Регулирование и контроль в организации

§ 2. Понятие  и сущность контроля: цели, задачи, принципы. 
 

     «Контроль – это часть управленческой деятельности, то есть функция менеджера, заключающаяся в оценке соответствия и обнаружении несоответствия требованиям путем наблюдения и заключения, на основании соответствующих измерений, испытаний или проверок»⁷. Эта функция является неотъемлемой частью общей системы управления, ведущей организацию к получению результата деятельности. Деятельность организации должна обеспечить получение требуемого результата, она всегда протекает как управляемый процесс.

     В самом общем виде контроль можно  рассматривать как процесс измерения (сопоставления) фактически достигнутых  результатов по отношению к запланированным. При этом возможны два варианта:

     1) совпадение фактически достигнутых результатов с запланированными, требуемыми;

     2) несовпадение фактически достигнутых результатов с запланированными.

     В первом случае –  работа соответствует  плану или иным требованиям к  ее осуществлению. Во втором – требуется  принятие решения о необходимости  коррекции. Иногда контроль называют обратной связью. Воздействуя на объект управления, получают информацию о новом состоянии. На основании этой информации принимают  новые решения и осуществляют воздействия. Под обратной связью подразумевают  передачу данных о полученных результатах.

     «Функцию контроля выполняет каждый руководитель – она является неотъемлемой частью его должностных обязанностей. Объектом контроля выступает организация».⁸ Внутри организации контролю подвергаются проходящие в ней процессы и отдельные элементы системы. Например, предметом контроля производства является количество и качество продукции, соблюдение технологии, сроки выполнения работ. Менеджеры, отвечающие за финансы фирмы, контролируют ее доходы и расходы, сравнивают величину фактически полученной прибыли с ожидаемой. Менеджера по кадрам интересует все, что связано с людьми: нет ли опозданий, прогулов и других нарушений дисциплины, на какие работы нужен дополнительный персонал, довольны ли сотрудники своим положением в фирме. Таким образом, субъектами контроля в организациях являются менеджеры, однако субъектами контроля могут выступать и государственные органы.

     Итак, контроль – это часть управленческой деятельности, то есть функция менеджера, задачей которой является количественная и качественная оценка и учёт результатов  работы организации.

     В функцию контроля входят: сбор, обработка  и анализ информации о фактических  результатах деятельности всех подразделений  фирмы, сравнение их с плановыми  показателями, выявление отклонений и анализ причин этих отклонений; разработка мероприятий, необходимых для достижения намеченных целей. В связи с этим контроль рассматривается не только как фиксирование отклонений, но и  как анализ причин отклонений и выявление  возможных тенденций развития.

     Фирмы широко используют две формы контроля - финансовый и административный. Финансовый контроль осуществляется путем получения от каждого хозяйственного подразделения финансовой отчетности по важнейшим экономическим показателям деятельности по стандартным формам, идентичным для местных и зарубежных дочерних компаний. Число позиций и сроки представления отчетности могут быть различными. В центре внимания находятся такие показатели, как уровень прибыли, издержки производства и их отношение к чистым продажам, эффективность капиталовложений, обеспеченность собственными средствами, финансовое состояние и другое. Анализ этих показателей осуществляется отдельно по каждому центру ответственности, а также по фирме в целом.

     «Повышение роли функции контроля в управлении фирмами тесно связано с использованием автоматизированных информационных систем и электронно-вычислительной техники, которые позволили оперативно и точно передавать по назначению информацию, производить ее обработку и анализ, выявлять отклонения от намеченных показателей и принимать в связи с этим срочные решения».⁹ Это дало возможность осуществлять систематический контроль за производственной и сбытовой деятельностью всех подразделений в поэтапном ее осуществлении, координировать и своевременно вносить необходимые коррективы в связи с изменением условий на рынке. Применение электронно-вычислительной техники и автоматизированных систем способствовало усилению централизации и оперативности контроля, то есть перенесению на высший уровень руководства контроля над деятельностью компании.

     Таким образом, место и значение контроля определяются тем, что он является способом организации обратных связей, благодаря  которым орган управления получает информацию о ходе выполнения его  решения.

     Контроль  позволяет видеть всю действительную картину состояния производства. И потому от его эффективности, в  конечном счете, зависит качество принимаемых  решений и своевременное их исполнение.

     Целью контроля выступают:

     1) выявление слабых мест и ошибок в процессе производства и управления, своевременное их исправление и недопущение повторения;

     2) обеспечение соответствия между намеченными планами и проводимыми мероприятиями.

     Цели  контроля будут достигаться только в том случае, если он осуществляется в соответствии с определенными принципами:

