Знание о событийных PR-мероприятиях

    3 ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА ПРОВЕДЕНИЯ ПРЕСС-КОНФЕРЕНЦИЙ 

    Пресс-конференция - специальное мероприятие, предназначенное для осуществления прямого устного контакта объекта PR с представителями СМИ. Суть и цель пресс-конференции в донесении до журналистов необходимых сведений по определенному информационному поводу, сообщение важной новости, а также беседа и ответы на интересующие вопросы. Следует сказать и о том, что получив огромное распространение пресс-конференции как метод общения со средствами массовой информации  дают весьма положительные результаты.

    Подготовка  пресс-конференции предусматривает  согласование ряда организационно-технических  и творческих вопросов.

    Во-Первый. Выбираем место и  время

    Лучшие  дни для проведения пресс-конференции являются вторник, среда, четверг. Пятница не подходит потому, что материал уже не попадает в субботний, самый тиражный и читаемый, выпуск газет. Во вторничный выпуск он тоже, скорее всего, не попадет, так как уже не будет новостью.

    Лучшее время - вторая половина дня. Только не слишком поздно, т.к для журналиста пресс-конференция является повседневной работой, а не торжественным мероприятием. Любому нормальному человеку будет не весело задерживаться на работе допоздна или работать в выходные.

    Прежде  чем назначить день, нужно убедиться, что в этот день не запланировано других более масштабных мероприятий, т.к. большинство журналистов скорее будут там.

    Если  даже день и время выбраны удачно, на количество журналистов в зале может повлиять выбранное место проведения. Оно должно быть там, куда репортеры без проблем смогут добраться.

    Также необходимо составить программу. Она может выглядеть так:

    15.30 - прибытие участников, регистрация,  кофе;

    15.45 - выступление;

    16.15 - вопросы и ответы;

    16.30 - фуршет.

    Во-вторых. Приглашаем СМИ

    Первое  приглашение нужно послать за неделю, второе за 3 дня до пресс-конференции. Не нужно экономить: пусть их разнесет курьер и передаст "лично в руки". Не позднее чем за сутки нужно сделать контрольный обзвон. Во-первых, узнать, получено ли вообще приглашение, во-вторых, напомнить о пресс-конференции и, в конце концов, можно будет рассчитать, сколько участников следует ждать.

    Для начала потребуются имена людей, с которыми нужно будет общаться при проведении кампании паблисити. Если нет постоянного контакта с прессой, лучше начать с базы данных. анкету из следующих вопросов:

    Название  издания (канала);

    Адрес (фактический);

    Номер телефона, факса, e-mail;

    Дни выхода (для ТВ - время выхода);

    Фамилия, имя, отчество главного редактора (генерального директора);

    Контактные  лица.

    Эту анкету можно разослать по средствам массовой информации в виде факса либо попросить кого-то из сотрудников редакции ответить на них по телефону. Внесите полученные данные в компьютер.

    Т.к  в СМИ меняются постоянно номера телефонов, должности сотрудников и главные редакторы. Этот список придется постоянно корректировать. Старайтесь контактировать с одними и теми же сотрудниками СМИ.

    Можно ли приглашать на пресс-конференцию  не журналистов? Не можно, а даже полезно. Лишь бы они были "в теме". Они могут задавать вопросы и направлять ход пресс-конференции в нужное русло.

    Пресса  нетерпелива. Только самые волевые  смогут взять себя в руки и дождаться  сюрприза. Остальные же будут норовить раньше других получить дополнительную информацию. Но и у этого есть плюс - материал может быть опубликован еще до события. На фирме должна быть четко отработана процедура ответа на звонки журналистов. Должен быть назначен сотрудник, который может и полномочен на эти вопросы отвечать. На каждый звонок должен следовать немедленный ответ. Трубку "горячего телефона" следует брать, как "горящую путевку": как можно скорее. Если после третьего звонка никто трубку не взял, это считается признаком непрофессионализма. Впрочем, четвертого звонка можно уже и не услышать.

      В-третьих. Составляем пресс-релиз

    Для чего он нужен? Журналисты получают "рыбу" будущего материала. Вряд ли стоит рассчитывать на то, что репортер вложит весь свой талант в отображение происходившего на пресс-конференции. Имея же пресс-релиз, он, добавив от себя совсем немного, имеет готовый к употреблению репортаж. Более того, он может опубликовать его и не приходя на пресс-конференцию.

    Были  случаи, когда пресс-конференция  отменялась в последний момент, а  через день в какой-нибудь газете выходил подробный отчет о ней не пришедших, но получивших пресс-релиз репортеров. Самый наглый из них даже опубликовал свое блиц-интервью с ничего не подозревавшим ньюсмейкером, который не смог прилететь на пресс-конференцию из-за непогоды и сидел в аэропорту другого города.

    Первый  абзац пресс-релиза называется "лид". Его лучше выделить курсивом. В нем должна быть сразу сообщена вся важнейшая информация. Каждый последующий параграф будет сообщать читателю уже менее важные данные. Если для пресс-релиза в газете будет слишком мало места, редактор отрежет последние абзацы. Поэтому самое важное нужно изложить вначале. Дальше нужно писать все в порядке убывания значения.

