Управление временем руководителя

а) письменная формулировка ближайших задач, определение  сути проблемы.

Письменное  изложение помогает сформулировать свои мысли и более отчетливо, увидеть проблему;

б) построение «дерева целей».

• Выполнение работы не до конца

     Быть до предела занятым и работать хорошо, наверное, не одно и то же. Человек может заниматься множеством дел, но успевать решать лишь малую часть их. С точки зрения повседневной производительности, результативности труда и охраны собственной нервной системы куда полезнее окончательно решить только нескольких проблем, чем одновременно начинать множество дел, которые все равно не удастся довести до конца. К тому же нерешенные проблемы тяжелым грузом ложатся на нашу психику. А вот каждое законченное дело дает чувство морального удовлетворения и душевной свободы.

• Стремление сделать все сразу

     Одновременное решение нескольких проблем — это самый верный путь к стрессам и неврозам. Многие из менеджеров привыкли громоздить на своем столе целую груду папок с бумагами. Эти папки постоянно перед глазами, а в результате мысли все время скачут с одной проблемы на другую. Чтобы мысли не «прыгали» между делами, нужно, прежде всего, убрать все папки. На столе должно находиться лишь то, что непосредственно относится к рассматриваемому вопросу. В случае решения трудной, многогранной проблемы очень полезно написать на специальной карточке главную цель, к которой стремимся. Такая карточка должна постоянно стоять на столе на самом видном месте. Это позволит «не потерять за деревьями леса» и сконцентрировать свои усилия на решении главного.

• Стремление сделать все самому

     Очень часто руководящие работники тратят свое время и силы на выполнение той работы, которую они вполне могли бы поручить своим подчиненным. Из-за этого неизбежно затягивается решение тех проблем, которые требуют компетентности участия самого руководителя.

Руководство — это деятельность руководителя, которую никоим образом нельзя совместить со стремлением сделать все лично. Задача руководителя состоит не в том, чтобы загрузить себя работой, а в том, чтобы планировать,

организовывать, координировать, направлять и контролировать работу других и, в конечном счете, обеспечить на этой основе решение главных задач. Главная цель руководителя - создание таких условий, чтобы в подразделении, отделе, фирме сотрудники работали эффективно. Считается, что руководителям платят деньги за то, что они эффективно координируют деятельность своих подчиненных, а не работают вместо них.

• Неумение правильно разграничить функции между подчиненными

     Отсутствие четкого разграничения задач, ответственности и служебных функций, беспорядок в системе управления часто подкашивают организацию. В результате не только затрудняется решение многих проблем, но и возникает ненужное личное соперничество. Самым эффективным средством борьбы с дублированием функций является наличие четких и детализированных должностных инструкций, увязанных со структурной схемой организации и меняющимися целями ее деятельности. Такие инструкции должны однозначно определять права, обязанности и ответственность каждой службы и каждого работника в организации.

• Желание в случае неудачи переложить вину на подчиненных

     К сожалению, многие руководители имеют привычку во всех проблемах винить своих подчиненных, тем самым, занимаясь делом совершенно бесполезным. Типичный пример - перекладывание вины на других в случае неудачи. Ценная энергия в этом случае направляется в прошлое, хотя исправить уже практически ничего нельзя. Куда полезнее вместо всего этого нацелить свою деятельность в будущее - на то, что необходимо сделать незамедлительно. Задача руководителя  - установить объективные причины неудачи.

• Полное пренебрежение вопросами организации планирования личной работы.

     Эта ошибка, возможно, самая основная. Руководители часто и справедливо жалуются на все возрастающую в последние годы лавину бумаг. В этом случае выход может быть:

- во-первых, в том, чтобы как можно больше полномочий передавать подчиненным, брать на себя решение только самых важных вопросов,

-   во-вторых, в наш век, когда все жалуются на бумажный поток, единственный способ уменьшить его - это всерьёз заняться бумагами.