1. Контроль должен быть всеохватывающим, держать в поле зрения все основные сферы деятельности фирмы, внешнюю ситуацию и внутренние процессы, протекающие в ней.
2. Система контроля должна иметь четкую стратегическую направленность, отражать общие приоритеты развития фирмы.
3. Контроль осуществляется не ради него самого, не ради выявления проблем, какими бы интересными они ни были, а для их успешного решения и достижения конкретных результатов. Поэтому информация, не предназначенная для корректировки деятельности фирмы, бесполезна, и собирать ее нецелесообразно. В то же время необходимо точно знать степень отклонения реальных процессов, происходящих в фирме, от научно обоснованных стандартов, анализировать их причины и возможные последствия. Обнаружить возможные ошибки и способствовать устранению их причин значительно дешевле, чем ликвидировать последствия. Это делает контроль неотъемлемым элементом процесса планирования.
4. контроль должен быть своевременным. Эффективный контроль требует соответствия его организации структуре и системе управления фирмой, ее планам.
5. Система контроля должна быть экономичной, чтобы выгоды, приносимые им, превышали затраты на его проведение. Поэтому необходимо минимизировать все сопряженные с контролем издержки на технические средства, сбор, переработку и хранение информации. Любой контроль, который требует на свое осуществление больше затрат, чем приносит прибыли, не улучшает степень владения ситуацией руководством фирмы, а ухудшает, направляет его действия по ложному пути.
6. Эффективный контроль требует нацеленности на конкретные процессы, результаты, учета личных качеств людей, их должностного положения, связей в коллективе, благожелательного подхода к людям.

     «Руководитель, для которого контроль, наряду с планированием, является главной служебной обязанностью, должен сопровождать свои действия предусмотрительностью, заботой о деле и людях, поощрением подчиненных за обнаруженные достижения и результаты. Это стимулирует рост производительности сотрудников, их стремление к самосовершенствованию. Любой руководитель прежде, чем контролировать других, должен научиться контролировать себя».¹⁰

     Процесс контроля в общем случае должен пройти следующие стадии:

     1. Определение концепции контроля.

     2. Определение цели контроля (решение о целесообразности, правильности, регулярности, эффективности процесса управления).

     3. Планирование проверки:

     – объекты контроля (потенциалы, методы, результаты, показатели);

     – проверяемые нормы (этические, правовые, производственные);

     – субъекты контроля (внутренние или внешние органы контроля);

     – методы контроля;

     – объем и средства контроля (полный, сплошной, выборочный, ручные, автоматические, компьютеризированные);

     – сроки и продолжительность проверок;

     – последовательность, методики и допуски проверок.

     4. Определение значений действительных и предписанных.

     5. Установление идентичности расхождений (обнаружение, количественная оценка).

     6. Выработка решения, определение  его веса.

     7. Документирование решения.

     8. Метапроверка (проверка проверки).

     9. Сообщение решения (устное, письменный  отчет).

     10. Оценка решения (анализ отклонений, локализация причин, установление ответственности, исследование возможностей исправления, меры по устранению недостатков).¹¹

     Для осуществления контроля необходимо:

     1) наличие планов, поскольку невозможно определить эффективность чьей-либо деятельности, если неизвестны ее цели;

     2) наличие организационной структуры, поскольку для осуществления контроля необходимо знать, кто отвечает за данный участок работы.

     Для принятия решения о контроле и  организации процессов контроля могут иметь значение ряд критериев: его эффективность, эффект влияния  на людей, задачи контроля и его границы.

     В системе управления фирмой контроль решает несколько задач. Во-первых, с помощью контроля можно заранее  обнаружить появление во внешней  и внутренней среде фирмы факторов, которые могут оказать на ее развитие или функционирование серьезное  влияние, и своевременно отреагировать  на них. Поэтому контроль не должен привязываться к строго определенному  сроку, а охватывать период, и, чем  последний больше, тем больше должно быть в нем точек контроля. Кроме  того, с помощью контроля отслеживаются  недостаточно четко выраженные тенденции  развития фирмы, их направление, глубина  и т.п. Все это позволяет создавать  более обоснованные и надежные планы, особенно на перспективу.

     Во-вторых, контроль помогает своевременно обнаружить неизбежные в деятельности любой  фирмы изъяны, ошибки, промахи и  по горячим следам принять необходимые  меры для их устранения.

     В-третьих, результаты контроля служат основой  оценки работы фирмы и ее персонала  в ключевых областях за определенный период, эффективности и надежности системы управления ею, сравнения  ее с другими фирмами.¹²

     В целом контроль позволяет избежать в будущем неудовлетворительных результатов деятельности фирмы  и создать необходимые предпосылки  для стимулирования персонала.

     Итак, контроль - одна из функций управления, без которой не могут быть реализованы в полной мере все другие функции. «Контроль призван обеспечивать правильную оценку реальной ситуации и тем самым создавать предпосылки для внесения корректив в запланированные показатели развития, как отдельных подразделений, так и всей фирмы».¹³ Поэтому контроль выступает одним из главных инструментов выработки политики и принятия решений, обеспечивающих нормальное функционирование фирмы и достижение ею намеченных целей, как в долгосрочной перспективе, так и в вопросах оперативного руководства.

     Таким образом, в процессе управления предприятием или организацией наряду с множеством функций, обязательными являются функции координирования и регулирования, а также функция контроля. Без этих функций существование предприятия или организации просто невозможно. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Глава II. КОНТРОЛЬ – КАК ФУНКЦИЯ УПРАВЛЕНИЯ В ОРГАНИЗАЦИИ 

§ 1. Виды контроля. 

     «Контроль  - процесс определения, оценки и информации об отклонениях действительных значений от заданных или их совпадении и результатах анализа».¹⁴ Контролировать можно цели, ход выполнения плана, прогнозы, развитие процесса.

     В практике управления используются различные  виды контроля. В основном их можно  разбить на четыре группы:

     1) по времени осуществления;

     2)по  степени охвата;

     3)по срокам проведения;

     4)по  форме осуществления.

     К первой группе относятся такие виды контроля: