Совершенствование деятельности менеджера ООО «Уикенд»

Преимущества cтpyктypы для ООО «Уикенд»:

-быстрое осуществление действий по распоряжениям и указаниям, отдающимся вышестоящими руководителями нижестоящим,

-личная ответственность каждого руководителя за результаты деятельности;

-единство и четкость распорядительства;

-стабильность полномочий и ответственности за персоналом.

- профессиональное решение задач специалистами функциональных служб.

-оперативное принятие и выполнение решений;

К нeдocтaткам cтpyктypы можно отнести:

-кaждoe звeнo зaинтepecoвaнo в дocтижeнии cвoeй yзкoй цeли, a нe oбщeй цeли фиpмы;

-oтcyтcтвиe тecныx взaимocвязeй и взaимoдeйcтвия нa гopизoнтaльнoм ypoвнe мeждy пpoизвoдcтвeнными пoдpaздeлeниями.

Положение о структурных подразделениях — документ, в котором определяются: порядок создания (образования) подразделения; правовое положение подразделения в структуре организации; структура подразделения; задачи, функции, права и ответственность подразделения; порядок взаимодействия подразделения с иными структурными единицами организации. Порядок разработки этого документа аналогичен порядку разработки должностных инструкций. Одним из самых простых является макет, в котором выделяются разделы:

1. Общие положения.

2. Основные задачи подразделения.

3. Функции подразделения.

В ООО «» используется стандартизированный вариант положения о структурных подразделениях.

Высшим органом управления ООО «Уикенд» является Общее Собрание Учредителей. Собрание вправе принимать решения только по вопросам повестки дня, сообщенным Участникам Общества, за исключением случаев, если в данном Общем Собрании участвуют все Участники Общества. К компетенции Общего Собрания Учредителей относятся:

1)          Определение основных направлений деятельности Общества, а также принятие решений об участии в различных коммерческих объединениях.

2)          Изменение Устава Общества, в том числе и Уставного капитала.

3)          Внесение изменений в учредительный договор.

4)          Утверждение годовых отчетов и бухгалтерских балансов.

5)          Принятие решения о распределении чистой прибыли Общества между Участниками.

6)          Утверждение (принятие) документов, регулирующих внутреннюю деятельность Общества.

7)          Назначение аудиторской проверки, утверждение аудитора и определение размера оплаты его услуг.

8)          Принятие решения о реорганизации и ликвидации Общества.

9)          Назначение руководителей филиалов и представительств и др.

ООО "Уикенд"  включает в себя 5 отделов:

Оформительский отдел занимается оформлением воздушными шарами с самого начала своей деятельности. В отделе на протяжении многих лет работают опытные квалифицированные дизайнеры и оформители готовые предложить оформление воздушными шарами любой сложности помещений, уличных площадок, также акции по раздаче воздушных шаров. Так же планирование и реализация проекта, с учетом всех пожеланий клиентов.

Отдел по работе с клиентами занимается принятием заказов и проектов в стадии разработки и готовых проектов с клиентами, с учетом пожеланий клиентов, и осуществление обратной связи путем ознакомления с мнениями клиентов об уже проделанной работе и качестве оказанных услуг.

              Отдел продаж. Структура состоит из отдела маркетинга и непосредственно продаж. В компетенцию службы входит анализ и контроль рынка, конкурентов, товаров, а также решения по формирования спроса и стимулирования сбыта, рекламная и PR-деятельность, вопросы качества продукции, создание новых дизайнов. Так же контроль за продажами, осуществление логистических функций, контроль за заключением сделок, оперативное разрешение проблем в организации, статистика по продажам, отчетность.

              Кадровый отдел осуществляет весь комплекс делопроизводственных операций, которые связаны с   зачислением в штат новых сотрудников, их оформление на новое место службы, их набор, подбор и отбор и т.п.

              Пиротехнический отдел осуществляет установку и монтаж пиротехнического оборудования, с учетом требований безопасности; получение разрешений и сертификация на проведение работ; контроль (предварительный, текущий, последующий) и проверка оборудования.

