Регулирование и контроль в организации

     - предварительный контроль. Предварительный контроль осуществляется до начала фактических работ по всем видам ресурсов. Основным средством предварительного контроля является реализация определенных правил, процедур и линий поведения. Предварительный контроль предшествует активной деятельности фирмы. По своему содержанию это организационный контроль, основная задача которого заключается в проверке готовности к началу работы производственного аппарата, управленческой системы, персонала.

     Первое  направление предварительного контроля - проверка соответствия управленческой системы фирмы существующей структуре  организации, качества уже принятых решений и документов, правильности их оформления, степени ознакомления с ними исполнителей и усвоения поставленных задач.

     Другое  направление предварительного контроля призвано, прежде всего, ответить на вопрос, может ли персонал решить предусмотренные планом задачи. Поэтому кадровые службы тщательно изучают сотрудников, принятых на работу, их профессиональную пригодность: отбирают лиц, обладающих наиболее подходящими для выполнения предстоящей работы навыками, знаниями и опытом. Такой контроль осуществляется на основе заранее разработанных требований, предъявляемых к каждой категории специалистов, с помощью тестов, экзаменов, собеседований.

     В сферу предварительного контроля над персоналом входят такие вопросы, как понимание людьми целей своей деятельности, специфики и опасностей работы, знание прав, обязанностей, нормы выработки, условий поощрения. Контроль над персоналом призван также следить за состоянием подготовки и переподготовки кадров, их инструктированием, состоянием условий труда, возможностями развития творчества и рационализаторства.

     Третье  направление предварительного контроля - состояние материальных и финансовых ресурсов фирмы, которые проверяются  на их наличие, соответствие реальных потребностям по структуре и количеству, гарантированность поставок сырья, материалов, комплектующих изделий, наличие на складах запасов и  остатков готовой продукции.

     «Средством предварительного контроля финансовых результатов фирмы служит ее бюджет или смета, позволяющие проверить правильность и обоснованность предстоящих расходов, и надежность источников доходов. При этом сметы являются основным средством контроля административных и сбытовых расходов».¹⁵

     - текущий контроль. Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Чаще всего объектом контроля является деятельность подчинённых. Его цель – исключить отклонения от намеченных планов и инструкций. Текущий контроль обычно существует в двух формах: стратегического и оперативного.

     «Объект стратегического контроля - эффективность использования ресурсов фирмы с точки зрения ее конечных целей. Процесс стратегического контроля включает сбор, обработку и оценку информации об уровне производительности труда, внедрении и использовании достижений НТР, новых методов работы, технологий и т.п. как в фирме в целом, так и ее отдельных подразделениях».¹⁶

     Оперативный контроль направлен на текущую производственную и хозяйственную деятельность фирмы. К его разновидностям относятся  движение изделий в технологическом  процессе (соблюдение последовательности операций и нормативов времени на них), загрузка оборудования; соблюдение графика работы; уровень себестоимости; степень организованности работы подразделения в целом; запасы сырья, готовых изделий, незавершенного производства; качество; текущее поступление и расходование финансовых средств.

     - заключительный  или итоговый контроль. Заключительный контроль осуществляется после того, как работа выполнена. Он, во-первых, дает руководителю информацию для планирования в случае, если аналогичные работы предлагается проводить в будущем; во-вторых, за счет оценки качества выполненной работы способствует совершенствованию мотивации эффективности деятельности персонала. Обычно он связан с оценкой выполнения фирмой своих планов и требует всестороннего анализа не только результатов деятельности за истекший период, но одновременно сильных и слабых сторон, с тем, чтобы получить дополнительную информацию для составления новых планов. Иногда он может носить общий характер, то есть просто признавать работу в истекшем периоде удовлетворительной или неудовлетворительной без какой бы, то ни было детализации.

     Во  второй группе – по степени охвата наблюдаемых явлений и процессов - контроль делится на:

     - общий (полный, сплошной). Общий контроль предполагает сплошное изучение производственно-хозяйственной деятельности, социально-экономического процесса.

     - выборочный. Выборочный контроль получил наиболее широкое развитие в проверке соблюдения технологических процессов, прежде всего в изготовлении крупных партий деталей, массовом производстве. При его организации активно используются методы статистического контроля качества. «Суть данного метода заключается в том, что проверке подвергаются особым образом отобранные из партии образцы продукции, а выводы делаются по всей партии».¹⁷

     В третьей группе, выделяющейся по установлению рациональных сроков проведения, различают  следующие виды контроля:

     - систематический. Данный контроль организуется в отношении наиболее важных, ответственных объектов производственно-хозяйственной деятельности предприятия. Он проводится в заранее установленном режиме. При этом сроки проверок прямо зависят от степени важности процесса.

     - периодический. В обычной, повседневной производственно-хозяйственной деятельности используются преимущественно периодические формы контроля: проверка хода выпуска продукции, наличие материалов на складе, выход рабочих на работу. К этой же группе относится статистическая отчетность.

     - разовый. Он, как правило, проводится специализированными функциональными органами и направлен на всестороннюю проверку какого-либо отдельного аспекта или всей производственно-хозяйственной деятельности.

