Централизация и децентрализация

Обычно страховые  запасы поддерживаются в течение  недели, при сезонных пиках спроса —10 дней. Торговый дом формирует  их в основном по быстро оборачиваемым  товарам (группа А)—восьми тысячам  наименований, проходящим через распределительный  центр. Это примерно треть ассортимента сети. Оставшиеся 70%—скоропортящиеся продукты питания. Их по магазинам развозят сами поставщики. Неудивительно, что  показатели out-of-stock по товарам, проходящим через распределительный центр, выглядят намного лучше, чем по тем, которые магазины напрямую заказывают у поставщиков.

Автоматическая память

Когда магазины остаются с поставщиками «один на один», (без  поддержки мощной логистики распределительного центра), сразу же становятся заметны  недостатки в процессах управления магазинами. Именно персонал торговых точек, по убеждению руководителя проектов компании Roland Berger Strategy Consultants Георгия  Бабилашвили, ответственен за пустые полки. Речь прежде всего идет о несовершенстве процедур поддержания текущего ассортимента. Как правило, менеджеры либо забывают что-то заказать, либо спохватываются слишком поздно.

Все усугубляется тем, что скоропортящуюся продукцию  приходится заказывать ежедневно —  и иногда не по разу. В «Перекрестке»  решили, что положить конец забывчивости магазинных закупщиков может только машина. Там была внедрена система  автоматического дозаказа. Периодически она выдает сигнальные полосы —  напоминания о необходимости  сделать заказ либо запустить  инвентаризацию, если с товаром какая-то путаница. «Нормальные менеджеры  вели свои календари на листочках, а  кое-то спохватывался лишь тогда, когда  товар заканчивался,— вспоминает Владимир Кива.— Сейчас все контролирует систе_А: она планирует даты заказа товара, ведет календарь заказов  и поставок. На его же основании  делаются автоматические предложения  о составе и количестве товара, который надо заказать. И когда  персонал магазина, отвечающий за заказ, утром приходит на работу, он видит  на экране готовый перечень, составленный системой за ночь».

Однако автоматизацию  процесса в торговом доме посчитали  полумерой. Там решили пойти еще  дальше — в принципе освободить магазины от функции заказа. В одном  из них, по словам Владимира Кивы, уже  запущен пилотный проект по управлению алкогольным ассортиментом из центрального офиса. Позитивные результаты эксперимента впоследствии могут привести к полной реорганизации процесса закупок. Они  будут осуществляться не на местах, а в центре.

Дьявол в деталях

К пустым полкам могут  приводить не только опоздания с  заказами. Порой это случается  по вине сотрудников, которые вовремя  не принесли товар из подсобки. Другая причина ассортиментного дисбаланса — ошибки в размещении товаров  на полках. Во многих случаях они  вызваны отсутствием четких норм относительно того, что, где и в  каком именно количестве выставлять. В торговом доме «Перекресток» значимость процессов управления торговым залом  понимают. И там уже нашли способ, как их усовершенствовать. Например, по словам Владимира Кивы, недавно  были утверждены единые стандарты выкладки (планограммы) товаров на полках для  всего торгового дома. В них  зафиксировано место и норма  выкладки по каждой группе — с учетом оборачиваемости и условий договора с поставщиком. Это стало серьезным  прогрессом по сравнению с прежними, весьма расплывчатыми рекомендациями.

В целом, подводит итоги  директор «Перекрестка» по ИТ, пустые полки — это комплексная проблема, которую нельзя решить каким-то одним  способом. Приходится принимать во внимание все многообразие факторов и одновременно «подтягивать все  направления». Как говорят в США, retail is detail. Эффективность работы розничного оператора зависит от его внимания к деталям. [6]

Плюсы и минусы централизованных структур управления

Плюсы централизации

Важнейшими преимуществами системы с централизованной структурой можно считать следующие:

1. Высокие мобилизационные  способности.

Поскольку в централизованной системе принятое на высоком уровне решение является обязательным для  всех нижестоящих подсистем, система  может мобилизовать все свои ресурсы  на решение сложных задач, требующих  мощной реакции, - например, на отражение  агрессии или решение в кратчайшие сроки таких задач, которые требуют  напряжения и согласованной работы гигантского количества подсистем.

2. Относительно малое  время реакции на воздействия  (внутренние или внешние).