     То есть речь идёт о тех полезных бумагах, без которых немыслимо сегодня руководить: техника планирования, учета, должностные инструкции, протоколы, ведение архива и пр. Без поддержания в порядке этих документов хаотический поток других бумаг вырастает в десятки раз.

• Руководитель считает, что эффективная организация его личного времени в принципе невозможна.

     Это мотивируется тем, что он, руководитель, зависит не от себя, а от других

людей и обстоятельств.

     Любой деловой человек, тем более руководитель, должен обладать развитым чувством времени, т.е. уметь точно определять время. Это особенно важно при планировании работы. Реальный план — только тот, который воплощается. Умение точно определять продолжительность работ позволяет достигать запланированные результаты. Следующая область использования чувства времени — это управление собой во время работы. К примеру, запланировано 60 минут на подготовку к переговорам. Спустя 30 минут подготовки приходит понимание того, что проделано только 10% работы и оставшуюся часть необходимо закончить вовремя за 30 минут. Третья область применения чувства времени — контроль стресса. Что такое стресс? Это эмоциональная нагрузка на психику, которую человек испытывает в результате неблагоприятных внешних воздействий либо под влиянием собственных комплексов. Предположим, менеджер берёт на себя ряд задач на ближайший месяц. Если объем работ посильный, он работает и радуется жизни. Если нет — он в цейтноте (состоянии недостатка времени). В результате опасения того, что работа не будет выполнена в срок, возникает стресс. Проблема здесь — в неточном определении критического объема работы, сверх которого наступает стресс. Таким образом, чувство времени – неотъемлемая часть успеха в работе управленца [7, с. 18-19].  

1.2 Самоменеджмент как индивидуальная технология использования

рабочего  времени 

     Как пишет Л. Зайверт [9, с. 18], самоменеджмент (персональный менеджмент) представляет собой последовательное и целенаправленное использование испытанных методов работы в повседневной практике, для того чтобы оптимально и со смыслом использовать своё время. При этом основная цель персонального менеджмента – наилучшим образом использовать свои собственные возможности, сознательно управлять течением своей жизни, легче преодолевать внешние обстоятельства как на работе, так и в личной жизни. То есть эффективный руководитель способен неупорядоченные работы и обусловленные внешними обстоятельствами выполнения заданий преобразовать в системный упорядоченный поток целесообразных задач, выполнение которых приведёт к достижению запланированного результата.

     Постоянный дефицит времени при возрастающей интенсивности труда - явление, характерное для большинства руководителей во всем мире. И перед каждой экономически развитой страной сегодня стоит вопрос: как научиться экономить время тех, кто реализует функции управления. Как показывают многочисленные исследования, руководители из-за нехватки времени увеличивают свой рабочий день. В итоге им не остается времени и сил на повышение своей квалификации, рост культуры, отдых и сохранение здоровья, семью,  личностное развитие. Следует иметь в виду, что нехватка времени – не причина, а следствие плохой самоорганизации руководителя. Если руководитель постоянно занят «горящими делами», поддаётся стихийному ходу событий, не управляет собственным временем, а зависит от обстоятельств, то со временем он теряет способность отличать главное от второстепенного, выделять из множества конкретных ситуаций важные проблемы. Его действия все больше приобретают авральный характер оперативного гашения конфликтов, ликвидации сбоев, а в общем – «латания дыр». В силу огромной перегруженности наиболее важные, проблемные задачи он уже не решает. Остаются в стороне перспективные вопросы, а это, в свою очередь, порождает массу новых текущих проблем, которыми приходится заниматься, тратя на это большое количество времени.

     Организация личного труда руководителя не может не учитывать индивидуальные особенности людей. Тут нельзя руководствоваться жесткими правилами и нормами. Вместе с тем, и наука, и практика управления доказывают возможность и необходимость эффективной организации личного труда руководителей. В деятельности успешно работающих руководителей есть общие черты, которые можно выявить, сформулировать в виде принципов, практических советов, целесообразных для данной сферы менеджмента. Опыт показывает: жизнь, личный труд руководителя на работе и в собственном доме могут и должны быть организованы в систему. Систему персонального менеджмента можно образно представить в виде модели требований к качествам менеджера, способного управлять собой. Эта модель складывается из семи блоков [15, с. 28-38]:

1. Способность формулировать и реализовывать жизненные цели.