     В четвертой группе выделяют следующие виды контроля:

     - финансовый контроль. Проводится путем получения от каждого хозяйственного подразделения финансовой отчетности по важнейшим экономическим показателям. При этом в центре внимания находятся такие показатели, как уровень прибыли, издержки производства и их отношение к чистым продажам, эффективность  капиталовложений, обеспеченность собственными средствами, финансовое состояние и др. Финансовый контроль является основой общего управленческого контроля и осуществляется на основе получения от каждого подразделения финансовой отчетности по стандартным формам. Финансовый контроль охватывает все аспекты жизнедеятельности организации - производство, маркетинг и непосредственно самоуправление. Он включает в себя - бюджеты, анализ рентабельности, анализ относительных показателей и отдачу инвестиций.

     - административный или производственный контроль. Включает в себя шесть функций:

     1. Маршрутизация, то есть последовательность  операции.

     2. Загрузка, то есть распределение  работ.

     3. Производственные графики, определяющие  время, когда должна производиться  каждая операция.

     4. Предварительная оценка стоимости  выполнения работы.

     5. Диспетчирование - процесс текущего упорядочения работы.

     6. Отправка - завершающая деятельность, в которой проверяется, выполнены  ли планы. 

     Производственный  контроль осуществляется за соответствием  хозяйственных результатов показателям, запланированным в текущем бюджете: производится сравнение объема фактических  и планируемых продаж; анализируются  изменение доли фирмы на рынке  – как в целом, так и по отдельным  продуктам и сегментам рынка, состояние портфеля заказов.¹⁸ В то же время административный контроль направлен на решение стратегических задач и достижение намеченных целей путем наиболее эффективного использования имеющихся ресурсов и тесно связан с перспективным планированием.

     - технический контроль. Технический контроль используется для проверки производственных параметров. Он необходим для своевременного устранения технических неполадок, проверки состояния оборудования.  

     С точки зрения подхода к реализации контроль делится на внутренний и внешний. Последний осуществляется руководством или специальными сотрудниками - контролерами. В условиях внутреннего контроля исполнители сами следят за своей работой или ее результатами и вносят по мере необходимости коррективы в собственную деятельность.

     Существует целый ряд подходов к выделению форм контроля. Также, например, выделяют четыре формы: контроль финансовых ресурсов; контроль материальных ресурсов: контроль человеческих ресурсов и контроль информационных ресурсов. Некоторые авторы выделяют следующие формы контроля: производственный контроль: управление запасами; контроль качества: финансовый контроль.

     Таким образом, в литературе выделяют определенную классификацию контроля в организации. Контроль имеет разные формы и виды, а также несколько этапов. 

§ 2. Этапы  контроля. 
 

     Контроль  является одной из основных функций  менеджмента. Без надежной системы  контроля в настоящее время не может успешно функционировать  ни одна фирма. «Непрерывность хозяйственной деятельности фирмы требует, чтобы контроль, как и планирование, с которым он самым тесным образом связан, был не единичным актом, а непрерывным процессом».¹⁹ Последний состоит их трех основных элементов: установления стандартов деятельности фирмы, подлежащих впоследствии контролю; изменения и анализа ее результатов; корректировки хозяйственных, технологических и иных процессов в соответствии со сделанными выводами и принятыми решениями.

     К составным элементам контроля относятся: перечень параметров, подлежащих контролю, источники информации; механизм ее сбора и отслеживания; служба обработки, анализа и обобщения сведений: система корректировки ранее принятых решений. Перечисленные элементы поочередно действуют на соответствующих этапах контроля.

     На  первом этапе определяются параметры  функционирования и развития фирмы, которые необходимо контролировать. На практике это различного рода стандарты  и нормативы, соответствующие целям  организации и заложенным в ее планах задачам. В их числе могут  быть нормативы расходования материальных ресурсов на единицу продукции или  объем работ; нормы денежных затрат; показатели эффективности: различного рода финансовые нормативы; нормы информированности; программные нормативы (сроки выполнения или продолжительность тех или  иных работ) и т.п.

     К нормативам предъявляются такие  требования, как научная обоснованность, достоверность, надежность, гибкость (способность  изменяться в соответствии с новыми условиями), выполнимость в нормальной ситуации, адекватность отражения реальных процессов и явлений, а поэтому способность служить критериями оценки деятельности конкретных подразделений и отдельных лиц.

     В хозяйственной практике нормативы  служат не только для оценки степени  достижения фирмой, подразделениями  и сотрудниками стоящих в плане  целей, но и для внешних сопоставлений, распределения работы среди исполнителей, разъяснения требований к ней; определения  кандидатов на выдвижение и т.п.

     «Конечно, процесс контроля усложняется тем, что не все, например, морально-психологический климат в коллективе, можно выразить в количественных показателях. В этих случаях приходится ориентироваться, скажем, на различные реакции людей».²⁰

     «На втором этапе контроля создается модель фирмы, в которой отражаются потоки ресурсов и информации, места образования промежуточных и конечных результатов, а также наиболее подходящие места, где контроль осуществляется, - так называемые “точки контроля”».²¹

     Третий  этап контроля заключается в “снятии” информации о реально достигнутых  результатах и сопоставлении  ее с существующими нормативами, что позволяет определить, имеются  или нет отклонения от стандартов, насколько они находятся в  пределах допустимого и не пора ли прибегнуть к координирующим действиям.