Регулирование и контроль в организации

СОДЕРЖАНИЕ 

ВВЕДЕНИЕ_______________________________________________стр. 3 

Глава I. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ РЕГУЛИРОВАНИЯ И КОНТРОЛЯ В ОРГАНИЗАЦИИ__________________________________________стр. 6

§1. Координация  и регулирование____________________________стр. 6

§2. Понятие и сущность контроля: цели, задачи, принципы__________стр. 10 

Глава II. КОНТРОЛЬ – КАК ФУНКЦИЯ УПРАВЛЕНИЯ В ОРГАНИЗАЦИИ_________________________________________стр. 18

§1. Виды контроля_________________________________________стр. 18

§2. Этапы контроля________________________________________стр. 24

§3. Опыт реализации функции контроля в современной  организации_стр. 28 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ__________________________________________стр. 31 

СПИСОК  ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ___________________________________________стр. 33 
 
 
 
 
 
 
 
 

ВВЕДНИЕ 

     Актуальность  исследования. Руководители начинают осуществлять функцию контроля с того самого момента, когда ими сформулированы цели и задачи, создана организация. Контроль очень важен для успешного функционирования организации. Без контроля начинается хаос, и объединить деятельность каких-либо групп становится чрезвычайно сложно. Контроль, таким образом, является неотъемлемым элементом самой сущности организации. Менеджер должен контролировать и регулировать деятельность работников организации. В связи с этим проблема регулирования и контролирования в организации является на данный момент очень актуальной, так как в наше время постоянно создаются различные организации, которыми управлять очень сложно.

     Необходимость в контроле обусловлена следующими обстоятельствами:

1. предупреждение возникновения кризисных ситуаций. Ошибки и проблемы, возникающие при анализе ситуации внутри организации, переплетаются, если их вовремя не исправить, с ошибками в оценке будущих условий окружающей среды и поведения людей. Таким образом, функция контроля – это такая характеристика управления, которая позволяет выявить проблемы и скорректировать деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в кризисную ситуацию;
2. поддержание успеха. Положительной стороной контроля является поддержка всего успешного в деятельности организации. Определяя успехи и неудачи организации и их причины, руководители получают возможность достаточно быстро адаптировать организацию к динамичным условиям внешней среды и обеспечить тем самым наибольшие темпы продвижения к основополагающим целям организации.

     Контроль  – это функция управленческой деятельности. Одной из задач управленческой деятельности является количественная и качественная оценка и учёт результатов  работы организации. Для этого руководитель сопоставляет плановые и фактические  показатели и выявляет их совпадение или несовпадение. При несовпадении он вынужден реагировать и регулировать деятельность подчиненных. Это приводит к необходимости проверки разнообразных  параметров деятельности организации  и, следовательно, появлению разных видов контроля.

     Различается контроль по времени осуществления, степени охвата, срокам проведения и форме осуществления. С другой стороны, реализация контрольной функции в управлении всегда растянута во времени и, следовательно, можно говорить о процессе контроля, который основан на целях контроля и состоит из четырех этапов: установление целей контроля, проведение наблюдений и измерений, сравнение со стандартами и коррекция деятельности.

     Для успешной управленческой деятельности необходим эффективный контроль, и он становится эффективным только при наличии следующих характеристик: действенность, гибкость, систематичность, комплексность, экономичность, гласность, своевременность и понятность.

     Контроль  необходим для регулирования  деятельности организации, формы реализации этой функции постоянно совершенствуются и развиваются.

     Объектом  курсовой работы является регулирование и контроль в организации.

     Предметом исследования – процессы, осуществляемые в организации для регулирования и контролирования.

     В работе использована специальная учебная  литература, монографии. В большей  степени в нее вошли материалы  работ таких авторов, как Десслер Гари «Управление персоналом», Гончаров В.В. «Руководство для высшего управленческого персонала», Данилочкин С.В., Данилочкина Н.Г. «Контроллинг как инструмент управления предприятием». В данных монографиях четко показано, для чего необходим контроль в организации и как необходимо его использовать. А также использовались учебники таких авторов, как Семенов А.К., Набоков В.И., Поршнев А.Г.

     Целью работы является показать, для чего необходимо регулировать процесс работы в организации и контролировать  сотрудников.

     Для достижения цели были определены следующие  задачи:

1. Дать определение таким понятиям, как координация и регулирование
2. Показать сущность контроля, его цели, задачи, принципы.
3. Рассмотреть этапы контроля.
4. Изучить виды контроля.

     Методологическая  основа работы построена на использовании, общенаучных методах исследования: диалектического, аналитического, сравнительно-сопостовительного.

     Структура работы: данная работа состоит из введения, основного содержания, состоящего из двух глав, заключения, списка источников и литературы. 
 

     Глава I. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ РЕГУЛИОВАНИЯ И КОНТРОЛЯ В ОРГАНИЗАЦИИ. 

§ 1. Координация  и регулирование. 

     В процессе управления предприятием или организацией возникает множество не предусмотренных системой управления ситуаций и неопределенностей. Для устранения всех отклонений от намеченных целей, а также для достижения планируемых показателей реализуется функция регулирования и координирования, которая осуществляется органами управления в процессе выполнения планов.

     Регулирование есть деятельность по поддержанию в  динамической системе управления производством  заданных параметров. Она определяется задачей сохранять состояние  упорядоченности, как в подсистеме производства, так и в подсистеме управления. Такой взгляд на функцию регулирования является наиболее распространенным в отечественной литературе.¹ Это как раз та функция, которая связывает систему управления с внешней средой.