В основном это определяется тем, что в централизованной структуре  относительно невелико «расстояние» от подсистемы нижнего уровня до центра, принимающего решения, обязательные для  всех подсистем. Правда, сказанное верно  не для любых централизованных систем. Если число уровней велико, то, во-первых, путь, проходимый информацией по направлению  к центру, немал, а, во-вторых, на каждом уровне подсистемами вносится свой «шум»  и информация хотя бы в малой части  искажается. Поэтому дошедшая до центрального управляющего звена информация может  не соответствовать действительному  положению дел и, соответственно, центр может принять решения, неадекватные ситуации и способные  нанести вред всей системе вследствие отдачи нераивльных или просто бестолковых  команд. Можно сказать, что иерархические  структуры более, чем с пятью-семью  уровнями, являются неустойчивыми именно из-за слишком большого искажения  информации при передачи её через  уровни. Для организационных систем снизить уровень вносимого шума можно, применив компьтерные информационные системы. Тогда у централизованной структуры управления появляется возможность  расти ещё некоторое время. Целям  сохранения централизованной административной системы в нашей стране должна была служить неудавшаяся в 70-х  годах, благодаря общему беспорядку, попытка создания единой охватывающей все уровни управления системы АСУ. Т.е. эта попытка тогда запоздала  и несмогла реализоваться как  раз из-за уже разросшейся многоуровневой системы управления государством.

3. В централизованной  системе достаточно просто реализовать  процессы информационного взаимодействия (координации действий более низкого  уровня)

В иерархической  системе создается принципиальная возможность глобальной оптимизации  управления системой в целом.

Действительно, владение всей картиной дел в системе позволяет  центру без особых трудностей организовать (кто ему возразит?) управление, оптимальное  с точки зрения всей системы в  целом. При этом центр может допустить  функционирование каких-либо подсистем  не в оптимальном режиме (на дотациях), а в некоторых случаях и  пойти на ликвидацию подсистем ради существования системы в целом. (Всё это, правда, хорошо, если решения  принимаются грамотным и информированным  центром.) К сожалению, централизованная система не способствует в общем  случае попаданию в центр грамотного лидера. Для этого нужно создавать  правила продвижения наверх самых  толковых. Однако, некоторая «схема»  все же имеется – демократия в  условиях развитого общества. 

Из приведенных  базовых свойств можно сформировать достаточно большое количество частных  достоинств централизованных структур, что можно применять в свойе  жизни и деятельности:

1.1 Для развивающейся  организационной структуры при  быстром росте системы различные  подсистемы растут с разной  скоростью, сильное и грамотное  централизованное управление может  не позволить некоторым подсистемам  развиваться за счет других  или в ущерб целям организации  в целом.

1.2. Централизованное  управление в условиях дефицита  квалифицированных кадров в области  менеджмента позволяет более  эффективно использовать знания  и опыт тех профессионалов, какие  имеются в наличии, устанавливая  их в вершинах иерархии управления.

3.2.2. Минусы централизации

Относительные недостатки централизованных структур: 

1. В целом недостаточно  высокие адаптационные способности  (негибкость) системы.

Для того, чтобы реорганизовать систему, подсистемам требуется  « убедить» в этой необходимости  центральное звено системы, которое  часто считает, что именно оно  владеет полной информацией и  пониманием проблем. Учитывая, что в  «большой» централизованной системе  уровни вносят свой информационный шум, и центр может не получать объективной  информации о состоянии подсистем, подобное убеждение может не иметь  успеха. В организационных системах, например, таких, как наше бывшее социалистическое государство, перестройка стала  возможна лишь с 1985г., когда созрели (и даже перезрели) предпосылки для  смены системы управления народным хозяйством, а также подросли до возраста власти лидеры, заражённые относительной  свободой «оттепели» 60-х годов. До этого  года все попытки изменить структуру  управления не имели успеха.

2. Относительно низкая  надежность системы.

Поскольку всем в  конечном счете заведует центр, и  он же является самым информированным, уничтожение центра, перегрузка или  поломка приводят к дезорганизации и даже разрушению системы в целом. Определенным решением проблемы можно  считать усиленную защиту центра от внешних агрессивных воздействий  и увеличение избыточности в средствах  коммуникации.

3. Сильная зависимость  поведения всей системы от  поведенческих характеристик центра.