    Содержанием критерия служит умение мобилизовывать собственные способности и жизненные ресурсы.

2. Личная  организованность.

    Способность руководителя жить и работать по системе.

3. Самодисциплина

    Умение управлять своим поведением, личная дисциплинированность, соблюдение  строгого порядка, точность и  планомерность в работе.

4. Знание  техники личной работы.

    Знание правил и приёмов организации  личной работы и умение ими пользоваться.

5. Способность  делать себя здоровым.

    Хорошее состояние здоровья, гигиена умственного труда.

6. Эмоционально-волевой  потенциал.

    Способность управлять своей  волей, воспитывать в себе оптимизм  и жизнерадостность.

7. Самоконтроль.

    Способность контролировать процессы своей деятельности и её результаты.        

     Главные потери времени мы несем из-за нашего собственного промедления,

нерешительности, отсутствия самодисциплины, неумения вовремя сказать «нет», неправильного делегирования части своих полномочий подчиненным, из-за неумения отделить главное от второстепенного, от постоянной жизненной

неорганизованности, неспособности поддерживать свою работоспособность, незнания техники личной работы. Мы естественно, не можем управлять самим временем. Но мы можем управлять своими делами с учетом фактора времени. Отметим, что в управлении самим собой нужны те же умения, что и в руководстве другими людьми, - планировать, организовывать, делегировать, стимулировать, координировать и контролировать. Эти функции лежат в основе самоменеджмента, без этого невозможно эффективно работать. Естественно, что эти функции находятся в определённой взаимозависимости, и каждая задача, стоящая перед руководителем, согласно самоменеджменту решается посредством этих функций, а именно [9, с. 37-38]:

• постановка цели – анализ и формирование личных целей;
• планирование – разработка планов и альтернативных вариантов своей деятельности;
• принятие решений – принятие решений по предстоящим делам;
• реализация и организация – составление распорядка дня и организация личного трудового процесса в целях реализации поставленных задач;
• контроль – самоконтроль и контроль итогов (корректировка целей);
• информация и коммуникация – пронизывает остальные функции, поскольку коммуникации как обмен информацией необходимы во всех фазах процесса самоменеджмента.

     Постоянное следование данным  функциям при реализации стоящих  перед менеджером задач поможет  сберечь самый дефицитный и  важный ресурс – время. Разумная самоорганизация позволит руководителю получить следующие преимущества самоменеджмента:

- выполнение  работы с меньшими затратами;

- лучшая  организация труда;

- лучшие  результаты труда;

- меньше  спешки и стресса;

- больше  удовлетворения от работы;

- большая  мотивация труда;

- рост  квалификации;

- меньшая загруженность работой;

- меньше  ошибок при выполнении своих  функций;

- достижение профессиональных и жизненных целей кратчайшим путём.

2 Методология  учёта и анализа использования  времени 

2.1 Принципы эффективного использования времени 

     Принципы управления временем прошли значительный исторический путь от простого планирования дел на будущее до принципов управления собой и планирования результатов работы. По мнению Резника, для повышения результативности управленческого труда каждому менеджеру необходимо придерживаться следующих правил личной организованности и самодисциплины [15, с. 184-190]:

1. Точно  определить свою цель.

     Определив изначально конечное  желаемое состояние, легче найти  кратчайший путь к достижению поставленной цели. Постановка цели означает взгляд в будущее, ориентацию и концентрацию наших сил и активности на том, что должно быть достигнуто. Чётко сформулированная цель побуждает к действиям, является мотивом, определяющим активность личности. Знать свои цели и последовательно к ним стремиться означает концентрировать свою энергию на действительно важных делах, вместо того чтобы напрасно тратить свои силы. При этом любая цель должна быть: