Рекомендации по подготовке и проведению деловых переговоров

     Вступая в переговоры, стороны вступают в деловые отношения. Межличностные симпатии и антипатии могут помешать делу. Конечно, данное правило не стоит понимать слишком буквально.

      В том случае, если переговоры длятся довольно долго, а решение никак не находится, полезным может оказаться объявление перерыва. Во время перерыва возможно проведение различных консультаций, например, внутри каждой делегации. Другим выходом из намечающегося тупика может быть предложение отложить данный вопрос на более позднее время, после того, как остальные проблемы будут решены.

     Во время обсуждений и аргументации своей позиции не надо пытаться убедить партнера в ошибочности его точки зрения. Такое поведение может только вызвать раздражение. При согласии партнера пойти на уступку не следует рассматривать и в дальнейшем использовать это как проявление его слабости. Напротив, желательно показать, что подобные действия со стороны партнера позволяют выйти на договоренности и в этом смысле усиливают позиции обеих сторон.

     Особо стоит остановиться на вопросе ведения переговоров с более сильным партнером, т.е. с партнером, позиция которого объективно сильнее. Часто предстоящая встреча с более сильным партнером вызывает тревогу и чувство неуверенности. Стоит ли вообще вступать с ним в переговоры? Если да, то какие здесь могут быть использованы принципы и методы? (Приложение 3)

    Строго говоря, партнеры всегда равны за столом переговоров и точнее было бы сформулировать вопрос так: как быть в случае, если партнер демонстрирует свою силу, пытаясь тем самым «выторговать» для себя как можно больше?

     Опыт проведения  переговоров показывает, что в  случае  переговоров с более сильным партнером  одним из действий может быть апелляция к принципу. Под принципом понимаются нормы международного права, принцип справедливости или равенства, а также наличие прецедента в истории отношений между этими партнерами или другими. Главная проблема, которая здесь возникает, какой принцип взять за основу. Обычно стороны исходят из разных принципов в зависимости от того, какой им более выгоден. Желательно заранее готовясь к переговорам, продумать, что может быть выдвинуто в качестве принципа, из каких принципов будет исходить партнер, соответственно этому подготовить и проводить аргументацию.

     Другим методом ведения переговоров с более сильным партнером является апелляция к длительным «историческим отношениям» с данной стороной. Смысл его заключается в том, что более слабая сторона подчеркивает продолжительность хороших отношений с партнером и просит учесть это. Так, развивающиеся страны при ведении переговоров со своей бывшей метрополией нередко стремятся подчеркнуть наличие общего языка, элементов культуры, старых традиционных связей.

     Как бы продолжением предыдущего метода является обращение к будущему в отношениях с партнером. Менее сильный участник переговоров может указать на вероятность развития отношений на длительный период в будущем и использовать такую перспективу в качестве основы для призыва к заключению более разумного соглашения на нынешнем этапе.

     Для усиления своих позиций более слабые участники переговоров могут объединиться и образовать коалицию. Естественно, создание коалиций или каких либо иных форм совместного выступления в качестве оппонента более сильному партнеру возможно лишь в случае многосторонних отношений.

     При крайне жесткой позиции сильной стороны более слабый партнер может использовать возможность обращения к общественному мнению. Сама по себе такая возможность оказывается действенным аргументом на переговорах.

     Помощь в достижении соглашения с более сильной стороной, особенно при наличии конфликта, может оказать посредник. Посредник выступает и в качестве своеобразного независимого эксперта при рассмотрении принципа, к которому апеллируют участники переговоров. В целом же проблема посредничества является достаточно самостоятельной и представляется необходимым эти вопросы рассматривать отдельно.

     Умение общаться с деловым партнером, понимание психологии другого человека, интересов другой организации можно считать одним из определяющих факторов в процессе ведения переговоров. Это умение главенствует не только на деловых переговорах. Если человек умеет побуждать к деятельности других людей, то он состоится в качестве руководителя.