Раз центр принимает  решения, обязательные для всех подсистем, поведение системы определяющим образом зависит от «грамотности»  центрального звена или характера  идеи, реализуемой центральным органом. Можно даже сказать, что централизованная система имеет характер того объекта, который находится в центре управления системой (в общественно-экономических  системах вспомним Ленина, Сталина, Хрущева, Брежнева. – Так психология конкретного  политического деятеля существенно  меняла характер государства и поведение  его на международной арене).

В природных централизованных системах ядро всегда несет в себе наиболее важные поведенческие «гены», определяя «правила игры» других подсистем во внутренней среде системы  в целом. Примеров можно привести множество. Сказанное может иметь  определенный интерес в связи  с материалом в разделе нашего Web-сервера «Архитектура Вселенной».

3.3. Плюсы и минусы  децентрализованных структур управления

3.3.1 Преимущества  сетевых структур

Сетевая структура  является другой крайностью по сравнению  с централизованной. Ее преимущества по сравнению с последней:

1. Высокие адаптационные  способности (структурная гибкость).

В децентрализованной системе нет ярко выраженного "самого важного" звена (подсистемы) и главных  связей. Другими словами, отсутствует "непререкаемый авторитет" или  ключевой элемент. Поэтому о том, как изменить свои связи, каждая подсистема принимает самостоятельно. Отсюда система  в целом относительно легко может  изменить свою структуру в зависимости  от ситуации и своих собственных  критериев правильности поведения.

2. Относительно высокая  надежность функционирования.

Раз в сети нет  главной подсистемы, то и неполадки  в каких-либо подсистемах не могут  привести к распаду системы. Система  в определенной степени избыточна - почти всегда найдется какая-то подсистема, которая заменит выбывшую.

Следствие преимуществ  сетевой системы: 

2.1. Устойчивость  поведения системы в целом  от некомпетентности одной или  некоторого количества подсистем.  Здесь суть опять же в том,  что никто в общем случае  не является авторитетом или  управляющим звеном, поэтому и  реагировать на чьи-либо "неправильные" действия другим подсистемам  нет необходимости.

3.3.2. Минусы децентрализации

Недостатки децентрализованной системы:

1. Низкие мобилизационные  способности.

2. В общем случае  большое время реакции системы  на внешние воздействия.

Данные "недостатки" просты для понимания и являются инверсными свойствам централизованной системы.

С учетом свойств  централизованной системы, которые  наиболее привлекательны (быстрота реакции, высокие мобилизационные способности), можно предположить, что централизованная структура (ЦС) наиболее адекватна агрессивным  средам, требующим как раз быстрой  реакции на внешние воздействия  и способности мобилизовать для  решения возникшей проблемы значительные (возможно все) ресурсы системы. Именно поэтому ЦС используется в периоды  войны, сложной внутренней обстановки, и вообще агрессивного окружения. Кроме  того, ЦС в целом удаются крупные  мероприятия (освоение целины, коллективизация, индустриализация, победы в войне  и в космосе, БАМ и т.п.), которые  и возникают, как правило, именно из-за внешних угроз (или которые  мыслятся таковыми). Если при этом подсистемы цементируются идеей, носителем  которой является Центр, выживание  в агрессивной среде такой  системе почти обеспечен.

Верно и обратное: если ЦС оказывается в малоагрессивной  среде, то такой системе требуется "изобретать" врага - внешнего или  внутреннего (примеров из нашей истории  предостаточно), чтобы обосновать свое существование... Если период пассивности  внешней среды затягивается, то, в конце концов, централизованность системы становится излишней, и она  в какой-то совей части децентрализуется. Это можно представить и как  то, что отсутствие доминирующих свойств  внешней среды как бы "проникает" вовнутрь системы (вспомним, что именно внешняя среда в конечном счете  формирует структуру системы) и  меняет степень централизации, поскольку  от центра либо не требуется определять характер системы управления системой в целом, либо центр просто теряет авторитет.

Еще один тип ситуации, когда ЦС более предпочтительна, чем сетевая. Если четко поставлена цель для системы и четко определен  путь достижения её, то децентрализация  управления является даже вредной (лучше  сказать - неэффективной). Поэтому на производстве, когда четко определена технология, обсуждать нечего, а  нужно только выполнять определенную схему действий, всегда существует жесткая централизованная система  управления. И такое управление существует лишь для координации работ и  концентрации некоторых общих функций (сервер) или выполнения функций, необходимых  для представления системы во внешней среде.