Должностные инструкции:

Офис-менеджер: 1. Обеспечивает подготовку и организацию работы офиса: осуществляет руководство организацией рабочих мест персонала офиса, организует проверку офисного оборудования (компьютеров, пишущих машинок, факсимильных аппаратов, телефонов, копировальных машин и др.) на предмет определения готовности к эксплуатации, проверяет санитарные условия работы в помещениях офиса (освещение, вентиляцию и температурный режим).

2. Подготавливает документы, материалы, информацию, необходимую для начала работы офиса и решения задач, поставленных перед персоналом офиса.

3. Разрабатывает и ведет бюджет расходов на офисные нужды.

4. Обеспечение офиса канцтоварами, различными расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, которые необходимы для работы офиса.

5. Определяет порядок получения товарно-материальных ценностей, оформляет доверенности, организует платежи за поставленные канцтовары, расходные материалы и иные товарно-материальные ценности, необходимые в работе офиса, оформляет платежные документы.

6. Организует использование в работе офисной оргтехники (компьютеров, принтеров, телефонов, копировальных машин, диктофонов и др.); осуществляет контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования; при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования вызывает специалистов для проведения ремонтных работ и других видов технического обслуживания.

  7. Организует: встречу, прием и необходимое обслуживание гостей, клиентов, партнеров; прием визитных карточек, анализ их содержания, их хранение; материально-техническое обеспечение переговоров, презентаций, совещаний, и иных событий.

Менеджер по работе с клиентами: 1.  Анализирует потенциальных клиентов, выявляет их потребности.

2. Разрабатывает методики поиска клиентов, планирует работу с клиентами, составляет схемы обращения к клиентам.

3. Менеджер осуществляет поиск клиентов всеми доступными способами (путем размещения рекламных объявлений, участия в презентациях, направления предложений по средствам коммуникаций, электронной почтой, пр.).

4. Проводит предварительные переговоры с клиентами, заинтересовавшимися предложениями, уточняет потребности каждого конкретного клиента и подготавливает предложение, адресованное определенному клиенту.

5. Поддерживает постоянный контакт с существующими клиентами, организует работу с ними по устоявшимся деловым схемам.

6. Обеспечивает соблюдение интересов клиентов при выполнении условий договоров подразделениями предприятия.

7. Налаживает обратную связь с клиентами (изучает их требования к продукции (услугам), устанавливает причины неудовлетворенности клиента совместной работой, анализирует претензии клиентов и принимает все меры по их решению и сохранению деловых связей).

8. Формирует клиентскую базу, своевременно вносит в нее изменения.

Менеджер по персоналу: 1. В соответствии с разработанной «Корпоративной Политикой (Концепцией) в Отношении Персонала», а также исходя из стратегических задач Компании и реально складывающейся обстановки, на полугодовой, ежеквартальной и ежемесячной основе планирует свою деятельность. Полугодовой, ежеквартальный и ежемесячный планы отличаются степенью детализации заданий и конкретизацией сроков их выполнения. Каждый из планов разрабатывается в обязательной увязке с бюджетом Службы Персонала на соответствующий период.

2. Изучает и анализирует конъюнктуру рынка труда.

Ежеквартально делает письменный аналитический обзор-отчет для Руководства по уровням и системам оплаты труда аналогичных должностей в аналогичных компаниях.

3. Осуществляет поиск персонала — как собственными силами, так и (при наличии выделенного соответствующего бюджета) во взаимодействии с государственными и частными структурами по подбору персонала.

4. Проводит предварительную работу с претендентами на вакантные должности (анкетирование, первичные собеседования и так далее). Выявляет наиболее перспективных, рекомендует их для последующего собеседования с Руководителями служб и Отделов, с Руководством Компании.

5. Проводит адаптационные мероприятия в отношении новых сотрудников: знакомство с Предприятием, Правилами внутреннего трудового распорядка, неформальными правилами, ценностями и бизнес-обычаями Компании.

