Управление временем руководителя

     Практическая реализация вышеперечисленных принципов планирования дня выражается в создании планов с помощью метода «Альпы». Он включает в себя пять стадий планирования [9, с. 83]:

1. Составление списка заданий.
2. Оценка длительности выполнения заданий.
3. Резервирование времени (в соотношении 60:40).
4. Принятие решений по приоритетам и перепоручению некоторых дел.
5. Контроль (учёт несделанного).

Как видим, данный метод составления ежедневного плана прост и занимает в среднем не более 10 минут.

1. Составление заданий.

     Изначально записывается список  всех планируемых на день дел.  При этом для ускорения записи  рекомендуется вводить сокращения, соответствующие виду деятельности.

2. Оценка  длительности дел.

     Заключается в простановке против  каждого задания приблизительное время для его выполнения. Затем производится суммирование и определяется ориентировочно общее время.

3. Резервирование  времени про запас.

     Основное правило планирования  дня - охват не более 60%. В  связи с этим, исходя из 8-часового рабочего дня, нужно охватить планом не более 5 часов. Поэтому, если на предыдущем этапе было запланировано более 60% времени, то следует довести составленный список заданий до указанных параметров (до 5 часов) путём установки приоритетов, перепоручения и сокращения нормативов выполнения заданий.

4. Принятие  решений по приоритетам.

     На этом этапе необходимо установить однозначные приоритеты для своих дел с помощью вышеперечисленных методов расстановки приоритетов в делах. Кроме того, важным шагом является рассмотрение каждой задачи с точки зрения возможности её перепоручения.

5. Контроль и перенос несделанного.

     Опыт показывает, что не все  запланированные задачи удаётся  выполнить в отведённое время,  поэтому их приходится переносить  на следующий день.

     Применение данного метода приносит  значительный выигрыш во времени,  практика показывает, что экономия  составляет от 10 до 20% рабочего времени [9, с. 88].

     Методику составления дневных планов рекомендуется проводить с использованием дневников времени, которые являются важнейшим рабочим средством личного самоменеджмента. Дневник времени представляет собой одновременно календарь, личный дневник, записную книжку, инструмент планирования, справочник, абонементную книжку, картотеку идей и инструмент контроля.

     В общем случае любой выбранный  органайзер должен обладать следующими  характеристиками [7, с. 90]:

- Он должен быть единственным (когда у вас 3 записные книжки и ещё на компьютере часть дел фиксируется — это неверно, всё должно быть в одном лице).

- Следует довести работу с планировщиком до уровня как минимум навыков, а в идеале — привычек.

- Спектр решаемых задач диктует выбор органайзера: бумажный или

электронный.

     Другим не менее важным с  точки зрения здоровья методом  планирования дня является метод планирования на основе биоритма.

     Работоспособность каждого человека  подвержена определённым колебаниям, происходящим в рамках естественного  ритма. 

 Рисунок 2 - Среднестатистические колебания работоспособности [9, с. 137] 

     Как можно видеть из графика пик работоспособности приходится на первую половину дня. В силу этого рекомендуется задачи «А» (важные и срочные), требующие концентрации внимания и мозговой активности, выполнять в начале дня. Горбачёв считает, что необходимо подстраивать список своих дел под свой биоритм в течение дня [7]. Рабочий день он рекомендует начинать с задач категории «В» (важных, но не срочных) по продолжительности не более 2 часов. В результате после их завершения человек получает две волны энергии: первая — вдоль растущего графика биоритма, вторая — мозг впрыскивает в кровь эндорфины, гормоны счастья в связи с завершением утренних задач. Как раз во время такого прилива сил и нужно решать основные задачи категории «А». После 13 часов обеденный перерыв восстановит силы, которые нужно направить на решение задач «В», но более рутинных, не требующих серьёзного умственного напряжения: сортировка почты, просмотр новостей в Интернете, разобраться с бумагами на столе, пройтись по кабинетам, решить ряд мелких вопросов.  Главным преимуществом такого способа планирования дня является ритмизация работы - высокая производительность без накопления усталости. Важно научиться «накладывать» свой график продуктивности на распорядок дня с тем, чтобы работать и жить в соответствии со своим биологическим ритмом.

     Наряду с вышеперечисленными основными методами планирования дня можно выделить также несколько дополнительных полезных правил [7, с. 95]:

- Восполнение потерь времени. Правило гласит, что если в конце рабочего дня требуется ещё 30 - 40 минут для завершения задачи, то лучше остаться и закончить её. Если же в конце дня уже все выполнено, но осталось время, то начинать новые дела не стоит.

