную  информацию.

    Для обмена информацией используют символы, к которым относятся слова, жесты, интонация. Отправитель кодирует сообщение  с помощью вербальных и невербальных символов.

Глава 2. Типология коммуникаций

 

    Процесс коммуникации может быть разделен на отдельные фрагменты, единицы коммуникации – коммуникативные акты. Разумеется, сам по себе коммуникативный процесс представляет собой континуум, непрерывное взаимодействие участников коммуникации. Однако, в целях анализа и описания, необходимо выделять дискретные единицы – так уж устроено человеческое познание.

    Рассмотрим  основные понятия и термины, используемые для анализа коммуникативного процесса и его элементов.

    В коммуникативных актах задействованы  участники коммуникации – коммуниканты (отправитель и получатель), порождающие  и интерпретирующие сообщения.

    Обычно  сообщения – это высказывания или тексты. Но в невербальной коммуникации сообщением может быть изображение (дорожный знак поворота или фотография встречи политических лидеров), физический предмет (сообщение о провале - цветок на окне явочной квартиры, подарок - знак признательности, черная метка - знак приговора). Сообщениями можно также признать поступки (например, знаковые поступки политических деятелей или шаги фирмы по продвижению товара).

    Сообщения состоят из знаков различного рода (словесных и невербальных), изучением которых занимается семиотика или семиология (наука о знаках, от греч. σήμα, σημείον ‘знак’). Они образуют знаковую систему, код или язык (вербальный язык, язык жестов, культурный код, азбука Морзе, языки программирования и т.п.).

2.1 Способы коммуникации

    Коммуникация  может осуществляться как вербальными, так и невербальными средствами.

    -разговорный  (устный, вербальный);

    -письменный (письма, распоряжения, статьи, объявления);

    -невербальный (тон речи, пауза, акцентирование  внимания, телодвижения)⁴.

    Вербальная  коммуникация для человека является основной – имеется в виду не генезис коммуникации и не ‘процент использования’, а универсальность этого способа для человека, всеобщую переводимость любых других коммуникативных средств на вербальный человеческий язык. К числу вербальных средств относится устная и письменная разновидности языка.

     Невербальные средства делятся на две группы: первичные языки (система жестов, но не жестовые языки глухонемых!, пантомима, мимика) и вторичные языки (азбука Морзе, музыкальная нотация, языки программирования). Вербальные средства изучаются лингвистикой, невербальные – паралингвистикой и отдельными разделами семиотики.

    Вербальная  коммуникация использует в качестве знаковой системы человеческую речь, естественный звуковой язык, т.е. систему фонетических знаков, включающих два принципа: лексический и синтаксический. Речь является самым универсальным средством коммуникации, поскольку при передаче информации при помощи речи менее всего теряется смысл сообщения. Правда, этому должна сопутствовать высокая степень общности понимания ситуации всеми участниками коммуникативного процесса. Известно, что использованию речи сопутствуют процессы, препятствующие достижению взаимопонимания: возможность использования двух типов значений: денотативных (формальные определения, дефиниции: «молоток» - инструмент для забивания гвоздей) и коннотативных (связанных с эмоциональными ассоциациями: «молоток» - нечто тяжелое, холодное); полисемия (многозначное толкование одного и того же слова) и синонимия (использование разных слов для обозначения одного и того же явления).

    Обмен информацией возможен не только посредством речи, но и посредством других знаковых систем, которые в своей совокупности составляют средства невербальной коммуникации.

2.2 Виды коммуникации

 

    Виды  коммуникации выделяются по составу  коммуникантов. Это весьма существенное различие для профессионального коммуникатора, поскольку технология работы в каждом случае имеет свою специфику (даже громкость голоса в случае, например, разговора с самим собой, с одним собеседником или с большой группой будет различаться):