   

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

     ГЛАВА 3 РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ПОДГОТОВКЕ И ПРОВЕДЕНИЮ

                       ДЕЛОВЫХ ПЕРЕГОВОРОВ

 

      Теория  и практика делового общения  показывает, что за переговорами, как средством урегулирования конфликтных и кризисных ситуаций, а также средством, обеспечивающим сотрудничество различных социальных субъектов, большое будущее. Они приходят на смену силовым и командным методам, обеспечивая наиболее гармоничное развитие социальной и экономической жизни. И они требуют уже сейчас специалистов своего дела, обладающих высоким творческим потенциалом, хорошо разбирающихся в тайнах избранной профессии, умеющих принимать продуманные и тщательно взвешенные решения.

     Умение  вести переговоры – это искусство. Переговоры должны приводить к результату, удовлетворяющему обе стороны. Поэтому относиться к вопросу подготовки переговоров необходимо серьезно, не полагаясь на то, что легче сориентироваться по ходу дела.

      Не осознав  общие закономерности, присущие процессу переговоров, невозможно правильно, с учетом ваших целей и задач, построить взаимодействие с партнером. На начальных этапах, приступая к ведению переговоров, не стоит жалеть время на анализ того, что произошло и происходит на данных переговорах, как строится процесс их ведения.

     Данные  рекомендации могут оказать практическую  помощь всем,  кто по роду  своей деятельности так или  иначе связан с  организацией  и  проведением деловых переговоров.

 

 

 

 

 

 

     3.1 ПОДГОТОВКА К ПЕРЕГОВОРАМ

 

     Стадия подготовки к  переговорам включает в себя несколько этапов: анализ проблемы, которую необходимо решить в ходе переговоров; планирование переговоров; планирование организационных моментов; первые контакты с партнерами (предпереговоры). Каждый из названных этапов имеет свои задачи и требует серьезного подхода к их решению.

 

Анализ проблемы

     Вначале  следует четко определить, о чем  будут переговоры и установить  возможного партнера. Получив необходимую  информацию о надежности партнера, его участии в аналогичных переговорах, состоянии финансовых дел, необходимо выявить наличие альтернатив данным переговорам: имеются ли другие, более выгодные партнеры, возможно ли решение проблемы самостоятельно.

     Если для  решения проблемы в ходе переговоров понадобятся эксперты (юристы, экономисты, специалисты по технологии производства), то перед ними формулируются задачи, устанавливаются сроки их выполнения.

     Для окончательного  решения вопроса о необходимости  переговоров проводится содержательный анализ проблемы (при необходимости совместно с экспертами):

     - каковы  ваши интересы? 
     - каковы возможные интересы партнера? 
     - насколько ваш партнер заинтересован в переговорах с вами (есть ли

        у него лучшие альтернативы)? 
     - определите область совпадения и расхождения интересов.

Планирование переговоров

     На этом  этапе необходимо сформулировать  общий подход к переговорам  (переговорную концепцию):

   - определите ваши  цели и задачи (исходя из анализа  проблемы) :

   - как вы намерены их достигать (наметьте стратегию, исходя из анализа задач и ваших целей).

     Обычно  на переговорах одновременно  ставятся несколько целей, например, получить информацию о партнере, дать информацию о себе и  заключить соглашение.

     Разрабатывая стратегию, необходимо учитывать последовательность в реализации целей, например, сначала – получение информации о партнере и  сообщение информации о себе, затем – заключение соглашения.

    После  проведения  экономических и финансовых расчетов  готовится  необходимая техническая и справочная документация (например, по технологии производства и строительства, по законодательству на территории страны и т.п.).

   Собрав возможно  полную информацию по проблеме  предстоящих переговоров,  намечаются  возможные варианты решения. При этом не следует искать единственно правильный вариант, так каждый вариант обладает своими плюсами и минусами.

   - выпишите для  каждого варианта положительные  и отрицательные

     моменты; 

   - проранжируйте  варианты решений по степени  предпочтения для вас и для

     партнера;

   - возможно ли  улучшить варианты для вас,  не ухудшая их для партнера

     (нет, да). Какие?  За счет чего?