- Перенос несделанного. Невыполненные рабочие действия и мероприятия текущего планового периода должны быть перенесены в рабочий план следующего планового периода в том случае, если они не потеряли своей актуальности. Данная методика позволит  избегать авралов в работе.

- «Закрытые часы». В течение дня желательно, а руководителю просто необходимо (как минимум 4 часа в неделю), планировать и создавать для себя периоды времени, когда никто не может вас физически отвлечь - время уединения.

- Поиск альтернатив. Непрерывный поиск альтернатив (как сделать работу быстрее и лучше) - это главный источник роста эффективности. Поэтому нужно постоянно совершенствовать свои бизнес процессы.

- Согласование временных планов. После определения своих планов, в которых задействованы другие люди нужно незамедлительно оповестить их об этом.

- «Три тележки». Заключается в смене видов деятельности в течение дня: утром вы начитаете одно дело, проработав над ним час-полтора, переключаетесь на следующее, потом на третье. В течение дня по очереди работаете с каждым из дел, добиваясь к вечеру завершения каждого. Таким образом, достигается разнообразие в деятельности, нет скуки, и к вечеру все запланированные дела выполнены.

3 Проектирование  рациональной организации рабочего дня руководителя 

3.1 Классификация  затрат рабочего времени 

     Для проведения анализа результатов  учёта рабочего времени  необходимо  провести классификацию затрат  времени, при которой все затраты  разбиваются на группы с целью  последующего определения структуры  затрат времени и общей эффективности  труда. 

     Общепринятая классификация затрат рабочего времени следующая [16].

Все рабочее  время подразделяется на время работы и время перерывов.

     Время работы = время выполнения производственного задания + время выполнения работы, не предусмотренной заданием.

     Время выполнения производственного задания = подготовительно-заключительное время (подготовка себя и рабочего места к работе; приведение в порядок себя и рабочего места после работы) + оперативное время (собственно время выполнения работы) + время обслуживания рабочего места (время, которое рабочий тратит на поддержание рабочего места в состоянии готовности, для производительной работы).

     Оперативное время = основное время + вспомогательное время.

(Например, при выполнении печатных работ на компьютере основное время — это набор текста, а вспомогательное — проверка ошибок).

     Время обслуживания рабочего места = время технического обслуживания и время организационного обслуживания. (Например, при осуществлении ввода данных в компьютер время технического обслуживания будет состоять в настройке программы под конкретное задание, а время организационного обслуживания — в классификации бумажных носителей и учете их ввода).

     Время выполнения работы, не предусмотренной заданием = случайная работа (затраты, не предусмотренные заданием, но вызванные производственной необходимостью) + непроизводительная работа (время, которое рабочий тратит на работу, которая не является его основной операцией).

     Время перерывов = время регламентированных перерывов + время нерегламентированных перерывов.

     Такая классификация наиболее приемлема для целей нормирования. При нормировании все перечисленные затраты рабочего времени делятся на нормируемые и ненормируемые. При этом, основным методом анализа является сравнение фактических затрат времени по каждому виду работ с нормативными. Проблема в том, что на многие управленческие работы нормативы отсутствуют, а иногда их просто невозможно установить. В таких случаях часто используют метод сравнения фактических затрат времени данного руководителя со средними затратами времени других руководителей того же уровня.

     Нормируемые затраты рабочего времени включают:

• подготовительно-заключительное время;
• оперативное время;
• время обслуживания рабочего места;
• время перерывов, предусмотренных технологией;
• время на отдых и личные надобности.

     Ненормируемые затраты рабочего времени:

• потери времени по организационно-техническим причинам (аварии, устранимые недостатки организации труда);
• нарушения трудовой дисциплины.

     Чем больше выявлено ненормируемых затрат рабочего времени, тем больше резервы повышения производительности труда.

     Следует отметить, что это обобщённая  структура затрат рабочего времени,  поэтому каждое предприятие должно  само определять соответствующую структуру в целях адекватного анализа временного ресурса.  

3.2 Учёт и анализ затрат рабочего времени менеджера отдела продаж

фирмы ООО  «Мебель-мастер» 

     Рассмотрим технику учёта затрат  рабочего времени на примере  построения фотографии рабочего  дня руководителя отдела продаж фирмы ООО «Мебель-мастер» с целью выявления причин потерь времени с последующей разработкой организационно-технических мероприятий по их предупреждению и устранению. Данная фирма осуществляет производство и продажу корпусной мебели. В Таблице 1 приведены данные о затратах рабочего времени на осуществление управленческой работы руководителя отдела продаж ООО «Мебель-мастер», полученные в результате составления фотографии рабочего дня  от 20.09. 2009 г.

Таблица 3 - Данные о затратах рабочего времени по элементам работы и перерывов руководителя отдела продаж