    Образец "псевдоскандального" лида и "псевдопафосного" тела.

    1. Поставьте две даты (одна раскрывает время написания, другая говорит о времени, когда его следует обнародовать. Например: "для опубликования не раньше 15 марта").

    2. Укажите контакт (имя и телефон  человека, к которому можно обращаться  с вопросами).

    3. Придумайте заголовок.

    4. Печатайте пресс-релиз на фирменном  бланке.

    5. Печатайте пресс-релиз черным  цветом, используя шрифт "Таймс".

    6. Печатайте только на одной  стороне листа. 

    7. Оставляйте поля.

    8. Печатайте с двойным интервалом.

    9. Если сообщение все-таки занимает больше одной страницы, внизу каждой страницы поставьте "далее". Всегда ставьте в конце сообщения значки ###.

      С чего начать? Начать лучше с интригующего утверждения, поражающих статистических данных или провокационного вопроса. Пишите о проблемах читателей. Подавайте нужную информацию так, чтобы было видно, каким образом эти факты повлияют (лучшим, конечно же, образом) на их жизнь.

    Заголовок должен привлекать внимание. Его следует  писать, когда материал готов.

    Не  переоценивайте важность материала для СМИ, т.к. у них есть много других материалов. Поэтому, в идеале, текст должен занимать не более одной страницы. Приложите логотип фирмы или фото.

    Каждое предложение в пресс-релизе следует ограничить двадцатью словами. Писать предложения лучше коротко и просто, избегая цветистые прилагательные и многословные определения. Абзацы должны быть как можно короче. И как можно короче должен быть весь пресс-релиз. Создавать материал нужно от лица журналиста.

    Пресс-релиз также может быть составлен и после пресс-конференции (в прошедшем времени) и направлен всем журналистам, в первую очередь тем, кого не было.

    В-четвертых.  Встреча гостей

    Самых коммуникабельных и приветливых  сотрудников назначают в группу по приему и регистрации гостей и  участников. Группа размещается за столом с надписью "Регистрация участников" у входа.

      

    

    

    

    

    

    

    

    

      

      
 

    Рис. 1. План регистрационного помещения 

    Функции группы:

    - поприветствовать пришедшего;

    - попросить его представиться и сделать отметку о явке в заранее подготовленном списке приглашенных;

    - выдать комплект раздаточных  материалов и сувениры;

    - представить (при необходимости)  директору предприятия или ответственному  за проведение пресс-конференции; 

    - указать дорогу или даже проводить  в конференц-зал.

      

    Нагрудные указатели (бэджи) с названием структуры, которая проводит пресс-конференцию, ФИО сотрудника должны иметь все  организаторы, чтобы журналисты видели, к кому они могут обратиться по процедурным и другим вопросам. Не следует вставлять в бэдж визитку, достаточно одного имени написанного крупным.

    Каждый  журналист должен получить максимум информации в письменном виде для  упрощения процесса написания будущих  материалов. Такой набор может  включать в себя:

    - Пресс-релиз; 

    - Информационный листок об официальных лицах, которые будут выступать;

    - Копии речей, произнесенных на  пресс-конференции; 

    - Буклет о компании или о  спонсоре события; 

    - Фотографии.

      Все это укладывается в специальную  папку с двумя кармашками. Можно  ее напечатать по заказу, можно наклеить на обычную папку стикер с логотипом компании. В одном из кармашков - визитная карточка. Основной элемент такого комплекта - буклет. Он обычно включает короткие сведения об организации (история создания фирмы, главные направления деятельности, будущие планы).

    На  стол, за которым будут сидеть участники, нужно поставить таблички. Фамилия, имя, отчество ньюсмейкеров должны быть указаны полностью, достаточно крупно и повторены на обратной стороне (чтобы без труда можно было найти свое место за столом).

    На  стене за столом участников лучше повесить логотип компании, в этом случае он с наибольшей вероятностью попадет в поле зрения видеокамер. Размер логотипа должен быть не меньше чем 40 х 60 см.

      Желательно каждого участника  обеспечить:

    - Микрофоном;

    - Бутылкой минеральной воды;

    - Стаканом;

    - Бумагой и ручкой для записей. 

      В- пятых. Пресс-конференция

    Распределение ролей на пресс-конференции.

    Ньюсмейкер  и ведущий. Первая роль предполагает ответственность за информацию, как  таковую. Вторая - за процедуру ведения пресс-конференции. Ведущий приветствует собравшихся, представляет участников, регулирует поступление вопросов, следит за регламентом и, наконец, прерывает деловую часть, чтобы пригласить всех на фуршет. Часто на эту роль приглашают профессиональных актеров и свадебных заводил.

       Отступление от изначально объявленного времени начала пресс-конференции на 5-10 мин допустимо и даже желательно. За этот период подтянутся опоздавшие. Однако разрыв продолжительностью более 15 минут чреват осложнениями: аудитория начинает раздражаться.  

    Планируемая продолжительность пресс-конференции 30-60 минут. К исходу часа внимание журналистов ослабевает, ощущение солидности постепенно утрачивается. Поэтому, даже если вопросы не иссякли, имеет смысл прекратить пресс-конференцию искусственно.