     Проанализировав  полученные результаты и выбрав  оптимальный вариант решения,  необходимо сформулировать  свои предложения и их аргументацию для переговоров с партнером. При подготовке аргументов рекомендуется выбирать в качестве ориентиров объективные критерии (например, стандартный уровень цен). Немаловажно показать преимущества вносимых предложений для партнера.

     Конечным  итогом к переговорам является позиция, которая отражает анализ интересов, вариантов решений, предложений и их аргументации.

     - сформулируйте  основную позицию на переговорах; 
     - сформулируйте запасную позицию (по каким вопросам и как далеко

       вы можете идти на компромиссы;

     - подготовьте  документы, которые вы хотели  бы представить 

       вашему  партнеру (это может быть проект  договора, юридические,

       финансовые  и другие документы).

 

Планирование  организационных моментов

     Место проведения  переговоров (дома, на нейтральной  территории, на территории партнера) определяется заранее и согласовывается  с партнером.

При выборе места необходимо оценить все его плюсы и  минусы, учитывая, в частности, такие  параметры, как материальные затраты, сложность организационных моментов, необходимость согласований с другими организациями  и руководством.

     При определении  состава делегации следует учесть, кто возглавит делегацию, и  кто персонально будет участвовать  в переговорах, будут ли в составе делегации эксперты и консультанты, понадобится ли технический состав (например, стенографистка) Главные требования, предъявляемые к участникам делегации – это компетентность и умение работать в «команде»

 

Первые контакты с партнером (предпереговоры)

     При установлении  рабочих отношений с предполагаемым  партнером  можно запросить  (если необходимо) дополнительную  информации (например, техническую  документацию). Все организационные  моменты предстоящих переговоров  должны быть согласованы с партнером (время и место проведения, состав делегации, кто ее возглавляет и тд.)

     Предложения  по повестке дня (какие вопросы  и в какой последовательности  вы намерены обсуждать) также  предварительно согласовываются.

 

     3.2. ТЕХНОЛОГИЯ ВЕДЕНИЯ ПЕРЕГОВОРОВ

 

Протокольные  мероприятия при ведении переговоров

    Организационный момент начала переговоров предусматривает расположение членов делегации в помещении, где проводятся переговоры: 

           глава делегации садится в центре, напротив него - глава партнерской делегации; справа от главы - второе лицо в делегации, слева - переводчик (при необходимости).

     Во время  встречи обсуждение позиций сторон  ведется спокойным, доброжелательным  тоном, даже в том случае, если  партнер чем-либо раздражен или агрессивен. Все предложения собеседника по переговорам необходимо выслушивать до конца,  спокойно и перебивая.

      После  того, как переговоры закончились  и подписан протокол о намерениях (контракт, договор), устраивается протокольное  мероприятие (например, прием)

 

Этапы ведения  переговоров

     На первом  этапе уточняются интересы, позиции,  цели и т.д. участников переговоров.  Как бы хорошо не была проведена  подготовка, всегда остается ряд невыясненных моментов. Необходимо уточнить неясные моменты в позиции партнера, выслушав его и задав ему вопросы. Не следует допускать затягивания этапа уточнения, так как слишком подробное выяснение несущественных деталей не даст возможности сосредоточиться на главном. В результате будет потерян переговорный темп, и, вполне, возможно, сорвутся переговоры.

     При этом  важно выяснить до конца все  существенные детали, чтобы не  было различного толкования договоренностей,  следствием чего может стать  конфликт с партнером.

     На втором  этапе ведется обсуждение позиций. Главное на этом этапе - аргументация предлагаемых решений, поэтому целесообразно основное внимание при аргументации уделить взаимной выгоде в случае принятия того или иного решения. (Приложение 3)

     Основной  задачей  третьего этапа является  согласование позиций. Сначала рекомендуется  согласовать общие контуры соглашения (выработать общую формулу), затем обсудить детали. Эта тактика экономит время. Однако прежде чем следовать ей, необходимо на это получить согласие партнера.