6. Организует подготовку и проведение ежегодной профессиональной Аттестации сотрудников структурных подразделений Предприятия и их Руководителей.

7. На постоянной основе ведется проверка психологической атмосферы в коллективе, проводит анализ деловых, функциональных, морально-психологических качеств сотрудников.

8. Дважды в год, в период формирования полугодовых бюджетов, разрабатывает планы целевого обучения и тренингов персонала.

Обеспечивает выполнение утвержденного плана.

По возможности и при необходимости, привлекает к тренерской работе собственный персонал Компании из числа топ-менеджеров, руководителей среднего звена и наиболее способных линейных менеджеров.

9. Консультирует Руководство Предприятия, а также Руководителей подразделений по всем вопросам, связанным с персоналом.

10. Разрабатывает Положение о персонале, готовит и представляет на утверждение трудовые договоры в соответствии с требованиями государственных органов, нормами и правилами, принятыми на Предприятии. Согласует указанные документы с Юристом Предприятия.

11. Осуществляет кадровый учет и ведет кадровое делопроизводство на Предприятии в соответствии с требованиями Законов и государственных стандартов[5].

12. Осуществляет оформление приема, перевода, увольнения сотрудников Предприятия в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями, приказами, принятыми на Предприятии.

13. Формирует и ведет личные дела сотрудников, своевременно вносит в них необходимые изменения.

14. Заполняет, учитывает и хранит трудовые книжки, производит подсчет трудового стажа. Выдает справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности сотрудников Предприятия.

15. Обеспечивает режим сохранения коммерческой тайны. Соблюдает полную конфиденциальность сведений, которые стали ему известны в процессе работы.

Менеджер по продажам:

1. Разрабатывает схемы, формы, методы и технологии продаж товаров, продвижения товаров на рынок.

   2. Разрабатывает и организует проведение предпродажных мероприятий по созданию условий для планомерной продажи товаров, удовлетворения спроса покупателей на товары.

   3. Осуществляет контроль за разработкой и реализацией бизнес-планов и коммерческих условий заключаемых соглашений, договоров и контрактов, оценивает степень возможного риска.

   4. Изучает рынок товаров (анализирует спрос и потребление, их мотивацию и колебания, формы деятельности конкурентов) и тенденции его развития, анализирует рыночные возможности.

   5. Организует сбор информации о спросе на товары, причинах его изменения (повышения, понижения), анализирует потребности покупателей.

   6. Выявляет наиболее эффективные секторы рынка продаж товаров, разрабатывает комплекс мероприятий по использованию возможностей рынка товаров.

   7. Разрабатывает и обеспечивает реализацию мероприятий по организации и созданию сети сбыта товаров (разработка и построение каналов движения товаров к потребителям; построение отношений с оптовыми и розничными торговыми предприятиями, иными посредниками; развитие дилерских отношений).

   8. Выявляет потенциальных и перспективных покупателей товаров (оптовых и розничных торговых предприятий, иных посредников, пр.) и устанавливает деловые контакты.

9. Прорабатывает психологические аспекты переговоров о цене, определяет способы обоснования цены, определяет формы расчетов по договорам (расчеты по аккредитиву, расчеты чеками, расчеты инкассо, расчеты по открытому счету, банковскими переводами, по товарному кредиту, платежными поручениями, пр.), разрабатывает и применяет схемы скидок в зависимости от различных факторов.

  10. Организует преддоговорную работу (выбор вида договоров: дистрибьюторский, купли-продажи, пр.; определение способов и форм исполнения обязательств, разработка преддоговорной документации, согласование разногласий, анализ документации покупателей, пр.) и заключает договоры (купли-продажи, поставки, пр.).

  11. Контролирует оплату покупателями товаров по заключенным договорам.

  12. Анализирует причины направления покупателями претензий, рекламаций по заключенным договорам.

  13. Анализирует объемы продаж и подготавливает отчеты по результатам анализа для представления вышестоящему должностному лицу.