     Функция регулирования детерминируется  нормативностью: в ее поле зрения находится  всякое отклонение от нормы. Регулирование  состоит в достижении такой деятельности системы, при которой выравниваются  все отклонения состояния выхода системы от заданного значения этого состояния, то есть от нормы.

     Постоянный  динамизм производства связан с непрерывными изменениями ситуации, порождаемыми как движением самой системы, так и возмущающими воздействиями  среды. Изменения в самом производстве учитываются благодаря диспетчированию, что является специфической формой оперативного регулирования. Возмущающие воздействия внешней среды имеют место, прежде всего в отношениях между предприятиями - по горизонтали потребитель-поставщик. Здесь наблюдаются, к сожалению, весьма частые нарушения контрагентами их обязательств по поставкам, что сильно осложняет регулирование. Однако при всех условиях орган управления через функцию регулирования должен различными приемами (выравнивание отклонений, компенсация возмущений, устранение воздействия помех) обеспечить сохранение заданных параметров.

     «Координация - это центральная функция процесса управления, обеспечивающая, во-первых, его бесперебойность и непрерывность, и, во-вторых, взаимосвязь всех функций».² Главная задача координации - достижение согласованности в работе всех звеньев организации путем установления рациональных связей (коммуникаций) и обмена информацией между ними.

     Коммуникация  представляет собой процесс, связанный  с межличностным и организационным  общением при передаче информации как  внутри организации, так и с внешней  средой.³ Именно посредством коммуникаций информация передается лицам, принимающим решения, а решения - их исполнителям.

     Как показывают исследования⁴, менеджеры большую часть своего рабочего времени тратят на коммуникации, то есть на обмен информацией. Характер этих связей может быть самым различным, так как он зависит от координируемых процессов. Наиболее часто используются заседания, документы, отчеты, служебные записки, компьютерная и телефонная связь, средства радио и телевещания. С помощью этих и других форм связи устанавливается взаимодействие между подразделениями организации, осуществляется маневрирование ресурсами, обеспечивается единство и согласование всех стадий процесса управления (планирования, организации, мотивации и контроля), а также действий руководителей.

     Именно  потому, что обмен информацией  встроен во все основные виды управленческой деятельности, мы называем коммуникации связующим звеном. Это означает, что для успеха менеджеров и организаций, для координации их деятельности необходимы эффективные коммуникации. Неэффективные коммуникации, например, по времени и качеству, не позволяют осуществлять эффективную координацию как деятельности людей, групп и организации в целом, так и выполнение функций управления.

     Координация обеспечивает согласованность действий во времени и пространстве органов  управления и должностных лиц, а  также между системой в целом  и внешней средой.

     Благодаря функции координации обеспечивается динамизм системы производства, создается гармония взаимосвязей производственных подразделений, осуществляется маневрирование технологическими и трудовыми ресурсами внутри предприятия в связи с изменением технико-экономических задач.⁵

     Объектом  функции координирования является как управляемая, так и управляющая  подсистемы. Координация деятельности органов управления призвана обеспечить единство действии всех управленческих подразделений, работников управления и специалистов для наиболее эффективного воздействия на процесс производства.

     Таким образом, координация деятельности означает синхронизацию прилагаемых  усилий, их интеграцию в единое целое, то есть это процесс распределения  деятельности во времени, приведение ее отдельных элементов в такое сочетание, которое позволило бы наиболее эффективно и оперативно достигать поставленных целей.

     Управление  производством через функцию  координации призвано рационально  организовать многочисленные связи на основе их изучения и совершенствования. По мере роста масштабов производства и его управления, развития в нем процессов специализации и кооперирования неуклонно увеличивается количество связей. Рост числа связей сопровождается увеличением объема информации, необходимой для управления. Это усложняет процесс управления. Установлено, что количество связей растет как квадрат числа роста производства. Если объем производства возрастет в 3 раза, то количество связей в 9 раз. Наоборот, сокращение числа связей ведет к упрощению процесса производства и управления им. Отсюда важность изучения факторов, влияющих на сокращение количества связей. К их числу относятся: концентрация производства, научно-технический прогресс, совершенствование организации труда, производства и управления⁶.

     В условиях роста самостоятельности  и ответственности руководителей  всех уровней происходит рост так  называемых неформальных связей, которые  обеспечивают горизонтальную координацию  работ, выполняемых на одном уровне управленческой структуры.

     В любом процессе управления имеет  место как прямая, так и обратная связь. Координация деятельности немыслима  без обратной связи. При наличии  обратной связи отправитель и  получатель меняются коммуникационными  ролями. Информация, полученная по каналам  обратной связи, позволяет осуществить  регулирование хода производства. Например, если производство какой-либо позиции  месячного плана отстает по срокам и объему, необходимо разработать  систему мер, направленных на ликвидацию этого отставания. В этом случае функция координации и регулирования  в конечном итоге обеспечивает достижение цели исполнителя, группы и организации в целом. Отсюда следует, что обратная связь как коммуникация очень важна, поскольку дает возможность обеспечить непрерывность процесса управления.

       На основании этого можно утверждать, что координации и регулирование  является необходимой функцией  в организации для реализации  намеченных планов. Без выполнения  данных функций современная организация  просто не сможет существовать  на рынке конкуренции.